Descrição de arquivamento e o recurso AutoArquivar do Outlook

Este artigo descreve o recurso AutoArquivar do Outlook e explica como usá-la.

Sua caixa de correio do Outlook cresce à medida que itens são criados, da mesma maneira que papéis empilhadas em sua mesa. No mundo baseado em papel, você pode ocasionalmente embaralhar por meio de seu documento e armazenar os que são importantes, mas raramente usados. Documentos que são menos importantes, tais como jornais e revistas, você pode descartar com base no tempo de existência.

Você pode completar rapidamente o mesmo processo no Outlook. Você pode transferir manualmente itens antigos para um arquivo de armazenamento, clicando em arquivo no menu arquivo , ou você pode ter itens antigos automaticamente transferidos usando AutoArquivar. Itens são considerados antigos quando eles atingirem a idade que você especificar. Com o recurso AutoArquivar, você pode excluir ou mover itens antigos. O Outlook pode arquivar todos os tipos de itens, mas ele somente pode localizar arquivos que são armazenados em uma pasta de email, como uma planilha do Microsoft Excel ou um Microsoft Word documento que é anexado a uma mensagem de email. Um arquivo que não esteja armazenado em uma pasta de email não pode ser arquivado.

O recurso AutoArquivar é um processo de duas etapas. Primeiro, você ativar o recurso AutoArquivar. Em segundo lugar, você definir suas propriedades para cada pasta que você deseja arquivados.

No nível da pasta, você pode determinar quais itens são arquivados e freqüência são arquivados. Você pode arquivar automaticamente pastas individuais ou você pode definir uma configuração de AutoArquivar padrão para todas as pastas e, em seguida, definir configurações de AutoArquivar para pastas individuais que deseja usar o padrão de AutoArquivar configurações. O processo AutoArquivar é executado automaticamente sempre que iniciar o Outlook. O Outlook verifica as propriedades de AutoArquivar de cada pasta por data e move itens antigos para seu arquivo morto. Os itens na pasta Itens excluídos são excluídos.

Várias pastas do Outlook são configuradas com AutoArquivar ativado. Essas pastas e seus períodos de duração padrão são calendário (6 meses), (6 meses) de tarefas, diário (6 meses), (2 meses) de itens enviados e itens excluídos (2 meses). As pastas caixa de entrada, anotações, contatos e Rascunhos não tem AutoArquivar ativado automaticamente. A pasta Contatos não pode ser definida para o recurso AutoArquivar e não tem uma propriedade de arquivo morto.

Arquivamento versus exportando

Ao arquivar, você só pode arquivar para um arquivo de pastas particulares (um arquivo PST). Quando você exporta, você pode exportar muitos tipos de arquivo diferentes, incluindo arquivos PST e arquivos de texto delimitado. A estrutura de pasta existente é mantida no seu novo arquivo morto. Se houver uma pasta pai acima da pasta que você arquivado, a pasta pai é criada no arquivo morto, mas os itens na pasta pai não serão arquivados. Dessa forma, existirá uma estrutura de pastas idêntica no arquivo morto e sua caixa de correio. Pastas são deixadas no lugar após ser arquivada, mesmo se eles estiverem vazios. Você pode arquivar somente um tipo de arquivo, um arquivo de pasta particular.

Quando você exporta, os itens originais são copiados para o arquivo de exportação mas não são removidos da pasta atual. Além disso, você pode arquivar somente um tipo de arquivo, um arquivo de pasta particular, mas você pode exportar muitos tipos de arquivos.

Quando você exporta, ele altera as datas nos registros. Isso é especialmente importante no caso onde os itens de email tenham tido a data de enviados para a data de exportação.

Como ativar o recurso AutoArquivar

1. No menu Ferramentas , clique em Opções e, em seguida, clique na guia outras .
2. Clique em AutoArquivar .
3. Clique para selecionar o AutoArquivar cada caixa de seleção e especifique a freqüência o recurso AutoArquivar será executado digitando um número na caixa dias .
4. Se você deseja ser notificado antes dos itens serem arquivados, clique para selecionar a caixa de seleção Avisar antes de AutoArquivar .
5. Na caixa arquivo morto padrão , digite um nome para o ser transferidos para os itens arquivados ou clique em Procurar para selecionar em uma lista.
6. Clique em OK e, em seguida, clique em OK novamente para fechar Opções .

Agora que você tiver ativado o recurso AutoArquivar, você deve definir suas propriedades para cada pasta.

Como definir propriedades de AutoArquivar para uma pasta

1. Na Lista de pastas , clique com o botão direito na pasta que você deseja AutoArquivar e, em seguida, clique em Propriedades .
2. Clique na guia AutoArquivar .
3. Para definir o recurso AutoArquivar para esta pasta, clique para selecionar Eliminar itens anteriores .
4. Para especificar quando itens devem ser automaticamente transferidos para seu arquivo morto, digite um número na caixa meses .
5. Para especificar um arquivo para o ser transferidos para os itens arquivados, clique em Mover itens antigos para .
6. Na caixa Mover itens antigos para , digite um nome de arquivo para os itens arquivados ou clique em Procurar para selecionar em uma lista e, em seguida, clique em OK .

Observação : você deve ativar primeiro o recurso AutoArquivar. Para obter mais informações consulte a seção "Como para ativar em AutoArquivar" deste artigo.