Opis archiváciu a funkcia automatickej archivácie v programe Outlook

Preklady článku Preklady článku
ID článku: 290847 - Zobraziť produkty, ktorých sa tento článok týka.
Pre Microsoft Outlook 2003 verziu tohto článku, pozri 830119 .
Pre Microsoft Outlook 2000 verziu tohto článku, pozri 239652.
Rozbaliť všetko | Zbaliť všetko

Na tejto stránke

SUHRN

Tento článok popisuje funkcie programu Outlook automatickej archivácie a vysvetľuje, ako ju používať.

DALSIE INFORMACIE

Poštovej schránke programu Outlook rastie ako položky vytvorené v rovnakým spôsobom, že knihy pilot na vašom stole. V papierovom svete môžete príležitostne premiešať dokumenty a skladovať tie, ktoré sú dôležité ale zriedkavo používané. Dokumenty, ktoré sú menej dôležité, ako sú noviny a časopisy, ste sa mohli zbaviť podľa ich veku zahadzovať.

Môžete rýchlo dokončiť rovnaký proces v programe Outlook. Môžete manuálne preniesť staré položky do skladovanie súbor kliknutím Archív na Súbor ponuka, alebo si môžete mať staré položky automaticky prenášajú pomocou automatickej archivácie. Položky sa považujú za starý, keď dosiahnu vek ste určiť. Automatickú archiváciu, môžete odstrániť alebo premiestniť staré položky. Program Outlook môže archivovať všetky druhy položiek, ale nájsť môže len súbory uložené v e-mailový priečinok, napríklad tabuľku programu Microsoft Excel alebo Microsoft Word dokument, ktorý je pripojený k e-mailu. Súbor, ktorý nie je uložený v priečinok pošta nie je možné archivovať.

Automatická archivácia je dvojkrokový proces. Po prvé, musíte zapnúť automatickú archiváciu. Po druhé, môžete nastaviť vlastnosti automatickej archivácie pre každý priečinok, ktorý chcete archivovať.

Na úrovni priečinka môžete určiť, ktoré položky a ako často sa budú archivovať. Ste možné automaticky archivovať jednotlivé priečinky alebo môžete nakonfigurovať predvolenú Automatická archivácia nastavenie pre všetky priečinky a potom nakonfigurovať nastavenia automatickej archivácie pre jednotlivé priečinky, ktoré nechcete používať predvolené Automatická archivácia nastavenia. Proces automatickej archivácie sa automaticky spustí pri každom spustení Program Outlook. Program Outlook kontroluje vlastnosti automatickej archivácie každého priečinka podľa dátumu, a premiestni staré položky do archívneho súboru. Položky v priečinku Odstránené položky sú vypúšťa.

Niekoľko priečinkov programu Outlook nastavené s Automatická archivácia zapnutá na. Tieto priečinky a ich predvolené doby zastarania sú kalendár (6 mesiacov), Úlohy (6 mesiacov), denník (6 mesiacov), Odoslaná pošta (2 mesiace) a odstránené položky (2 mesiace). Priečinky Doručená pošta, poznámky, kontakty a Koncepty nemajú Aktivovanú automatickú archiváciu. Priečinok Kontakty sa nedá nastaviť Automatická archivácia a nemá Archív majetku.

Archivovanie vs vyvážajúcich

Ak archivujete, môžete archivovať len do súboru osobných priečinkov (súbor PST). Keď exportujete, môžete exportovať príliš veľa typov rôznych súborov, vrátane PST súbory a súbory s oddeleným textom. Existujúca štruktúra priečinkov je udržiavať vaše nový archívny súbor. Ak je vyššie uvedené nadradený priečinok môžete archivovať, nadradený priečinok sa vytvorí priečinok v archívnom súbore, ale položky v nadradený priečinok sa nebude archivovať. Týmto spôsobom sa identické priečinok štruktúra existuje medzi do archívneho súboru a poštovej schránky. Priečinky zostávajú na umiestnite po archivácii, aj keď sú prázdne. Môžete archivovať len jeden typ súboru, súbor osobného priečinka.

Keď exportujete, pôvodné položky kopírujú do exportného súboru, ale neodstraňujú sa z aktuálneho priečinok. Navyše môžete archivovať len jedného typu súboru, osobný priečinok súbor, ale môžete exportovať mnohé typy súborov.

Keď exportujete, zmeny dátumy v záznamoch. Je to obzvlášť dôležité v prípade ak e-mail položky mal odoslané dátum obnoviť dátumu vývozu.

Ako zapnúť automatickú archiváciu

  1. Na Nástroje ponuky, kliknite na tlačidlo Možnosti, a potom kliknite na tlačidlo Iné kartu.
  2. Kliknite na položku Automatická archivácia.
  3. Kliknutím vyberte možnosť Archivovať každých políčko a potom zadajte, ako často sa proces automatickej archivácie spustí napíšete číslo v dní rámček.
  4. Ak chcete byť oznámené pred sa budú archivovať, Kliknutím vyberte možnosť Vyzvať pred začatím automatickej archivácie začiarkavacie políčko.
  5. V Predvolený archívny súbor Zadajte názov súboru pre archivované položky prenášať alebo kliknite na tlačidlo Prehľadávať Ak chcete vybrať zo zoznamu.
  6. Kliknite na položku ok, a potom kliknite na tlačidlo ok aby ste zatvorili Možnosti.
Teraz, keď ste zapli automatickú archiváciu, musíte nastaviť Vlastnosti automatickej archivácie pre každý priečinok.

Ako nastaviť vlastnosti automatickej archivácie pre priečinok

  1. V Zoznam priečinkov, kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok, ktorý chcete automaticky archivovať, a potom kliknite na tlačidlo Vlastnosti.
  2. Kliknite na Automatická archivácia kartu.
  3. Nastavenie automatickej archivácie pre tento priečinok, kliknite na tlačidlo VybraťOdstrániť položky staršie ako.
  4. Ak chcete určiť, kedy by mali byť automaticky prevedené položiek do vášho archívneho súboru, zadajte číslo v Mesiacov rámček.
  5. Na určenie súboru pre archivované položky prenášať kliknite na tlačidlo Premiestniť staré položky do.
  6. V Premiestniť staré položky do Zadajte súbor názov pre archivované položky, alebo kliknite na Prehľadávať vybrať zo zoznamu a potom kliknite na tlačidlo ok.
POZNÁMKA: Musíte najprv aktivovať automatickú archiváciu. Viac informácií nájdete "Ako sa zase na archiváciu" časti tohto článku.
Note This is a "FAST PUBLISH" article created directly from within the Microsoft support organization. The information contained herein is provided as-is in response to emerging issues. As a result of the speed in making it available, the materials may include typographical errors and may be revised at any time without notice. See Terms of Use for other considerations.

Vlastnosti

ID článku: 290847 - Posledná kontrola: 29. októbra 2011 - Revízia: 2.0
Informácie v tomto článku sa týkajú nasledujúcich produktov:
  • Microsoft Outlook 2002 Standard Edition
Kľúčové slová: 
kbhowto kbmt KB290847 KbMtsk
Strojovo preložené
DÔLEŽITÉ: Tento článok bol preložený pomocou softvéru na strojový preklad od spoločnosti Microsoft, nie prekladateľom. Spoločnosť Microsoft ponúka články preložené prekladateľmi aj strojovo preložené články, vďaka čomu máte možnosť prístupu ku všetkým článkom databázy Knowledge Base vo svojom jazyku. Strojovo preložený článok však nie je vždy perfektný. Môže obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky, podobne ako cudzinec môže robiť chyby, keď rozpráva vašim jazykom. Spoločnosť Microsoft nenesie zodpovednosť za akékoľvek nepresnosti, chyby alebo škody spôsobené akýmkoľvek nepresným prekladom obsahu alebo jeho použitím zo strany zákazníkov. Spoločnosť Microsoft softvér na strojový preklad pravidelne aktualizuje.
Pokiaľ chcete vidieť anglickú verziu článku, kliknite sem:290847

Odošlite odozvu

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com