存档的说明,并在 Outlook 中的自动存档功能

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本文内容

概要

本文介绍 Outlook 自动存档功能,并介绍了如何使用它来执行。

更多信息

创建物料,以相同的方式的论文 pile 最多在您的办公桌上随着您的 Outlook 邮箱。基于纸张的世界上您有时可以通过您的文档无序播放和存储那些重要但极少使用的。处于如报纸和杂志不太重要的文档,可以放弃基于其年龄。

您可以快速完成相同的过程在 Outlook 中。您可以手动旧物料转移到存储文件通过在 文件 菜单上单击 存档,也可以自动转移通过使用自动存档的旧项目。项目被视为旧时它们达到您指定了时间。使用自动存档,您可以删除或移动旧项目。outlook 可以存档所有种类的项目,但它只可以查找存储在一个电子邮件文件夹中的文件,例如 Microsoft Excel 电子表格或 Microsoft Word 文档的附加到电子邮件。无法存档未存储在电子邮件文件夹中的文件。

自动存档是一个包含两个步骤的过程。 第一次,您打开自动存档。第二个,您设置要归档的每个文件夹的自动存档属性。

文件夹级中,您可以确定哪个项目已存档,和它们存档的频率。您可以自动存档个别文件夹,也可以配置所有文件夹的默认自动存档设置,然后配置要使用默认自动存档的单个文件夹的自动存档设置的设置。每次启动 Outlook 时都将自动运行自动存档进程。outlook 按日期,检查每个文件夹的自动存档属性,并将旧项目移到存档文件。在已删除邮件文件夹中的项目并被删除。

多个 Outlook 文件夹与打开的自动存档设置。这些文件夹和其默认老化期是日历 (6 个月)、 任务 (6 个月)、 日记 (6 个月)、 已发送邮件 (2 个月) 和已删除邮件 (2 个月)。收件箱、 备注、 联系人,和草稿文件夹中没有自动激活自动存档。联系人文件夹不能设置为自动存档,并且不具有了存档属性。

与导出存档

存档时, 您可以仅存档到个人文件夹文件 (PST 文件)。当您将的导出时,您可以导出包括 PST 文件和 $ 带分隔符的文本文件的太多不同的文件类型。在新的存档文件中维护您现有的文件夹结构。如果高于存档的文件夹的父文件夹存档文件中创建该父文件夹,但并不存档父文件夹中的项目。此方式存档文件和邮箱之间存在一个相同的文件夹结构。文件夹将保留在原处后被已存档,即使它们为空。您只能存档一种文件类型个人文件夹文件。

当您将的导出将原始项目复制到导出文件,但并不是从当前文件夹中删除。此外,只能存档一种文件类型为个人文件夹文件,但您可以导出多种文件类型。

当您将的导出时它将更改中记录的日期。这是在电子邮件已经发送日期重置为导出日期这种情况中尤其重要。

如何打开自动存档

  1. 工具 菜单上单击 选项,然后单击 其他 选项卡。
  2. 单击 自动存档
  3. 单击以选中在 自动存档每 复选框,然后指定自动存档进程通过在 框中键入一个数字的运行频率。
  4. 如果要将项目存档之前得到通知,单击以选中 提示之前自动存档 复选框。
  5. 默认存档文件 框键入要转移到,已存档的项目的文件名,或单击 浏览 从列表中选择。
  6. 单击 确定,然后单击 确定,再次以关闭 选项
现在,您打开了自动存档功能,您必须设置为每个文件夹的自动存档属性。

如何设置文件夹的自动存档属性

  1. 文件夹列表 中用鼠标右键单击要自动存档,文件夹,然后单击 属性
  2. 单击 自动存档 选项卡。
  3. 若要设置为此文件夹的自动存档,单击以选中 清除出早于项目
  4. 若要指定当项目应将自动传输到存档文件,请在 框中键入一个数字。
  5. 若要为转移到已存档的项目文件单击 将旧项目移至
  6. 将旧项目移至 框键入已存档的项目的文件名,或单击 浏览 从一个列表中选择,然后再单击 确定
: 必须首先激活自动存档。有关详细信息请参阅本文的自动"方法来打开上存档"部分。

属性

文章编号: 290847 - 最后修改: 2006年12月8日 - 修订: 2.1
这篇文章中的信息适用于:
  • Microsoft Outlook 2002 标准版
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