描述的封存及 Outlook 中的 [自動封存] 功能

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結論

本文將告訴您 Outlook 自動封存功能,並說明如何使用它。

其他相關資訊

建立項目,論文 pile 您桌上相同的方式,就會隨著您的 Outlook 信箱。在紙式] 世界可以偶爾會隨機播放透過您的文件並儲存那些是很重要,但很少使用。您可以捨棄較不重要,例如報紙和雜誌的文件根據其時間。

就可以迅速完成相同的程序,在 Outlook 中。您可以以手動方式轉送舊項目至儲存體檔案按一下 [檔案] 功能表上的 [封存,或是讓自動轉移藉由使用 [自動封存] 的舊項目。項目會被視為舊當他們到達您所指定的年齡。與 [自動封存],您可以刪除或移動舊項目。Outlook 可以封存所有種類的項目,但是它只可以尋找儲存在電子郵件資料夾中的檔案如 Microsoft Excel 試算表或 Microsoft Word 文件附加到電子郵件訊息。無法封存並不會儲存在電子郵件資料夾的檔案。

自動封存是兩個步驟的程序。 第一次,您開啟 [自動封存]。第二個,您會針對每個您想要封存的資料夾設定自動封存屬性。

在資料夾] 層級中,您可以決定封存的項目,是或封存頻率。您可以自動封存個別資料夾,或者您可以設定的所有資料夾的預設 [自動封存] 設定,然後設定您不想使用預設的 [自動封存] 的個別資料夾的 [自動封存] 設定設定值。每當您啟動 Outlook 時,會自動執行自動封存程序。Outlook 會檢查每個資料夾的自動封存屬性依日期,並將舊項目移至封存檔案。[刪除的郵件] 資料夾中的項目會被刪除。

數個 Outlook 資料夾設定與 [自動封存] 已開啟。這些資料夾和其預設的過時期間是行事曆 (6 個月)、 (6 個月) 的工作、 日誌 (6 個月)、 已傳送的郵件 (2 個月) 及刪除的郵件 (2 個月)。收件匣]、 [備忘稿]、 [連絡人],] 和 [草稿] 資料夾並沒有自動啟動 [自動封存]。[連絡人] 資料夾不能設定為 [自動封存],而且沒有可保存屬性。

封存與匯出的比較

當您封存您只可以封存到個人資料夾檔案 (PST 檔案)。當您匯出您可以匯出太多的不同的檔案類型包括 PST 檔案和分隔的文字檔。您現有的資料夾結構是在建立新的封存檔案中進行維護。如果您封存此資料夾的上方的上層資料夾上層資料夾建立在封存] 檔案,但是不會封存在父資料夾中的項目。以此方式封存檔案和您的信箱之間有相同的資料夾結構。資料夾是就地之後剩餘無法封存即使是空白。您可以僅封存個人資料夾檔案一種檔案類型。

當您匯出原始的項目會複製到匯出的檔案,但不是會從目前的資料夾中移除。在另外您可以僅封存個人資料夾檔案一種檔案類型,但您可以匯出許多檔案類型。

當您匯出時就會變成在記錄之中的日期。這點特別重要電子郵件項目已有寄件備份日期重設為匯出日期的情況。

如何開啟 [自動封存]

  1. 在 [工具] 功能表上按一下 [選項],然後按一下 [其他] 索引標籤。
  2. 按一下 [自動封存]。
  3. 按一下以選取 [[自動封存] 每次 核取方塊,然後再指定 [自動封存程序執行 [] 方塊中輸入數字的頻率。
  4. 如果想之前會封存項目通知,按一下以選取 [提示的前自動封存] 核取方塊。
  5. 在 [預設封存檔案] 方塊鍵入封存的項目,轉移到的檔案名稱,或按一下 [從清單中選取 [瀏覽]。
  6. 按一下 [確定],然後再按一下 [確定],關閉 選項
既然您已開啟 [自動封存],您必須為每個資料夾設定自動封存屬性。

如何設定 [自動封存] 內容的資料夾

  1. 資料夾清單] 中 以滑鼠右鍵按一下您想要自動封存],資料夾],然後按一下 [內容]。
  2. 按一下 [自動封存] 索引標籤。
  3. 若要設定自動封存此資料夾,按一下以選取 項目早於清除
  4. 若要指定當項目應該會自動轉移到封存檔案,在 所含月份數] 方塊中鍵入數字。
  5. 若要指定檔案以進行封存的項目,轉移到,請按一下 [將舊項目移到]。
  6. 在 [將舊項目移到] 方塊鍵入的封存的項目檔案名稱或按一下 [從一個清單中選取 [瀏覽],然後再按一下 [確定]
注意: 您必須先啟動 [自動封存]。如需詳細資訊請參閱本文 < 自動 」 如何以開啟上封存 」 > 一節。

屬性

文章編號: 290847 - 上次校閱: 2006年12月8日 - 版次: 2.1
這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Outlook 2002 Standard Edition
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