OL2002:如何從使用 .PST 檔改為使用 .OST 檔

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結論

當您在 Microsoft Exchange Server Information Service 中使用 Outlook 時,可以利用離線方式在資料夾中工作。本文將討論如何從使用個人資料夾 (.pst) 檔案改而使用離線資料夾 (.ost) 檔案,以及如何建立、使用及同步化離線資料夾 (.ost) 檔案。

其他相關資訊

除了在伺服器信箱之外,您還可以在硬碟上建立及儲存 .pst 檔。.pst 檔也可以加到使用者設定檔中作為一個服務,並給予一個檔名。

如果要使用 .ost 檔案,必須將郵件傳送從 .pst 檔案資料夾改為您的伺服器信箱。

如何變更您的傳送位置

請使用以下步驟變更傳送位置:
  1. [工具] 功能表上按一下 [電子郵件帳號]
  2. 按一下 [檢視或變更現有的電子郵件帳號],按一下 [下一步],按一下 [傳送新的電子郵件到下列位置],按一下您的 Microsoft Exchange Server 信箱,再按 [完成]
  3. [檔案] 功能表上按一下 [結束]
  4. 重新啟動 Outlook。

如何將郵件項目複製到信箱內

請使用以下步驟,將郵件從您的 .pst 收件匣複製到伺服器上的信箱:
  1. 在 [資料夾清單] 中按一下您 .pst 檔中的 [收件匣]。
  2. 選按想複製的郵件。如果想將所有郵件都複製到收件匣,請選按一個郵件,再於 [編輯] 功能表上按一下 [全選]
  3. [編輯] 功能表上按一下 [複製到資料夾]
  4. 選按複製郵件的目標資料夾,再按一下 [確定]
如果要將 [行事曆]、[連絡人]、[工作]、[記事] 或 [日誌] 等資料夾中的項目複製到其他資料夾,必須先以表格方式將所有項目顯示出來。以下兩種方式都可以將資料夾中的項目以表格方式顯示出來:

  • 暫時清除現有表格檢視中的篩選條件。

    - 或 -

  • 新定義一個可以檢視所有項目的永久性表格檢視。

如何暫時清除現有檢視中的篩選條件

請使用以下步驟來清除某個資料夾現有表格檢視中的篩選條件:
  1. [檢視] 功能表上指向 [目前檢視],然後選按其中一種表格檢視方式,例如 [依類別]
  2. [檢視] 功能表上指向 [目前檢視],再按一下 [自訂目前檢視]
  3. 按一下 [篩選],按一下 [全部清除],再按兩次 [確定]

如何定義新的表格檢視

請使用以下步驟來定義新的表格檢視:
  1. [檢視] 功能表上指向 [目前檢視],再按一下 [定義檢視]
  2. 選按一種表格檢視,再按一下 [複製]
  3. 為新檢視輸入一個描述名稱,再按一下 [確定]
  4. [檢視摘要] 中按一下 [篩選],按一下 [全部清除],再按 [確定]
  5. 按一下 [確定],再按 [套用檢視]

如何將其他項目複製到信箱內

請使用以下步驟將 [行事曆]、[連絡人]、[工作]、[記事] 或 [日誌] 中的項目從您的 .pst 檔複製到伺服器上的信箱中:
  1. 在個人資料夾清單中,選按您想要複製到伺服器上的項目之資料夾。
  2. 選按想要複製的項目。如果想將所有項目都複製到伺服器上,請選按一個項目,再於 [編輯] 功能表上按一下 [全選]
  3. [編輯] 功能表上按一下 [複製到資料夾]
  4. 選按複製項目的目標資料夾,再按一下 [確定]

    注意:如果想將項目複製到未列出的資料夾中,請在 [複製項目] 對話方塊中按一下 [新增],為新資料夾輸入一個描述名稱,選按正在複製之項目的類型,選按新資料夾的位置,再按兩次 [確定]

如何將自訂的資料夾內容複製到新資料夾內

您可以複製以下的個人資料夾設計內容:
  • 使用權限 - 將存取權限複製到資料夾內。
  • 規則 - 複製定義來特別處理郵件的規則。
  • 描述 - 將套用的特殊說明複製到資料夾內。
  • 表單與檢視方式 - 複製資料夾的自訂表單與檢視方式。
請使用以下步驟來複製自訂的資料夾內容:
  1. 選按自訂內容複製的目的資料夾。
  2. [檔案] 功能表上指向 [資料夾],再按一下 [複製資料夾設計]
  3. [複製設計來源] 方塊中按一下要複製的自訂內容所在的資料夾。
  4. 選按要複製的屬性,再按一下 [確定]
  5. 出現下列提示時,請按一下 [是]
    如果任一資料夾設計內容有衝突,現有的內容將以您正在複製之資料夾的內容來取代。要繼續嗎?

離線資料夾

離線資料夾 (.ost) 檔案儲存在您的電腦上,即使網路沒有連線也可以使用。.ost 的預設位置是您目前的 Windows 資料夾。和個人資料夾 (.pst) 檔案一樣,.ost 檔也可以壓縮起來,以節省硬碟空間。

.ost 檔與一組 .pst 檔的差別在於 .ost 檔一開始是 Exchange Server 上您資料夾的鏡映影像,在進行同步處理時會和 Exchange Serve 搭配運作。而一組 .pst 檔則只是在 Exchange Server 以外,在您硬碟上或伺服器上的一個儲存位置。

離線工作時,您可以新增、刪除及修改 .ost 檔的內容,完全和您處理伺服器上的資料夾一樣。例如,您可以變更及移動離線收件匣中的郵件、傳送位於離線寄件匣中的郵件,以及閱讀您的離線公用資料夾。在這同時,伺服器上的資訊仍舊會繼續處理。您的信箱會持續收到新郵件,而其他使用者也可能在公用資料夾中新增、刪除及變更其中的項目。但在連接網路之前,您無法得知伺服器上的這些變更。

當您需要更新 .ost 檔及其對應伺服器資料夾的內容,好讓兩者一致時,可以同步處理資料夾,然後再繼續離線工作。在 Outlook 2002 中,這個動作是透過 [傳送/接收群組] 來完成。同步處理會透過撥號網路連接伺服器,將每個資料夾中的變更複製到另一個資料夾,然後中斷連線。同步化之後,您從 .ost 檔或對應伺服器資料夾中刪除的項目,在兩處均會被刪除。

如何為 Exchange Server 建立離線資料夾檔案

注意:.ost 檔初始建立及同步化時,您必須連線到 Exchange Server。

請使用以下步驟來建立 .ost 檔:
  1. [工具] 功能表上按一下 [電子郵件帳號],按一下 [檢視或變更現有的電子郵件帳號],再按 [下一步]
  2. [Outlook 處理這些帳號的電子郵件順序如下] 方塊中按一下 [Microsoft Exchange Server] ,再按 [變更]
  3. 按一下 [其他設定]
  4. [進階] 索引標籤上按一下 [離線資料夾檔設定]
  5. [檔案] 方塊中,輸入要用來作為 .ost 檔的檔案之路徑。預設名稱是 Outlook.ost。如果這個檔案已經存在,會有提示要您輸入其他名稱。
Exchange Server 上所有的標準 Outlook 資料夾 (收件匣、寄件匣、刪除的郵件、寄件備份、行事曆、連絡人、日誌、記事及工作) 現在均可在離線時使用。

如何替 Post Office Protocol 3 (POP3)、Internet Message Access Protocol (IMAP) 及 HTTP 等電子郵件伺服器設定離線工作

只要在[檔案] 功能表上按一下 [離線工作],您隨時都可以切換上線與離線工作。

如何啟用 Outlook 的離線工作功能

  1. [工具] 功能表上按一下 [傳送/接收設定],再按 [傳送/接收群組設定]
  2. 按一下 [所有帳號],再一下按 [編輯] 按鈕。
  3. 選按離線時可以使用的資料夾,包括 [我的最愛] 資料夾中所包含的公用資料夾。
  4. 按一下 [確定],再按 [關閉]

如何開啟預約同步功能

  1. [工具] 功能表上按一下 [傳送/接收群組設定]
  2. 按一下 [所有帳號]
  3. [當 Outlook 離線] 底下選按 [排定自動傳送/接收每隔 X 分鐘]。選定需要的間隔時間。
  4. 按一下 [關閉]

如何設定主要離線設定檔

  1. [工具] 功能表上按一下 [電子郵件帳號]
  2. 按一下 [檢視或變更現有的電子郵件帳號],再按一下 [下一步]
  3. [Outlook 處理這些帳號的電子郵件順序如下] 方塊中按一下 [Microsoft Exchange Server],再一下按 [變更]
  4. 按一下 [其他設定] 按鈕。
  5. 按一下 [啟動時],按一下 [手動控制連接狀態] 選項,再於 [預設連線狀態] 底下按一下 [離線並使用撥號網路連接]
  6. 檢查 [連線] 索引標籤中的 [使用區域網路 (LAN) 連線] 選項是否已選取。
  7. 如果 Outlook 正在執行,請在 [檔案] 功能表上按一下 [結束],然後重新啟動 Outlook 以便離線工作。右下角會出現一個小圖示,指出目前處於離線狀態。
注意:您不能使用先前用於其他信箱的 .ost 檔。如果這麼做,您會收到以下的錯誤訊息:
檔案 <filename>.ost 的組態被設成與其他的信箱搭配使用,所以無法存取。

如何在離線時使用公用資料夾

請使用以下步驟來使用離線的公用資料夾:
  1. 以滑鼠右鍵按一下要使用的公用資料夾,再從捷徑功能表中按一下 [複製 <FolderName>]
  2. [複製資料夾] 對話方塊中選按 [我的最愛] 資料夾,再按一下 [確定]
  3. 檢視 [啟用 Outlook 離線工作] 區段,讓這些資料夾在您離線時可以使用。
現在您就可以離線使用公用資料夾。您複製到 [我的最愛] 資料夾中的每一個資料夾,現在都可以選來設定在離線時使用。

如何同步化特定資料夾

如果要同步化特定資料夾,請選按要同步化的資料夾,在 [工具] 功能表上指向 [傳送/接收],再按一下 [這個資料夾]

如何同步化所有資料夾

如果要同步化所有離線資料夾,可以按一下標準工具列上的 [傳送/接收] 按鈕,再按 F9 鍵,或者在 [工具] 功能表上指向 [傳送/接收],再按一下 [全部傳送與接收]

注意:進行同步化時,[刪除的郵件] 資料夾中會有一個記錄檔以郵件的形式出現。這個記錄檔含有同步化時間、同步化的資料夾之名稱、以及新增項目的數目等資訊。

如何在結束 Outlook 時自動同步化所有資料夾

請使用以下步驟,在結束 Outlook 時自動同步化所有資料夾:
  1. [工具] 功能表上按一下 [傳送/接收] 設定,再按 [傳送/接收群組設定]
  2. [傳送/接收群組] 對話方塊中,選按 [結束時自動執行傳送/接收] 核取方塊。
  3. 按一下 [關閉]
設定成離線可以使用的所有資料夾,現在都會依您所設定選項自動同步化。當您出外旅行時,在登出 Exchange Server 之前,請先同步化及下載通訊錄,這一點相當重要。當您初次旅行時,請務必記得這一點。這樣可以確保在您離開之前,所有的離線資料夾都已經更新。

請使用以下步驟來下載通訊錄:
  1. [工具] 功能表上按一下 [傳送/接收],再一下按 [下載通訊錄]
  2. 選按需要的下載選項,然後按一下 [確定]

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http://support.microsoft.com/support/kb/articles/Q290/8/57.asp

屬性

文章編號: 290857 - 上次校閱: 2001年9月26日 - 版次: 1.0
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  • Microsoft Outlook 2002 Standard Edition
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