如何最大限度地减少 Word 2002 中的元数据

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本文内容

概要

本文介绍可用于最大限度地减少 Word 文档中的元数据的各种方法。

每当您创建、 打开,或将文档保存在 Word 2002 中,该文档可能包含您可能不希望以电子方式分发文档时,与其他人共享的内容。此信息称为元数据。元数据用于各种用途的增强对编辑、 查看、 归档和检索的 Microsoft Office 文档。

通过 Word 用户界面轻松地访问某些元数据。其他元数据 (如才通过特别的方法可以通过在低级别二进制文件编辑器中打开文档。以下是可能存储在文档中的元数据的一些示例:
  • 您的姓名
  • 您的姓名缩写
  • 您的公司或组织的名称
  • 您的计算机名称
  • 网络服务器或硬盘上保存文档的位置的名称
  • 其他文件属性和摘要信息
  • 嵌入的 OLE 对象的不可见部分
  • 上一个文档作者的姓名
  • 文档修订
  • 文档版本
  • 模板信息
  • 隐藏的文本
  • 注释
在以各种不同的方式在 Word 文档中创建元数据。如此一来,没有任何单个方法以从您的文档中删除所有此类内容。以下各节描述可能会元数据保存在 Word 文档中的区域。

本文介绍可用于最大限度地减少 Word 文档中的元数据的各种方法。


免责声明

Microsoft 提供的编程示例只,用于说明不附带任何明示或暗示保证,其中包括但不是限于对适销性和/或针对特定用途的适用性的暗示的担保。本文假定您熟悉所演示的编程语言和工具用于创建和调试过程。Microsoft 支持专业人员可以帮助解释某个特定过程的功能,但他们不会修改这些示例以提供额外的功能或构建过程来满足您特定需要。
如果有限编程体验您可能需要联系 Microsoft 认证合作伙伴或 Microsoft 咨询服务。有关更多的信息请访问以下 Microsoft 网站:

Microsoft 认证合作伙伴-https://partner.microsoft.com/global/30000104

Microsoft 咨询服务-http://support.microsoft.com/gp/advisoryservice

有关可用的支持选项和有关如何与 Microsoft 联系的详细信息,请访问下面的 Microsoft 网站: http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=fh;EN-US;CNTACTMS有关如何使用本文中示例代码的其他信息请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
290140OFFXP: 如何运行知识库文章中的示例代码

如何在保存时自动删除个人信息

您可以现在自动删除个人信息从一个 Word 文档时保存该文档。若要启用此选项,请按照下列步骤操作:
  1. 工具 菜单上单击 选项
  2. 安全 选项卡上单击以选中在 隐私选项,下的 保存时从此文件中删除个人信息 复选框,然后单击 确定
注意这是当您保存 Word 2002 文档中删除个人信息的首选的方法。

如何手动删除文档中的您的用户名

若要查看或更改您的用户名,请按照下列步骤操作:
  1. 工具 菜单上单击 选项,然后单击 用户信息 选项卡。

    下面的框出现:

    名称
    姓名首字母缩写
    邮寄地址
  2. 如果您不希望此信息显示在您的文档的任何,在相应的文本框中输入非识别性的字符串或空格,然后单击 确定 接受所做的更改。
注意您创建的任何新文档将包含此而不是在安装 Office 时输入的默认值的信息。 但是,现有文档可能已经包含此信息。

如何手动删除个人摘要信息

当您创建,或将文档保存在 Word 中时,摘要信息可能会保存在文档中。有几种方法,您可以用来访问此信息:
  • 打开文档。在 文件 菜单上单击 属性

    摘要统计内容,和 自定义 选项卡可能包含各种属性,如您的姓名、 经理姓名和贵公司的名称。
  • 在 Microsoft Windows 资源管理器中用鼠标右键单击该的文档,然后单击 属性

    属性 对话框中相应的选项卡可能包含的信息。
  • 您可以使用 Microsoft Visual Basic 的应用程序 (VBA) 宏或其他程序的代码读取在 属性 对话框中显示的属性。
若要清除从现有文档或模板的摘要信息,请按照下列步骤操作:
  1. 打开文档或模板。
  2. 文件 菜单上单击 属性
  3. 摘要 选项卡上单击以清除 作者经理公司,和不希望分发的任何其他文本框。
  4. 自定义 选项卡上删除的任何属性都包含您不希望分发的信息。
  5. 单击 确定

    文件 菜单上单击 保存,然后单击 关闭
完成这些步骤之后,该文档将不包含摘要属性。

如何手动删除个人摘要信息连接到网络时

如果您登录到网络,您的网络用户名可能会出现在 摘要 选项卡上的 作者 框中,并在 统计信息 选项卡上的 上次保存者 字段中,当您保存文档时。即使您已从您的计算机上删除所有其他个人信息,则可能会发生此问题。

当您在网络上时,请从一个文档中移除的摘要信息,请按照下列步骤操作:
  1. 如果文档存储在网络服务器上,则将其复制到本地硬盘。
  2. 启动您的计算机,但做 到您的网络上的日志。当您看到网络登录对话框时,单击 取消 或按 ESCAPE。

    注意如果您不能通过按 ESCAPE 启动 Windows (例如对于您的计算机运行的 Microsoft Windows NT),您不能继续执行这些步骤。
  3. 打开文档。
  4. 文件 菜单上单击 属性
  5. 摘要 选项卡上单击以清除 作者经理公司,和包含不希望分发的信息的任何其他文本框。
  6. 自定义 选项卡上删除的任何属性都包含您不希望分发的信息。
  7. 单击 确定

    文件 菜单上单击 保存,然后单击 关闭
当您登录到,不要打开该文件 的网络。如果您执行的操作您的网络用户名可能会写入文件中。 但是,您可以使用 Windows 资源管理器将文件复制到网络服务器或一张软盘。

如何手动删除文档中的注释

Word 提供了能够将注释添加到文档。通常,注释包含它们的创建者的名称,以便您可以知道谁编写了它们。

批注通常显示为文本的突出显示部分,您可以用鼠标右键单击该的注释,然后单击 删除批注

您创建的任何新注释将不会包含您的用户名,因为您已将它删除从您的 选项 对话框框本文的"如何以手动删除您用户名称从您文档"一节中所述。

如何手动删除文档中的页眉和页脚

页眉和页脚在文档中的可能包含识别信息。若要从页眉和页脚中删除信息,请按照下列步骤操作:
  1. 视图 菜单上单击 页眉和页脚
  2. 页眉和页脚则显示在顶部和在文档中的每个页的底部。

    根据需要进行更改。
  3. 页眉和页脚 工具栏上单击 关闭

如何手动删除修订标记

文档可以包含修订标记。修订标记使您可以确定谁对文档进行特定更改。当接受,或拒绝修订标记修订后的文本保存在文档中, 和修订标记将被删除。

若要接受或拒绝修订,请按照下列步骤操作:
  1. 工具 菜单上指向 修订,然后单击 接受或拒绝修订
  2. 接受或拒绝修订 对话框中使用两个的 查找 按钮来定位特定的修订,单独接受或拒绝,,或单击 全部接受全部拒绝
  3. 准备完成后,单击 关闭
注意如果更改了"显示"设置,在审阅工具栏上的修订不会被删除。

如何关闭快速保存

快速保存功能可以加速通过保存只对文档所做的更改保存文档的过程。

由于的快速保存功能的设计,删除文档中的文本可能仍然保留在文档,即使在保存文档之后。如果您担心您的文档中的剩余的已删除文本请按照下列步骤操作:
  1. 工具 菜单上单击 选项
  2. 单击 保存 选项卡。
  3. 单击以清除 允许快速保存 复选框。

    单击 确定
有关快速保存的其他信息请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
290945如何最大限度地减少在 Microsoft Word 2002 中的元数据
291181WD2002: 常见问题解答关于"允许快速保存"

如何搜索和删除的带格式为隐藏文本

在 Word 文档中您可以设置为隐藏的文本的格式。因为隐藏的文本可以包含您可能不希望分发的信息,您可能需要取消隐藏并将其删除。若要在文档中删除所有文本的格式为隐藏,遵循下列步骤:
  1. 工具 菜单上单击 选项,然后单击 视图 选项卡。
  2. 单击以选中 隐藏文字 复选框,然后单击 确定
  3. 编辑 菜单上单击 替换
  4. 单击 其他 以展开对话框。
  5. 单击 查找内容 旁边的文本框中的任意位置。
  6. 单击 格式 按钮,然后单击 字体

    单击以选中 隐藏 复选框,然后单击 确定
  7. 单击 全部替换
从文档中删除所有隐藏的文字。要关闭显示隐藏的文本,请按照下列步骤操作:
  1. 工具 菜单上单击 选项,然后单击 视图 选项卡。
  2. 单击以清除 隐藏文字 复选框。

    单击 确定

如何移除文档中的超链接

文档可能包含指向其他文档或 Web 页 intranet 或 Internet 上的超链接。超链接通常显示为蓝色带下划线的文本字符串中。

若要从文档中手动删除单个超链接,用鼠标右键单击该超链接,指向 超链接,然后再单击 删除超链接

如果要删除文档中的所有超链接可以使用 VBA 宏来执行此操作。下面的示例 VBA 宏在文档中删除所有超链接。

注意在下面的示例宏只对链路提供被删除。超链接的文本仍保留在文档中。

重要在使用下面的宏示例之前,查看本文内上文中的免责声明。
Sub RemoveHyperlinks()

   Dim oDoc As Document
   Dim oStory As Range
   Dim oHlink As Hyperlink

   For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
      For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
         oHlink.Delete
      Next
   Next



End Sub
				
若要从文档中删除所有跟踪的同时在超链接和超链接的文本,则可以改用下面的示例宏。
Sub RemoveAllHyperlinks()

   Dim oDoc As Document
   Dim oStory As Range
   Dim oHlink As Hyperlink

   For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
      For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
         oHlink.Range.Delete
      Next
   Next

End Sub
				

如何从文档中删除样式

文档可能包括包含元数据的样式。您可以删除这些样式,或对其重命名。若要这样做,请按照下列步骤操作:
  1. 打开包含该样式的文档。
  2. 格式 菜单上单击 样式
  3. 选择您要删除或重命名样式。

    单击 删除 删除样式,或单击 修改 以将其重命名。

如何从文档中删除旧文件版本

Word 包括允许您在同一个文件中保存同一文档的多个版本的文件版本功能。您可能希望与其他人共享之前删除较旧版本的文档。

若要删除一个或多个文档的版本,请按照下列步骤操作:
  1. 文件 菜单上单击 版本
  2. 选择要删除该文档的版本。

    您可以通过按下 CTRL,选择该版本的同时选择多个版本。
  3. 单击 删除
  4. 当您完成删除文档的旧版本单击 保存文件 菜单。

如何删除域代码中的链接

链接的图像和其他对象在 Word 文档中的可能包含如链接的图像或对象的路径的链接信息。通过编辑域代码,您可以从文档中删除链接的信息。

若要显示域代码,请按照下列步骤操作:
  1. 工具 菜单上单击 选项,然后单击 视图 选项卡。
  2. 单击以选中 域代码 复选框。

    单击 确定
域代码可见后,您可以检查是否其中任何包含识别信息,请参见。

要从链接的图像或其他对象中删除链接的信息,请按照下列步骤操作:
  1. 选择链接的图像或对象,或选择图像或对象的域代码,如果域代码可见。
  2. 按下 CTRL + SHIFT + F9。
现在是图像或对象取消链接。当您断开的链接图像或对象时,您不能对其进行编辑。

如何删除模板名称和位置

在 Word 中创建的所有文档都基于一个模板。 默认状态下,这是在模板中找到该 Normal.dot 模板文件文件夹。但是,您可以创建基于在另一位置的不同模板的文档。路径和此模板的名称存储在文档的属性。

若要查看模板名称和位置,单击 文件 菜单上的 属性,然后单击 摘要 选项卡。

即使不发送该模板与文档,文档保留的名称和模板的位置。若要将模板名称和位置更改为非识别性的值,请按照下列步骤:
  1. 工具 菜单上单击 模板和加载宏
  2. 单击 附加
  3. 选择一个模板具有一个名称和位置不是敏感或唯一的。

    例如对于因为已在其上安装 Word 的每台计算机中包含 Normal.dot 您可能希望选择 Normal.dot。
  4. 单击 打开,然后单击 确定
注意该模板可能包含宏、 自动图文集词条、 自定义的样式和自定义工具栏。通过更改模板,您可能会使这些项目中的某些项目不可用到您的文档。

如何删除传送名单信息

如果使用传送名单发送文档通过电子邮件路由信息可能会附加到文档中。若要从文档中删除此信息必须不保留传送名单信息的格式保存文档。

在 Word,rtf 格式 (RTF) 或 HTML 格式文档的保存。关闭该的文档,然后重新打开新文件。因为不能再有传送名单信息您现在可以将以 Word 格式保存文档。

您也可以请按照下列步骤操作:
  1. 关闭 快速保存 通过使用本文内上文中的说明。
  2. 文件 菜单上指向 发送,然后单击 其他传送收件人
  3. 单击 清除 要删除在路由单,然后单击 确定
  4. 文件 菜单上单击 保存
现在保存文档时没有任何传送名单信息。

如何删除邮件的收件人信息

Word 2002 中保留的收件人抄送,和密件抄送电子邮件地址,如果通过使用在 文件 菜单上的 发送到 命令发送文档,然后单击 邮件收件人 并为文档启用了电子邮件标题。该信息可以被"如何以手动删除您用户名称从您文档"节中所述自动删除。

在 Microsoft Visual Basic 应用程序 (VBA) 宏可用于启用删除个人信息从文件属性中的保存设置。

重要在使用下面的宏示例之前,查看本文内上文中的免责声明。

Sub RemoveInformation()
ActiveDocument.RemovePersonalInformaation = True
End Sub

如何删除以前作者的名称

Word 将存储的最后 10 个文档中的文档处理人员的名称。这是一种自动功能,您不能关闭的。

通过使用下列方法之一,您可以从文档中删除最后 10 个作者的姓名:
  • 不保留此类信息的格式保存文档。例如对于如果文档 RTF 或 HTML 格式保存创作的信息将丢失。然后关闭并重新打开该 RTF 或 HTML 文档,然后将其保存为 Word 格式。
  • 创建新文档,然后将现有文档的内容插入到新文档。若要执行此操作单击 插入,然后 文件
  • 使用本文前面所述的删除个人信息选项。删除个人信息选项将删除这些名称。
注意通过 Word 2003,并不存储此信息。

如何从 Visual Basic 代码中删除您的姓名

重要在使用下面的宏示例之前,查看本文内上文中的免责声明。

当您在 Word 中记录 VBA 宏时,所录制的宏开头是类似于以下内容的标头:
' Macro1 Macro
' Macro recorded 3/11/1999 by <User Name>
				
到任何已录制的宏从中删除您的姓名,请按照下列步骤:
  1. 打开包含宏的文档。
  2. 工具 菜单上指向 ,然后单击 Visual Basic 编辑器 或按 ALT + F11。
  3. 在项目窗口中双击包含该宏的模块。
  4. 从录制的宏代码中删除您的姓名。
当您完成删除您的姓名按 ALT + Q 以返回到该应用程序,然后单击 文件 菜单上的 保存

如何删除 vba 引用以其他文件

在 Visual Basic 编辑器中您可以创建对另一个文件的引用。如果用户打开包含对其他文件的引用的文档,用户可以看到的被引用的文件的名称。

若要去这些引用,请按照下列步骤操作:
  1. 打开包含引用的文档。
  2. 工具 菜单上指向 ,然后单击 Visual Basic 编辑器 或按 ALT + F11。
  3. 工具 菜单上单击 引用
  4. 单击以清除旁边的一个或多个被引用的文件复选框。

    当您完成后单击 确定
  5. 按 ALT + Q。
  6. 文件 菜单上单击 保存
注意如果您删除了对其他文件的引用可能会产生负面影响您的文档中的宏能够正常工作。

如何删除网络或硬盘信息

当您将文档保存到本地硬盘或网络服务器时,可能会标识本地硬盘或网络服务器的信息写入文档中。

若要从文档中删除此信息,请按照下列步骤操作:
  1. 打开文档。
  2. 文件 菜单上单击 另存为

    将文档保存到软盘驱动器 (通常驱动器 A)。
  3. 文件 菜单上单击 关闭
  4. 从软盘驱动器中取出软盘。
现在,您可以使用 Windows 资源管理器将文档从软盘复制到任何的硬盘或网络服务器。

注意由于软盘 (通常 1.44 mb) 空间限制此方法不能使用,如果文档的文件大小超过了在软盘上的可用空间。

在文档中的嵌入的对象可能包含元数据

如果您在文档中嵌入对象,对象仍保留自己的属性无论您对文档做什么。例如对于如果 Microsoft Excel 工作簿嵌入在一个 Word 文档、 文档和工作簿的每个有自己的属性。

若要从嵌入的对象中删除元数据激活对象、 上一节中所述删除任何元数据、 重新激活容器文档,然后保存容器文档。

注意当您在激活嵌入的对象在文档中只有一部分嵌入对象将出现在文档中 ; 该对象可能包含未出现的其他信息。您是否要包含仅嵌入的对象,而不是实际的内容的呈现方式的文档,请在要删除对象,然后使用 选择性粘贴 命令将对象粘贴到文档中,通过使用图元文件格式在 编辑 菜单上使用 剪切 命令。执行此操作后,您可以不再编辑嵌入的对象,但是,它将不包含任何元数据。

文档变量可能包含元数据

重要在使用下面的示例宏之前,查看本文内上文中的免责声明。

若要删除您的 Word 文档中包含的文档变量,使用下面的示例宏:
Sub DeleteDocVars()

   Dim Response
   Dim myVar As Variable

   For Each myVar In ActiveDocument.Variables
      Response = MsgBox("The document variable: " & myVar.Name & vbCr & _
         "Value: " & myVar.Value & vbCr & vbCr & _
         "Do you want to delete the variable from this document?", vbYesNo)
            
      If Response = "6" Then
         ' Delete the variable.
         myVar.Delete
      Else
         End
      End If
   Next myVar
            
   MsgBox "There are no variables in the document."
   
End Sub
				
有关在 Visual Basic 编辑器中的变量的详细信息在 帮助 菜单上单击 Microsoft Visual Basic 帮助、 在 Office 助手或应答向导中,键入 变量属性,然后单击 搜索 以查看相关主题。

如何从文档删除 AdHocReviewCycleID 属性

当您发送了 Word 2002 文档时 AdHocReviewCycleID 属性添加到文档中的电子邮件,该属性分配一个随机生成的 GUID 值。当您打开的文档具有 AdHocReviewCycleID 值时,值将与您以前创建您的计算机上的文档的 guid 进行比较。如果 GUID 与您的计算机上的 GUID 相匹配,系统会提示您与下面的对话框:
要在 $ DocumentName 中的更改情况合并到 FilePathDocumentName 吗?
若要去 AdHocReviewCycleID 属性,请按照下列步骤操作:
  1. 打开文档。
  2. 单击 文件,单击 属性,然后单击 自定义 选项卡。
  3. 名称 下属性窗口中标题,单击 _AdHocReviewCycleID,然后单击 删除
  4. 单击 确定

有关安全性的一般建议

下面是安全的您可以使用来提高的计算环境中级别的一些一般性建议:
  • 只要您不是在您的计算机,帮助,以确保其安全使用密码保护屏幕保护程序、 开机密码或 Windows NT 锁定功能。
  • 如果您的计算机中有任何共享的文件夹请确保您对它们应用密码,以便只有授权的用户可以访问您的共享资源。 为了更好的安全性使用用户级访问控制,以便您可以控制谁可以访问您的计算机的共享资源的完全。
  • 您在删除文件时可立即清空回收站。 您可能要考虑一种实用工具,完全删除或覆盖文件时将其删除。
  • 当您备份您的数据时,如保险箱、 一个安全存放框或上锁的柜子的安全位置中存储备份文件。在您的主要位置不可用的情况下,将存储您的备份在安全的非现场位置的一个副本。
  • 请确保对重要文档进行密码的保护,以便只有授权的用户才可以打开它们。在一个安全的、 单独的位置中存储您的密码。请注意如果您无法回想起密码,有没有办法恢复受密码保护的文档的内容。
  • 不要分发电子窗体中的文档。而是,对它们进行打印。除非您需要 (例如对于用于演示文稿),请不要使用识别元素 (如独特的字体、 水印、 徽标或特殊的纸张。
  • 电子邮件是 匿名。如果您担心您所附加到文档的任何方式的身份,请不电子文档。
  • 不要使用 HTTP 或文件传输协议 (FTP) 协议的通过 Internet 发送文档。在"清除文本"中发送,通过这些协议发送的信息。这意味着从技术上讲是可能 (但不太可能),它就会被截取。

属性

文章编号: 290945 - 最后修改: 2006年11月23日 - 修订: 2.10
这篇文章中的信息适用于:
  • Microsoft Word 2002 标准版
关键字:?
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