OL2002 : Vue d'ensemble de la mise en ?uvre de solutions de gestion des opérations ou de routage

Cet article fournit une vue générale des éléments qu'il faut prendre en compte si vous voulez utiliser Outlook comme partie d'une solution de gestion des opérations ou de routage.

Outlook offre plusieurs fonctionnalités de messagerie qui font de lui un choix logique pour la mise en ?uvre d'une solution de gestion des opérations ou de routage. Ces solutions exigent généralement qu'une partie des informations (par exemple les notes de frais) soit envoyée à un certain nombre d'utilisateurs qui les consulteront et les approuveront. Toutefois, Outlook ne fournit pas de solution directe pour effectuer des tâches de gestion des opérations ou de routage. Pour cela, vous devez utiliser une solution tierce, créer votre propre solution ou utiliser un produit ou une approche différente spécifiquement conçue pour créer des solutions de gestion des opérations.

Routage client et routage serveur

Avant de prendre en compte une solution particulière, vous devez d'abord décider si vous avez besoin d'une solution client ou d'une solution qui nécessite une technologie ou une logique de type serveur.

Un type de solution de routage est une solution client. Ce type de solution peur vous permettre d'utiliser des formulaires personnalisés Outlook avec un code Visual Basic Scripting Edition (VBScript) qui traite la logique avec laquelle un élément est acheminé. Dans ce type de solution, le code VBScript assure le routage de l'élément d'un utilisateur à l'autre. Toutefois, la grande limitation de cette approche réside dans le fait que si l'un des utilisateurs n'effectue pas l'action requise (l'ouverture du message électronique), le processus de routage échouera.

Pour s'assurer que les processus de routage n'échoueront pas, envisagez de mettre en ?uvre d'une solution de routage de type serveur. Dans ce type de solution, certaines ou toutes les informations de routage ainsi que la logique de programmation sont enregistrées dans un endroit centralisé. Si une personne n'effectue pas une action nécessaire, la logique serveur peut effectuer une action pour s'assurer que la gestion des opérations continue.

Plusieurs facteurs doivent être pris en compte lorsque vous choisissez entre une solution client ou un solution serveur, y compris :

• Disponibilité du produit : Vous trouvez-vous dans un environnement client-serveur ou quelqu'un est-il configuré pour une utilisation point à point ?
• Durée et coût : En général, les solutions de routage de type serveur impliquent des coûts et une durée de mise en oeuvre importants.
• Importance (robustesse) : Les solutions de type serveur doivent être mises en oeuvre dans des scénarios où vous devez vous assurer que le processus de gestion des opérations n'échoue pas. Une gestion des notes de frais pour une grande entreprise est un exemple dans lequel il convient d'employer des technologies de type serveur.
• Nombre d'utilisateurs : Les solutions de routage de type serveur doivent généralement être mises en ?uvre si plusieurs utilisateurs sont concernés. Plus le nombre d'utilisateurs est important, plus la gestion des opérations de type client a de chances d'échouer. C'est la raison pour laquelle il est généralement plus difficile de contrôler les actions d'un grand groupe de personnes de façon stricte.

Considérations technologiques

Une fois que vous possédez assez d'informations pour définir si vous voulez une solution de routage de type serveur ou de type client, vous devez prendre en compte les produits et les technologies qui peuvent être utilisés pour mettre en ?uvre cette solution. Vous disposez généralement de trois options si vous envisagez d'utiliser Outlook comme partie d'une solution de routage.

Prenez en compte l'utilisation des fonctionnalités intégrées Microsoft Office

Outre sa fonctionnalité de messagerie de base, Outlook ne dispose d'aucune fonctionnalité intégrée permettant d'acheminer les éléments d'une personne à l'autre selon un ordre séquentiel.

Microsoft Word et Microsoft Excel vous permettent d'ajouter un bordereau de routage à un fichier. Exemple d'un routage de type client simple. Pour utiliser cette fonctionnalité dans un programme, sélectionnez Envoyer vers dans le menu Fichier et cliquez sur Destinataires. La fenêtre du bordereau de routage vous permet de spécifier une liste de personnes vers lesquelles acheminer le fichier. Si vous sélectionnez l'option Un après l'autre dans le coin inférieur gauche de la fenêtre, le fichier sera acheminé vers les destinataires dans l'ordre indiqué.

Envisagez les add-ons tiers

Selon vos besoins, la mise en ?uvre d'une solution de routage ou de gestion des opérations peut s'avérer complexe. Avant de consacrer du temps et de l'agent à la création de votre propre solution personnalisée, investissez dans des programmes compagnons tiers qui peuvent répondre à vos besoins. Ces types de solutions sont généralement destinées aux moyennes et aux grandes entreprises.

Le site Web Microsoft suivant peut vous aider à trouver des solutions tierces pour Microsoft Exchange Server :

Considérez l'utilisation des autres produits Microsoft

Microsoft fournit des produits et des technologies spécifiquement conçues pour la mise en ?uvre des solutions de gestion des opérations ou de routage. Ces technologies sont toutes des technologies serveur.

• Scripts et routage Exchange Server 5.x : Exchange Server version 5.x inclut les fonctionnalités conçues pour créer des solutions de routage de niveau entreprise. Pour plus d'informations sur la mise en ?uvre d'une solution de routage Exchange Server 5.x, reportez-vous au site Web suivant :
  http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?URL=/library/psdk/exchserv/events_4t47.htm (http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?URL=/library/psdk/exchserv/events_4t47.htm)
  REMARQUE : Exchange 2000 Server fournit des fonctionnalités et des outils de gestion des opérations nouveaux qui simplifient la création d'une solution de gestion des opérations. Vous voudrez peut-être prendre en compte les fonctionnalités Exchange 2000 Server mentionnées ci-dessous avant d'investir dans une solution Exchange 5.5.
• : Exchange 2000 Server fournit des fonctionnalités et des outils de gestion des opérations nouveaux qui simplifient la création d'une solution de gestion des opérations. Vous voudrez peut-être prendre en compte les fonctionnalités Exchange 2000 Server mentionnées ci-dessous avant d'investir dans une solution Exchange 5.5. Workflow Designer pour Exchange 2000 Server : Vous pouvez créer des solutions de gestion des opérations à l'aide de Workflow Designer pour Exchange 2000 Server. Workflow Designer pour Exchange 2000 Server est fournit avec Office 2000 Developer Version 1.5 et sera disponible dans Office XP Developer Edition. Vous pouvez :
  
  • Définir le flux d'informations et créer des règles de gestion dans les solutions Exchange 2000 Server, par exemple le routage des documents Office.
  • Générer les processus de gestion des opérations qui utilisent Collaboration Data Objects (CDO) pour Workflow Objects, le moteur de gestion des opérations d'origine pour Exchange 2000 Server.
  • Profiter de l'intégration entre Office XP et Exchange 2000 Server telle que les propriétés des documents Office et la possibilité des les enregistrer directement dans les dossiers publics pour démarrer automatiquement un processus de gestion des opérations.
  • Gagner du temps de développement en créant des processus de gestion des opérations qui utilisent les données Exchange 2000.
  • Générer automatiquement au niveau du serveur les règles de gestion appropriées pour le processus de gestion des opérations n'exigeant aucun code spécifique client.
  • Automatiser une action comme partie du processus de gestion des opérations en reliant le script personnalisé sur les événements de gestion des opérations affichés dans le diagramme de gestion des opérations.
  Les Cahiers blancs suivants fournissent des informations générales sur la mise en oeuvre d'une solution de gestion des opérations Exchange 2000 Server :
  
  Workflow Designer pour Exchange : Automatisation de la gestion des opérations sur les dossiers Exchange
  
  
  http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?URL=/library/techart/pwd_buildworkflow.htm (http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?URL=/library/techart/pwd_buildworkflow.htm)
  Dépannage et débogage de Workflow Designer
  
  
  http://msdn.microsoft.com/library/en-us/dnmes2k/html/troubshootwork.asp?frame=true (http://msdn.microsoft.com/library/en-us/dnmes2k/html/troubshootwork.asp?frame=true)
• : Exchange 2000 Server fournit des fonctionnalités et des outils de gestion des opérations nouveaux qui simplifient la création d'une solution de gestion des opérations. Vous voudrez peut-être prendre en compte les fonctionnalités Exchange 2000 Server mentionnées ci-dessous avant d'investir dans une solution Exchange 5.5. Workflow Exchange 2000 Server : Exchange 2000 Server prend en charge le Web Storage System, qui peut être utilisé avec d'autres technologies pour créer des solutions de gestion des opérations. C'est la plate forme sur laquelle Workflow Designer pour Exchange 2000 Server a été créé, mais si cela ne suffit pas, vous pouvez créer une solution de gestion des opérations personnalisée depuis le départ. Pour plus d'informations sur la mise en ?uvre d'une solution de routage ou de gestion des opérations Exchange Server 2000.x, reportez-vous au site Web suivant :
  http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?URL=/library/psdk/exchsv2k/_wflo_workflow_top.htm (http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?URL=/library/psdk/exchsv2k/_wflo_workflow_top.htm)
• : Exchange 2000 Server fournit des fonctionnalités et des outils de gestion des opérations nouveaux qui simplifient la création d'une solution de gestion des opérations. Vous voudrez peut-être prendre en compte les fonctionnalités Exchange 2000 Server mentionnées ci-dessous avant d'investir dans une solution Exchange 5.5. Microsoft Access 2000 Workflow Designer pour SQL Server : Ce produit est inclus dans Microsoft Office Developer (MOD) 2000 version 9.5 et est gratuit pour les propriétaires de MOD version 9.0. Il est également disponible dans Microsoft Office XP Developer Edition. Cette solution utilise une base de données SQL et n'est pas directement hébergée par Microsoft Exchange Server. Pour plus d'informations sur Access Workflow Designer pour SQL Server, reportez-vous au site Web :
  http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?URL=/library/officedev/moddev/demscDevGuideStartPage.htm (http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?URL=/library/officedev/moddev/demscDevGuideStartPage.htm)

Développez votre propre solution de formulaires personnalisés Outlook

Si vous décidez qu'une solution de routage de type client vous convient, s'il n'existe pas de produits tiers pour vos besoins et si vous ne voulez pas utiliser la fonctionnalité de bordereau de routage Word ou Excel, la mise en oeuvre d'une solution de routage à l'aide des formulaires Outlook personnalisés peut être votre meilleur choix.

Pour plus d'informations sur les ressources que vous pouvez utiliser pour développer ce type de solution vous même et les informations vous permettant de contacter un fournisseur de solution Microsoft, cliquez sur l'article ci-dessous dans la Base de connaissances Microsoft :

Pour plus d'informations sur les ressources disponibles et les réponses aux questions les plus fréquemment posées à propos des solutions Microsoft Outlook, cliquez sur le numéro ci-dessous pour afficher l'article correspondant dans la Base de connaissances Microsoft :