OL2002: Informazioni generali sull'implementazione di soluzioni per il flusso di lavoro e il routing

In questo articolo viene fornita un'esauriente panoramica sulle considerazioni da fare quando si desidera utilizzare Outlook nell'ambito di una soluzione di flusso di lavoro o di routing.

Outlook dispone di molte funzionalità di posta elettronica che ne fanno un'ottima scelta per implementare una soluzione di routing o flusso di lavoro. Generalmente queste soluzioni richiedono il passaggio di determinate informazioni (ad esempio un rapporto spese) a un determinato numero di utenti che lo controlleranno e approveranno durante il processo. In Outlook non è incluso però un metodo diretto per eseguire operazioni di flusso di lavoro o di routing. Per ottenere questo risultato è necessario utilizzare una soluzione di un altro produttore, crearne una personalizzata oppure avvalersi di un altro prodotto o approccio sviluppato in modo specifico per creare soluzioni per il flusso di lavoro.

Routing basato su client e routing basato su server

Prima di prendere in considerazione una soluzione specifica, occorre decidere se è necessaria una soluzione basata su client o su tecnologie e logica basate su server.

Una possibilità in fatto di soluzioni di routing è costituita da quelle basate su client. Un esempio di questo tipo di soluzione è l'utilizzo di moduli personalizzati di Outlook con codice VBScript (Visual Basic Scripting Edition) in grado di gestire la logica della modalità di routing delle informazioni. In questo tipo di soluzione il codice VBScript consente di assicurare il corretto routing dell'elemento da un utente all'altro. Un grande limite di questo approccio, tuttavia, consiste nel fatto che se uno degli utenti non esegue l'azione necessaria, ad esempio aprire il messaggio di posta, l'intero processo di routing non riesce.

Per assicurare che i processi di routing vengano completati correttamente è opportuno prendere in considerazione una soluzione basata su server. In questo tipo di soluzione alcune o tutte le informazioni di routing e la logica di programmazione sono memorizzati in una posizione centralizzata. Se non si effettuano le necessarie operazioni, la logica basata su server può eseguire un'azione per far sì che il flusso di lavoro continui.

Vi sono diversi fattori da prendere in considerazione quando si deve decidere fra una soluzione basata su client o su server, fra cui:

• Disponibilità dei prodotti: l'ambiente esistente è di tipo client-server oppure tutti gli utenti sono configurati per un funzionamento senza gerarchie?
• Tempi e costi: di solito le soluzioni basate su server richiedono tempi e costi di implementazione maggiori.
• Importanza (affidabilità): le soluzioni basate su server sono adatte a situazioni in cui sia necessario garantire un processo del flusso di lavoro senza intoppi. Il flusso di lavoro dei rapporti spese all'interno di una grande società costituisce un esempio in cui sarebbe necessario impiegare tecnologie basate su server.
• Numero di utenti: di solito è opportuno implementare soluzioni basate su server se vi è un gran numero di utenti. Maggiore è il numero di utenti, maggiore è la possibilità che un flusso di lavoro basato su client non funzioni: è notoriamente difficile controllare le azioni di molte persone.

Considerazioni di tipo tecnologico

Una volta che si dispone di informazioni sufficienti a proposito della necessità di una soluzione di routing basata su client o su server, è possibile passare al vaglio dei prodotti e delle tecnologie utilizzabili per implementare la soluzione prescelta. In genere esistono tre possibilità quando si pensa di utilizzare Outlook nell'ambito di una soluzione di routing.

Utilizzo delle funzionalità incorporate in Microsoft Office

A parte le funzionalità di posta elettronica basilari, in Outlook non sono presenti funzioni incorporate per il routing di elementi da una persona a un'altra in ordine sequenziale.

Sia Microsoft Word sia Microsoft Excel consentono di aggiungere una lista di distribuzione a un file costituendo un esempio di routing semplice basato su client. Per utilizzare questa funzione in uno dei programmi, scegliere Invia a dal menu File, quindi Lista di distribuzione. Nella finestra della lista di distribuzione è possibile specificare un elenco di persone a cui inviare il file e, selezionando In sequenza nell'angolo inferiore sinistro della finestra, il file verrà inviato alle singole persone nell'ordine corretto.

Componenti aggiuntivi di terze parti

A seconda delle varie esigenze, l'implementazione di una soluzione di routing o di flusso di lavoro può diventare molto complessa. Prima di investire tempo e denaro nella creazione di una soluzione personalizzata, è opportuno prendere in considerazione prodotti aggiuntivi di terze parti che possano soddisfare le particolari esigenze. Queste soluzioni sono generalmente orientate alle aziende di dimensioni medio-grandi.

Utilizzo di altri prodotti Microsoft

Microsoft offre altri prodotti e tecnologie specificamente progettati per l'implementazione di soluzioni di routing e flusso di lavoro. Sono tutte tecnologie basate su server.

• Routing e script di Exchange Server 5.x: le versioni 5.x di Exchange Server comprendono funzioni che consentono di creare soluzioni di routing per le aziende. Per ulteriori informazioni sull'implementazione di una soluzione di routing con Exchange Server 5.x, visitare il seguente sito Web Microsoft (informazioni in lingua inglese):
  http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?URL=/library/psdk/exchserv/events_4t47.htm (http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?URL=/library/psdk/exchserv/events_4t47.htm)
  NOTA: in Exchange 2000 Server sono contenute molte nuove funzioni di flusso di lavoro e strumenti che semplificano la creazione di una soluzione di questo tipo. Potrebbe essere utile prendere in considerazione di utilizzare le funzioni di Exchange 2000 Server sopra descritte prima di investire in una soluzione basata su Exchange 5.5.
• : in Exchange 2000 Server sono contenute molte nuove funzioni di flusso di lavoro e strumenti che semplificano la creazione di una soluzione di questo tipo. Potrebbe essere utile prendere in considerazione di utilizzare le funzioni di Exchange 2000 Server sopra descritte prima di investire in una soluzione basata su Exchange 5.5. Workflow Designer per Exchange 2000 Server: è possibile progettare e creare soluzioni collaborative per il flusso di lavoro utilizzando Workflow Designer per Exchange 2000 Server. Workflow Designer per Exchange 2000 viene fornito con Office 2000 Developer versione 1.5 e sarà incluso in Office XP Developer Edition quando il prodotto sarà reso disponibile. È possibile:
  
  • In soluzioni basate su Exchange 2000 Server è possibile definire il flusso di informazioni e creare regole aziendali, ad esempio stabilendo il routing di documenti di Office.
  • Generare processi di flusso di lavoro che si servono di Collaboration Data Objects (CDO) for Workflow Objects, il motore nativo per il flusso di lavoro di Exchange 2000 Server.
  • Trarre vantaggio dalla stretta integrazione fra Office XP ed Exchange 2000 Server, ad esempio dalle proprietà dei documenti di Office e dalla possibilità di salvarli direttamente in cartelle pubbliche per avviare automaticamente un processo di flusso di lavoro.
  • Risparmiare tempi di sviluppo progettando processi di flusso di lavoro che utilizzano i dati di Exchange 2000.
  • Generare automaticamente regole aziendali basate su server apposite per il processo di flusso di lavoro, senza la necessità di codice specifico per client.
  • Automatizzare ogni operazione come parte del processo di flusso di lavoro, allegando script personalizzati agli eventi del flusso di lavoro riportati nel relativo diagramma.
  Nei white paper seguenti sono contenute informazioni generiche sull'implementazione di una soluzione di flusso di lavoro basata su Exchange 2000 Server (informazioni in lingua inglese):
  
  Workflow Designer for Exchange: Automating Workflow on Exchange Folders
  
  
  http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?URL=/library/techart/pwd_buildworkflow.htm (http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?URL=/library/techart/pwd_buildworkflow.htm)
  Troubleshooting and Debugging Workflow Designer
  
  
  http://msdn.microsoft.com/library/en-us/dnmes2k/html/troubshootwork.asp?frame=true (http://msdn.microsoft.com/library/en-us/dnmes2k/html/troubshootwork.asp?frame=true)
• : in Exchange 2000 Server sono contenute molte nuove funzioni di flusso di lavoro e strumenti che semplificano la creazione di una soluzione di questo tipo. Potrebbe essere utile prendere in considerazione di utilizzare le funzioni di Exchange 2000 Server sopra descritte prima di investire in una soluzione basata su Exchange 5.5. Flusso di lavoro di Exchange 2000 Server: in Exchange 2000 Server è supportato il sistema WSS (Web Storage System), utilizzabile unitamente ad altre tecnologie per creare soluzioni per il flusso di lavoro. È questa la piattaforma su cui è stato creato Workflow Designer per Exchange 2000 Server, ma se per qualche ragione questa soluzione non soddisfa le esigenze specifiche è possibile creare dall'inizio una soluzione personalizzata.
• : in Exchange 2000 Server sono contenute molte nuove funzioni di flusso di lavoro e strumenti che semplificano la creazione di una soluzione di questo tipo. Potrebbe essere utile prendere in considerazione di utilizzare le funzioni di Exchange 2000 Server sopra descritte prima di investire in una soluzione basata su Exchange 5.5. Microsoft Access 2000 Workflow Designer per SQL Server: questo prodotto fa parte di Microsoft Office Developer (MOD) 2000 versione 9.5 ed è disponibile gratuitamente per chi è già in possesso di regolari licenze d'uso di MOD versione 9.0. Sarà inoltre incluso in Microsoft Office XP Developer Edition quando questo prodotto sarà reso disponibile. Questa soluzione impiega un database SQL nel backend e non è direttamente ospitato da Microsoft Exchange Server. Per ulteriori informazioni su Access Workflow Designer per SQL Server, visitare il seguente sito Web Microsoft (informazioni in lingua inglese):
  http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?URL=/library/officedev/moddev/demscDevGuideStartPage.htm (http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?URL=/library/officedev/moddev/demscDevGuideStartPage.htm)

Sviluppo di una soluzione personalizzata di moduli di Outlook

Se si decide che una soluzione di routing basata su client è adatta alle proprie esigenze e non si desidera utilizzare la funzione Lista di distribuzione di Word o Excel, la scelta migliore potrebbe essere implementare una soluzione di routing utilizzando moduli personalizzati di Outlook.

Per ulteriori informazioni sulle risorse utilizzabili per iniziare autonomamente lo sviluppo di una soluzione di questo tipo o per informazioni su come contattare un Microsoft Solution Provider, nel caso si preferisca farsi sviluppare la soluzione, fare clic sul numero dell'articolo della Knowledge Base riportato di seguito (gli articoli con prefisso "Q" contengono informazioni in inglese):

Per ulteriori informazioni sulle risorse disponibili e sulle risposte alle domande più frequenti relative alle soluzioni di Microsoft Outlook, vedere il seguente articolo della Microsoft Knowledge Base (gli articoli con prefisso "Q" contengono informazioni in inglese):