Como utilizar o Assistente de regras no Outlook

O Assistente de regras do Microsoft Outlook é um gestor mensagens para o Outlook. Com o Assistente de regras, pode definir instruções para acções nas mensagens de entrada e de saída para cada conta ou todas as contas.

Este artigo aborda as seguintes informações:

• Como converter as regras do Outlook anteriores.
• Como criar regras.
• A modificar regras.
• Como eliminar regras.
• Como as regras são aplicadas.
• Como executar regras no Microsoft Exchange Server.

Para mais informações sobre regras do Outlook, escreva Assistente de regras na caixa faça uma pergunta na barra de menu, prima ENTER e, em seguida, clique em Procurar para visualizar os tópicos devolvidos.

O Assistente de regras utiliza um processo sistemático para o orientar o processo de criação da regra. Pode escolher ou criar uma regra a partir de um modelo ou iniciar a partir de uma regra em branco.

Por exemplo, pode utilizar o Assistente de regras para efectuar as seguintes acções:

• Atribua categorias a mensagens recebidas ou enviadas com base no respectivo conteúdo.
• Defina uma notificação, tal como uma caixa de mensagem ou um som, quando chegam mensagens importantes.
• Mova mensagens para uma pasta, com base no remetente.
• Elimine mensagens numa conversação.
• Sinalizar mensagens numa conversação.
• Adiar a entrega de mensagens por um período de tempo especificado.

Como converter as regras do Outlook anteriores

Quando inicia pela primeira vez o Assistente de regras, receberá a seguinte mensagem: Clique em actualizar as minhas regras se não utilizar outra versão do Outlook para alterar as regras.

Clique em não actualizar as minhas regras se estão a utilizar outra versão do Outlook para alterar as regras. Por exemplo, se tiver actualizado o computador portátil para o Outlook 2002, mas tiver um ambiente de trabalho utiliza o Microsoft Outlook 2000, não estiver a planear a actualização ainda. Neste cenário as novas regras criadas no Outlook 2002 são compatíveis com versões anteriores do Outlook.

Se clicar em não actualizar as minhas regras e, em seguida, clique em não perguntar novamente , poderá ainda actualize as regras numa altura posterior. Na pasta a receber, clique no menu Ferramentas , faça clique sobre Assistente de regras , clique no botão Opções e, em seguida, clique em Actualizar agora .

Como criar regras

Pode criar uma regra com um dos três métodos seguintes:

• Crie uma nova regra.
  1. Na pasta a receber Outlook, no menu Ferramentas , clique em Assistente de regras .
  2. Clique em Novo .
  3. Clique em Iniciar a criação de uma regra a partir de um modelo ou a partir de uma regra em branco .
  4. Siga as instruções no Assistente de regras.
• Copiar e modificar uma regra existente.
  1. Na pasta a receber Outlook, no menu Ferramentas , clique em Assistente de regras .
  2. Na caixa Aplicar alterações a esta pasta , clique na pasta que contém a regra que pretende copiar.
  3. Na caixa Aplicar regras pela seguinte ordem , clique na regra que pretende copiar e, em seguida, clique em Copiar .
  4. Clique na pasta que pretende copiar a regra e, em seguida, clique em OK
  5. Clique em Modificar e siga as instruções no Assistente de regras para modificar as condições conforme necessário.
• Basear uma regra numa mensagem.
  1. Botão direito do rato clique na mensagem que pretende basear a regra.
  2. Clique em Criar regra
  3. O Assistente de regras já está preenchido com informações básicas da mensagem. Siga as instruções no Assistente de regras para modificar as condições conforme necessário.
  - ou -
  
  
  1. Abra a mensagem que pretende basear a regra.
  2. No menu Acções , clique em Criar regra .

A modificar regras

1. Na pasta a receber Outlook, no menu Ferramentas , clique em Assistente de regras .
2. Na caixa Aplicar regras pela seguinte ordem , clique na regra que pretende modificar.
3. Clique em Modificar .
4. Clique em seguinte .
5. Siga as instruções no Assistente de regras.
6. Se seleccionar outro modelo ou clique em Iniciar a partir de uma regra em branco, receberá a seguinte mensagem:

Clique em ' não ' se pretender continuar a utilizar o modelo que a regra foi criada com o.

Como eliminar regras

1. Na pasta a receber Outlook, no menu Ferramentas , clique em Assistente de regras .
2. Na caixa Aplicar regras pela seguinte ordem , clique na regra que pretende eliminar.
3. Clique em Eliminar .

Como as regras são aplicadas

Quando cria uma regra, tem de designar se pretende aplicá-la quando chegam mensagens na pasta a receber ou quando envia mensagens.

As regras são aplicadas pela ordem em que aparecem na caixa Aplicar regras pela seguinte ordem no Assistente de regras. Pode mover regras para cima ou para baixo na caixa clicar para seleccionar uma regra e, em seguida, clicando em Mover para cima ou Mover para baixo .

Como executar regras de um Exchange Server

Se utilizar o Exchange Server, as regras são armazenadas numa mensagem oculta denominada Gestor de mensagem do Outlook no arquivo do Exchange.

Nova funcionalidade: activada esta opção apenas computador

Poderão existir vezes quando poderá ser necessário criar uma regra específica de um computador. Por exemplo, uma regra move-se uma mensagem que cumpre certos critérios para uma localização num ficheiro pastas pessoais (.pst) armazenados localmente.

Para este tipo de regra, utilize a opção neste computador apenas quando criar a regra. Apesar desta situação só se aplica quando liga a caixa de correio do computador onde a regra foi criada, a regra continua armazenada no Exchange armazenar e, por isso, podem ser visualizados e mesmo modificado a partir de qualquer computador.

Referências

Para obter mais informações, clique no número de artigo que se segue para visualizar o artigo na Microsoft Knowledge Base: