Como usar o Assistente de regras no Outlook

O Assistente de regras do Microsoft Outlook é um Gerenciador de mensagens para Outlook. Com o Assistente de regras, você pode definir instruções para ações em mensagens de entrada e saídas para cada conta ou todas as contas.

Este artigo aborda as seguintes informações:

• Como converter suas regras do Outlook anteriores.
• Como criar regras.
• Como modificar regras.
• Como excluir regras.
• Como as regras são aplicadas.
• Como executar regras no Microsoft Exchange Server.

Para obter mais informações sobre regras do Outlook, tipo de Assistente de regras na caixa fazer uma pergunta na barra de menus, pressione ENTER e, em seguida, clique em Pesquisar para exibir os tópicos retornados.

O Assistente de regras usa um processo sistemático para orientá-lo o processo de criação de regra. Você pode optar para criar uma regra de um modelo ou iniciar a partir de uma regra em branco.

Por exemplo, você pode usar o Assistente de regras para fazer as seguintes ações:

• Atribua categorias a mensagens de entrada ou saídas com base no seu conteúdo.
• Defina uma notificação, como uma caixa de mensagem ou som, quando chegarem mensagens importantes.
• Mova mensagens para uma pasta, de acordo com o remetente.
• Exclua mensagens em uma conversa.
• Sinalizar mensagens em uma conversa.
• Atrasar a entrega de mensagens por um período de tempo especificado.

Como converter suas regras do Outlook anteriores

Ao iniciar pela primeira vez o Assistente de regras, você recebe a seguinte solicitação: Clique em Atualizar minhas regras se você não usar outra versão do Outlook para fazer alterações suas regras.

Clique em não atualizar minhas regras se você estiver usando outra versão do Outlook para fazer alterações em suas regras. Por exemplo, se você atualizou seu laptop para o Outlook 2002 mas você tem uma área de trabalho que usa o Microsoft Outlook 2000, você não estiver planejando atualizar ainda. Neste cenário qualquer novas regras criadas no Outlook 2002 são compatíveis com versões anteriores do Outlook.

Se você clicar em não atualizar minhas regras e, em seguida, clique em não perguntar novamente , você ainda pode atualizar as regras em um momento posterior. Na caixa de entrada, clique no menu Ferramentas , clique em Assistente de regras , clique no botão Opções e, em seguida, clique em Atualizar agora .

Como criar regras

Você pode criar uma regra com um dos três métodos a seguir:

• Crie uma nova regra.
  1. Na caixa de entrada do Outlook, no menu Ferramentas , clique em Assistente de regras .
  2. Clique em novo .
  3. Clique em Iniciar a criação de uma regra de um modelo ou Iniciar a partir de uma regra em branco .
  4. Siga as instruções no Assistente de regras.
• Copiar e modificar uma regra existente.
  1. Na caixa de entrada do Outlook, no menu Ferramentas , clique em Assistente de regras .
  2. Na caixa Aplicar alterações a esta pasta , clique na pasta que contém a regra que você deseja copiar.
  3. Na caixa Aplicar regras na seguinte ordem , clique na regra que você deseja copiar e, em seguida, clique em Copiar .
  4. Clique na pasta que você deseja copiar a regra e, em seguida, clique em OK
  5. Clique em Modificar e siga as instruções no Assistente de regras para modificar as condições conforme necessário.
• Basear uma regra em uma mensagem.
  1. Botão direito do mouse clique na mensagem que você deseja basear a regra.
  2. Clique em Criar regra
  3. O Assistente de regras já é preenchido com informações básicas da mensagem. Siga as instruções no Assistente de regras para modificar as condições conforme necessário.
  - ou -
  
  
  1. Abra a mensagem que você deseja basear a regra.
  2. No menu ações , clique em Criar regra .

Como modificar regras

1. Na caixa de entrada do Outlook, no menu Ferramentas , clique em Assistente de regras .
2. Na caixa Aplicar regras na seguinte ordem , clique na regra que você deseja modificar.
3. Clique em Modificar .
4. Clique em Avançar .
5. Siga as instruções no Assistente de regras.
6. Se você selecionar outro modelo ou clique em Iniciar com base em uma regra em branco, você receberá a seguinte solicitação:

Clique em não se você quiser continuar usando o modelo que a regra foi criada com.

Como excluir regras

1. Na caixa de entrada do Outlook, no menu Ferramentas , clique em Assistente de regras .
2. Na caixa Aplicar regras na seguinte ordem , clique na regra que deseja excluir.
3. Clique em Excluir .

Como as regras são aplicadas

Quando você cria uma regra, você designar se deseja aplicá-lo quando as mensagens chegarem na caixa de entrada, ou quando você enviar mensagens.

As regras são aplicadas na ordem em que aparecem na caixa Aplicar regras na seguinte ordem no Assistente de regras. Você pode mover as regras de cima ou para baixo na caixa clicando para selecionar uma regra e, em seguida, clicando em Mover para cima ou Mover para baixo .

Como executar regras em um servidor do Exchange

Se você usar o Exchange Server, as regras são armazenadas em uma mensagem oculta chamada Outlook Message Manager no armazenamento do Exchange.

Novo recurso: nessa opção somente máquina

Haverá momentos em que você precisará criar uma regra que é específica para um computador. Por exemplo, uma regra move uma mensagem que atende a determinados critérios para um local em um arquivo armazenado localmente de pastas particulares (.pst).

Para esse tipo de regra, use a opção neste computador somente quando você cria a regra. Embora essa condição se aplica somente quando você se conecta à sua caixa de correio a partir do computador em que a regra foi criada, a regra ainda está armazenada na troca de armazenar e, portanto, podem ser exibidos e até mesmo modificado de qualquer computador.

Referências

Para obter mais informações, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de dados de Conhecimento da Microsoft: