Comment faire pour utiliser la fonctionnalité de disponibilité Internet dans Outlook

Le service de disponibilité Internet est une fonctionnalité de Microsoft Outlook qui vous permet de connaître les périodes de disponibilité des autres utilisateurs et donc de planifier efficacement vos réunions. Les utilisateurs de Microsoft Outlook ont la possibilité de publier leurs informations de disponibilité sur un serveur de fichiers URL (Uniform Resource Locator) spécifié par l'utilisateur. Vous pouvez partager ce serveur de fichiers URL avec tous les utilisateurs ou le limiter à un ensemble d'utilisateurs spécifique.

Le service de disponibilité Internet est basé sur une norme IETF (Internet Engineering Task Force) nommée iCal. Le service de disponibilité Internet utilise une partie de la norme iCal appelée iCalendar, une nouvelle norme relative au format et au stockage des informations d'agenda. iCalendar définit une structure pour la représentation des informations de disponibilité d'une manière normalisée

Cet article explique :

• comment publier des informations de disponibilité sur Internet ;
• comment afficher les informations de disponibilité d'autres personnes sur Internet ;
• comment définir le chemin de recherche de disponibilité global pour tous les contacts ;
• comment définir le chemin de recherche de disponibilité pour un contact spécifique ;
• comment planifier une réunion en utilisant les informations de disponibilité sur Internet.

Comment faire pour publier des informations de disponibilité sur Internet

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.
2. Sous l'onglet Préférences, cliquez sur Options du calendrier.
3. Cliquez sur Options de disponibilité.
4. Dans Publier sur mon emplacement, tapez le chemin d'accès complet du serveur sur lequel vous publierez vos informations de disponibilité. Vous pouvez utiliser n'importe quel format URL valide, par exemple : http://..., file://\\... ou ftp://.... Voici un exemple de format valide :
   ftp://MonServeur/Freebusy/MonNom.vfb
   Les fichiers de disponibilité ont une extension .vfb.
   
   
5. Cliquez trois fois sur OK pour fermer toutes les boîtes de dialogue.

Remarque Pour les serveurs FTP qui nécessitent une authentification, vous devez procéder comme suit pour configurer le site FTP dans Outlook :

1. Démarrez Outlook.
2. Dans le menu Fichier, cliquez sur Ouvrir, puis sur Fichier de données Outlook.
3. Dans la zone Regarder dans, sélectionnez Ajouter/Modifier des sites FTP.
4. Dans la boîte de dialogue Ajouter/Modifier des sites FTP, tapez l'adresse de votre site FTP dans la zone Nom du site FTP. Le format d'adresse est ftp.site.com, où l'adresse est celle du site FTP. Notez que ftp:// n'est pas requis.
5. Sous Ouvrir une session en tant que, cliquez sur Utilisateur et entrez le nom de l'utilisateur.
6. Renseignez la zone Mot de passe.
7. Cliquez sur Ajouter pour ajouter le site à votre liste de sites FTP. La configuration de cette option conserve les informations d'ouverture de session aux fins de publication sur le site.
8. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Ajouter/Modifier des sites FTP.
9. Cliquez sur Annuler pour fermer la boîte de dialogue Ouvrir le fichier de données Outlook.
10. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.
11. Sous l'onglet Préférences, cliquez sur Options du calendrier, puis cliquez sur Options de disponibilité.
12. Activez la case à cocher Publier sur mon emplacement, puis tapez le chemin d'accès complet du serveur sur lequel vous publierez vos informations de disponibilité. Vous pouvez utiliser n'importe quel format URL valide, tel que : http://..., file://\\... ou ftp://.... Les fichiers de disponibilité ont une extension de nom de fichier .vfb. Voici un exemple de format URL valide :
    ftp://MonServeur/Freebusy/MonNom.vfb

Comment faire pour afficher les informations de disponibilité d'autres personnes sur Internet

Vous pouvez afficher les informations de disponibilité de tous vos contacts qui publient ces données sur Internet. Si tous vos contacts enregistrent ces informations sur le même serveur de disponibilité, vous pouvez définir le chemin de recherche de ces informations globalement pour tous les contacts. Si l'emplacement de ces informations varie d'un contact à l'autre, vous pouvez spécifier un chemin de recherche spécifique à chaque contact.

Comment faire pour définir le chemin de recherche de disponibilité global pour tous les contacts

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.
2. Cliquez sur l'onglet Préférences, puis sur Options du calendrier.
3. Cliquez sur Options de disponibilité.
4. Cliquez sur Publier et rechercher à l'aide du service de disponibilité Internet de Microsoft Office.
5. Dans la zone Emplacements de recherche, tapez le chemin d'accès complet de l'emplacement dans lequel rechercher les informations de disponibilité. Vous pouvez utiliser n'importe quel format URL valide, par exemple : http://..., file://\\... ou ftp://....
   
   Outlook prend en charge les substitutions %NOM% et %SERVEUR%.
   
   Voici un exemple d'utilisation de ces substitutions :
   ftp://%SERVEUR%/Freebusy/%NOM%.vfb
   Dans une adresse SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) simple, Outlook remplace %NOM% par tous les caractères qui se trouvent avant le symbole @ et remplace %SERVEUR% par tous les caractères qui suivent le symbole @.
6. Cliquez trois fois sur OK pour fermer toutes les boîtes de dialogue.

Comment faire pour définir le chemin de recherche de disponibilité pour un contact spécifique

1. Dans le dossier Contacts, double-cliquez sur un contact pour l'ouvrir.
2. Cliquez sur l'onglet Détails.
3. Sous Disponibilité sur Internet, dans la zone Addresse, tapez le chemin d'accès complet de l'emplacement dans lequel rechercher les informations de disponibilité de ce contact. Vous pouvez utiliser n'importe quel format URL valide, par exemple : http://..., file://\\... ou ftp://....
   
   Voici un exemple de format valide :
   ftp://Serveur_contacts/Freebusy/Nom_contact.vfb
   Les informations de disponibilité Internet sont affichées sous l'onglet Planification des rendez-vous et réunions.

Comment faire pour planifier une réunion en utilisant les informations de disponibilité sur Internet

1. Dans le dossier Calendrier, cliquez sur Nouvelle demande de réunion dans le menu Actions.
2. Sous l'onglet Planification, tapez le nom de chaque participant dans la zone Tous les participants.

Outlook suit le chemin d'accès URL (tel que spécifié précédemment) pour les personnes invitées et insère automatiquement leurs informations de disponibilité dans le planificateur.

Par défaut, Outlook publie et récupère les informations de disponibilité toutes les 15 minutes. Vous pouvez modifier cet intervalle manuellement en pointant sur Envoyer/Recevoir dans le menu Outils, puis en cliquant sur Informations de disponibilité. Cette action met immédiatement à jour les informations de disponibilité.

La version 1.6 de l'Assistant Publication de sites Web fonctionne avec Microsoft Windows 2000 dans certains cas, en fonction de la configuration de votre réseau. Toutefois, le programme n'a pas été testé et n'est pas pris en charge. La version 1.6 de l'Assistant peut être téléchargée à partir du site Web de Microsoft à l'adresse suivante (en anglais) :