Utilizzo della funzionalità Disponibilità su Internet in Outlook

Disponibilità su Internet è una funzionalità di Microsoft Outlook che consente di conoscere la disponibilità di altri utenti allo scopo di pianificare le riunioni in modo efficace. Gli utenti di Outlook hanno la possibilità di pubblicare le informazioni sulla propria disponibilità su un file server URL (Uniform Resource Locator) specificato dall'utente. Questo file server URL può essere condiviso con tutti gli utenti o solo con un determinato gruppo di utenti.

La funzionalità Disponibilità su Internet si basa su uno standard IETF (Internet Engineering Task Force) denominato iCal. Utilizza una parte dello standard iCal denominata iCalendar, uno standard emergente per la formattazione e la memorizzazione delle informazioni di pianificazione. iCalendar definisce una struttura per la rappresentazione standardizzata delle informazioni sulla disponibilità.

In questo articolo vengono affrontati i seguenti argomenti:

• Pubblicazione di informazioni sulla disponibilità su Internet.
• Visualizzazione delle informazioni sulla disponibilità di altri utenti su Internet.
• Impostazione del percorso di ricerca globale delle informazioni sulla disponibilità per tutti i contatti.
• Impostazione del percorso di ricerca delle informazioni sulla disponibilità di un determinato contatto.
• Pianificazione di una riunione utilizzando le informazioni sulla disponibilità su Internet.

Pubblicazione di informazioni sulla disponibilità su Internet

1. Scegliere Opzioni dal menu Strumenti.
2. Nella scheda Preferenze fare clic su Opzioni calendario.
3. Fare clic su Opzioni disponibilità.
4. In Pubblica nel percorso specificato digitare il percorso completo del server in cui verranno pubblicate le informazioni sulla disponibilità. È possibile utilizzare qualsiasi formato URL valido, ad esempio: http://..., file://\\... o ftp://.... Di seguito è riportato un esempio di formato valido:
   ftp://NomeServer/Freebusy/NomeUtente.vfb
   I file relativi alla disponibilità hanno estensione vfb.
   
   
5. Scegliere OK tre volte per chiudere tutte le finestre di dialogo.

Nota Per i server FTP che richiedono l'autenticazione, è necessario attenersi alla seguente procedura per configurare il sito FTP in Outlook:

1. Avviare Outlook.
2. Scegliere Apri dal menu File, quindi File di dati di Outlook.
3. Nella casella Cerca in selezionare Aggiungi/modifica percorsi FTP.
4. Nella casella Nome del sito FTP della finestra di dialogo Aggiungi/modifica percorsi FTP digitare l'indirizzo del sito FTP. Il formato dell'indirizzo è ftp.site.com, dove l'indirizzo corrisponde all'indirizzo del sito FTP. Non è necessario utilizzare il formato ftp://.
5. In Accedi come fare clic su Utente e immettere il nome utente.
6. In Password digitare la password.
7. Fare clic su Aggiungi per aggiungere il sito all'elenco di siti FTP. Con la configurazione di questa opzione vengono mantenute le informazioni di accesso per la pubblicazione sul sito.
8. Scegliere OK per chiudere la finestra di dialogo Aggiungi/modifica percorsi FTP.
9. Fare clic su Annulla per chiudere la finestra di dialogo Apri file di dati di Outlook.
10. Scegliere Opzioni dal menu Strumenti.
11. Nella scheda Preferenze fare clic su Opzioni calendario, quindi su Opzioni disponibilità.
12. Selezionare la casella di controllo Pubblica nel percorso specificato, quindi digitare il percorso completo del server in cui verranno pubblicate le informazioni sulla disponibilità. È possibile utilizzare qualsiasi formato URL valido, ad esempio http://..., file://\\... o ftp://.... I file relativi alla disponibilità hanno estensione vfb. Di seguito è riportato un esempio di formato URL valido:
    ftp://NomeServer/Freebusy/NomeUtente.vfb

Visualizzazione delle informazioni sulla disponibilità di altri utenti su Internet

È possibile visualizzare le informazioni relative alla disponibilità di tutti i contatti che abbiano pubblicato questi dati su Internet. Se tutti i contatti memorizzano queste informazioni sullo stesso server dei dati di disponibilità, è possibile impostare il percorso di ricerca globale di tali informazioni per tutti i contatti. Se invece la posizione di queste informazioni varia a seconda del contatto, è possibile impostare il percorso di ricerca specifico per ciascun contatto.

Impostazione del percorso di ricerca globale delle informazioni sulla disponibilità per tutti i contatti

1. Scegliere Opzioni dal menu Strumenti.
2. Nella scheda Preferenze fare clic su Opzioni calendario.
3. Fare clic su Opzioni disponibilità.
4. Fare clic su Pubblica ed esegui ricerca con il servizio Disponibilità (su Internet) Microsoft Office.
5. Nella casella Posizioni ricerca digitare il percorso completo in cui si desidera cercare le informazioni relative alla disponibilità. È possibile utilizzare qualsiasi formato URL valido, ad esempio: http://..., file://\\... o ftp://....
   
   In Outlook sono supportate le sostituzioni %NAME% e %SERVER%.
   
   Di seguito è riportato un esempio relativo all'utilizzo di queste sostituzioni:
   ftp://%SERVER%/Freebusy/%NAME%.vfb
   In un indirizzo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) in Outlook, %NAME% viene sostituito con tutti i caratteri che precedono il simbolo @ e %SERVER% con tutti i caratteri che seguono il simbolo @.
6. Scegliere OK tre volte per chiudere tutte le finestre di dialogo.

Impostazione del percorso di ricerca delle informazioni sulla disponibilità di un determinato contatto

1. Nella cartella Contatti fare doppio clic per aprire un contatto.
2. Fare clic sulla scheda Dettagli.
3. Nella casella Indirizzo della sezione Disponibilità Internet digitare il percorso completo in cui si desidera cercare le informazioni sulla disponibilità del contatto nella casella. È possibile utilizzare qualsiasi formato URL valido, ad esempio: http://..., file://\\... o ftp://....
   
   Di seguito è riportato un esempio di formato valido:
   ftp://ServerContatto/Freebusy/NomeContatto.vfb
   Le informazioni sulla disponibilità pubblicate su Internet vengono visualizzate nella scheda Pianificazione di appuntamenti e riunioni.

Pianificazione di una riunione utilizzando le informazioni sulla disponibilità su Internet

1. Nella cartella Calendario scegliere Nuova convocazione riunione dal menu Azioni.
2. Nella casella Tutti i partecipanti della scheda Pianificazione digitare il nome di ciascun partecipante.

Viene utilizzato il percorso URL specificato in precedenza per ciascun invitato e le informazioni relative alla disponibilità vengono inserite automaticamente nella pianificazione.

Per impostazione predefinita, le informazioni sulla disponibilità vengono pubblicate e recuperate ogni 15 minuti. Questa cadenza può essere ignorata scegliendo Invia e ricevi dal menu Strumenti e facendo clic su Informazioni disponibilità. In questo modo, le informazioni sulla disponibilità verranno aggiornate immediatamente.

La Pubblicazione guidata sul Web versione 1.6 funziona con Microsoft Windows 2000 in alcuni casi, a seconda della configurazione di rete. Si tratta tuttavia di una versione non collaudata e non supportata. La versione 1.6 della procedura guidata può essere scaricata dal seguente sito Web Microsoft (informazioni in lingua inglese):