Como utilizar a funcionalidade de agendas de grupo no Outlook

Este artigo detalhes funcionalidade a funcionalidade de agendas de grupo no Microsoft Outlook.

Agendas de grupo permitem ver as agendas combinadas de indivíduos, recursos ou pastas públicas do calendário e agendar reuniões com o grupo inteiro ou com os membros individuais do grupo. Em versões anteriores do Outlook, um pedido de reunião criado e preenchido para alcançar isso. Com agendas de grupo, este agrupamento pode ser guardado para posterior acesso.

Como criar agendas de grupo

Pode criar uma agenda de grupo numa pasta Calendário ou uma pasta pública de calendário num computador com o Microsoft Exchange Server. Agendas de grupo criadas numa pasta pública do Exchange podem ser utilizadas por outros utilizadores que têm acesso a essa pasta pública.

Utilize os seguintes passos para criar um novo grupo de esquema e adicionar os membros do grupo:

1. Localize a pasta Calendário pretendida.
2. Clique no menu Acções , clique em Ver agendas de grupo ou clique no botão programas na barra de ferramentas padrão.
3. Na caixa de diálogo Agendas de grupo , clique em Novo .
4. Na caixa de diálogo Criar nova agenda de grupo , escreva um nome descritivo para a nova agenda de grupo. Verifique o nome antes de clicar OK , uma vez que não é possível alterar o nome mais tarde.
5. Clique em OK .
6. Para adicionar membros do grupo, escreva um nome de utilizador, endereço de correio electrónico ou alias de correio electrónico, ou clique no botão Adicionar outros e, em seguida, seleccione para adicionar utilizadores a partir de um livro de endereços.
7. Depois de adicionar os membros do grupo pretendido, clique em Guardar e fechar .

Pode agora abrir a nova agenda de grupo a caixa de diálogo Ver agendas de grupo .

Como adicionar pastas públicas

Adicionar uma pasta pública de calendário a uma agenda de grupo apresenta as informações Free/Busy para essa pasta pública de calendário. Isto é útil quando vários utilizadores armazenam informações da reunião ou compromissos numa pasta pública de calendário do Exchange. Para adicionar uma pasta pública de calendário como um membro do grupo, utilize os seguintes passos:

1. Localize a pasta Calendário pretendida.
2. Clique no menu Acções , clique em Ver agendas de grupo ou clique no botão programas na barra de ferramentas padrão.
   
3. Na caixa de diálogo Agendas de grupo , faça clique sobre o calendário de grupo que pretende modificar e, em seguida, clique em Abrir . Se ainda não existir uma agenda de grupo, consulte a secção "Criar agendas de grupo" deste artigo.
4. Clique em OK .
5. Para adicionar uma pasta pública de calendário para membros do grupo, clique no botão Adicionar outros e, em seguida, clique para adicionar uma pasta pública.
6. Na caixa de diálogo Seleccionar pasta , localize uma pasta pública de calendário e, em seguida, clique em OK .
7. Depois de adicionar a pasta pública de calendário pretendida, clique em Guardar e fechar .

A caixa de diálogo agenda de grupo

A caixa de listagem pendente zoom

A caixa de listagem drop-down Zoom permite ver mais ou menos horas na caixa de diálogo informações de disponibilidade . A caixa de diálogo Agenda de grupo pode ser maximizada ou redimensionada, conforme necessário.

Botão de opções

Se clicar no botão Opções mostrado um menu. No menu, aparece a opção Mostrar horas de trabalho . Se esta opção estiver activada, mostrar apenas horas de trabalho, consoante a definição encontrada quando clica no menu Ferramentas , clique em Opções e, em seguida, clique no botão Opções de calendário no separador Preferências . Além disso, o botão Opções tem a opção de informações de Disponibilidade actualizar .

Criar um botão de reunião

Se clicar no botão de Realizar reunião mostrado um menu. No menu, dispõe de opções para criar uma nova reunião com o membro do grupo seleccionado ou com todos os membros do grupo. Se o membro do grupo seleccionado for um recurso (sala de conferências, partilhada equipamento de escritório, etc.), pode optar por agendar uma reunião com esse membro do grupo como um recurso. Além disso, o botão de Realizar reunião tem opções para o membro do grupo seleccionado ou todos os membros do grupo de correio electrónico.

Como agendas de grupo utilizar num ambiente Microsoft Exchange Server

Visualizar detalhes de calendário

Clicando em Opções na caixa de diálogo Agenda de grupo apresenta um menu com a opção para Mostrar detalhes de calendário . Quando clica para seleccionar a opção Mostrar detalhes de calendário , os detalhes de Free/Busy para compromissos e reuniões aparecem na caixa de diálogo Free/Busy , se o proprietário de caixa de correio do Exchange Server lhe deu, pelo menos, permissões de revisor para a pasta Calendário.

Itens de visualização privada

Itens marcados como privados não mostrará detalhes Free/Busy a menos que o calendário partilhado proprietário dá-lhe delegar controlo para o respectivo calendário e seleccione a opção para activar os delegados ver itens privados. O delegado pode configurar essa definição seleccionando a caixa de verificação delegado pode ver os meus itens privados , que pode ser acedida clicando no menu Ferramentas , clicando em Opções e, em seguida, clicando no botão permissões no separador delegados .

Partilha de agendas de grupo

Pode partilhar agendas de grupo criando-lhes um calendário de pasta pública. Tem de ter permissões de proprietário para a pasta pública de calendário para poder criar agendas de grupo na mesma. Atribuir permissões para o calendário de pasta pública para aqueles que pretende aceder a esse agendas de grupo.

Problemas conhecidos

O Microsoft ActiveSync 3.1 não reconhece o grupo de programas.

Quando utiliza o ActiveSync 3.1 para sincronizar o calendário do Outlook, agendas de grupo armazenados na pasta Calendário também sincronizados, mas são apresentados como itens de calendário não reconhecido. O assunto do compromisso no aparelho portátil pode conter uma cadeia longa, semelhante a "{B911D251-1842-4720-A131-F164B6C99078}" (sem as aspas).

Não elimine o item no computador de bolso porque este pode eliminar a agenda de grupo do Outlook da próxima vez que sincroniza. Além disso, quando criar e guardar uma nova agenda de grupo, poderá receber a seguinte mensagem de erro: A Microsoft confirmou que este é um problema no Microsoft ActiveSync 3.1. Este problema foi corrigido no Microsoft ActiveSync 3.5. Para obter informações sobre como obter a versão mais recente do ActiveSync, visite o seguinte Web site: