OL2002: Como Usar as Agendas de Grupo do Outlook 2002

O Microsoft Outlook 2002 possui um novo recurso chamado Agendas de Grupo. Este artigo detalha a funcionalidade do recurso Agendas de Grupo.

O recurso Agendas de Grupo possibilita a exibição das agendas combinadas de indivíduos, de recursos ou Calendário em pasta pública e agendar as reuniões com todo o grupo ou com membros individuais do grupo. Em versões anteriores do Outlook, uma solicitação de reunião era criada e preenchida para atingir esta condição. Com o recurso Agendas de Grupo, esta criação de grupo pode ser salva para acesso posterior.

Como Criar Agendas de Grupo

Você pode criar uma Agenda de Grupo em uma pasta de Calendário ou pasta pública de Calendário no Microsoft Exchange Server. As Agendas de Grupo que você cria em uma pasta pública do Exchange podem ser usadas pelos outros que possuem acesso a essa pasta pública.

Use os seguintes passos para criar uma nova Agenda de Grupo e adicionar membros ao grupo:

1. Localize a pasta do Calendário desejada.
2. Clique no menu Ações, clique em Exibir Agendas de Grupo, ou clique no botão Agendas na barra de ferramentas padrão.
3. Na caixa de diálogo Agendas de Grupo, clique em Novo.
4. Na caixa de diálogo Criar Nova Agenda de Grupo, digite um nome descritivo para a nova Agenda de Grupo. Verifique o nome antes de clicar em OK porque você não pode alterar o nome posteriormente.
5. Clique em OK.
6. Para acrescentar Membros ao Grupo, digite um nome de usuário, endereço de e-mail ou apelido de e-mail, ou clique no botãoAdicionar Outros, e em seguida selecione para adicionar usuários de um Catálogo de Endereços.
7. Após adicionar os membros de grupo desejados, clique em Salvar e Fechar.

Agora você pode abrir a nova Agenda de Grupo na caixa de diálogo Exibir Agendas de Grupo .

Como Adicionar Pastas Públicas

Adicionando uma Pasta Pública de Calendário em uma Agenda de Grupo você exibe as informações de disponibilidade dessa Pasta Pública de Calendário. Isto é útil quando múltiplos usuários armazenam informações de compromissos ou reuniões em uma pasta pública de Calendário do Exchange. Para adicionar uma pasta pública de Calendário como Membro de Grupo, use os seguintes passos:

1. Localize a pasta do Calendário desejada.
2. Clique no menu Ações, clique em Exibir Agendas de Grupo, ou clique no botão Agendas na barra de ferramentas padrão.
   
3. Na caixa de diálogo Agendas de Grupo, clique no Calendário de Grupo que deseja modificar, e em seguida clique emAbrir. Se uma Agenda de Grupo ainda não existe, veja a seção deste artigo "Criando Agendas de Grupo" .
4. Clique em OK.
5. Para adicionar uma pasta pública de Calendário aos membros do Grupo, clique no botão Adicionar Outros, e em seguida clique em adicionar uma pasta pública.
6. Na caixa de diálogo Selecionar Pasta, localize uma pasta pública de Calendário, e em seguida clique OK.
7. Após adicionar a pasta pública de Calendário desejada, clique em Salvar e Fechar.

A Caixa de Diálogo Agenda de Grupo

A Caixa de Lista Suspensa de Zoom

A caixa de lista suspensa de Zoom habilita você a visualizar mais ou menos horas na caixa de diálogoInformações de disponibilidade. A caixa de diálogo Agenda de Grupo pode ser maximizada ou redimensionada, conforme for necessário.

Botões de Opção

Ao clicar no botão Opções um menu é exibido. No menu, aparece a opção Exibir Apenas Horário de Trabalho. Se esta opção estiver habilitada, ela mostra somente as horas de trabalho, com base na configuração encontrada quando você clica no menu Ferramentas, clique em Opções, e em seguida clique no botão Opções de Calendáriona guia Preferências. Também, o botão Opções possui a opção Atualizar informações de disponibilidade.

O Botão Marcar Reunião

Ao clicar no botão Marcar Reunião um menu é exibido. No menu, você tem opções para criar uma nova reunião com o Membro do Grupo selecionado ou com todos os Membros do Grupo. Se o Membro do Grupo selecionado for um recurso (sala de conferência, equipamento de escritório compartilhado, etc), você pode selecionar para programar uma reunião com esse Membro do Grupo como um recurso. Também, o botão Marcar Reunião possui opções para enviar e-mail ao Membro do Grupo selecionado ou a todos os Membros do Grupo.

Como Usar Agendas de Grupo em um Ambiente do Microsoft Exchange Server

Exibindo Detalhes do Calendário

Clicando em Opções na caixa de diálogo Agenda de Grupo um menu é exibido com a opção para Exibir Detalhes de Calendário. Quando você clica para selecionar a opção Exibir Detalhes do Calendário, os detalhes de disponibilidade para compromissos e reuniões aparecem na caixa de diálogo Disponibilidades se o proprietário da caixa de correio do Exchange Server concedeu a você pelo menos as permissões de Revisor para a pasta de Calendário deles.

Exibindo Itens Particulares

Itens marcados como Particulares não exibirão os detalhes de Disponibilidade a menos que o proprietário do Calendário compartilhado delegue a você o controle do Calendário dele e marque a opção para habilitar direitos para exibir itens Particulares O representante pode configurar essa configuração marcando a caixa de seleção Representante pode ver meus itens particulares, os quais podem ser acessados clicando no menu Ferramentas, clicando em Opções, e em seguida clicando no botão Permissões na guia Representante.

Compartilhamento de Agendas de Grupo

Você pode compartilhar Agendas de Grupo criando-as em uma pasta pública de Calendário. Você deve ter as permissões do Proprietário para acessar a pasta pública de Calendário antes de você criar as Agendas de Grupo nela. Atribua permissões à pasta pública de Calendário para aqueles que você gostaria que acessassem essas Agendas de Grupo.

Questões Conhecidas

O Microsoft ActiveSync 3.1 não reconhece as Agendas de Grupo.

Quando você usa o ActiveSync 3.1 para sincronizar seu Calendário do Outlook, as Agendas de Grupo armazenadas na pasta Calendário também sincronizam, mas aparecem como itens de compromisso irreconhecíveis. O assunto do compromisso no computador de mão pode conter um segmento longo, similar a "{B911D251-1842-4720-A131-F164B6C99078}" (sem aspas).

Não exclua o item em seu computador de mão porque isto pode apagar a Agenda de Grupo do Outlook na próxima vez que você sincronizar. Também, quando você criar e salvar uma nova Agenda de Grupo, você pode receber a seguinte mensagem de erro: A Microsoft confirmou que este é um problema no Microsoft ActiveSync 3.1. Esta questão foi corrigida no Microsoft ActiveSync 3.5. Para obter informações sobre como obter a versão mais recente do ActiveSync, favor visitar o seguinte Web site: