文章編號: 293162 - 上次校閱: 2003年3月5日 - 版次: 1.0

OL2002：如何使用 Outlook 2002 的「群組排程」功能

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結論

Microsoft Outlook 2002 有一個新功能，名為「群組排程」。本文將詳細討論「群組排程」的功能。
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其他相關資訊

群組排程可讓您檢視個人、資源或 [行事曆] 公用資料夾等的合併排程，然後排定與整個群組或群組中個人的會議。在舊版的 Outlook 中若要完成這樣的工作，您必須建立並傳播一個會議要求。有了「群組排程」，您可以儲存這個群組以供將來存取。
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如何建立群組排程

您可以在 Microsoft Exchange Server 上的 [行事曆] 資料夾或 [行事曆] 公用資料夾上建立一個「群組排程」。您在 [行事曆] 公用資料夾所建立的「群組排程」，可存取該公用資料夾的其他使用者亦可使用。

使用下列步驟建立新的「群組排程」並新增群組成員：
  1. 找出需要的 [行事曆] 資料夾。
  2. 按一下 [執行] 功能表，按一下 [檢視群組排程]，或者按一下標準工具列上的 [行程] 按鈕。
  3. 在 [群組排程] 對話方塊中，按一下 [新增]。
  4. 在 [建立新的群組排程] 對話方塊中，鍵入新群組排程的描述性名稱。在按一下 [確定] 之前請先確認該名稱，因為之後即無法變更此名稱。
  5. 按一下 [確定]。
  6. 若要新增群組成員，請鍵入使用者名稱、電子郵件地址或電子郵件別名，或按一下 [新增其他人] 按鈕，然後選擇從 [通訊錄] 中新增使用者。
  7. 在加入您要的群組成員之後，按一下 [儲存並關閉]。
現在您可以開啟新的「群組排程」和 [檢視群組排程] 對話方塊。
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如何新增公用資料夾

新增行事曆公用資料夾至群組排程顯示了該行事曆公用資料夾的空閒/忙碌中資訊。當許多使用者將約會或會議資訊儲存在 Exchange 行事曆公用資料夾時，這個功能就相當有用。 若要新增行事曆公用資料夾作為群組成員，請使用下列步驟：
  1. 找出您要的 [行事曆] 資料夾。
  2. 按一下 [執行] 功能表，按一下 [檢視群組排程]，或按一下標準工具列上的 [行程] 按鈕。
  3. 在 [群組排程] 對話方塊中，按一下想修改的群組行事曆，再按一下 [開啟]。如果「群組排程」不存在，請參閱本文中的＜建立群組排程＞一節。
  4. 按一下 [確定]。
  5. 若要新增行事曆公用資料夾至群組成員中，請按一下 [新增其他人] 按鈕，再按一下「新增公用資料夾」。
  6. 在 [選擇資料夾] 對話方塊中，找出行事曆公用資料夾，再按 [確定]。
  7. 在加入您要的行事曆公用資料夾之後，按一下 [儲存並關閉]。
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[群組排程] 對話方塊

[顯示比例] 下拉式清單方塊

下拉式清單方塊 [顯示比例] 可讓您在 [空閒/忙碌中資訊] 對話方塊中看到較多或較少小時的資料。 [群組排程] 對話方塊可以依您的需要放到最大或改變大小。

[選項] 按鈕

按一下 [選項] 按鈕之後會顯示一個功能表。這個功能表中會出現 [僅顯示工作時數] 選項。若啟用了這個選項，則它只會顯示上班時間。您可以按一下 [工具] 功能表，按一下 [選項] ，再按一下 [偏好] 索引標籤中的 [行事曆選項] 按鈕，即可設定這個時間。同時， [選項] 按鈕中也有 [更新空閒/忙碌中] 資訊的選項。

[召開會議] 按鈕

按一下 [召開會議] 按鈕之後會顯示一個功能表。在此功能表中，您可以選擇與選定的群組成員或者與所有群組成員開會。若選定的「群組成員」是一個資源 (會議室、公用的辦公設備等)，您可以選擇讓該「群組成員」作為資源，排定一個會議。同時， [召開會議] 按鈕中也有選項，可以將選定的群組成員或所有群組成員以電子郵件寄出。

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如何在 Microsoft Exchange Server 環境中使用群組排程

檢視行事曆詳細資料

按一下 [群組排程] 對話方塊中的 [選項] ，會顯示具有 [顯示行事曆詳細資料] 選項的功能表。當您按一下選取 [顯示行事曆詳細資料] 選項時，約會與會議的空閒/忙碌中詳細資料便會出現在 [空閒/忙碌中] 對話方塊，但 Exchange Server 信箱擁有者至少要給予您其 [行事曆] 資料夾的「檢閱者」(Reviewer) 權限。

檢視私人項目

標示為 [私人] 的項目不會顯示空閒/忙碌中詳細資料，除非共用行事曆擁有者給您其行事曆的代理人控制權，並勾選了啟用代理人以檢視私人項目的選項。代理人可以藉由勾選 [委託人可看到我的私人項目] 核取方塊，即可設定該選項。此核取方塊可以藉由按一下 [工具] 功能表，按一下 [選項]，再按一下 [代理人] 索引標籤上的 [權限] 按鈕來存取。

共用群組排程

藉由將群組排程建立在行事曆公用資料夾內，即可共用群組排程。您必須具有行事曆公用資料夾的 [擁有人] 權限，才能在其中建立群組排程。請替您希望他們能夠存取群組排程的使用者指派行事曆公用資料夾的使用權限。
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已知的問題

Microsoft ActiveSync 3.1 無法辨識群組排程。

當您使用 ActiveSync 3.1 替您的 Outlook 行事曆進行同步處理時，儲存在 [行事曆] 資料夾內的「群組排程」也會一併進行同步處理，但會被視為無法辨識的約會項目。手持式電腦上的約會主旨可能是一串很長的字串，例如 "{B911D251-1842-4720-A131-F164B6C99078}" (不包括雙引號)。

請勿刪除您手持式電腦中的這個項目，因為這樣一來，下次進行同步處理時，「群組排程」也會從 Outlook 中被刪除掉。同時，當您建立和儲存新的群組排程時，可能會收到下列錯誤訊息：
由於發生錯誤 80180b04，因此無法從 Microsoft Outlook 中讀取一個約會。
這個項目將無法與行動裝置進行同步處理。
Appointment {B911D251-1842-4720-A131-F164B6C99078} - My Team's Schedule
開始時間:10/26/2001 5:00:00 P.M.
結束時間:10/26/2001 6:00:00 P.M.
Microsoft 已確認 Microsoft ActiveSync 3.1 中確實有這個問題。 在 Microsoft ActiveSync 3.5 中已修正這個問題。如需如何取得 ActiveSync 最新版本的資訊，請參訪下列網站：
http://www.microsoft.com/mobile/pocketpc/downloads (http://www.microsoft.com/mobile/pocketpc/downloads)
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這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Outlook 2002 Standard Edition
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關鍵字：?
kbinfo KB293162
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