Hoe u kunt afdruk samenvoegen gebruiken om standaardbrieven te maken in Word

In dit artikel wordt beschreven hoe u de functie Afdruk samenvoegen standaardbrieven maken in Microsoft Word.

Voor meer informatie over het uitvoeren van andere typen bestanden en over het samenvoegen van andere typen gegevens, en bekijk de lijst met artikelen in de sectie verwijzingen over het oplossen van problemen.

Zie de verklarende woorden lijst voor een beschrijving van de in dit artikel gebruikte termen sectie.

De volgende procedure wordt beschreven hoe u een standaardbrief maakt, koppelt een gegevensbron, opmaken en de documenten samenvoegt.

Een samen voeg bewerking starten

Een samen voeg bewerking start. Hiertoe volgt u onderstaande stappen, al naargelang de versie van Word die u gebruikt.

Microsoft Word 2002

Op deHulp programma'smenu, klikt u opBrieven en verzend lijsten, en klik vervolgens opWizard Afdruk samenvoegen.

Microsoft Office Word 2003

Op deHulp programma'smenu, klikt u opBrieven en verzend lijsten, en klik vervolgens opAfdruk samenvoegen.

Microsoft Office Word 2007

Op deVerzend lijstenen klik opSamen voeg bewerking starten, en klik vervolgens opDe Wizard Afdruk samenvoegen Step by Step.

Documenttype selecteren

1. In deAfdruk samenvoegenhet taak venster, klikt u opLetters. Hierdoor kunt u brieven verzenden naar een groep mensen en de resultaten van de brief die iedere persoon krijgt een persoonlijk tintje geven.
2. Klik opVolgende: Begin document.

Begin document selecteren

1. Klik op een van de volgende opties:
   • Het huidige document gebruikenGebruik het geopende document als uw hoofd document.
   • Beginnen met een sjabloon: Selecteer een van de samen voeg bewerking en-klare sjablonen.
   • Starten vanuit bestaand document: Open een bestaand document wilt gebruiken als uw belangrijkste samenvoegen document.
2. In deAfdruk samenvoegenhet taak venster, klikt u opVolgende: Adressen selecteren.

Geadresseerden selecteren

Wanneer u open of maak een gegevensbron met behulp van afdruk samenvoegen Wizard u aan dat Word specifieke variabele informatie voor gebruiken de samen voeg bewerking. Gebruik een van de volgende manieren aan het hoofd document en de gegevensbron.

Methode 1: Gebruik een bestaande gegevensbron

Een bestaande gegevensbron gebruiken, gaat u als volgt te werk:

1. In deAfdruk samenvoegenhet taak venster, klikt u opEen bestaande lijst gebruiken.
2. In deEen bestaande lijst gebruikensectie, klikt u opBladeren.
3. In deGegevensbron selecterendialoog venster Selecteer het bestand dat de variabele bevat informatie die u wilt gebruiken en klik vervolgens opOpen.
   
   OpmerkingAls de gegevensbron niet in de lijst met bestanden voorkomt, selecteert u het juiste station en de map. Selecteer indien nodig de gewenste optie in deAlle gegevensbronnenlijst. Selecteer het bestand en klik vervolgens opOpen.
   
   Word geeft deGeadresseerden voor Afdruk samenvoegenhet dialoog venster. U kunt sorteren en de gegevens desgewenst bewerken .
4. Klik opOKom terug te keren naar het hoofd document.
5. Sla het hoofd document.
   
   Wanneer u het hoofd opslaan op dit moment document u ook opslaan van de gegevensbron en de gegevensbron koppelen het hoofd document.
6. Typ de naam die u wilt toekennen aan het hoofd document en Klik vervolgens opOpslaan.

Methode 2: Gebruik namen uit een lijst met contact personen voor Microsoft Outlook

Gebruik Contact personen in Outlook, gaat u als volgt te werk:

1. Klik in het taakvenster afdruk samenvoegenVolgende: Adressen selecteren.
2. Klik opSelecteer in Outlook contact personen.
3. In deSelecteren uit Outlook-contactpersonensectie, klikt u opContact personen map kiezen.
4. In deSelecteer de map met contact personen lijsthet dialoog venster, selecteer de Outlook contact map die u wilt personen, en Klik vervolgens opOK.
   
   Word geeft deGeadresseerden voor Afdruk samenvoegenhet dialoog venster. U kunt sorteren en bewerken van uw gegevens als u wilt.
5. Klik opOKom terug te keren naar het hoofd document.

Methode 3: Maak een data base met namen en adressen

Een nieuwe data base maakt, gaat u als volgt te werk:

1. Klik in het taakvenster afdruk samenvoegenVolgende: Geadresseerden selecteren.
2. Klik opEen nieuwe lijst typen.
3. Klik opMaken.
   
   HetNieuwe adreslijsthet dialoog venster wordt weer gegeven. Voer het adres in het dialoog venster. gegevens voor elke record. Als er geen gegevens voor een bepaald veld Laat het vak leeg.
   
   Standaard wordt het lege velden. De samenvoeging is daarom niet Als lege items in het gegevens formulier worden beïnvloed. De informatie in elke set formulier vormt een gegevensrecord.
4. Nadat u de informatie voor een record, klikt u opNieuwe postnaar de volgende record.
   
   Een record wilt verwijderen, klikt u opVermelding verwijderen. Naar een specifieke record wilt zoeken, klikt u opVermelding zoeken. Uw lijst wilt aanpassen, klikt u opAanpassen. In deAdreslijst aanpassenhet dialoog venster toevoegen, verwijderen, hernoemen en opnieuw ordenen van de samen voeg bewerking velden.
5. In deNieuwe adreslijsthet dialoog venster, klikt u opOK. In deAdreslijst opslaandialoog venster typt u de naam die u wilt toekennen aan de gegevensbron in deBestandsnaamvak en klik vervolgens opOpslaan.
6. In deGeadresseerden voor Afdruk samenvoegenhet dialoog venster, eventueel die u wilt wijzigen en klik vervolgens opOK.
7. Klik opVolgende: Uw brief schrijvenvoltooien instellen van uw brief.
8. Sla het hoofd document.
   
   Wanneer u het hoofd opslaan op dit moment document u ook opslaan van de gegevensbron en de gegevensbron koppelen het hoofd document.
9. Typ de naam die u wilt toekennen aan het hoofd document en Klik vervolgens opOpslaan.

Ga naar de volgende stap, klikt u opVolgende: Schrijf uw brief.

Uw brief schrijven

In deze stap maakt instellen u uw hoofd document.

1. Typ of toevoegen van tekst en afbeeldingen die u wilt opnemen in de brief.
2. Waar u de variabele informatie veld codes toevoegen weer gegeven. In deAfdruk samenvoegentaakvenster hebt u vier opties:
   • Adres blok: Gebruik deze optie om het opgemaakte adres invoegen.
   • Begroetings regel: Gebruik deze optie om een begroeting met opmaak invoegen.
   • Elektronische post zegel: Gebruik deze optie om elektronische post zegel invoegen.
     
     OpmerkingDeze optie is vereist dat er een softwareprogramma op uw computer geïnstalleerd.
   • Meer artikelen: Gebruik deze optie om afzonderlijke samen voeg velden invoegen. Wanneer u klikt opMeer artikelen, deSamen voeg veld invoegenhet dialoog venster wordt weer gegeven.
     
     OpmerkingZorg ervoor dat de cursor waar u de informatie uit uw gegevensbron invoegen voordat u klikt opMeer artikelen.
     
     In deSamen voeg veld invoegendialoog venster, klikt u op het samen voeg veld dat u gebruiken wilt, en Klik opInvoegen.
     
     OpmerkingU kunt alle velden invoegt Ga terug en toevoegen spaties of lees tekens. U kunt ook één veld invoegen op een tijd stip, sluit deSamen voeg velden invoegendialoog venster kader, geen spaties of lees tekens die u wilt toevoegen en vervolgens Herhaal deze stap voor elke extra samen voeg veld dat u wilt invoegen. U ook kunt opmaken (vet of cursief toepassen) de samen voeg velden alleen Als normale tekst.
3. Wanneer u klaar bent met het bewerken van het hoofd document, klikt u opOpslaanofOpslaan alsop deBestandmenu.
   
   OpmerkingIn Word 2007, klikt u op deMicrosoft Office-knop, en klik vervolgens opOpslaanofOpslaan als.
   
   De bestands naam en klik opOpslaan. Ga naar de volgende stap, klikt u opVoorbeeld van de volgende: Uw letters.

Brief voorbeeld

Deze stap kunt u een voorbeeld van de samengevoegde gegevens, een letter in een tijd. U kunt wijzigingen aanbrengen in uw lijst met geadresseerden of aanpassen afzonderlijke letters.

Ga naar de volgende stap, klikt u opVolgende: De samenvoeging voltooien.

De samenvoeging voltooien

Deze stap wordt de variabele informatie met de standaardbrief samengevoegd. Het samen voeg resultaat kunt u uitvoeren met behulp van een van de volgende opties:

• Afdrukken: Selecteer deze optie voor het verzenden van het samengevoegde document direct naar de printer. Niet mogelijk om het document op het scherm weer geven.
  
  Wanneer u Klik opAfdrukken, deSamenvoegen naar Printerhet dialoog venster wordt weer gegeven. In deSamenvoegen naar Printerhet dialoog venster kunt u kiezen welke records u wilt samenvoegen. Wanneer u klikt opOK, deAfdrukkenhet dialoog venster wordt weer gegeven. Klik opAfdrukkenhet samengevoegde document afdrukken.
• Afzonderlijke brieven bewerken: Selecteer deze optie als het samengevoegde document weer geven op uw scherm.
  
  Wanneer u klikt opAfzonderlijke brieven bewerken, deSamenvoegen naar Nieuw Documenthet dialoog venster wordt weer gegeven. In deSamenvoegen naar Nieuw Documenthet dialoog venster kunt u kiezen welke records samenvoegen. Wanneer u klikt opOK, de documenten worden samengevoegd in een nieuw wordDocument.
  
  Afdrukken de bestand, op deBestandmenu, klikt u opAfdrukken.
  
  OpmerkingIn Word 2007, klikt u op deMicrosoft Office-knop, en klik vervolgens opAfdrukken.

Aanvullende bronnen

Zie de Word samenvoegen ondersteunings bronnen voor het oplossen van problemen. Hiertoe gaat u naar de volgende Microsoft-website:

Verklarende woorden lijst

Adreslijst: Een adreslijst is een bestand dat de gegevens bevat die varieert elk exemplaar van een samengevoegd document. Een gegevensbron kan bijvoorbeeld de naam en het adres van iedere ontvanger van een standaardbrief.

Standaard: Algemene informatie die in elke standaardbrief wordt herhaald adres etiket, envelop of map (catalogus).

Gegevensveld: Een gegevens categorie in een gegevensbron. Een gegevensveld komt overeen met één kolom gegevens in de gegevensbron. De naam van elke gegevensveld wordt vermeld in de eerste rij (veld namen rij) van de gegevensbron. "Post code" en "Achternaam" zijn voorbeelden van namen van gegevens velden.

Gegevensrecord: Een volledige set gerelateerde informatie in een gegevensbron. Een gegevens record correspondeert met één rij gegevens in de gegevensbron. Alle informatie over een klant in een mail ing lijst is een voorbeeld van een gegevens record.

Bestand met scheidings tekens: Een tekstbestand waarin gegevensvelden gescheiden (of met scheidings tekens) door het tabblad tekens of komma's, en gegevens records worden gescheiden door alinea markeringen.

Kop tekst rij: Samen voeg gegevensbron de eerste rij (of record) in een e-mail. Het veld namen rij bevat de veldnamen voor de categorieën van gegevens in de gegevensbron; bijvoorbeeld "Name" en "Plaats". De veld namen rij kan ook worden opgeslagen. in een afzonderlijk document, het veld namen bestand.

Hoofd document: In een samen voeg bewerking, het document dat de tekst bevat en afbeeldingen blijven hetzelfde voor elke versie van het samengevoegde document. voor bijvoorbeeld de afzender en de hoofdtekst van een standaardbrief.

Samen voeg veld: Een tijdelijke aanduiding die u in het hoofd document invoegt. Samen voeg velden Vertel Microsoft Word waar bepaalde informatie uit de gegevensbron ingevoegd. Voeg bijvoorbeeld het samen voeg veld "City" als Word een plaats naam zoals "Parijs", die is opgeslagen in het gegevensveld plaats.

Samengevoegd document: Het document dat wordt gemaakt door de gegevens uit de gegevens samen te voegen bron in het hoofd document.

Voor meer informatie over Word samen voeg bewerkingen, klikt u op de volgende artikel nummers in de Microsoft Knowledge Base: