Artikkel-ID: 294683 - Vis produkter som denne artikkelen gjelder for.
Denne artikkelen ble tidligere utgitt under NO294683
Hvis du vil ha en Microsoft Word 2000-versjon av denne artikkelen, kan du se 212329.
Hvis du vil ha en Microsoft Word 97-versjon av denne artikkelen, kan du se 141922 (denne artikkelen kan være på engelsk).
Vis alt | Skjul alt

På denne siden

Sammendrag

Denne artikkelen beskriver hvordan du bruker funksjonen Utskriftsfletting til å opprette standardbrev i Microsoft Word.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du utfører andre typer utskriftsflettinger, fletting med andre typer data og problemløsing, kan du se gjennom listen over artikler under Referanser.

Hvis du vil ha en beskrivelse av begrepene i denne artikkelen, kan du se under Ordliste.

Følgende fremgangsmåte beskriver hvordan du oppretter et standardbrev, knytter det til en datakilde, formaterer det og fletter dokumentene.

Starte utskriftsfletting

Start utskriftsfletting. Gjør dette ved å følge denne fremgangsmåten, avhengig av hvilken versjon av Word du kjører.

Microsoft Word 2002

Klikk Brev og masseutsendelserVerktøy-menyen, og klikk deretter Veiviser for utskriftsfletting.

Microsoft Office Word 2003

Klikk Brev og masseutsendelserVerktøys-menyen, og klikk deretter Utskriftsfletting.

Microsoft Office Word 2007

Klikk Start utskriftsfletting i kategorien Utsendelser, og klikk deretter Veiviser for trinnvis utskriftsfletting.

Velge dokumenttype

  1. I oppgaveruten Utskriftsfletting klikker du Brev. Med dette kan du sende brev til en gruppe personer, og tilpasse resultatene for brevet som hver person mottar.
  2. Klikk Neste: Oppstartsdokument.

Velge oppstartsdokumentet

  1. Klikk ett av alternativene nedenfor:
    • Bruk gjeldende dokument: Bruk det åpne dokumentet som hoveddokumentet.
    • Start fra mal: Velg en av de ferdige malene for utskriftsfletting.
    • Start fra eksisterende dokument: Åpne et eksisterende dokument som skal brukes som hoveddokumentet for utskriftsfletting.
  2. I oppgaveruten Utskriftsfletting klikker du Neste: Velg mottakere.

Velge mottakere

Når du åpner eller oppretter en datakilde ved å bruke veiviseren for utskriftsfletting, gir du Word beskjed om at det skal bruke et bestemt sett med variable opplysninger for flettingen. Bruk én av følgende metoder for å knytte hoveddokumentet til datakilden.

Metode 1: Bruke en eksisterende datakilde

Følg denne fremgangsmåten for å bruke en eksisterende datakilde:
  1. I oppgaveruten Utskriftsfletting klikker du Bruk en eksisterende liste.
  2. Under Bruk en eksisterende liste klikker du Bla gjennom.
  3. I dialogboksen Velg datakilde velger du filen som inneholder de variable opplysningene du vil bruke, og klikker deretter Åpne.

    Obs!  Hvis datakilden ikke er i listen over filer, velger du den riktige stasjonen og mappen. Velg om nødvendig et passende alternativ i Alle datakilder-listen. Merk filen, og klikk deretter Åpne.

    Dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting vises i Word. Du kan eventuelt sortere og redigere dataene.
  4. Klikk OK for å gå tilbake til hoveddokumentet.
  5. Lagre hoveddokumentet.

    Når du nå lagrer hoveddokumentet, lagrer du også datakilden og knytter den til hoveddokumentet.
  6. Skriv inn navnet du vil gi hoveddokumentet, og klikk deretter Lagre.

Metode 2: Bruke navn fra en Microsoft Outlook-kontaktliste

Bruk denne fremgangsmåten for å bruke en Outlook-kontaktliste:
  1. I oppgaveruten Utskriftsfletting klikker du Neste: Velg mottakere.
  2. Klikk Velg blant Outlook-kontaktene.
  3. I delen Velg blant Outlook-kontaktene klikker du Velg kontaktmappe.
  4. I dialogboksen Velg kontaktlistemappe velger du Outlook-kontaktlisten du vil ha, og deretter klikker du OK.

    Dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting vises i Word. Du kan eventuelt sortere og redigere dataene.
  5. Klikk OK for å gå tilbake til hoveddokumentet.

Metode 3: Opprette en database med navn og adresser

Følg denne fremgangsmåten for å opprette en ny database:
  1. I oppgaveruten Utskriftsfletting klikker du Neste: Velg mottakere.
  2. Klikk Skriv inn en ny liste.
  3. Klikk Opprett.

    Dialogboksen Ny adresseliste vises. I denne dialogboksen skriver du inn adresseinformasjonen for hver post. Hvis det ikke finnes opplysninger for et bestemt felt, lar du boksen være tom.

    Som standard hopper Word over tomme felt. Derfor påvirkes ikke flettingen hvis det er tomme oppføringer i dataskjemaet. Dette settet med opplysninger i hvert skjema utgjør én datapost.
  4. Når du har skrevet inn opplysningene for en post, klikker du Ny oppføring for å flytte til den neste posten.

    Hvis du vil slette en post, klikker du Slett oppføring. Hvis du vil søke etter en bestemt post, klikker du Søk etter oppføring. Klikk Tilpass for å tilpasse listen. I dialogboksen Tilpass adresselisten kan du legge til, slette, gi nytt navn til og ordne om på flettefeltene.
  5. I dialogboksen Ny adresseliste klikker du OK. I dialogboksen Lagre adresseliste skriver du inn navnet du vil gi datakilden, i Filnavn-boksen, og deretter klikker du Lagre.
  6. I dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting gjør du eventuelle endringer, og deretter klikker du OK.
  7. Klikk Neste: Skrive brevet for å avslutte oppsettet av brevet.
  8. Lagre hoveddokumentet.

    Når du nå lagrer hoveddokumentet, lagrer du også datakilden og knytter den til hoveddokumentet.
  9. Skriv inn navnet du vil gi hoveddokumentet, og klikk deretter Lagre.
For å gå videre til neste trinn klikker du Neste: Skriv brevet.

Skrive brevet

I dette trinnet utformer du hoveddokumentet.
  1. Skriv inn eller legg til tekst og grafikk du vil ha med i brevet.
  2. Legg til feltkodene der du vil at den variable informasjonen skal vises. I oppgaveruten Utskriftsfletting har du fire alternativer:
    • Adresseområde: Bruk dette alternativet til å sette inn en formatert adresse.
    • Hilsningslinje: Bruk dette alternativet til å sette inn en formatert hilsning.
    • Elektronisk porto: Bruk dette alternativet til å sette sette inn elektronisk porto.

      Obs!  Dette alternativet krever at du har et portoprogram installert på datamaskinen.
    • Flere elementer: Bruk dette alternativet til å sette inn individuelle flettefelt. Når du klikker Flere elementer, vises dialogboksen Sett inn flettefelt.

      Obs!  Kontroller at markøren er der du vil sette inn informasjonen fra datakilden, før du klikker Flere elementer.

      I dialogboksen Sett inn flettefelt klikker du flettefeltet du vil bruke, og deretter klikker du Sett inn.

      Obs!  Du kan sette inn alle feltene, og deretter gå tilbake og legge inn eventuelle mellomrom eller skilletegn. Du kan også sette inn ett felt om gangen, lukke dialogboksen Sett inn flettefelt, legge inn eventuelle mellomrom eller skilletegn du vil ha, og deretter gjenta dette trinnet for hvert individuelle flettefelt du vil sette inn. Du kan også formatere flettefeltene (fet eller kursiv) på samme måte som på vanlig tekst.
  3. Når du har redigert hoveddokumentet, klikker du Lagre eller Lagre somFil-menyen.

    Obs!  I Word 2007 klikker du Microsoft Office-knapp, og deretter klikker du Lagre eller Lagre som.

    Gi navn til filen, og klikk deretter Lagre. For å gå videre til neste trinn klikker du Neste: Forhåndsvis brevene.

Forhåndsvise brevene

I dette trinnet kan du forhåndsvise de flettede dataene, ett brev om gangen. Du kan også endre mottakerlisten eller tilpasse individuelle brev.

For å gå videre til neste trinn klikker du Neste: Fullfør flettingen.

Fullføre flettingen

I dette trinnet flettes den variable informasjonen med standardbrevet. Du kan sende ut fletteresultatet ved å bruke et av de følgende alternativene:
  • Skriv ut: Velg dette alternativet for å sende det flettede dokumentet direkte til skriveren. Du kan ikke vise dokumentet på skjermen.

    Når du klikker Skriv ut, vises dialogboksen Flett til utskrift. I dialogboksen Flett til utskrift kan du velge hvilke poster du vil flette. Når du klikker OK, vises dialogboksen Skriv ut. Klikk Skriv ut for å skrive ut flettedokumentet.
  • Rediger enkeltbrev: Velg dette alternativet for å vise det flettede dokumentet på skjermen.

    Når du klikker Rediger enkeltbrev, vises dialogboksen Flett til nytt dokument. I dialogboksen Flett til nytt dokument kan du velge hvilke poster du vil flette. Når du klikker OK, flettes dokumentene til et nytt Word-dokument.

    Hvis du vil skrive ut filen, klikker du Skriv utFil-menyen.

    Obs!  I Word 2007 klikker du Microsoft Office-knapp, og deretter klikker du Skriv ut.

Flere ressurser

For feilsøking kan du se under Støtteressurser for utskriftsfletting i Word. Dette gjør du ved å gå til følgende Microsoft-webområde:
http://support.microsoft.com/wd2002mailmerge

Ordliste

Adresseliste: En adresseliste er en fil som inneholder dataene som varierer fra kopi til kopi av et flettet dokument. En datakilde kan for eksempel inneholde navnet og adressen til hver mottaker av et standardbrev.

Standardtekst: Generell informasjon som gjentas i standardbrev, adresseetiketter, konvolutter eller katalog.

Datafelt: En informasjonskategori i en datakilde. Et datafelt tilsvarer en informasjonskolonne i datakilden. Navnet på hvert datafelt vises i den første raden (overskriftsraden) i datakilden. "Postkode" og "Etternavn" er eksempler på datafeltnavn.

Datapost: Et fullstendig sett med relatert informasjon i en datakilde. En datapost tilsvarer en informasjonsrad i datakilden. All informasjon om en klient i en klientpostliste er et eksempel på en datapost.

Fil med skilletegn: En tekstfil der datafeltene er atskilt (eller avgrenset) av tabulatortegn eller komma, og datapostene er avgrenset med avsnittstegn.

Overskriftsrad: Den første raden (eller posten) i en datakilde for utskriftsfletting. Overskriftsraden inneholder feltnavnene for informasjonskategoriene i datakilden, for eksempel "Navn" og "By". Overskriftsraden kan også lagres i et separat dokument kalt overskriftskilden.

Hoveddokument: I en utskriftsflettingsoperasjon er det dokumentet som inneholder teksten og grafikken som er lik for alle versjoner av det flettede dokumentet, for eksempel avsenderadressen eller teksten i et standardbrev.

Flettefelt: En plassholder som du setter inn i hoveddokumentet. Flettefelt forteller Microsoft Word hvor det skal settes inn bestemt informasjon fra datakilden. Sett for eksempel inn flettefeltet "By" for at Word skal sette inn et bynavn, for eksempel "Paris", som er lagret i By-datafeltet.

Flettet dokument: Dokumentet som opprettes ved å flette dataene fra datakilden til hoveddokumentet.

Referanser

Hvis du vil ha mer informasjon om utskriftsfletting i Word, kan du klikke følgende artikkelnumre for å vise artiklene i Microsoft Knowledge Base:
294684 WD2002: Slik bruker du utskriftsfletting til å opprette adresseetiketter
290408 WD2002: Vanlige spørsmål om utskriftsfletting
290966 Slik oppretter du en standardetikett eller endrer en eksisterende etikett i Word (denne artikkelen kan være på engelsk)
294685 Bruke utskriftsfletting til å opprette konvolutter i Word 2002 og i senere versjoner av Word (denne artikkelen kan være på engelsk)
294686 Bruke utskriftsfletting til å opprette en liste sortert etter kategori i Word 2002 og i senere versjoner av Word (denne artikkelen kan være på engelsk)
294693 Bruke utskriftsfletting til å opprette en katalog i Word 2002 og i senere versjoner av Word (denne artikkelen kan være på engelsk)
294694 Bruke utskriftsfletting til å opprette e-postmeldinger i Word 2002 og i senere versjoner av Word (denne artikkelen kan være på engelsk)
294695 Bruke utskriftsfletting til å opprette fakser i Word 2002 og i senere versjoner av Word (denne artikkelen kan være på engelsk)
294697 Utføre en utskriftsfletting med en Outlook-kontaktliste i Word 2002 og i senere versjoner av Word (denne artikkelen kan være på engelsk)

Egenskaper

Artikkel-ID: 294683 - Forrige gjennomgang: 24. april 2008 - Gjennomgang: 6.2
Informasjonen i denne artikkelen gjelder:
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
Nøkkelord: 
kbdta kbfaq kbhowtomaster kbmerge KB294683

Gi tilbakemelding

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com