Používaní hromadnej korešpondencie na vytvorenie formulárových listov v programe Word

Preklady článku Preklady článku
ID článku: 294683 - Zobraziť produkty, ktorých sa tento článok týka.
Pre program Microsoft Word 2000 verziu tohto článku, pozri 212329.
Pre program Microsoft Word 97 verziu tohto článku, pozri 141922.
Rozbaliť všetko | Zbaliť všetko

Na tejto stránke

Súhrn

Tento článok popisuje, ako používať funkciu hromadnej korešpondencie vytváranie formulárových listov v programe Microsoft Word.

Ďalšie informácie o vykonávaní iných typov hromadnú korešpondenciu, o zlúčenie s inými typmi údajov, a o riešení problémov, skontrolujte zoznam článkov v sekcii referencie.

Opis pojmov používaných v tomto článku, nájdete v slovní?ku termínov sekcia.

Nasledujúci postup popisuje, ako vytvoriť formulárový list, pripojte ho zdroj údajov, naformátujte ho a zlúčiť dokumenty.

Spustenie hromadnej korešpondencie

Spustenie hromadnej korešpondencie. Vykonáte to tak, postupujte nasledovne, ako vhodné pre verzie programu Word, ktorý používate.

Program Microsoft Word 2002

Na Nástroje ponuky, kliknite na tlačidlo Listy a korešpondencia, a potom kliknite na tlačidlo Sprievodca hromadnou korešpondenciou.

Program Microsoft Office Word 2003

Na Nástroje ponuky, kliknite na tlačidlo Listy a korešpondencia, a potom kliknite na tlačidlo Hromadná korešpondencia.

Program Microsoft Office Word 2007

Na Korešpondencia karte, kliknite na tlačidlo Spustiť hromadnú korešpondenciu, a potom kliknite na tlačidlo Sprievodca krokmi hromadnej korešpondencie.

Vyberte typ dokumentu

  1. V Hromadná korešpondencia kliknite na položku Pracovná tabla Listy. To vám umožní posielať listy do skupiny ľudí a prispôsobenie výsledkov listu, že každý človek dostáva.
  2. Kliknite na tlačidlo Ďalej: Počiatočný dokument.

Výber počiatočného dokumentu

  1. Kliknite na jednu z nasledujúcich možností:
    • Použiť aktuálny dokument: Použiť aktuálne otvorený dokument ako vaše hlavné dokument.
    • Začať zo šablóny: Vyberte jednu zo šablón pripravený-k-použitie hromadnej korešpondencie.
    • Použiť existujúci dokument: Otvorte existujúci dokument používať ako hlavné hromadnej korešpondencie dokument.
  2. V Hromadná korešpondencia kliknite na položku Pracovná tabla Ďalší: Výber príjemcov.

Výber príjemcov

Keď otvoríte alebo vytvoriť zdroj údajov pomocou hromadnej korešpondencie Sprievodca, ste říkal program Word použiť špecifickú množinu premennej informácie pre hromadnej korešpondencie. Jednou z nasledujúcich metód použite na pripojenie hlavného dokumentu zdroj údajov.

Metóda 1: Použitie existujúceho zdroja údajov

Použitie existujúceho zdroja údajov, postupujte nasledovne:
  1. V Hromadná korešpondencia kliknite na položku Pracovná tabla Použitie existujúceho zoznamu.
  2. V Použitie existujúceho zoznamu oddiel, kliknúť Prehľadávať.
  3. V Vyberte zdroj údajov dialógové okno, vyberte súbor, ktorý obsahuje premennú informácie, ktoré chcete použiť, a potom kliknite na tlačidlo Otvorené.

    Poznámka Ak zdroj údajov nie je uvedený v zozname súborov, vyberte na príslušnú jednotku a priečinok. Ak je to potrebné, vyberte príslušnú možnosť v Všetky zdroje údajov Zoznam. Vyberte súbor a potom kliknite na tlačidlo Otvorené.

    Slovo zobrazuje Príjemcovia hromadnej korešpondencie dialógové okno. Môžete usporiadať a upraviť vaše dáta, ak chcete k.
  4. Kliknite na tlačidlo ok vrátite sa do hlavného dokumentu.
  5. Uloženie hlavného dokumentu.

    Keď uložíte hlavný dokument v tomto bode, sú tiež úspory zdroj údajov a upevnenie zdroj údajov na hlavný dokument.
  6. Zadajte meno, ktoré chcete dať do hlavného dokumentu, a kliknite na tlačidlo Uložiť.

Metóda 2: Použitie názvov zo zoznamu kontaktov programu Microsoft Outlook

Ak chcete použiť zoznam kontaktov programu Outlook, postupujte nasledovne:
  1. Na table Hromadná korešpondencia, kliknite na tlačidlo Ďalší: Výber príjemcov.
  2. Kliknite na tlačidlo Vyberte z programu Outlook kontakty.
  3. V Vybrať z kontaktov programu Outlook oddiel, kliknúť Vybrať priečinok s kontaktmi.
  4. V Výber priečinka so zoznamom kontaktov dialógové okno, vyberte priečinok kontaktov programu Outlook, ktorý chcete, a kliknite na tlačidlo ok.

    Slovo zobrazuje Príjemcovia hromadnej korešpondencie dialógové okno. Môžete usporiadať a upraviť vaše dáta, ak môžete chcete.
  5. Kliknite na tlačidlo ok vrátite sa do hlavného dokumentu.

Metóda 3: Vytvoriť databázu názvov a adries

Ak chcete vytvoriť novú databázu, postupujte nasledovne:
  1. Na table Hromadná korešpondencia, kliknite na tlačidlo Ďalší: Výber príjemcov.
  2. Kliknite na tlačidlo Zadať nový zoznam.
  3. Kliknite na tlačidlo Vytvoriť.

    Na Nový zoznam adries zobrazí sa dialógové okno. V tomto dialógovom okne zadajte adresu informácie pre každý záznam. Ak neexistuje žiadne informácie o konkrétnej oblasti, ponechajte pole prázdne.

    Predvolene program Word preskočí prázdne polia. Preto hromadnej korešpondencie nie je ovplyvnené-li prázdne položky v údajovom formulári. Množina informácií v každom forme tvorí jeden údajový záznam.
  4. Po zadaní informácií pre záznam, kliknite na tlačidlo Nová položka Ak chcete presunúť na ďalší záznam.

    Ak chcete odstrániť záznam, kliknite na tlačidlo Odstrániť položku. Ak chcete vyhľadať určitý záznam, kliknite na tlačidlo Nájsť položky. Prispôsobenie zoznamu, kliknite na tlačidlo Prispôsobiť. V Prispôsobenie zoznamu adries dialógové okno, môžete pridať, odstrániť, premenovať a zmeniť poradie zlučovania polia.
  5. V Nový zoznam adries dialógové okno, kliknite na tlačidlo ok. V Uloženie zoznamu adries dialógové okno, zadajte meno, ktoré chcete dať na svoj zdroj údajov v Názov súboru a potom kliknite na tlačidlo Uložiť.
  6. V Príjemcovia hromadnej korešpondencie dialógové okno, vykonajte požadované zmeny, ktoré chcete, a potom kliknite na tlačidlo ok.
  7. Kliknite na tlačidlo Ďalší: Vytvorenie obsahu listu až do konca nastavenie vášho listu.
  8. Uloženie hlavného dokumentu.

    Keď uložíte hlavný dokument v tomto bode, sú tiež úspory zdroj údajov a upevnenie zdroj údajov na hlavný dokument.
  9. Zadajte meno, ktoré chcete dať do hlavného dokumentu, a kliknite na tlačidlo Uložiť.
Pristúpiť k ďalšiemu kroku, kliknite na tlačidlo Ďalšie: Napíšte vaše list.

Vytvorenie obsahu listu

V tomto kroku nastavíte hlavný dokument.
  1. Zadajte alebo pridať akýkoľvek text a grafiku, ktoré chcete zahrnúť vo vašom liste.
  2. Pridať kódy polí, kde chcete premennej informácie sa objaví. V Hromadná korešpondencia na pracovnej table máte štyri možnosti:
    • Blok pre adresu: Túto možnosť použite vložiť formátovanú adresu.
    • Riadok s pozdravom: Túto možnosť použite vložiť formátované oslovenie.
    • Elektronické poštovné: Túto možnosť použite na vloženie elektronického poštovného.

      Poznámka Táto možnosť vyžaduje, že máte poštovné softvérový program nainštalovaná na vašom počítači.
    • Ďalšie položky: Túto možnosť použite na vloženie individuálne zlučovacích polí. Po kliknutí na tlačidlo Ďalšie položky, Vložiť zlučovacie pole zobrazí sa dialógové okno.

      Poznámka Skontrolujte, či kurzor tam, kde chcete vložiť informácie zo zdroja údajov, pred kliknutím na Ďalšie položky.

      V Vložiť zlučovacie pole dialógové okno, kliknite na zlučovacie pole, ktoré chcete použiť, a potom kliknite na tlačidlo Vložiť.

      Poznámka Vložiť všetky polia a potom môžete vrátiť a pridať ľubovoľný medzery ani interpunkciu. Prípadne môžete vložiť jedno pole naraz, zavrieť Vloženie zlučovacích polí dialógové okno, pridať akékoľvek medzery alebo interpunkčné znamienka, ktoré chcete, a potom Opakujte tento krok pre každé ďalšie zlučovacie pole, ktoré chcete vložiť. Ste Môžete tiež formátovať (formátovania tučného písma alebo kurzíva) zlučovacie polia, len ako obyčajný text.
  3. Keď dokončíte úpravu hlavný dokument, kliknite na tlačidlo Uložiť alebo Uložiť ako na Súbor ponuka.

    Poznámka V programe Word 2007, kliknite na tlačidlo Tlačidlo Microsoft Office, a potom kliknite na tlačidlo Uložiť alebo Uložiť ako.

    Názov súboru, a potom kliknite na tlačidlo Uložiť. Pristúpiť k ďalšiemu kroku, kliknite na tlačidlo Ďalší: Ukážky vašej listy.

Ukážky listov

Tento krok umožňuje zobraziť ukážku zlúčených údajov, jedno písmeno v čas. Môžete tiež vykonať zmeny zoznamu príjemcov alebo prispôsobiť jednotlivé listy.

Pristúpiť k ďalšiemu kroku, kliknite na tlačidlo Ďalšie: Dokončenie spracovania hromadnej korešpondencie.

Dokončenie spracovania hromadnej korešpondencie

Tento krok zlučuje premennej informácie formou listu. Výsledok hromadnej korešpondencie môžete výstup pomocou buď z nasledujúcich možností:
  • Tlač: Vyberte túto možnosť na odoslanie zlúčených dokumentov priamo na tlačiareň. Nebude môcť dokument prezerať na obrazovke.

    Keď ste kliknite na tlačidlo Tlač, Zlúčiť do tlačiarne zobrazí sa dialógové okno. V Zlúčiť do tlačiarne dialógovom okne si môžete vybrať záznamy na zlúčenie. Po kliknutí na tlačidlook, Tlač zobrazí sa dialógové okno. Kliknite na tlačidlo Tlač Ak chcete vytlačiť dokument hromadnej korešpondencie.
  • Upraviť jednotlivé listy: Vyberte túto možnosť na zobrazenie dokumentu hromadnej korešpondencie na vaše obrazovke.

    Po kliknutí na tlačidlo Upraviť jednotlivé listy, Zlúčiť do nového dokumentu zobrazí sa dialógové okno. V Zlúčiť do nového dokumentu dialógovom okne si môžete vybrať, ktoré záznamy na zlúčenie. Po kliknutí na tlačidlo ok, zlúčené dokumenty do nového dokumentu programu Word.

    Ak chcete vytlačiť súbor, na Súbor ponuky, kliknite na tlačidlo Tlač.

    Poznámka V programe Word 2007, kliknite na tlačidlo Tlačidlo Microsoft Office, a potom kliknite na tlačidlo Tlač.

Ďalšie zdroje

Pre riešenie problémov, pozri prostriedky podpory hromadnej korešpondencie slovo. Na tento účel navštívte nasledovnú webovú lokalitu spoločnosti Microsoft:
http://support.Microsoft.com/wd2002mailmerge

Slovníček pojmov

Zoznam adries: zoznam adries je súbor obsahujúci údaje, ktoré sa líšia v každej kópii zlúčeného dokumentu. Zdroj údajov môže obsahovať napríklad názov a adresu každého príjemcu listového formulára.

Štandardný: všeobecné informácie, ktoré sa opakujú v každom formulárový list, s adresami menovky, obálok alebo adresár (Katalóg).

Údajové pole: kategória informácií v zdroji údajov. Údajové pole zodpovedá jednému stĺpcu s informáciami v zdroji údajov. Názov každého údajové pole je uvedené v prvom riadku (riadok hlavičky) zdroja údajov. "PSČ" a "Priezvisko" sú príkladmi názvov údajových polí.

Záznam údajov: komplexná množina súvisiacich informácií v zdroji údajov. Údajov záznam zodpovedajú jednému riadku informácií v zdroji údajov. Všetky informácie o jedného klienta do zoznamu adresátov klienta je príklad údajov záznam.

Oddelené súboru: textový súbor, ktorý má dátové polia oddelené (alebo tabulátorom) kartu znaky alebo čiarkami a údajovými záznamy oddelený značkami odseku.

Riadok hlavičky: prvý riadok (alebo záznam) v zdroji údajov hromadnej korešpondencie. Na riadok hlavičky obsahuje názvy polí pre kategórie informácií v zdroj údajov; napríklad "Meno" a "Mesto". Riadok hlavičky môžete aj skladovať v samostatnom zdroji hlavičky s názvom.

Hlavný dokument: hromadnej korešpondencie, dokument obsahujúci text a grafiky, ktoré zostávajú rovnaké pre všetky verzie zlúčeného dokumentu; pre napríklad spiatočnú adresu a telo z listu.

Zlučovacie pole: zástupný symbol, ktorý môžete vložiť do hlavného dokumentu. Zlučovacie polia Povedzte Microsoft Word kam vložiť informácie zo zdroja údajov. Napríklad vložte zlučovacie pole "City" program Word vloží názov mesta napríklad "Paríž", ktorý je uložený v údajovom poli mesto.

Zlúčené dokument: dokument, ktorý je vytvorený spojením údajov od subjektu údajov zdroj do hlavného dokumentu.

Odkazy

Ďalšie informácie o hromadnej korešpondencie aplikácie Word nájdete po kliknutí na nasledovné číslo článku publikovaného v databáze Microsoft Knowledge Base:
294684Používanie hromadnej korešpondencie na vytvorenie menoviek s adresami v programe Word 2002 a v novších verziách programu Word
290408 Často kladené otázky o hromadnej korešpondencie v programe Word 2002
290966 Ako vytvoriť vlastný popis alebo upraviť existujúcu menovku v programe Word
294685 Ako používať hromadnú korešpondenciu v programe Word 2002 a v novších verziách programu Word vytvoriť obálky
294686 Používanie hromadnej korešpondencie na vytvorenie zoznamu zoradené podľa kategórie v programe Word 2002 a v novších verziách programu Word
294693 Ako používať hromadnú korešpondenciu vytvoriť adresár v programe Word 2002 a v novších verziách programu Word
294694 Používanie hromadnej korešpondencie na vytvorenie e-mailových správ v programe Word 2002 a v novších verziách programu Word
294695 Ako používať hromadnú korešpondenciu v programe Word 2002 a v novších verziách programu Word vytvoriť faxy
294697 Ako vykonať Hromadná korešpondencia s použitím zoznamu kontaktov programu Outlook v programe Word 2002 a v novších verziách programu Word

Vlastnosti

ID článku: 294683 - Posledná kontrola: 9. apríla 2013 - Revízia: 4.0
Informácie v tomto článku sa týkajú nasledujúcich produktov:
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
Kľúčové slová: 
kbdta kbhowtomaster kbmerge kbmt KB294683 KbMtsk
Strojovo preložené
DÔLEŽITÉ: Tento článok bol preložený pomocou softvéru na strojový preklad od spoločnosti Microsoft, nie prekladateľom. Spoločnosť Microsoft ponúka články preložené prekladateľmi aj strojovo preložené články, vďaka čomu máte možnosť prístupu ku všetkým článkom databázy Knowledge Base vo svojom jazyku. Strojovo preložený článok však nie je vždy perfektný. Môže obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky, podobne ako cudzinec môže robiť chyby, keď rozpráva vašim jazykom. Spoločnosť Microsoft nenesie zodpovednosť za akékoľvek nepresnosti, chyby alebo škody spôsobené akýmkoľvek nepresným prekladom obsahu alebo jeho použitím zo strany zákazníkov. Spoločnosť Microsoft softvér na strojový preklad pravidelne aktualizuje.
Pokiaľ chcete vidieť anglickú verziu článku, kliknite sem: 294683

Odošlite odozvu

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com