วิธีการใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างฟอร์มจดหมายใน Word

การแปลบทความ การแปลบทความ
หมายเลขบทความ (Article ID): 294683 - ผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องในบทความนี้
หากต้องการดูบทความนี้สำหรับรุ่น Microsoft Word 2000 โปรดดูที่ 212329.
หากต้องการดูบทความนี้สำหรับรุ่น Microsoft Word 97 โปรดดูที่ 141922.
ขยายทั้งหมด | ยุบทั้งหมด

เนื้อหาบนหน้านี้

สรุป

บทความนี้อธิบายเกี่ยวกับวิธีการใช้คุณลักษณะจดหมายเวียนเพื่อสร้างฟอร์มจดหมายใน Microsoft Word

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดำเนินการจดหมายเวียนชนิดอื่น เกี่ยวกับการผสานกับข้อมูลชนิดอื่น และเกี่ยวกับการแก้ไขปัญหา โปรดตรวจดูรายชื่อของบทความต่างๆ ในส่วน "อ้างอิง"

สำหรับคำอธิบายเกี่ยวกับคำศัพท์ที่ใช้ในบทความนี้ โปรดดูส่วน "อภิธานศัพท์"

ขั้นตอนต่อไปนี้อธิบายเกี่ยวกับวิธีการสร้างฟอร์มจดหมาย แนบฟอร์มจดหมายเข้ากับแหล่งข้อมูล จัดรูปแบบฟอร์มจดหมาย และผสานเอกสารต่างๆ เข้าด้วยกัน

เริ่มจดหมายเวียน

เริ่มจดหมายเวียน สำหรับวิธีการ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ตามความเหมาะสมกับรุ่นของ Word ที่คุณเรียกใช้อยู่

Microsoft Word 2002

บนเมนู เครื่องมือ คลิก จดหมายและเมล แล้วคลิก ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน

Microsoft Office Word 2003

บนเมนู เครื่องมือ คลิก จดหมายและเมล แล้วคลิก จดหมายเวียน

Microsoft Office Word 2007

บนแท็บ การส่งเมล คลิก เริ่มจดหมายเวียน แล้วคลิก ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน

เลือกชนิดเอกสาร

  1. ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน คลิก จดหมาย วิธีการนี้จะช่วยให้คุณสามารถส่งจดหมายไปให้กลุ่มบุคคล และปรับเปลี่ยนจดหมายที่แต่ละคนได้รับในแบบที่คุณต้องการ
  2. คลิก ถัดไป: เอกสารที่ใช้เริ่มต้น

เลือกเอกสารที่ใช้เริ่มต้น

  1. คลิกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้:
    • ใช้เอกสารปัจจุบัน: ใช้เอกสารที่เปิดอยู่ในปัจจุบันเป็นเอกสารหลักของคุณ
    • เริ่มจากแม่แบบ: เลือกแม่แบบจดหมายเวียนที่พร้อมใช้งานแบบใดแบบหนึ่ง
    • เริ่มจากเอกสารที่มีอยู่: เปิดเอกสารที่มีอยู่เพื่อใช้เป็นเอกสารหลักสำหรับจดหมายเวียนของคุณ
  2. ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน คลิก ถัดไป: เลือกผู้รับ

เลือกผู้รับ

เมื่อคุณเปิดหรือสร้างแหล่งข้อมูลโดยใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน คุณกำลังบอกให้ Word ใช้ชุดเฉพาะของข้อมูลต่างๆ สำหรับการผสานของคุณ ให้ใช้วิธีการอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้เพื่อแนบเอกสารหลักเข้ากับแหล่งข้อมูล

วิธีที่ 1: ใช้แหล่งข้อมูลที่มีอยู่

เมื่อต้องการใช้แหล่งข้อมูลที่มีอยู่ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
  1. ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน คลิก ใช้รายการที่มีอยู่
  2. ในส่วน ใช้รายการที่มีอยู่ คลิก เรียกดู
  3. ในกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล เลือกแฟ้มที่มีข้อมูลต่างๆ ที่คุณต้องการใช้ แล้วคลิก เปิด

    หมายเหตุ ถ้าแหล่งข้อมูลไม่ได้แสดงอยู่ในรายการของแฟ้ม ให้เลือกไดรฟ์และโฟลเดอร์ที่เหมาะสม หากจำเป็น ให้เลือกตัวเลือกที่เหมาะสมในรายการ แหล่งข้อมูลทั้งหมด เลือกแฟ้ม แล้วคลิก เปิด

    Word แสดงกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน คุณสามารถจัดเรียงและแก้ไขข้อมูลของคุณได้หากต้องการ
  4. คลิก ตกลง เพื่อกลับไปสู่เอกสารหลัก
  5. บันทึกเอกสารหลัก

    เมื่อคุณบันทึกเอกสารหลักที่จุดนี้ คุณจะบันทึกแหล่งข้อมูลด้วย รวมทั้งแนบแหล่งข้อมูลเข้ากับเอกสารหลัก
  6. พิมพ์ชื่อที่คุณต้องการตั้งให้กับเอกสารหลัก แล้วคลิก บันทึก

วิธีที่ 2: ใช้ชื่อจากรายการที่ติดต่อของ Microsoft Outlook

เมื่อต้องการใช้รายการที่ติดต่อของ Outlook ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
  1. ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน คลิก ถัดไป: เลือกผู้รับ
  2. คลิก เลือกจากที่ติดต่อ Outlook
  3. ในส่วน เลือกจากที่ติดต่อ Outlook คลิก เลือกโฟลเดอร์ที่ติดต่อ
  4. ในกล่องโต้ตอบ เลือกโฟลเดอร์รายการที่ติดต่อ เลือกโฟลเดอร์ที่ติดต่อของ Outlook ที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง

    Word แสดงกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน คุณสามารถจัดเรียงและแก้ไขข้อมูลของคุณได้หากต้องการ
  5. คลิก ตกลง เพื่อกลับไปสู่เอกสารหลัก

วิธีที่ 3: สร้างฐานข้อมูลของชื่อและที่อยู่

เมื่อต้องการสร้างฐานข้อมูลใหม่ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
  1. ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน คลิก ถัดไป: เลือกผู้รับ
  2. คลิก พิมพ์รายการใหม่
  3. คลิก สร้าง

    กล่องโต้ตอบ รายการที่อยู่ใหม่ จะปรากฏขึ้น ในกล่องโต้ตอบนี้ ป้อนข้อมูลที่อยู่สำหรับแต่ละระเบียน ปล่อยให้กล่องเว้นว่างไว้ หากไม่มีข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลเฉพาะ

    โดยค่าเริ่มต้นแล้ว Word จะข้ามเขตข้อมูลที่ว่างไป ดังนั้น การผสานข้อมูลจะไม่ได้รับผลกระทบถ้ารายการที่ว่างอยู่ในฟอร์มข้อมูล ชุดของข้อมูลในแต่ละฟอร์มจะสร้างระเบียนข้อมูลขึ้นมาหนึ่งระเบียน
  4. หลังจากคุณพิมพ์ข้อมูลสำหรับระเบียนหนึ่งๆ แล้ว คลิก รายการใหม่ เพื่อย้ายไปยังระเบียนถัดไป

    เมื่อต้องการลบระเบียน คลิก ลบรายการ เมื่อต้องการค้นหาระเบียนที่ระบุ คลิก ค้นหารายการ เมื่อต้องการกำหนดรายการเอง คลิก กำหนดเอง ในกล่องโต้ตอบ กำหนดรายการที่อยู่เอง คุณสามารถเพิ่ม ลบ เปลี่ยนชื่อ และจัดลำดับเขตข้อมูลที่ผสานใหม่ได้
  5. ในกล่องโต้ตอบ รายการที่อยู่ใหม่ คลิก ตกลง ในกล่องโต้ตอบ บันทึกรายการที่อยู่ พิมพ์ชื่อที่คุณต้องการตั้งให้แหล่งข้อมูลของคุณในกล่อง ชื่อแฟ้ม แล้วคลิก บันทึก
  6. ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ทำการเปลี่ยนแปลงตามที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง
  7. คลิก ถัดไป: เขียนจดหมาย เพื่อให้การตั้งค่าจดหมายของคุณเสร็จสิ้น
  8. บันทึกเอกสารหลัก

    เมื่อคุณบันทึกเอกสารหลักที่จุดนี้ คุณจะบันทึกแหล่งข้อมูลด้วย รวมทั้งแนบแหล่งข้อมูลเข้ากับเอกสารหลัก
  9. พิมพ์ชื่อที่คุณต้องการตั้งให้กับเอกสารหลัก แล้วคลิก บันทึก
เมื่อต้องการทำขั้นตอนต่อไป คลิก ถัดไป: เขียนจดหมาย

เขียนจดหมาย

ในขั้นตอนนี้ คุณจะได้ตั้งค่าเอกสารหลักของคุณ
  1. พิมพ์หรือเพิ่มข้อความและกราฟิกใดๆ ที่คุณต้องการรวมไว้ในจดหมาย
  2. เพิ่มโค้ดเขตข้อมูลที่คุณต้องการให้ข้อมูลต่างๆ ปรากฏ ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน คุณมีตัวเลือกอยู่สี่อย่าง:
    • บล็อกที่อยู่: ใช้ตัวเลือกนี้ในการแทรกที่อยู่ที่จัดรูปแบบ
    • บรรทัดแสดงคำทักทาย: ใช้ตัวเลือกนี้ในการแทรกรูปแบบคำขึ้นต้นจดหมาย
    • ไปรษณีย์จากเว็บ: ใช้ตัวเลือกนี้ในการแทรกไปรษณีย์จากเว็บ

      หมายเหตุ ตัวเลือกนี้กำหนดว่าคุณต้องมีโปรแกรมซอฟต์แวร์ไปรษณีย์ติดตั้งอยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณ
    • รายการเพิ่มเติม: ใช้ตัวเลือกนี้ในการแทรกเขตข้อมูลที่ผสาน เมื่อคุณคลิก รายการเพิ่มเติม กล่องโต้ตอบ แทรกเขตข้อมูลผสาน จะปรากฏขึ้น

      หมายเหตุ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเคอร์เซอร์อยู่ตรงตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลของคุณก่อนที่จะคลิก รายการเพิ่มเติม

      ในกล่องโต้ตอบ แทรกเขตข้อมูลผสาน คลิกเขตข้อมูลผสานที่คุณต้องการใช้ แล้วคลิก แทรก

      หมายเหตุ คุณสามารถแทรกเขตข้อมูลของคุณทั้งหมดได้ จากนั้นกลับไปและเพิ่มช่องว่างหรือเครื่องหมายวรรคตอน หรือคุณจะแทรกทีละเขตข้อมูลก็ได้ โดยปิดกล่องโต้ตอบ แทรกเขตข้อมูลผสาน เพิ่มช่องว่างหรือเครื่องหมายวรรคตอนใดๆ ที่ต้องการ จากนั้นทำซ้ำขั้นตอนนี้สำหรับเขตข้อมูลที่ผสานเพิ่มแต่ละอันที่คุณต้องการแทรกเข้าไป นอกจากนี้ คุณยังสามารถจัดรูปแบบ (ใช้การจัดรูปแบบตัวหนาหรือตัวเอียง) เขตข้อมูลที่ผสานได้เช่นเดียวกับข้อความทั่วไปอีกด้วย
  3. เมื่อคุณแก้ไขเอกสารหลักเสร็จแล้ว คลิก บันทึก หรือ บันทึกเป็น บนเมนู แฟ้ม

    หมายเหตุ ใน Word 2007 คลิก ปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิก บันทึก หรือ บันทึกเป็น

    ตั้งชื่อแฟ้มดังกล่าว แล้วคลิก บันทึก เมื่อต้องการทำขั้นตอนต่อไป คลิก ถัดไป: แสดงตัวอย่างจดหมาย

แสดงตัวอย่างจดหมาย

ขั้นตอนนี้ช่วยให้คุณสามารถแสดงตัวอย่างข้อมูลที่ผสานแล้วหรือแสดงตัวอย่างจดหมายครั้งละหนึ่งฉบับ นอกจากนี้คุณยังสามารถทำการเปลี่ยนแปลงในรายชื่อผู้รับของคุณ หรือปรับเปลี่ยนจดหมายแต่ละฉบับให้เป็นแบบที่คุณต้องการ

เมื่อต้องการทำขั้นตอนต่อไป คลิก ถัดไป: ทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์

ทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์

ขั้นตอนนี้จะผสานข้อมูลต่างๆ เข้ากับฟอร์มจดหมาย คุณสามารถแสดงผลลัพธ์การผสานโดยใช้ตัวเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
  • พิมพ์: เลือกตัวเลือกนี้เพื่อส่งเอกสารที่ผสานเสร็จแล้วไปยังเครื่องพิมพ์โดยตรง คุณจะไม่สามารถดูเอกสารดังกล่าวบนหน้าจอได้

    เมื่อคุณคลิก พิมพ์ กล่องโต้ตอบ ผสานไปยังเครื่องพิมพ์ จะปรากฏขึ้น ในกล่องโต้ตอบ ผสานไปยังเครื่องพิมพ์ คุณสามารถเลือกระเบียนที่จะผสาน เมื่อคุณคลิก ตกลง กล่องโต้ตอบ พิมพ์ จะปรากฏขึ้น คลิก พิมพ์ เพื่อพิมพ์เอกสารเวียน
  • แก้ไขจดหมายแต่ละฉบับ: เลือกตัวเลือกนี้เพื่อแสดงเอกสารที่ผสานบนหน้าจอ

    เมื่อคุณคลิก แก้ไขจดหมายแต่ละฉบับ กล่องโต้ตอบ ผสานเป็นเอกสารใหม่ จะปรากฏขึ้น ในกล่องโต้ตอบ ผสานเป็นเอกสารใหม่ คุณสามารถเลือกระเบียนที่จะผสาน เมื่อคุณคลิก ตกลง เอกสารดังกล่าวจะถูกผสานเป็นเอกสาร Word ใหม่

    เมื่อต้องการพิมพ์แฟ้มดังกล่าว บนเมนู แฟ้ม คลิก พิมพ์

    หมายเหตุ ใน Word 2007 คลิก ปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิก พิมพ์

ทรัพยากรเพิ่มเติม

สำหรับการแก้ไขปัญหา โปรดดูที่ ทรัพยากรสนับสนุนเกี่ยวกับจดหมายเวียนของ Word โดยแวะไปที่เว็บไซต์ต่อไปนี้ของ Microsoft:
http://support.microsoft.com/wd2002mailmerge

Glossary

Address list: รายการที่อยู่เป็นแฟ้มที่ประกอบด้วยข้อมูลที่มีความแตกต่างในสำเนาของเอกสารที่ผสานแต่ละสำเนา ตัวอย่างเช่น แหล่งข้อมูลอาจรวมถึงชื่อและที่อยู่ของผู้รับฟอร์มจดหมายแต่ละคน

Boilerplate: ข้อมูลทั่วไปที่ปรากฏซ้ำในฟอร์มจดหมายแต่ละฉบับ ป้ายจ่าหน้าจดหมาย ซองจดหมาย หรือไดเรกทอรี (แค็ตตาล็อก)

เขตข้อมูล 'ข้อมูล': ประเภทของข้อมูลในแหล่งข้อมูล เขตข้อมูลหนึ่งๆ จะสอดคล้องกับคอลัมน์ของข้อมูลคอลัมน์หนึ่งในแหล่งข้อมูลนั้นๆ ชื่อของเขตข้อมูล 'ข้อมูล' จะแสดงในแถวแรก (แถวส่วนหัว) ของแหล่งข้อมูล "PostalCode" และ "LastName" คือตัวอย่างของชื่อเขตข้อมูล 'ข้อมูล'

ระเบียนข้อมูล: ชุดที่สมบูรณ์ของข้อมูลที่เกี่ยวข้องในแหล่งข้อมูล ระเบียนข้อมูลหนึ่งๆ จะสอดคล้องกับแถวของข้อมูลแถวหนึ่งในแหล่งข้อมูลนั้นๆ ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับลูกค้าคนหนึ่งในรายชื่อลูกค้าที่รับจดหมาเป็นตัวอย่างหนึ่งของระเบียนข้อมูล

แฟ้มที่มีการใช้ตัวคั่น: แฟ้มข้อความที่มีเขตข้อมูลที่แยก (หรือคั่น) ด้วยอักขระแท็บหรือเครื่องหมายจุลภาค และระเบียนข้อมูลที่มีการคั่นด้วยเครื่องหมายย่อหน้า

แถวส่วนหัว: แถวแรก (หรือระเบียนแรก) ในแหล่งข้อมูลจดหมายเวียน แถวส่วนหัวมีชื่อเขตข้อมูลสำหรับประเภทของข้อมูลที่อยู่ในแหล่งข้อมูลนั้นๆ ตัวอย่างเช่น "ชื่อ" และ "เมือง" นอกจากนี้ แถวส่วนหัวยังอาจเก็บอยู่ในเอกสารแยกต่างหากที่เรียกว่า แหล่งที่มาของแถวหัวเรื่อง

เอกสารหลัก: ในการดำเนินการจดหมายเวียน เอกสารที่มีข้อความและกราฟิกซึ่งมีข้อความเหมือนเดิมสำหรับเอกสารที่ผสานแต่ละรุ่น ตัวอย่างเช่น ที่อยู่ผู้ส่ง และเนื้อความของฟอร์มจดหมาย

เขตข้อมูลผสาน: ตัวยึดที่คุณแทรกลงในเอกสารหลัก เขตข้อมูลผสานจะบอก Microsoft Word ให้ทราบว่าควรจะแทรกข้อมูลเฉพาะจากแหล่งข้อมูลตรงที่ใด ตัวอย่างเช่น แทรกเขตข้อมูลผสาน "เมือง" เพื่อให้ Word แทรกชื่อเมือง เช่น "ปารีส" ที่เก็บอยู่ในเขตข้อมูล "เมือง"

เอกสารที่ผสาน: เอกสารที่ได้รับการสร้างขึ้นด้วยการผสานข้อมูลจากแหล่งข้อมูลลงในเอกสารหลัก

ข้อมูลอ้างอิง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับจดหมายเวียนของ Word โปรดคลิกหมายเลขบทความต่อไปนี้เพื่อดูบทความต่างๆ ในฐานความรู้ของ Microsoft:
294684 วิธีการใช้จดหมายเวียนในการสร้างป้ายจ่าหน้าจดหมายใน Word 2002 และ Word รุ่นที่ใหม่กว่า
290408 คำถามที่ถามบ่อยเกี่ยวกับจดหมายเวียนใน Word 2002
290966 วิธีการสร้างป้ายชื่อแบบกำหนดเองหรือปรับเปลี่ยนป้ายชื่อที่มีอยู่ใน Word
294685 วิธีการใช้จดหมายเวียนในการสร้างซองจดหมายใน Word 2002 และ Word รุ่นที่ใหม่กว่า
294686 วิธีการใช้จดหมายเวียนในการสร้างรายการที่จัดเรียงตามประเภทใน Word 2002 และ Word รุ่นที่ใหม่กว่า
294693 วิธีการใช้จดหมายเวียนในการสร้างไดเรกทอรีใน Word 2002 และ Word รุ่นที่ใหม่กว่า
294694 วิธีการใช้จดหมายเวียนในการสร้างข้อความอีเมลใน Word 2002 และ Word รุ่นที่ใหม่กว่า
294695 วิธีการใช้จดหมายเวียนในการสร้างโทรสารใน Word 2002 และ Word รุ่นที่ใหม่กว่า
294697 วิธีการดำเนินการจดหมายเวียนด้วยรายการที่ติดต่อของ Outlook ใน Word 2002 และ Word รุ่นที่ใหม่กว่า
หมายเหตุ นี่คือบทความ "FAST PUBLISH" (เผยแพร่ด่วน) ที่สร้างขึ้น โดยตรงจากหน่วยงานสนับสนุนภายในองค์กรของ Microsoft ข้อมูลที่มีอยู่ในที่นี้ได้รับการจัดทำขึ้นตามสภาพที่เป็นโดยตอบสนองต่อประเด็นปัญหาที่เกิดขึ้น เนื่องด้วยความรวดเร็วในการจัดทำเอกสารนี้ให้พร้อมใช้งาน เนื้อหาสาระในเอกสารดังกล่าวจึงอาจจะมีส่วนที่พิมพ์ผิดพลาดและอาจจะได้รับการตรวจทานแก้ไขเมื่อใดก็ได้โดยไม่จำเป็นต้องแจ้งให้ทราบ โปรดดู ข้อกำหนดการใช้งาน สำหรับประเด็นการพิจารณาอื่นๆ

คุณสมบัติ

หมายเลขบทความ (Article ID): 294683 - รีวิวครั้งสุดท้าย: 8 มีนาคม 2557 - Revision: 2.0
ใช้กับ
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
Keywords: 
kbdta kbhowtomaster kbmerge KB294683

ให้ข้อเสนอแนะ

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com