如何使用合併列印功能在 Word 中建立郵件標籤

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結論

本文將告訴您如何使用合併列印功能,在 Microsoft Word 中建立標籤。合併列印的程序將涉及主文件與資料來源的合併。

主文件會包含每一個標籤上都一樣的文字和其他項目。資料來源則會包含每一個標籤上需要變更的資訊,例如每一位收件者的姓名和地址。

您插入主文件中的合併欄位,將告訴 Word 在何處列印資料來源的資訊。執行合併列印時,Word 會使用資料來源中的資訊,來取代主文件中的合併欄位。資料來源的每一列 (或記錄) 都會產生個別的標籤。

下列程序將示範如何執行合併列印來建立標籤。

步驟 1:建立主文件

開始新文件來建立新標籤,或開啟您先前使用的現有文件來合併標籤。
  1. 在 Word 中開啟文件,然後啟動合併列印。如果要啟動合併列印,請根據您使用的 Word 版本執行下列步驟:
    • Microsoft Word 2002

      按一下 [工具] 功能表上的 [信件與郵件],然後按一下 [合併列印精靈]
    • Microsoft Office Word 2003

      按一下 [工具] 功能表上的 [信件與郵件],然後按一下 [合併列印]
    • Microsoft Office Word 2007

      按一下 [郵件] 索引標籤上的 [啟動合併列印],然後按一下 [逐步合併列印精靈]
  2. 按一下 [選取文件類型] 底下的 [標籤],然後按一下 [下一步: 開始文件]

    合併列印的步驟 2 隨即出現。
  3. 按一下 [選取開始文件] 底下的 [變更文件版面配置][從現有文件開始]

    透過 [變更文件版面配置] 選項,即可使用其中一個合併列印範本來設定標籤選項。按一下 [標籤選項][標籤選項] 對話方塊隨即出現。選取印表機的類型 (點陣式或雷射)、標籤產品的類型 (例如 Avery) 及產品編號。如果使用自訂標籤,請按一下 [詳細資料],然後鍵入標籤大小。按一下 [確定]

    透過 [從現有文件開始] 選項,即可開啟現有的合併列印文件,並使用它做為主文件。
  4. 按一下 [下一步: 選取收件者]

步驟 2:選取資料來源

資料來源所包含的資訊,可以讓每一個標籤呈現不同的資訊。您可以開啟在 Word 中建立的現有資料來源,或建立新的資料來源,並填入收件者資訊。

請注意 此外,您也可以使用在另一個程式中建立的資料來源,例如 Microsoft Excel 或 Microsoft Access,或者,您可以使用在 Microsoft Exchange Server 或 Microsoft Schedule+ 中建立的個人通訊錄,或使用 ASCII 文字檔案,或者是另一個分隔符號檔案。
  1. [合併列印] 工作窗格的 [選取收件者] 標題底下,選取適當的資料來源選項。

    選項包括:使用現有清單、從 Outlook 連絡人選取,或者鍵入新清單。
  2. 針對您要使用的資料來源類型選取適當的方法。
    方法 1:開啟現有資料來源

    如果要開啟現有資料來源,請依照下列步驟執行:
    1. 按一下 [合併列印] 工作窗格中的 [使用現有清單],然後按一下 [使用現有清單] 標題底下的 [瀏覽]

      [選取資料來源] 對話方塊隨即出現。
    2. [選取資料來源] 對話方塊的檔案清單中,選取您要使用的資料來源,然後按一下 [開啟]

      如果您要的資料來源不在檔案清單中,請按一下適當的磁碟機和資料夾,然後在 [檔案類型] 方塊中選取適當選項。

      Word 會顯示 [合併列印收件者] 對話方塊,讓您進一步編輯資料。完成編輯之後,按一下 [確定]

      信件隨即顯示。
    3. 按一下 [下一步: 寫信] 來設定主文件。
    4. 繼續進行本文後面的<步驟 3:編輯主文件>區段。
    方法 2:使用 Outlook 連絡人
    1. 按一下 [合併列印] 工作窗格中的 [從 Outlook 連絡人選取],然後按一下 [從 Outlook 連絡人資料夾選取] 標題底下的 [選擇連絡人資料夾]

      [選取連絡人資料夾清單] 對話方塊隨即出現,其中包含可用的連絡人資料夾。選取正確的資料夾,然後按一下 [確定]

      其中的姓名便會出現在 [合併列印收件者] 對話方塊中。按一下 [確定]
    2. 按一下 [下一步: 安排標籤]
    3. 繼續進行本文後面的<步驟 3:編輯主文件>區段。
    方法 3:建立新的資料來源
    1. 按一下 [下一步: 選取收件者],然後按一下 [選取收件者] 標題底下的 [鍵入新清單]
    2. 按一下 [建立] 以顯示 [新增通訊清單] 對話方塊。此對話方塊包含套印信件、郵件標籤和信封常用的欄位名稱清單。

      如果要在此對話方塊中自訂欄位,請按一下 [自訂]。您可以重新命名欄位及移除您不需要的欄位。如果要新增欄位名稱,請按一下 [新增],鍵入欄位名稱,然後按一下 [確定]。完成自訂時,請按一下 [確定]。鍵入資料之後,請按一下 [關閉],以關閉 [新增通訊清單] 對話方塊。

      [儲存通訊清單] 對話方塊隨即出現。
    3. 輸入檔案的名稱,然後按一下 [儲存]

      Word 會顯示 [合併列印收件者] 對話方塊,讓您進一步編輯資料。完成編輯之後,按一下 [確定]
    4. 在「合併列印精靈」中,按一下 [下一步: 安排標籤]
    5. 繼續進行本文後面的<步驟 3:編輯主文件>區段。

步驟 3:編輯主文件

  1. [合併列印] 工作窗格中,確認已顯示 [安排標籤] 步驟。您可以在此步驟中配置標籤
  2. Word 會顯示一些可讓您用來配置標籤的項目,例如 [地址區塊][問候行][電子郵資]。使用 [其他項目] 選項即可新增特定欄位。在標籤中按一下您要插入合併欄位的位置,表示 Word 將在此處列印資料來源的資訊。請在兩個合併欄位之間或在合併欄位之後,鍵入應有的空格或標點符號。
  3. 完成一個標籤的設定之後,按一下 [更新所有標籤] 即可複製所有標籤。
  4. 按一下 [下一步: 預覽標籤] 以預覽合併資料。

步驟 4:執行合併

  1. [合併列印] 工作窗格中,確認已顯示 [完成合併] 步驟。在此步驟中,您可以合併到印表機,或在螢幕上進行合併。

    如果要直接合併到印表機,請按一下 [列印][合併到印表機] 對話方塊隨即出現,讓您選取要合併的記錄。按一下 [確定][列印] 對話方塊隨即出現,讓您選取印表機並列印標籤。

    如果要在螢幕上進行合併,請按一下 [編輯個別標籤][合併到新文件] 對話方塊隨即出現,讓您選取要合併的記錄。按一下 [確定] 來合併標籤。您可以在列印標籤之前先檢視它們。
  2. 當合併的文件出現在螢幕上之後,您可以另存為個別文件,也可以按一下 [檔案] 功能表上的 [列印] 來列印合併的文件,或者,您可以兩者都做。

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如需有關合併列印的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視「Microsoft 知識庫」中的文件:
290408 WD2002:合併列印的常見問題解答
如需有關如何建立新資料來源的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視「Microsoft 知識庫」中的文件:
294688 如何在 Word 中設計及設定合併列印通訊清單
如需有關合併列印的詳細資訊,請按一下 [說明] 功能表上的 [Microsoft Word 說明],在 [輔助中心] 窗格的 [搜尋] 方塊中鍵入 mail merge,然後按一下 [開始搜尋] 以檢視該主題。

屬性

文章編號: 294684 - 上次校閱: 2010年5月13日 - 版次: 5.0
這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
關鍵字:?
kbhowtomaster kbmerge KB294684
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