WD2002 : Procédure pour créer une liste triée par catégorie à l'aide de la fonctionnalité Fusion et publipostage

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Fusion et publipostage de Word pour créer une liste de données triée et divisée par catégorie. Le présent article contient des instructions et un exemple que vous pouvez utiliser pour créer une liste de ce type.

Préparation du fichier de données

Triez votre fichier de données de façon à ce que tous les enregistrements ayant la même valeur pour la catégorie du champ clé (champ sur lequel est basé le tri) soient regroupés, comme illustré dans l'exemple de fichier de données. L'exemple de liste ci-après est trié sur le champ VILLE (VILLE est le champ clé dans cet exemple). Pour plus d'informations sur la création d'une liste d'adresses de fusion et publipostage, cliquez sur le numéro ci-dessous pour afficher l'article correspondant dans la Base de connaissances Microsoft :

Préparation du document principal

REMARQUE : Dans l'exemple suivant, ¶ désigne une marque de paragraphe. Pour taper une marque de paragraphe, appuyez sur ENTRÉE.

Pour que cette procédure fonctionne, vous devez sélectionner le type de document " Répertoire " lors de la préparation de votre document principal. Pour attribuer le type Répertoire à votre document principal, procédez comme suit :

1. Dans un nouveau document vide, cliquez sur Lettres et publipostage dans le menu Outils, puis cliquez sur Assistant Fusion et publipostage.
2. Dans le volet Office Fusion et publipostage, sous Sélection du type de document, sélectionnez Répertoire.
3. Cliquez sur Suivante : Document de base.
4. Sous Sélection du document de base, sélectionnez Utiliser le document actuel.
5. Cliquez sur Suivante : Sélection des destinataires.
6. Sous Utilisation d'une liste existante, cliquez sur Parcourir.
7. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source des données, sélectionnez le fichier que vous avez créé dans la section " Préparation du fichier de données " du présent article.
8. Si la boîte de dialogue Confirmer la source des données s'affiche, sélectionnez un type de données approprié pour le type de fichier que vous avez créé dans la section " Préparation du fichier de données " du présent article. Par exemple, si vous avez créé le fichier dans Microsoft Excel, sélectionnez Feuilles de calcul MS Excel via DDE (*.xls) ou Fichiers Excel via ODBC (*.xls).
9. Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Destinataires du publipostage.
10. En vous servant de l'exemple comme guide, insérez des champs pour comparer le champ clé de chaque ligne avec le champ clé de la ligne précédente, et pour insérer une chaîne de texte s'ils sont différents et une autre chaîne de texte s'ils sont identiques.

Cet exemple utilise les données de la section " Préparation du fichier de données " du présent article et le champ {MERGEFIELD VILLE} comme champ clé.

REMARQUE : Pour placer les champs entre accolades(" {} "), appuyez sur CTRL+F9. Les champs présentés dans cet exemple produisent une liste triée comme suit :

Affichage de chaque nouvelle catégorie sur une page différente

Comme dans l'exemple précédent, le champ clé dans l'exemple suivant est {MERGEFIELD VILLE}. Lorsque la valeur de VILLE change dans le fichier de données pour indiquer une autre ville, une nouvelle page est ajoutée aux résultats fusionnés, et la fusion se poursuit en haut de la page suivante. Pour placer les champs entre accolades(" {} "), appuyez sur CTRL+F9. REMARQUE : Pour insérer un saut de page, appuyez sur CTRL+ENTRÉE, ou cliquez sur Saut dans le menu Insertion, sélectionnez Saut de page, puis cliquez sur OK.

Les champs présentés dans cet exemple produisent une liste sur des pages distinctes, comme suit :

Mise en forme du champ clé

Dans cet exemple, le champ clé est {MERGEFIELD VILLE}. Pour mettre en forme les résultats du champ {MERGEFIELD VILLE} afin qu'ils s'affichent tout en majuscules, vous pouvez insérer le commutateur de mise en forme \* Upper. Pour placer les champs entre accolades(" {} "), appuyez sur CTRL+F9. Les champs présentés dans cet exemple produisent une liste avec la ville apparaissant tout en majuscules, comme suit : REMARQUE : Vous pouvez appliquer une autre mise en forme au champ clé {MERGEFIELD VILLE}, en sélectionnant la totalité du champ (y compris les accolades de délimitation de champ { }), puis en attribuant au champ la mise en forme que vous souhaitez. Pour mettre en forme le champ, cliquez sur Police dans le menu Format.

Inclusion de texte supplémentaire

Si vous voulez que du texte supplémentaire apparaisse dans le document fusionné, vous devez inclure ce texte entre les guillemets dans les champs SI. De cette manière, le texte n'apparaîtra que si les informations contenues dans la source de données satisfont aux conditions que vous avez définies dans les champs SI (par exemple, quand le nom VILLE figurant sur la ligne actuelle de la source de données diffère du nom VILLE dans la ligne précédente).

Si vous placez le texte en dehors des champs SI dans votre document principal, il apparaît dans le document fusionné une fois pour chaque nouvelle ligne de la source de données au lieu d'une fois pour chaque nouveau champ clé. Dans l'exemple que vous avez créé à la section " Préparation du fichier de données ", il apparaîtra une fois pour chaque employé, au lieu d'une fois pour chaque ville.

Cet exemple fait précéder chaque ville de la liste d'une courte phrase d'introduction : Les champs présentés dans cet exemple produisent une liste avec un texte d'introduction pour chaque ville, comme suit :

Description du fonctionnement de ce processus

Le premier champ SI dans ces exemples insère le nom de la ville et un caractère de retour chariot ¶ uniquement pour le premier enregistrement de la fusion. Pour tous les enregistrements suivants, ce champ SI n'insère rien (""). Il reconnaît le premier enregistrement de la fusion en comparant le champ SÉQFUSION (qui retourne le numéro d'ordre de l'enregistrement actuel) avec la valeur numérique " 1 ".

Le deuxième champ SI insère un caractère de retour chariot (et un saut de page pour obliger chaque nouvelle ville à s'afficher sur une nouvelle page), le nom de la ville, deux autres caractères de retour chariot, le nom de l'employé et le montant des ventes (dans cet ordre), uniquement s'il détermine que l'enregistrement actuel inclut un nom de ville différent de celui de l'enregistrement précédent. S'il détermine que l'enregistrement actuel inclut un nom de ville identique à celui de l'enregistrement précédent, il insère uniquement le nom de l'employé suivant et le montant des ventes correspondant.

Ce champ SI reconnaît le nouveau nom de ville en comparant le texte des signets spécifiés dans les deux champs DÉFINIR. Le texte du signet " Place1 " est toujours identique au champ Ville de l'enregistrement actuel, et le texte du signet " Place2 " est identique au champ Ville de l'enregistrement précédent.

Pour plus d'informations sur les champs IF, cliquez sur Aide sur Microsoft Word dans le menu ? (Aide), tapez Codes de champ : champ IF dans le Compagnon Office ou dans l'Aide intuitive, puis cliquez sur Rechercher pour afficher les rubriques correspondantes.

Pour plus d'informations sur les champs MERGESEQ , cliquez sur Aide sur Microsoft Word dans le menu ? (Aide), tapez Codes de champ : champ MERGESEQ dans le Compagnon Office ou dans l'Aide intuitive, puis cliquez sur Rechercher pour afficher les rubriques correspondantes.

Pour plus d'informations sur les champs SET, cliquez sur Aide sur Microsoft Word dans le menu ? (Aide), tapez Codes de champ : champ SET dans le Compagnon Office ou dans l'Aide intuitive, puis cliquez sur Rechercher pour afficher les rubriques correspondantes.

Pour plus d'informations sur les commutateurs généraux de mise en forme des champs, cliquez sur Aide sur Microsoft Word dans le menu ? (Aide), tapez commutateurs généraux dans le Compagnon Office ou dans l'Aide Intuitive, puis cliquez sur Rechercher pour afficher les rubriques correspondantes.