Cara menggunakan gabungan surat untuk membuat daftar yang disortir oleh Kategori di Word

Artikel ini menjelaskan cara menggunakan surat Menggabungkan fitur pada Word untuk membuat daftar data yang diurutkan dan dipisahkan oleh Kategori. Artikel ini berisi petunjuk dan contoh yang dapat Anda gunakan untuk membuat daftar.

Mengatur data file

Urut file data Anda, sehingga semua catatan dengan nilai yang sama untuk Kategori bidang kunci (bidang yang Anda dasar semacam) muncul bersama-sama, seperti yang ditunjukkan dalam file data sampel. Berikut contoh daftar diurutkan oleh bidang kota (kota adalah bidang kunci dalam contoh ini).

City	Employee	Sales
Atlanta	Galos	$3,000
Atlanta	Delaney	$50,000
Atlanta	Henningsen	$10,000
Houston	Johnson	$8,000
Houston	Kelly	$9,000
Houston	Pak	$0

Mengatur dokumen utama

Catatan ¶ designates Kata-kata "tanda paragraf" dalam tanda kurung menunjukkan tanda paragraf dalam contoh berikut. Untuk mengetik tanda paragraf, tekan ENTER.

Untuk prosedur ini untuk bekerja, Anda harus memilih dokumen "Direktori" ketik ketika Anda mengatur dokumen utama Anda. Untuk menyiapkan dokumen utama Anda sebagai sebuah direktori, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pada dokumen kosong yang baru, mulai gabungan surat. Untuk melakukannya, gunakan salah satu dari prosedur berikut ini, jika sesuai untuk versi Word yang sedang Anda operasikan:
   
   Microsoft Word 2002
   
   Pada Alat menu, klik Surat-surat dan surat, lalu klik Gabungan surat Wizard.
   
   Microsoft Office Word 2003
   
   Pada Alat menu, klik Surat-surat dan surat, lalu klik Gabungan Surat.
   
   Microsoft Office Word 2007 dan Microsoft Office Word 2010
   
   Pada Surat tab, klik Mulai gabungan surat, lalu klik Langkah demi langkah Wizard gabungan surat.
2. Dalam Gabungan Surat jendela tugas di bawah Pilih jenis dokumen, klik untuk Pilih Direktori.
3. Klik Berikutnya: Mulai dokumen.
4. Di bawah Pilih dokumen awal, klik untuk Pilih Menggunakan dokumen saat ini.
5. Klik Next: Pilih penerima.
6. Di bawah Gunakan daftar yang sudah ada, klik People.
7. Dalam Pilih sumber Data kotak dialog, pilih file sampel yang Anda buat dalamMengatur Data File bagian.
8. Jika Mengkonfirmasi sumber Data kotak dialog muncul, pilih jenis data yang sesuai jenis file yang Anda buat dalam Mengatur data file bagian. Sebagai contoh, jika Anda membuat file di Microsoft Excel, pilih salah satu MS Excel Worksheets melalui DDE (*.xls) atau Excel file melalui ODBC (*.xls).
9. Dalam Penerima gabungan surat kotak dialog, klik Oke.
10. Menggunakan contoh berikut sebagai panduan, masukkan bidang untuk membandingkan bidang kunci dalam setiap baris dengan bidang kunci dalam baris sebelumnya, dan untuk menyisipkan satu string teks jika mereka berbeda dan lain string teks Jika mereka adalah sama.

Contoh

Contoh ini menggunakan data sampel dari Mengatur data file bagian, dan menggunakan { MERGEFIELD KOTA} sebagai bidang utama.

Catatan Untuk memasukkan lapangan kawat gigi, tekan CTRL + F9.

{ IF { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }¶
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}¶
{ If { Place2 } <> { Place1 }"¶
{ MERGEFIELD CITY }¶
¶
{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}¶

Bidang yang tercantum dalam contoh ini menghasilkan diurutkan daftar sebagai berikut:

Memaksa setiap kategori baru ke halaman baru

Seperti pada contoh sebelumnya, bidang kunci dalam contoh ini adalah { MERGEFIELD kota }. Ketika nilai kota perubahan di data file yang berbeda kota, halaman baru ditambahkan ke hasil gabungan, dan penggabungan melanjutkan di bagian atas halaman berikutnya. Untuk memasukkan lapangan kawat gigi, tekan CTRL + F9.

{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }¶
" ""}{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}¶
{ If { Place2 } <> { Place1 }"¶
----------------------------Page Break--------------------------------
{ MERGEFIELD CITY }¶
¶
{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}¶

Catatan Untuk memasukkan page break, tekan CTRL + ENTER, atau klik Istirahat pada Masukkan menu, pilih Page Break, lalu klik Oke.

Bidang tercantum dalam contoh ini menghasilkan daftar pada halaman terpisah sebagai berikut:

Format bidang kunci

Bidang kunci dalam contoh ini adalah {MERGEFIELD KOTA}. Untuk memformat hasil {MERGEFIELD KOTA} sebagai huruf kapital semua, Anda dapat memasukkan tombol format dari \ * Atas. Untuk memasukkan lapangan kawat gigi, tekan CTRL + F9.

{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY \* Upper }¶
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}¶
{ IF { Place2 } <> { Place1 }"¶
{ MERGEFIELD CITY \* Upper }¶
¶
{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}¶

Bidang yang tercantum dalam contoh ini menghasilkan daftar dengan kota muncul di semua huruf, sebagai berikut: Catatan Anda dapat menerapkan berbagai format ke bidang kunci { MERGEFIELD kota } dengan memilih seluruh lapangan (termasuk lapangan kawat gigi { }), dan format lapangan untuk preferensi Anda. Format lapangan, klik Font pada Format menu.

Termasuk teks tambahan

Jika Anda ingin teks tambahan untuk muncul dalam dokumen gabungan, Anda harus menyertakan teks ini dalam set tanda kutip di bidang jika. Dengan cara ini, teks muncul hanya jika informasi di sumber data memenuhi kondisi yang Anda definisikan di bidang jika (sebagai contoh, ketika kota nama baris saat ini dari sumber data yang berbeda dari nama kota di sebelumnya baris).

Jika Anda menempatkan teks di luar jika bidang di dokumen utama Anda, teks ini muncul dalam dokumen gabungan satu kali untuk setiap baris baru dalam data sumber, daripada satu kali untuk masing-masing bidang kunci yang baru. Dalam contoh yang Anda dibuat di Mengatur data filebagian, tampaknya satu kali untuk setiap karyawan, alih-alih satu kali untuk masing-masing kota.

Contoh ini memperkenalkan setiap kota di daftar dengan singkat Pengantar kalimat:

{ IF { MERGESEQ } = "1" "These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }:¶
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}¶
{ If { Place2 } <> { Place1 }"¶
These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }:¶
¶
{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}¶

Bidang tercantum dalam contoh ini menghasilkan daftar dengan teks pengantar untuk masing-masing kota sebagai berikut:

Bagaimana proses ini bekerja

Field jika pertama dalam contoh-contoh ini menyisipkan nama kota dan tanda paragraf untuk hanya catatan pertama di gabungan surat. Untuk semua berikutnya Catatan, ini jika bidang menyisipkan apa-apa (""). Mengakui gabungan surat pertama merekam dengan membandingkan bidang MERGESEQ (yang kembali urutan nomor untuk Rekor saat ini) untuk bilangan "1."

Jika kedua bidang menyisipkan tokoh kembali (dan page break jika Anda memaksa setiap kota untuk baru Halaman), nama kota, dua karakter lebih kembali, nama karyawan, dan jumlah penjualan (dalam urutan), hanya jika bidang jika menentukan yang saat ini Catatan mencakup nama kota yang berbeda dari rekor sebelumnya. Jika kata menentukan bahwa rekor saat ini termasuk nama kota yang sama rekor sebelumnya, kata menyisipkan hanya berikutnya karyawan nama dan jumlah penjualan.

Jika bidang ini mengakui nama kota baru dengan membandingkan teks bookmark yang ditentukan dalam dua bidang yang DITETAPKAN. Teks bookmark "Place1" selalu sama dengan rekor saat ini kota lapangan, dan teks bookmark "Place2" sama dengan rekor sebelumnya kota lapangan.

Untuk informasi lebih lanjut tentang surat menggabungkan, klik nomor artikel di bawah ini untuk melihat artikel di dalam Basis Pengetahuan Microsoft: