ID Artikel: 294686 - Melihat produk di mana artikel ini berlaku.
Untuk versi Microsoft Word 2000 artikel ini, Lihat 211303.
Untuk Microsoft Word 98 Versi artikel ini, lihat 181731.
Untuk Microsoft Word 97 Versi artikel ini, lihat 181730.
Untuk Microsoft Word 95 Versi artikel ini, lihat 181729.
Perbesar semua | Perkecil semua

Pada Halaman ini

Ringkasan

Artikel ini menjelaskan cara menggunakan Surat Menggabungkan fitur pada Word untuk membuat daftar data yang diurutkan dan dipisahkan oleh Kategori. Artikel ini berisi instruksi dan contoh yang dapat Anda gunakan untuk membuat daftar.

Mengatur data file

Mengurutkan file data Anda, sehingga semua catatan dengan nilai yang sama untuk bidang kategori bukti kunci (bidang yang Anda mendasarkan semacam) muncul bersama-sama, seperti yang ditunjukkan dalam berkas data sampel. Berikut contoh daftar diurutkan oleh bidang CITY (kota adalah bidang bukti kunci dalam contoh ini).
City Employee Sales
Atlanta Galos $3,000
Atlanta Delaney $50,000
Atlanta Henningsen $10,000
Houston Johnson $8,000
Houston Kelly $9,000
Houston Pak $0

Mengatur kumpulan dokumen utama

Catatan ¶ designates Kata-kata "tanda paragraf" dalam tanda kurung menetapkan marka paragraf dalam contoh berikut. Untuk mengetik marka paragraf, tekan ENTER.

Untuk prosedur ini bekerja, Anda harus memilih kumpulan dokumen "Direktori" ketik saat Anda mengatur kumpulan dokumen utama Anda. Untuk menyiapkan kumpulan dokumen utama Anda sebagai sebuah direktori, ikuti langkah-langkah berikut:
  1. Di kumpulan dokumen kosong baru, mulai gabungan surat. Untuk melakukannya, gunakan salah satu dari prosedur berikut ini, jika sesuai untuk versi Word yang sedang Anda operasikan:

    Microsoft Word 2002

    Pada Alat Menu, klik Huruf dan Surat, lalu klik Penuntun gabungan surat.

    Microsoft Office Word 2003

    Pada Alat Menu, klik Huruf dan Surat, lalu klik gabungan surat.

    Microsoft Office Word 2007 dan Microsoft Office Word 2010

    Pada Surat tab, klik Mulai gabungan surat, lalu klik Langkah demi langkah penggabungan e-mail Wizard.
  2. Di jendela tugas gabungan surat di bawah Pilih jenis kumpulan dokumen, klik untuk Pilih direktori.
  3. Klik Next: Memulai kumpulan dokumen.
  4. Di bawah Pilih kumpulan dokumen awal, klik untuk Pilih Menggunakan kumpulan dokumen saat ini.
  5. Klik Next: Pilih Penerima.
  6. Di bawah Gunakan daftar yang sudah ada, klik People.
  7. Di kotak dialog Pilih data sumber , pilih berkas contoh yang Anda buat diMengatur Data File Bagian.
  8. Jika muncul kotak dialog Konfirmasi data sumber , pilih jenis data yang sesuai untuk jenis file yang Anda buat di Mengatur berkas data Bagian. Sebagai contoh, jika Anda membuat Pilih file di Microsoft Excel, baik MS Excel worksheet melalui DDE (xls) atau Excel file melalui ODBC (xls).
  9. Di kotak dialog Penerima gabungan surat , klik OK.
  10. Menggunakan contoh berikut sebagai panduan, masukkan bidang untuk membandingkan bidang bukti kunci dalam setiap baris dengan bidang bukti kunci dalam baris sebelumnya, dan untuk menyisipkan satu string teks jika mereka berbeda dan lain string teks Jika mereka adalah sama.
Contoh

Contoh ini menggunakan data sampel dari Mengatur data file Bagian, dan menggunakan { MERGEFIELD kota} sebagai bidang bukti kunci.

Catatan Untuk menyisipkan tanda kurung lapangan, tekan CTRL + F9.
{ IF { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Bidang yang tercantum dalam contoh ini menghasilkan Daftar diurutkan sebagai berikut:
Atlanta

Galos $3.000
Delaney $50.000
Henningsen $10.000

Houston

Johnson $8.000
Kelly $9.000
Pak $0

Memaksa setiap kategori baru ke halaman baru

Seperti dalam contoh sebelumnya, bidang bukti kunci dalam contoh ini adalah { MERGEFIELD kota }. Kapan nilai kota perubahan dalam data file yang berbeda kota, halaman baru ditambahkan ke hasil gabungan, dan penggabungan dilanjutkan pada bagian atas halaman berikutnya. Untuk menyisipkan tanda kurung lapangan, tekan CTRL + F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" ""}{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
----------------------------Page Break--------------------------------
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Catatan Untuk memasukkan hentian halaman, tekan CTRL + ENTER, atau klik Istirahat pada Masukkan Menu, pilih hentian halaman, lalu klik Oke.

Bidang yang tercantum dalam contoh ini menghasilkan daftar pada halaman yang terpisah sebagai berikut:
Atlanta

Galos $3.000
Delaney $50.000
Henningsen $10.000

----------------------------Page Break-----------------------------
Houston

Johnson $8.000
Kelly $9.000
Pak $0

Format bidang bukti kunci

Bidang bukti kunci dalam contoh ini adalah {MERGEFIELD kota}. Untuk memformat hasil {MERGEFIELD kota} sebagai huruf kapital semua, Anda dapat menyisipkan saklar format dari \ * Atas. Untuk menyisipkan tanda kurung lapangan, tekan CTRL + F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY \* Upper }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ IF { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY \* Upper }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Bidang yang tercantum dalam contoh ini menghasilkan daftar dengan kota muncul dalam huruf kapital, sebagai berikut:
ATLANTA

Galos $3.000
Delaney $50.000
Henningsen $10.000

HOUSTON

Johnson $8.000
Kelly $9.000
Pak $0
Catatan Anda dapat menerapkan format yang berbeda ke bidang bukti kunci { MERGEFIELD kota } dengan memilih bidang seluruh (termasuk bidang kawat gigi menspesifikasikan menetapkannya kedalam), dan format bidang preferensi Anda. Untuk memformat bidang, klik FontFormat Menu.

Termasuk teks tambahan

Jika Anda ingin teks tambahan muncul dalam kumpulan dokumen gabungan, Anda harus menyertakan teks ini di dalam set tanda kutip di ladang jika. Dengan cara ini, teks muncul hanya jika informasi di data sumber memenuhi kondisi yang Anda tetapkan di bidang jika (sebagai contoh, ketika kota nama di baris saat ini dari data sumber yang berbeda dari nama kota di sebelumnya baris).

Jika Anda menempatkan teks luar Jika bidang di kumpulan dokumen utama Anda, teks ini muncul dalam kumpulan dokumen gabungan satu kali untuk setiap baris baru dalam data sumber, daripada satu kali untuk setiap bidang bukti kunci yang baru. Dalam contoh yang Anda dibuat di Mengatur data fileBagian, muncul satu kali untuk setiap karyawan, bukan satu kali untuk setiap kota.

Contoh ini memperkenalkan setiap kota dalam daftar dengan singkat Pengantar kalimat:
{ IF { MERGESEQ } = "1" "These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Bidang yang tercantum dalam contoh ini menghasilkan daftar dengan teks pengantar untuk masing-masing kota sebagai berikut:
Ini adalah total penjualan untuk Atlanta:

Galos $3.000
Delaney $50.000
Henningsen $10.000

Ini adalah total penjualan untuk Houston:

Johnson $8.000
Kelly $9.000
Pak $0

Bagaimana proses ini bekerja

Jika field pertama dalam contoh-contoh ini menyisipkan nama kota dan marka paragraf untuk hanya catatan pertama dalam penggabungan e-mail. Untuk semua berikutnya Catatan, jika bidang ini menyisipkan tidak ada (""). Mengakui gabungan surat pertama merekam dengan membandingkan bidang MERGESEQ (yang kembali urutan menurun nomor untuk rekor saat ini) untuk angka "1."

Kedua Jika bidang menyisipkan tokoh kembali (dan hentian halaman jika Anda memaksa setiap kota baru Halaman), nama kota, dua lebih kembali karakter, nama karyawan, dan jumlah penjualan (dalam urutan), hanya jika bidang jika menentukan bahwa saat ini Catatan ini mencakup nama kota yang berbeda dari rekor sebelumnya. Jika kata menentukan bahwa rekaman saat ini mencakup nama kota yang sama rekor sebelumnya, kata menyisipkan hanya berikutnya karyawan nama dan jumlah penjualan.

Jika bidang ini mengakui nama kota baru dengan membandingkan teks bookmark yang ditentukan dalam dua bidang yang ditetapkan. Teks bookmark "Place1" selalu sama dengan rekaman saat ini kota bidang, dan teks bookmark "Place2" sama dengan kota rekor sebelumnya bidang.

Referensi

Untuk informasi selengkapnya tentang pesan menggabungkan, klik nomor artikel berikut ini untuk melihat artikel di dalam Pangkalan Pengetahuan Microsoft:
294688Cara merancang dan menyiapkan daftar alamat penyuratan gabungan surat pada Word 2002 dan di versi Word yang lebih tinggi
290408 Pertanyaan umum tentang gabungan surat pada Word 2002
294693 Cara menggunakan gabungan surat untuk membuat direktori di Word 2002 dan di versi Word yang lebih tinggi
294683 Cara menggunakan gabungan surat untuk membuat surat formulir di Word 2002 dan di versi Word yang lebih tinggi

Properti

ID Artikel: 294686 - Kajian Terakhir: 07 Januari 2013 - Revisi: 3.0
Berlaku bagi:
  • Microsoft Word 2013
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Word 2002
Kata kunci: 
kbdta kbfield kbhowtomaster kblayout kbmerge kbmt KB294686 KbMtid
Penerjemahan Mesin
PENTING: Artikel ini diterjemahkan menggunakan perangkat lunak mesin penerjemah Microsoft dan bukan oleh seorang penerjemah. Microsoft menawarkan artikel yang diterjemahkan oleh seorang penerjemah maupun artikel yang diterjemahkan menggunakan mesin sehingga Anda akan memiliki akses ke seluruh artikel baru yang diterbitkan di Pangkalan Pengetahuan (Knowledge Base) dalam bahasa yang Anda gunakan. Namun, artikel yang diterjemahkan menggunakan mesin tidak selalu sempurna. Artikel tersebut mungkin memiliki kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa, hampir sama seperti orang asing yang berbicara dalam bahasa Anda. Microsoft tidak bertanggung jawab terhadap akurasi, kesalahan atau kerusakan yang disebabkan karena kesalahan penerjemahan konten atau penggunaannya oleh para pelanggan. Microsoft juga sering memperbarui perangkat lunak mesin penerjemah.
Klik disini untuk melihat versi Inggris dari artikel ini: 294686

Berikan Masukan

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com