Код статьи: 294686 - Vizualiza?i produsele pentru care se aplic? acest articol.
Версия для a Microsoft Word 2000 в данной статье содержатся в разделе211303.
Для Microsoft Word 98 версии данной статьи, см.181731.
Для Microsoft Word 97 версии данной статьи, см.181730.
Для Microsoft Word 95 версии данной статьи, см.181729.
Развернуть все | Свернуть все

В этой статье

Аннотация

В данной статье описывается, как использовать возможность слияния в Word для создания списка данных, отсортированные и разделенные на категории. Данная статья содержит инструкции и примеры, который можно использовать для создания такого списка.

Настройка файла данных

Сортировка данных файла таким образом, чтобы все записи с одинаковым значением ключа поле категории (поле, на котором основан сортировки) отображаются вместе, как показано в образце файла данных. Приведенный ниже пример список сортируется по поле Город (город, ключевое поле в этом примере).
City Employee Sales
Atlanta Galos $3,000
Atlanta Delaney $50,000
Atlanta Henningsen $10,000
Houston Johnson $8,000
Houston Kelly $9,000
Houston Pak $0

Настройка основного документа

Примечание ¶ designates Слова «знак абзаца"в квадратных скобках указать знак абзаца в следующем примере. Чтобы ввести знак абзаца, нажмите клавишу ВВОД.

Для работы этой процедуры необходимо выбрать тип документа "Каталог" при настройке основного документа. Чтобы настроить основной документ как каталог, выполните следующие действия:
  1. В новый документ начать процесс слияния. Для этого воспользуйтесь одним из следующих процедур от версии Microsoft Word, при выполнении:

    Microsoft Word 2002

    НаСредстваменю, нажмите кнопкуПисьма и рассылки, а затем нажмите кнопкуМастер слияния.

    Microsoft Office Word 2003

    НаСредстваменю, нажмите кнопкуПисьма и рассылки, а затем нажмите кнопкуСлияние.

    Microsoft Office Word 2007 и Microsoft Office Word 2010

    НаПисьмавкладки, щелкнитеНачать слияние, а затем нажмите кнопкуЭтап выполнения мастера слияния.
  2. ВСлияниев области задачВыберите тип документавыберитеКаталог.
  3. Нажмите кнопкуСледующее: Открытие документа.
  4. В группеВыбор стартового документавыберитеИспользование текущего документа.
  5. Нажмите кнопкуСледующее: Выбор получателей.
  6. В группеИспользовать существующий списокщелкнитеОбзор.
  7. ВВыберите источник данныхдиалоговое окно, выберите команду Образец файла, созданного вНастройка файла данныхраздел.
  8. ЕслиПодтверждение источника данныхпоявится диалоговое окно, выберите тип данных, который подходит для типа файла, созданного вНастройка файла данныхраздел . Например, если создан файл в Microsoft Excel, выберите либоЖурнал MS Excel через DDE (*.xls)илиMicrosoft Excel файлы через ODBC (*.xls).
  9. ВПолучателидиалоговое окно, нажмите кнопкуОК.
  10. Вставка полей для сравнения ключевое поле каждой строки с помощью ключевого поля в предыдущей строке, а также для вставки одной строки текста, если они отличаются с помощью в следующем примере в качестве руководства и другую строку текста, если они совпадают.
Пример

В этом примере используется образец данных изНастройка файла данныхраздел и он использует{MERGEFIELD Город}ключевые поля.

ПримечаниеЧтобы вставить поле фигурные скобки, нажмите клавиши CTRL + F9.
{ IF { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Поля, в этом примере Создание отсортированного списка следующим образом:
Атланта

Galos 3 000 долларов
Delaney $ 50 000
Henningsen 10 000 долларов США

Хьюстон

Джонсон $ 000 до 8
Келли $ 9 000
Пакет $ 0

Принудительно каждой новой категории на новую страницу

Как в предыдущем примере является ключевое поле в этом примере{MERGEFIELD Город}. При изменении значения Город в файле данных в другой город, объединенные результаты добавляется новая страница и слияние продолжается в верхней части следующей страницы. Чтобы вставить поле фигурные скобки, нажмите сочетание клавиш CTRL + F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" ""}{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
----------------------------Page Break--------------------------------
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
ПримечаниеНажмите клавиши CTRL + ENTER, чтобы вставить разрыв страницы, или нажмите кнопкуРазорватьнаВставкаменю выбораРазрыв страницы, а затем нажмите кнопкуОК.

Поля, в этом примере создания списка на отдельных страницах следующим образом:
Атланта

Galos 3 000 долларов
Delaney $ 50 000
Henningsen 10 000 долларов США

----------------------------Page Break-----------------------------
Хьюстон

Джонсон $ 000 до 8
Келли $ 9 000
Пакет $ 0

Формат поля ключа

Ключевое поле в этом примере —{MERGEFIELD Город}. Для форматирования результатов{MERGEFIELD Город}все прописные можно добавить ключ форматирования из\ * Верхний. Чтобы вставить поле фигурные скобки, нажмите сочетание клавиш CTRL + F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY \* Upper }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ IF { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY \* Upper }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Поля, в этом примере создавать список с города, отображаются прописными буквами, следующим образом:
Атланта

Galos 3 000 долларов
Delaney $ 50 000
Henningsen 10 000 долларов США

HOUSTON

Джонсон $ 000 до 8
Келли $ 9 000
Пакет $ 0
ПримечаниеМожно применить другой формат для ключевого поля{MERGEFIELD Город}, выбрав поле целиком (включая скобки поля{}) и поле, чтобы параметры форматирования. Чтобы отформатировать поля, нажмите кнопкуШрифтнаФорматменю.

Включить дополнительный текст

Этот текст внутри набора знаков кавычек , если требуется дополнительный текст в документе слияния, необходимо включить в полях IF. Таким образом, текст отображается, только если данные в источнике данных соответствует условиям, которые определены в полях IF (например, если название ГОРОДА в текущую строку из источника данных отличается от предыдущей строки названия ГОРОДА).

, Если текст за пределами поля IF в основной документ, этот текст отображается в документе слияния один раз для каждой новой строки в источнике данных, а не один раз для каждого нового ключевого поля. В примере, созданный вНастройка файла данныхраздел, он появляется один раз для каждого сотрудника, вместо того, один раз для каждого города.

В этом примере представлены каждого города в списке Короткий вступительный предложения:
{ IF { MERGESEQ } = "1" "These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Поля, в этом примере создавать список с вводного текста для каждого города, следующим образом:
Это общая сумма продаж для Атланты:

Galos 3 000 долларов
Delaney $ 50 000
Henningsen 10 000 долларов США

Это общая сумма продаж для Хьюстон:

Джонсон $ 000 до 8
Келли $ 9 000
Пакет $ 0

Как работает этот процесс

Первое поле IF в этих примерах вставляет название города и знак абзаца только первой записи при слиянии. Для всех последующих записей, ничего не вставляется в поле IF (""). Распознает слияния первой записи, сравнивая поля MERGESEQ (возвращает порядковый номер текущей записи) с цифрой "1".

Секунды, если поле вставляет символ возврата (и разрыв страницы), каждый город принудительный запуск на новую страницу название города двух более возвращать символов, имя сотрудника и сумма продаж (в таком порядке), только если в поле IF, определяет, что текущая запись содержит название города, который отличается от предыдущей записи. Если Word определяет, что текущая запись содержит название города, которые совпадают с предыдущей записи, Microsoft Word вставляет следующий имя сотрудника и объем продаж.

Поле этот IF распознает название нового города путем сравнения текста закладки, указанное в двух полях SET. Текст закладки «Place1» всегда равно текущей записи в поле Город, а текст закладки «Place2» равно Город предыдущей записи поля.

Ссылки

Для получения дополнительных сведений о слиянии, щелкните следующие номера статей базы знаний Майкрософт:
294688О разработке и настройка списка адресов слияния в Word 2002 и более поздних версиях Microsoft Word
290408Часто задаваемые вопросы о слиянии в Word 2002
294693Использование слияния для создания каталога в Word 2002 и более поздних версиях Microsoft Word
294683Использование слияния для создания писем в Microsoft Word 2002 и более поздних версиях Microsoft Word

Свойства

Код статьи: 294686 - Последний отзыв: 18 сентября 2011 г. - Revision: 3.0
Информация в данной статье относится к следующим продуктам.
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
Ключевые слова: 
kbdta kbfield kbhowtomaster kblayout kbmerge kbmt KB294686 KbMtru
Переведено с помощью машинного перевода
ВНИМАНИЕ! Перевод данной статьи был выполнен не человеком, а с помощью программы машинного перевода, разработанной корпорацией Майкрософт. Корпорация Майкрософт предлагает вам статьи, переведенные как людьми, так и средствами машинного перевода, чтобы у вас была возможность ознакомиться со статьями базы знаний KB на родном языке. Однако машинный перевод не всегда идеален. Он может содержать смысловые, синтаксические и грамматические ошибки, подобно тому как иностранец делает ошибки, пытаясь говорить на вашем языке. Корпорация Майкрософт не несет ответственности за неточности, ошибки и возможный ущерб, причиненный в результате неправильного перевода или его использования. Корпорация Майкрософт также часто обновляет средства машинного перевода.
Эта статья на английском языке:294686

Отправить отзыв

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com