Word 2002에서 편지 병합 주소 목록을 디자인하고 설정하는 방법

기술 자료 번역 기술 자료 번역
기술 자료: 294688 - 이 문서가 적용되는 제품 보기.
이 문서는 이전에 다음 ID로 출판되었음: KR294688
모두 확대 | 모두 축소

이 페이지에서

요약

이 문서에서는 편지 병합 주소 목록에 사용할 수 있는 형식을 설명하며 주소 목록을 만들 때 도움이 되는 제안과 질문 내용을 제공합니다.

데이터 원본 디자인

Microsoft Word의 편지 병합 마법사에서 새로운 주소 목록을 만들 수 있습니다. 마법사에서 "3단계: 받는 사람 선택"을 선택하면 새 목록 입력 옵션을 사용할 수 있습니다. 이 옵션을 사용하여 주소 목록을 만들 수 있습니다.

주소 목록을 만드는 다른 방법은 Word의 표를 사용하는 것입니다. 또한 쉼표나 탭으로 필드가 구분되고 단락 표시로 레코드가 구분되는 텍스트 파일과 같이 데이터베이스와 유사한 형식을 사용할 수 있습니다.

주소 목록에서 과 같은 각 정보 범주를 필드라고 합니다. 한 사람에 대한 정보를 구성하는 필드 집합을 레코드라고 합니다.

데이터 원본을 디자인할 때 고려할 사항

주소 목록을 만들기 전에 어떤 정보를 포함시킬 것이며 이 정보를 어떻게 사용할 것인지 결정한 다음 데이터베이스를 디자인합니다. 이렇게 하면 나중에 시간이 절약되고 작업량이 줄어듭니다.

다른 레코드보다 많은 정보를 가진 레코드가 있는가?

일부 데이터 레코드에는 다른 레코드보다 많은 정보가 있을 수 있습니다. 예를 들면, 일부 항목에는 비즈니스 이름, 부서 이름 및 주소 정보(최대 세 줄)가 포함되어 있는데 다른 항목에는 이름, 주소(한 줄)와 세 번째 줄에 시/도와 우편 번호만 포함되어 있을 수도 있습니다.

주소 목록에서 각 데이터 레코드는 같은 수의 데이터 필드를 갖고 있어야 합니다. 대부분의 필드가 있는 레코드에 해당하는 충분한 데이터 필드를 포함하도록 주소 목록을 디자인합니다. 데이터 레코드에 있는 모든 필드를 채울 필요는 없으며 일부 필드는 비워둘 수 있습니다. Word에서는 빈 레코드가 자동으로 표시되지 않습니다.

데이터를 정렬할 계획이 있는가?

데이터를 정렬할 계획이 있는 경우 데이터를 몇 가지 기준에 따라 정렬할 수 있도록 배열해야 합니다. 예를 들어, 시/도 및 우편 번호는 우편 주소에서 일반적으로 같은 줄에 인쇄되므로 모든 정보를 같은 필드에 포함시키려고 할 수도 있습니다. 그러나 모든 정보를 같은 필드에 포함시키면 시/도나 우편 번호를 기준으로 레코드를 정렬할 수 없습니다. 이 경우 각 정보를 서로 다른 필드로 나누어야 합니다.

이것은 받는 사람의 성에 따라 데이터를 정렬하는 경우에도 마찬가지입니다. 이럴 때는 성과 이름을 별도의 필드로 구분해야 합니다.

POSTNET 바코드를 사용할 것인가?

미국에서는 우편물을 빨리 배달하기 위하여 우편물 레이블과 봉투에 POSTNET 바코드를 인쇄할 수 있습니다. 바코드를 사용하려면 받는 사람의 우편 번호와 배달 주소(주소 또는 사서함 번호)가 주소의 다른 모든 부분과 구분되는 전용 데이터 필드에 있어야 합니다.

특정 필드에서 정보를 다른 방법으로 사용할 것인가?

초대장과 같이 일정한 형식을 가진 편지에는 항상 존칭과 받는 사람의 성명이 포함되어 있습니다. 인사말에는 존칭과 성만 사용하거나 이름만 사용할 수도 있습니다. 직함, 이름 및 성을 별도의 필드에 저장하면 주소와 인사말에 성을 인쇄할 때 같은 필드를 사용할 수 있습니다. 또는 주소에 쓸 직함과 이름을 위하여 필드 하나를 사용하고 인사말에 쓸 존칭과 성을 위하여 두 번째 필드를 사용할 수도 있습니다.

여러 병합 문서에 주소 목록을 사용할 것인가?

주 문서의 형식에 상관 없이 여러 개의 문서에 단일 주소 목록을 병합할 수 있습니다. 주소 목록을 설정하여 일정한 양식의 편지를 인쇄하려면 우편물 레이블이나 봉투에 받는 사람을 인쇄할 때 동일한 데이터 원본을 사용할 수 있도록 받는 사람 정보를 구성합니다.

각 레코드(정보의 집합)의 필드(정보)는 몇 개인가?

각 레코드에 정보가 많지 않은 경우 Word의 도구 메뉴에서 편지 병합 마법사를 사용할 수 있습니다. 이렇게 하면 편지 병합 받는 사람 대화 상자에 액세스하여 주소 목록을 설정할 수 있습니다.

편지 병합 받는 사람 대화 상자에는 필드를 255개까지 사용할 수 있습니다. 필드 수가 이 값을 초과하는 경우 편지 병합 도우미를 사용하지 마십시오. 대신 다음 중 한 가지 방법을 사용하십시오.

  • Microsoft Excel을 데이터 원본으로 사용합니다. Excel 워크시트에서 최대 데이터 필드 수는 256입니다.
  • Microsoft Access 데이터베이스를 데이터 원본으로 사용합니다.
  • 탭 구분된 텍스트 파일이나 쉼표 구분된 텍스트 파일을 데이터 원본으로 사용합니다.
머리글 행의 필드 수가 많을수록 편지 병합 성능이 떨어집니다. 컴퓨터의 구성과 사용 가능한 메모리에 따라 사용자 데이터 문서에 삽입할 수 있는 필드 수가 제한될 수도 있습니다.

머리글 레코드(행)에는 공백이 포함될 수 없습니다. 각 머리글 필드는 40자로 제한되며 문자로 시작해야 합니다. 그 다음에는 문자, 숫자 또는 밑줄 문자를 사용해야 합니다. 모든 머리글 필드는 채워져 있어야 합니다.

Word의 제한에 대한 자세한 내용을 보려면 도움말 메뉴에서 Microsoft Word 도움말을 누르고 Office 길잡이나 도움말 마법사에서 Word의 제한 사항을 입력한 다음 찾기를 눌러서 나타나는 항목을 보십시오.


표 또는 단락의 데이터 구성

표에 데이터를 구성하려면 표에 사용할 각 필드 이름에 대한 열이 포함되어야 합니다. 표의 첫 번째 행은 머리글 행입니다. 이후의 각 행에는 데이터 레코드 하나에 대한 정보가 포함됩니다.

텍스트는 각 셀 안에서 줄 바꿈될 수 있지만 올바르게 인쇄됩니다. 다음은 기존 주소 목록을 데이터 원본으로 사용할 때 고려할 사항입니다.
  • 별도의 머리글 원본을 사용하지 않는 경우에는 머리글 레코드가 주소 목록의 첫 번째 레코드(셀의 행)인지 확인합니다. 머리글 레코드 앞에 공백, 텍스트 또는 빈 줄이 없는지 확인합니다. 머리글 레코드는 공백을 포함할 수 없습니다. 각 머리글 필드는 40자로 제한되며 문자로 시작해야 합니다. 그 다음에는 문자, 숫자 또는 밑줄 문자를 사용해야 합니다. 모든 머리글 필드는 채워져 있어야 합니다.
  • 각 데이터 레코드의 데이터 필드 수가 머리글 레코드에 있는 필드 이름 수와 같은지 확인합니다. 레코드에 특정 필드에 대한 정보가 없는 경우 해당 필드에 대한 셀은 비워 둡니다.
  • 머리글 레코드에 있는 해당 필드 이름과 같은 순서로 데이터 레코드의 정보를 왼쪽에서 오른쪽으로 배열합니다. 편지 병합 주 문서에서 데이터의 배치를 사용자가 제어하기 때문에 주소 목록에서 열의 순서는 중요하지 않습니다.

많은 필드가 포함된 주소 목록 디자인

편지 병합 받는 사람 대화 상자에서는 데이터 파일에 대한 주소 목록(.mdb)을 만듭니다. Microsoft Word 2002에서 편지 병합 받는 사람 대화 상자의 최대 필드 수는 255입니다.

편지 병합 받는 사람 대화 상자에서 새 데이터베이스를 만들려면 다음과 같이 하십시오.
  1. 도구 메뉴에서 편지 및 우편물을 가리킨 다음 편지 병합 마법사를 누릅니다. 편지 병합 마법사 "3단계: 받는 사람 선택"의 단계를 수행합니다. 이곳에서 주소 목록을 설정합니다.
  2. 새 목록 입력을 누릅니다.
  3. 만들기를 누릅니다. 새 주소 목록 대화 상자가 나타납니다. 이 대화 상자에서 각 레코드에 대한 주소 정보를 입력합니다. 특정 필드에 해당하는 정보가 없으면 상자를 비워 둡니다. 기본적으로 Word에서는 빈 필드를 건너 뛰므로 빈 항목이 데이터 양식에 있어도 병합에 영향을 미치지 않습니다. 각 양식에 있는 정보는 하나의 데이터 레코드를 구성합니다.
  4. 레코드 정보를 입력한 후에 새 항목을 눌러 다음 레코드로 이동합니다. 레코드를 삭제하려면 항목 삭제를 누릅니다. 특정 레코드를 검색하려면 항목 찾기를 누릅니다. 레코드를 필터링하거나 정렬하려면 필터 및 정렬을 누릅니다.

    참고: 주소 목록을 사용자 지정하려면 사용자 지정을 누릅니다. 주소 목록 사용자 지정 대화 상자에서 병합 필드를 추가하고, 삭제하고, 이름을 바꾸고, 순서를 바꿀 수 있습니다.
  5. 새 주소 목록 대화 상자에서 닫기를 누릅니다.
  6. 주소 목록 저장 대화 상자의 파일 이름 상자에 데이터 원본에 사용할 이름을 입력한 다음 저장을 누릅니다.
  7. 편지 병합 받는 사람 대화 상자에서 원하는 항목을 변경한 다음 확인을 누릅니다.
이제 새 주소가 만들어졌고 편지 병합 마법사의 다음 단계로 이동하여 편지를 작성할 준비가 되었습니다.

양식 편지를 만드는 방법에 대한 자세한 내용은 Microsoft 기술 자료의 다음 문서를 참조하십시오.
294683 Word 2002에서 편지 병합 기능을 사용하여 양식 편지를 만드는 방법
주소 목록에 255개가 넘는 데이터 필드가 필요한 경우 Word의 편지 병합 받는 사람 대화 상자에서 데이터를 구성할 수 없습니다. 대신 Word 문서에서 별도의 단락으로 정보를 설정할 수 있습니다. 머리글 레코드와 각 데이터 레코드는 데이터 레코드 구분 기호인 단락 표시로 끝나야 합니다. 머리글 레코드의 각 필드 이름과 데이터 레코드의 각 필드는 데이터 필드 구분 기호인 탭 문자나 쉼표로 구분되어야 합니다. 비어 있는 데이터 필드가 있는 경우 빈 필드를 식별하기 위해 필드 구분 기호를 포함시켜야 합니다.

데이터베이스나 스프레드시트 프로그램에서 주소 목록을 사용하는 경우 이 데이터를 쉼표나 탭으로 구분하여 ASCII 텍스트 형식으로 내보낼 수 있습니다. 또는 ODBC, DDE 또는 변환기를 사용하여 데이터베이스를 연결할 수 있습니다. 데이터를 ASCII 형식으로 내보낼 때 필드와 레코드 구분 기호를 자동으로 인식하지 못하면 주소 목록을 처음으로 사용할 때 Word에서 구분 기호를 선택하라는 메시지가 나타납니다. Word에서 이 형식으로 주소 목록을 설정하려면 데이터 레코드 구분 기호로 단락 표시를 사용하고 데이터 필드 구분 기호로 탭 문자나 쉼표를 사용해야 합니다.

일반 텍스트로 구성되는 주소 목록에는 주소 목록을 구성하는 일반적인 규칙 외에도 다음 규칙이 적용됩니다.
  • Enter 키를 눌러 각 데이터 레코드를 단락 표시로 끝냅니다. 데이터 레코드 사이 또는 다음에 추가 단락 표시가 없는지 확인합니다. Word에서는 빈 단락(빈 줄)을 빈 레코드로 해석합니다.
  • 머리글 레코드와 데이터 레코드에 동일한 필드 구분 기호를 사용합니다. 예를 들어, 머리글 레코드에 탭 문자를 사용하고 데이터 레코드에 쉼표를 사용할 수는 없습니다. 데이터 필드의 텍스트에는 쉼표가 포함될 수 있으므로 탭 문자를 사용하는 것이 좋습니다.
  • 데이터 레코드에 특정 데이터 필드에 대한 정보가 포함되어 있지 않으면 탭 문자 두 개나 쉼표 두 개를 삽입하여 빈 필드를 표시합니다. 데이터 필드가 데이터 레코드에 있는 마지막 필드인 경우 두 번째 필드 구분 기호를 삽입하지 마십시오.
  • 데이터 필드에 다음 문자 중 하나가 포함된 경우 데이터 필드를 인용 부호로 묶습니다.
    • 탭 문자 또는 쉼표(같은 문자를 사용하여 필드를 구분하는 경우)
    • 줄 바꿈 또는 단락 표시
    • Microsoft Windows 제어판국가별 옵션에서 목록 구분 기호 문자로 지정된 문자
  • 데이터 필드의 정보에 인용 부호(" ")가 포함된 경우 해당 문자를 두 번("" "") 입력합니다. 데이터 필드의 정보가 병합되면 인용 부호는 한 쌍만 인쇄됩니다.

별도의 머리글 원본을 사용하는 경우

일반적으로는 주소 목록의 첫 번째 행이나 레코드에 각 데이터 필드의 필드 이름을 표시하는 것이 편리합니다. 그러나 다음과 같은 이유 때문에 별도의 머리글 원본에 필드 이름을 표시할 수도 있습니다.
  • 같은 머리글 행과 필드 이름을 사용하여 각 주소 목록에서 머리글 행을 반복 또는 변경하거나 주 문서에서 병합 필드 이름을 변경할 필요 없이 다양한 원본의 데이터를 병합할 수 있습니다.
  • 다른 프로그램의 주소 목록에 머리글 레코드가 포함되지 않거나 머리글 레코드의 필드 이름이 주 문서의 병합 필드 이름과 일치하지 않는 경우가 종종 있습니다. 예를 들어, 주소 목록이 읽기 전용이어서 주소 목록에서 머리글 레코드를 수정하거나 추가할 수 없는 경우 사용자가 지정한 필드 이름을 포함하는 별도의 머리글 원본을 사용할 수 있습니다.

"편지 병합 머리글 원본 열기" 단추 추가

별도의 머리글 원본을 사용하는 경우 주 문서를 주소 목록과 병합하려면 머리글 원본과 주소 목록을 지정해야 합니다.

Word 편지 병합에서 머리글 원본을 사용하려면 편지 병합: 머리글 원본 열기 단추를 편지 병합 도구 모음에 추가해야 합니다. 이렇게 하려면 다음 단계를 수행하십시오.
  1. 보기 메뉴에서 도구 모음을 가리킨 다음 편지 병합을 누릅니다. 편지 병합 도구 모음이 나타납니다.
  2. 도구 메뉴에서 사용자 지정을 누릅니다.
  3. 명령 탭의 범주 목록에서 모든 명령을 선택합니다.
  4. 명령 목록에서 MailMergeOpenHeaderSource를 선택하여 편지 병합 도구 모음으로 끕니다.
  5. 닫기를 눌러 사용자 지정 대화 상자를 닫습니다.

머리글 원본 디자인

머리글 원본을 지정할 때는 다음 규칙을 명심하십시오.
  • 머리글 원본의 필드 이름 수는 주소 목록에 있는 데이터 필드 수와 같아야 합니다.
  • 머리글 원본의 필드 이름은 주소 목록의 해당 정보와 같은 순서로 표시되어야 합니다.
  • 머리글 원본과 주소 목록에 대해 같은 필드 구분 기호(탭 문자나 쉼표)를 사용합니다.
  • 주 문서에 이미 병합 필드가 포함된 경우 머리글 원본에 같은 병합 필드를 사용합니다. 이렇게 하지 않으면 주 문서에 있는 병합 필드를 머리글 원본에 있는 필드 이름과 일치하도록 바꾸어야 합니다. 머리글 원본을 지정한 후에 주소 목록을 편집하는 것과 마찬가지로 편집할 수 있습니다.

다른 주소 목록의 머리글 레코드 사용

머리글 레코드가 포함된 주소 목록이 있는 경우 머리글 원본으로 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 주소 목록을 나누어 여러 문서에 사용한 경우 첫 번째 주소 목록의 머리글 레코드에 필드 이름을 지정할 수 있습니다. 머리글 레코드가 없는 다른 주소 목록에서 병합할 때 첫 번째 주소 목록을 머리글 원본으로 지정하십시오. 그런 다음 나머지 각 주소 목록을 차례로 지정하십시오.

Word에서는 첫 번째 주소 목록의 데이터 레코드를 무시하고 머리글 레코드만 사용합니다.

편지 병합과 함께 사용할 수 있는 데이터 형식

다음과 같이 편지 병합 데이터 원본으로부터 사실상 거의 모든 종류의 정보를 병합할 수 있습니다.
  • 텍스트 또는 숫자
  • 그래픽 필터를 설치한 그래픽

    Word와 함께 제공되는 그래픽 필터에 대한 자세한 내용을 보려면 도움말 메뉴에서 Microsoft Word 도움말을 누르고 Office 길잡이나 도움말 마법사에서 Word에서 사용할 수 있는 그래픽 파일 형식을 입력한 다음 찾기를 눌러서 나타나는 항목을 보십시오.

    그래픽 필터와 파일 변환기를 설치하는 방법에 대한 자세한 내용을 보려면 도움말 메뉴에서 Microsoft Word 도움말을 누르고 Office 길잡이나 도움말 마법사에서 Microsoft Office 구성 요소 설치 또는 제거를 입력한 다음 찾기를 눌러서 나타나는 항목을 보십시오.

    참고: Word 이외의 프로그램에 있는 주소 목록에 그래픽이 포함된 경우 파일 형식 변환기를 사용하여 파일을 변환할 수 있습니다.
  • 수식 편집기와 같은 OLE(개체 연결 및 포함)를 지원하는 프로그램에서 만든 개체
  • {=} (수식) 필드와 같은 결과를 표시하는 Word 필드
텍스트나 숫자 이외의 정보를 Word에서 만든 주소 목록에 추가하려면 문서 창에 주소 목록을 표시해야 합니다. 이렇게 하려면 파일 메뉴의 열기 명령을 사용하여 Microsoft Word에서 데이터 원본을 엽니다. 또는 문서를 만든 원래 프로그램에서 주소 목록을 엽니다. 그런 다음 주소 목록 테이블의 적절한 열과 행에 정보를 삽입합니다.

사용할 수 없는 데이터 형식

주소 목록의 프레임에 포함된 텍스트나 그래픽은 병합할 수 없습니다. 그러나 프레임 내에 병합 필드를 놓을 수 있습니다. 문서를 병합할 때 주소 목록의 텍스트와 그래픽은 프레임에 배치됩니다.




참조

Word의 편지 병합 기능에 대한 자세한 내용을 보려면 도움말 메뉴에서 Microsoft Word 도움말을 누르고 Office 길잡이나 도움말 마법사에서 편지 병합 개요를 입력한 다음 찾기를 눌러서 나타나는 항목을 보십시오.






Microsoft 제품 관련 기술 전문가들과 온라인으로 정보를 교환하시려면 Microsoft 뉴스 그룹에 참여하시기 바랍니다.

속성

기술 자료: 294688 - 마지막 검토: 2011년 1월 5일 수요일 - 수정: 2.0
본 문서의 정보는 다음의 제품에 적용됩니다.
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
키워드:?
kbhowtomaster kbmerge KB294688

피드백 보내기

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com