Τρόπος σχεδίασης και ρύθμισης λίστας διευθύνσεων συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word

Μεταφράσεις άρθρων Μεταφράσεις άρθρων
Αναγν. άρθρου: 294688 - Δείτε τα προϊόντα στα οποία αναφέρεται το συγκεκριμένο άρθρο.
Για την έκδοση αυτού του άρθρου, το Microsoft Word 2000 ανατρέξτε στην ενότητα 212322.
Ανάπτυξη όλων | Σύμπτυξη όλων

Σε αυτήν τη σελίδα

Περίληψη

Αυτό το άρθρο περιγράφει τις αποδεκτές μορφές για μια λίστα διευθύνσεων συγχώνευσης αλληλογραφίας και να περιλαμβάνει προτάσεις και ερωτήσεις που είναι χρήσιμο να αναρωτηθείτε κατά τη δημιουργία μιας λίστας διευθύνσεων.

Σχεδιάζετε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων

Στο Microsoft Word, μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα λίστα διευθύνσεων εντός του Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας. Όταν επιλέγετε "Βήμα 3: Επιλογή παραληπτών" στον οδηγό, το Πληκτρολόγηση νέας λίστας η επιλογή είναι διαθέσιμη. Αυτή η επιλογή δημιουργεί τη διεύθυνση σας λίστα.

Ένας άλλος τρόπος για να δημιουργήσετε μια λίστα διευθύνσεων είναι από έναν πίνακα του Word. Μπορείτε Επίσης, να χρησιμοποιήσετε κάθε μορφή βάσης δεδομένων, όπως ένα αρχείο κειμένου στο οποίο τα πεδία είναι διαχωρίζονται με κόμματα ή στηλοθέτες, και οι εγγραφές διαχωρίζονται από την παράγραφο σημάδια.

Σε μια λίστα διευθύνσεων, κάθε κατηγορία πληροφοριών, όπως Επώνυμο, ονομάζεται πεδίο. Το σύνολο των πεδίων που αποτελούν πληροφορίες σχετικά με ένα άτομο ονομάζεται μια εγγραφή.

Τι πρέπει να εξετάσετε όταν σχεδιάζετε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων

Πριν να δημιουργήσετε μια λίστα διευθύνσεων, αποφασίστε ποιες πληροφορίες θα θέλετε να συμπεριλάβετε και τον τρόπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες και, στη συνέχεια, σχεδιάστε το η βάση δεδομένων. Αυτόν εξοικονομείτε χρόνο και εργασίας αργότερα.

Ορισμένες εγγραφές έχουν περισσότερες πληροφορίες από άλλα άτομα;

Ορισμένες από τις εγγραφές δεδομένων σας μπορεί να έχει περισσότερες πληροφορίες από άλλο εγγραφές. Για παράδειγμα, ορισμένες καταχωρήσεις ενδέχεται να έχει ένα όνομα εταιρείας, ένα τμήμα Τίτλος, και μέχρι τρεις γραμμές για τη διεύθυνση. Άλλες καταχωρήσεις μπορεί να έχει μόνο ένα όνομα, μια διεύθυνση μίας γραμμής και μια τρίτη γραμμή με την πόλη, κατάσταση, και Ταχυδρομικός κώδικας.

Στη λίστα διευθύνσεων, κάθε εγγραφή δεδομένων πρέπει να έχουν το ίδιο αριθμός των πεδίων δεδομένων. Σχεδιάστε τη λίστα διευθύνσεών σας, έτσι ώστε να έχει αρκετά δεδομένα πεδία που αντιστοιχεί στην εγγραφή με τα περισσότερα πεδία. Δεν χρειάζεται να Συμπληρώστε όλα τα πεδία στην εγγραφή δεδομένων; Μπορείτε να αφήσετε κενό ορισμένα πεδία. Το Word αποκρύπτει αυτόματα τις κενές εγγραφές.

Σχεδιάζετε να ταξινομήσετε τα δεδομένα;

Εάν σκοπεύετε να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας, το πρέπει να τακτοποιήσετε έτσι που να ταξινομήσετε τα δεδομένα με βάση ορισμένα κριτήρια. Για παράδειγμα, η πόλη, Νομός, και Ταχυδρομικός κώδικας εκτυπώνονται συνήθως στην ίδια γραμμή μιας ετικέτας αλληλογραφίας, ώστε να Ίσως θέλετε να συμπεριλάβετε όλες αυτές τις πληροφορίες στο ίδιο πεδίο. Εάν συμπεριλάβετε όλες αυτές οι πληροφορίες στο ίδιο πεδίο, δεν μπορείτε να ταξινομήσετε τις εγγραφές σας με βάση το κράτος ή ο ταχυδρομικός κώδικας. Στην περίπτωση αυτή, θα πρέπει να διαχωρίσετε κάθε τμήμα των πληροφοριών σε ένα ξεχωριστό πεδίο.

Το ίδιο συμβαίνει εάν θέλετε να ταξινόμηση των δεδομένων σας από τα επίθετα των αποδέκτες. Στην περίπτωση αυτή, πρέπει να Διαχωρίστε τα επώνυμα και τα ονόματα σε ξεχωριστές πεδία.

Που θα χρησιμοποιήσει τις πληροφορίες σε ένα συγκεκριμένο πεδίο με διαφορετικούς τρόπους;

Σε μια φόρμα επιστολής, στην πρώτη γραμμή της την εσωτερική διεύθυνση συνήθως περιέχει έναν τίτλο ευγενείας και το πλήρες όνομα του παραλήπτη. Μπορεί να τον χαιρετισμό περιέχουν μόνο ο Τίτλος ευγενείας "και" Επώνυμο "ή" μόνο το όνομα. Εάν έχετε Τοποθετήστε τον τίτλο, όνομα και επώνυμο σε ξεχωριστά πεδία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο πεδίο για να εκτυπώσετε το επώνυμο και τη διεύθυνση και ο χαιρετισμός. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πεδίο για τον πλήρη τίτλο και όνομα με το μέσα σε διεύθυνση, καθώς και ένα δεύτερο πεδίο για τον τίτλο και το τελευταίο όνομα το Προσφώνηση.

Θα χρησιμοποιηθεί η λίστα διευθύνσεων για διάφορα έγγραφα συγχώνευσης;

Μπορείτε να συγχωνεύσετε μια λίστα με μία διεύθυνση με οποιοδήποτε τύπο και τον αριθμό των κύρια έγγραφα. Με τη ρύθμιση μιας λίστας διευθύνσεων για την εκτύπωση φόρμας επιστολών, σχεδιασμός του πληροφορίες του παραλήπτη, έτσι ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο αρχείο προέλευσης δεδομένων για να εκτυπώσετε το διευθύνσεις αλληλογραφίας ετικέτες ή φακέλους.

Πόσα πεδία (τμήματα πληροφοριών) έχετε για κάθε εγγραφή (τη συλλογή τα τμήματα πληροφοριών);

Εάν έχετε λίγα τμήματα πληροφοριών για κάθε εγγραφή, μπορείτε να Χρησιμοποιήστε τον "Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας" (από το Εργαλεία μενού) στο Word. Αυτό σας επιτρέπει να αποκτήσετε πρόσβαση το Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας παράθυρο διαλόγου για να ορίσετε τη λίστα διευθύνσεών σας.

Υπάρχει μια Περιορισμός των 255 πεδία του Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας παράθυρο διαλόγου. Εάν το πλήθος των πεδίων υπερβαίνει την τιμή αυτή, δεν Χρησιμοποιήστε τη Βοήθεια της συγχώνευσης αλληλογραφίας. Αντίθετα, χρησιμοποιήστε ένα από τα εξής:
  • Χρησιμοποιήστε το Microsoft Excel ως αρχείο προέλευσης δεδομένων. Ο μέγιστος αριθμός των πεδίων δεδομένων στο Excel, φύλλο εργασίας είναι 256.
  • Χρησιμοποιήστε μια βάση δεδομένων Microsoft Access ως δεδομένα σας προέλευσης.
  • Χρησιμοποιήστε ένα αρχείο κειμένου οριοθετημένο με tab ή ένα κείμενο οριοθετημένο με κόμμα το αρχείο ως αρχείο προέλευσης δεδομένων.
Συγχώνευση αλληλογραφίας επιδόσεις μειώνονται με τον αριθμό των πεδίων του γραμμή κεφαλίδας αυξάνει. Η ρύθμιση παραμέτρων του υπολογιστή σας και τα διαθέσιμα μνήμη μπορεί επίσης να περιορίσει τον αριθμό των πεδίων που μπορείτε να εισαγάγετε στα δεδομένα σας το έγγραφο.

Η κεφαλίδα εγγραφή (γραμμή) δεν είναι δυνατό να περιέχει διαστήματα. Κάθε κεφαλίδα πεδίο περιορίζεται σε 40 χαρακτήρες και πρέπει να αρχίζει με ένα γράμμα. Κάθε επόμενες χαρακτήρας πρέπει να είναι ένα γράμμα, αριθμό ή το χαρακτήρα υπογράμμισης. Όλα τα πεδία κεφαλίδας πρέπει να συμπληρωθεί. Παρατηρήστε ότι οι περιορισμοί που περιγράφονται εδώ είναι διαφορετικά σε ορισμένες γλωσσικές εκδόσεις του Word.

Οργάνωση δεδομένων σε πίνακες ή παραγράφων

Όταν οργανώνετε τα δεδομένα σας σε έναν πίνακα, ο πίνακας πρέπει να περιέχει μια στήλη για κάθε όνομα πεδίου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Η πρώτη γραμμή του πίνακα είναι η γραμμή κεφαλίδων; κάθε επόμενη γραμμή περιέχει τις πληροφορίες για ένα δεδομένα η εγγραφή.

Παρόλο που το κείμενο ενδέχεται να αναδιπλώνεται σε κάθε κελί, θα εκτυπωθεί σωστά. Ακολουθεί μια λίστα των στοιχείων για να λάβετε υπόψη όταν χρησιμοποιείτε ένα υπάρχουσα λίστα διευθύνσεων ως αρχείο προέλευσης δεδομένων:
  • Εκτός και αν χρησιμοποιείτε ένα αρχείο προέλευσης κεφαλίδων ξεχωριστά, βεβαιωθείτε ότι το εγγραφή της κεφαλίδας είναι η πρώτη εγγραφή (γραμμή κελιών) στη λίστα διευθύνσεων. Βεβαιωθείτε ότι ότι δεν υπάρχουν κενά διαστήματα, κείμενο, ή κενές γραμμές πριν από την εγγραφή της κεφαλίδας. Το εγγραφή της κεφαλίδας δεν μπορεί να περιέχει διαστήματα. Κάθε πεδίο κεφαλίδας περιορίζεται σε 40 χαρακτήρες και πρέπει να αρχίζει με ένα γράμμα. Κάθε επόμενη χαρακτήρας πρέπει να είναι ένα γράμμα, αριθμό ή το χαρακτήρα υπογράμμισης. Θα πρέπει να συμπληρωθούν όλα τα πεδία κεφαλίδας στο.
  • Βεβαιωθείτε ότι ο αριθμός των δεδομένων, τα πεδία στα δεδομένα κάθε εγγραφή ισούται με τον αριθμό των ονομάτων πεδίων στην εγγραφή κεφαλίδας. Εάν μια εγγραφή έχει δεν έχουν πληροφορίες για ένα συγκεκριμένο πεδίο, αφήστε κενό το κελί για το συγκεκριμένο πεδίο κενό.
  • Τακτοποιήστε τις πληροφορίες σε τις εγγραφές δεδομένων στο ίδιο σειρά, από αριστερά προς δεξιά, με τα αντίστοιχα ονόματα πεδίου στην εγγραφή κεφαλίδας. Η σειρά των στηλών στη λίστα διευθύνσεων δεν είναι σημαντική, επειδή θα θα ελέγχουν την τοποθέτηση των δεδομένων σας στο κύριο συγχώνευσης αλληλογραφίας το έγγραφο.

Τη σχεδίαση μιας λίστας διευθύνσεων που περιέχει πολλά πεδία

Το Παραλήπτης συγχώνευσης αλληλογραφίας παράθυρο διαλόγου δημιουργεί μια λίστα διευθύνσεων (.mdb) για το αρχείο δεδομένων. Στο Το Microsoft Word, το μέγιστο αριθμό πεδίων για το Παραλήπτης συγχώνευσης αλληλογραφίας παράθυρο διαλόγου είναι 255. για να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων από το Παραλήπτης συγχώνευσης αλληλογραφίας παράθυρο διαλόγου πλαίσιο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
  1. Microsoft Word 2002

    Σχετικά με το Εργαλεία μενού, κάντε κλικ στο κουμπί Επιστολές και στοιχεία αλληλογραφίας, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας.

    Το Microsoft Office Word 2003

    Σχετικά με το Εργαλεία μενού, κάντε κλικ στο κουμπί Επιστολές και στοιχεία αλληλογραφίας, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Συγχώνευση αλληλογραφίας.

    Το Microsoft Office Word 2007 και Word 2010

    Σχετικά με το Στοιχεία αλληλογραφίας καρτέλα, κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη της συγχώνευσης αλληλογραφίας, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας βήμα προς βήμα.

    Ακολουθήστε τα βήματα του "Οδηγού συγχώνευσης αλληλογραφίας" "βήμα 3: επιλογή Παραλήπτες". Αυτό είναι όπου ορίζετε τη λίστα διευθύνσεών σας.
  2. Κάντε κλικ στο κουμπί Πληκτρολόγηση νέας λίστας.
  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία. Το Νέα λίστα διευθύνσεων εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου. Στο παράθυρο διαλόγου, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση πληροφορίες για κάθε εγγραφή. Εάν δεν υπάρχει καμία πληροφορία για ένα συγκεκριμένο πεδίο, Αφήστε το πλαίσιο κενό. Από προεπιλογή, το Word παραλείπει τα κενά πεδία, επομένως η συγχώνευση δεν είναι επηρεάζεται εάν υπάρχουν κενά στη φόρμα των δεδομένων. Το σύνολο των πληροφοριών σε κάθε φόρμα αποτελεί μία εγγραφή δεδομένων.
  4. Αφού πληκτρολογήσετε τις πληροφορίες για μια εγγραφή, κάντε κλικ στο κουμπί Νέα καταχώρηση Για να μετακινηθείτε στην επόμενη εγγραφή. Για να διαγράψετε μια εγγραφή, κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή καταχώρησης. Για να αναζητήσετε μια συγκεκριμένη εγγραφή, κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση καταχώρησης. Για να φιλτράρετε ή να ταξινομήσετε τις εγγραφές σας, κάντε κλικ στο κουμπί Φίλτρα και ταξινόμηση.

    Σημείωση Εάν θέλετε να προσαρμόσετε τη λίστα διευθύνσεών σας, κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή. Με το Προσαρμογή λίστας διευθύνσεων παράθυρο διαλόγου, μπορείτε να προσθέσετε, διαγράψετε, μετονομάσετε, και αναδιάταξη της συγχώνευσης πεδία.
  5. Με το Νέα λίστα διευθύνσεων παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.
  6. Με το Αποθήκευση λίστας διευθύνσεων παράθυρο διαλόγου, με το Όνομα αρχείου Πληκτρολογήστε το όνομα που θέλετε να δώσετε στο αρχείο προέλευσης δεδομένων, και στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.
  7. Με το Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας πλαίσιο διαλόγου, κάνετε τυχόν αλλαγές που θέλετε και στη συνέχεια κάντε κλικ ΟΚ.
Τώρα έχετε δημιουργήσει μια νέα διεύθυνση και είναι έτοιμοι για το Επόμενο βήμα του "Οδηγού συγχώνευσης αλληλογραφίας". Αυτό το βήμα είναι η εγγραφή σας γράμμα.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας μιας φόρμας επιστολών, κάντε κλικ στον αριθμό του άρθρου παρακάτω, για να προβάλετε το άρθρο της Γνωσιακής Βάσης της Microsoft:
294683Τρόπος χρήσης της συγχώνευσης αλληλογραφίας για τη δημιουργία φορμών επιστολών στο Word 2002 και σε νεότερες εκδόσεις του Word
Εάν χρειάζεστε περισσότερα από 255 πεδία δεδομένων σας λίστα διευθύνσεων, το Word δεν είναι δυνατό να οργανώσετε τα δεδομένα από το Παραλήπτης συγχώνευσης αλληλογραφίας παράθυρο διαλόγου. Αντίθετα, μπορείτε να ορίσετε τις πληροφορίες σας ως ξεχωριστή παραγράφους σε μια λέξη εγγράφου. Πρέπει να τελειώνει η εγγραφή κεφαλίδας και κάθε εγγραφή δεδομένων με ένα σημάδι παραγράφου, που είναι ο οριοθέτης δεδομένων εγγραφής. Κάθε όνομα πεδίου σε εγγραφή κεφαλίδας και κάθε πεδίο της εγγραφής δεδομένων πρέπει να διαχωρίζεται με στηλοθέτη χαρακτήρα ή κόμμα, το οποίο είναι ο οριοθέτης πεδίων δεδομένων. Εάν κάποια από τα δεδομένα πεδία είναι κενά, πρέπει να συμπεριλάβετε μια οριοθέτης πεδίου για να προσδιορίσετε τα κενά το πεδίο.

Εάν χρησιμοποιείτε μια λίστα διευθύνσεων από μια βάση δεδομένων ή πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, μπορείτε να εξαγάγετε δεδομένα σε μορφή κειμένου ASCII, διαχωρίζονται με κόμματα ή στηλοθέτες. Ή, ενδέχεται να μπορείτε να συνδέσετε στη βάση δεδομένων από με ODBC, DDE ή ένα μετατροπέα. Εάν εξαγάγετε τα δεδομένα σας σε μορφή ASCII και Το Word δεν αναγνωρίζει αυτόματα το πεδίο και οριοθέτες εγγραφών, το Word σας ζητά να επιλέξετε τους οριοθέτες κατά τη χρήση της λίστας διευθύνσεων πρώτα. Όταν να ρυθμίσετε μια λίστα διευθύνσεων σε αυτήν τη μορφή του Word, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια παράγραφο Σήμανση ως τον οριοθέτη εγγραφών δεδομένων και ένα χαρακτήρα tab ή κόμμα ως δεδομένα Οριοθέτης πεδίων.

Εκτός από τους γενικούς κανόνες για την οργάνωση ενός λίστα διευθύνσεων, οι ακόλουθοι κανόνες ισχύουν επίσης στις λίστες διευθύνσεων που έχουν οριστεί ως κανονικό κείμενο:
  • Πιέστε το πλήκτρο ENTER για να τερματίσετε την κάθε εγγραφή δεδομένων με ένα σημάδι παραγράφου. Βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν χωρίς σημάδια παραγράφου επιπλέον μεταξύ ή μετά τα δεδομένα εγγραφές. Το Word ερμηνεύει οποιαδήποτε παραγράφους κενό (κενές γραμμές) ως κενό εγγραφές.
  • Χρησιμοποιήστε το ίδιο οριοθέτης πεδίου σε δύο εγγραφή κεφαλίδας και την εγγραφή δεδομένων. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε χαρακτήρες tab στην κεφαλίδα εγγραφή και κόμματα στις εγγραφές δεδομένων. Επειδή μπορεί να περιλαμβάνει κείμενο σε πεδία δεδομένων κόμματα, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιείτε χαρακτήρες tab.
  • Αν μια εγγραφή δεδομένων δεν περιλαμβάνει πληροφορίες για ένα πεδίο συγκεκριμένων δεδομένων, εισαγωγή δύο χαρακτήρες tab ή δύο κόμματα που δηλώνουν την κενό πεδίο. Μην εισάγετε ένα δεύτερο οριοθέτης πεδίου, εάν το πεδίο δεδομένων του μία τελευταία στην εγγραφή δεδομένων.
  • Συμπεριλάβετε το πεδίο δεδομένων σε εισαγωγικά, εάν το πεδίο δεδομένων περιέχει κάποιον από τους ακόλουθους χαρακτήρες:
    • Ένα χαρακτήρα tab ή κόμμα, εάν χρησιμοποιείτε το ίδιο χαρακτήρα για να διαχωρίσετε τα πεδία
    • Αλλαγή γραμμής ή ένα σημάδι παραγράφου
    • Ένας χαρακτήρας που καθορίσατε ως διαχωριστικό λίστας χαρακτήρα στο διεθνές τμήμα του Πίνακα ελέγχου των Microsoft Windows
  • Εάν οι πληροφορίες σε ένα πεδίο δεδομένων περιέχει εισαγωγικά (" "), πληκτρολογήστε τους χαρακτήρες δύο φορές (" "" "). Όταν οι πληροφορίες από το πεδίο δεδομένων είναι συγχώνευση, μόνο ένα ζεύγος εισαγωγικών θα εκτυπωθεί.

Πότε χρησιμοποιείται ένα αρχείο προέλευσης κεφαλίδων ξεχωριστή απόφαση

Στις περισσότερες περιπτώσεις, είναι εύκολο να παραθέσετε το όνομα πεδίου για κάθε πεδίο δεδομένων στην πρώτη γραμμή ή εγγραφή της λίστας διευθύνσεων. Ωστόσο, ενδέχεται να θέλετε να παραθέσετε τα ονόματα των πεδίων σε ένα αρχείο προέλευσης κεφαλίδων ξεχωριστά για τις ακόλουθες λόγοι:
  • Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα ίδια ονόματα γραμμών και το πεδίο κεφαλίδας για συγχώνευση δεδομένα από διάφορες πηγές, χωρίς να χρειάζεται να επαναλάβετε ή να αλλάξετε τη γραμμή κεφαλίδας σε κάθε λίστα διευθύνσεων ή αλλαγή των ονομάτων στο πεδίο συγχώνευσης στο κύριο το έγγραφο.
  • Μερικές φορές μια λίστα διευθύνσεων από άλλο πρόγραμμα δεν περιλαμβάνει μια εγγραφή κεφαλίδας ή δεν ταιριάζουν με τα ονόματα πεδίων στην εγγραφή κεφαλίδας του ονόματα πεδίων συγχώνευσης στο κύριο έγγραφο. Εάν δεν μπορείτε να τροποποιήσετε ή να προσθέσετε μια κεφαλίδα εγγραφή στη λίστα διευθύνσεων (για παράδειγμα, επειδή η λίστα διευθύνσεων είναι μόνο για ανάγνωση) Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ξεχωριστό αρχείο προέλευσης κεφαλίδων που περιέχει το πεδίο ονομάτων που καθορίσετε.

Προσθήκη του κουμπιού "Συγχώνευσης αλληλογραφίας Άνοιγμα αρχείου κεφαλίδας"

Εάν χρησιμοποιείτε ένα αρχείο προέλευσης κεφαλίδων ξεχωριστά, πρέπει να καθορίσετε τόσο τη αρχείο προέλευσης κεφαλίδων και η λίστα διευθύνσεων, πριν να συγχωνεύσετε στο κύριο έγγραφο με η λίστα διευθύνσεων.

Για να χρησιμοποιήσετε ένα αρχείο προέλευσης κεφαλίδων σε μια συγχώνευση αλληλογραφίας του Word, μπορείτε πρέπει να προσθέσετε το Άνοιγμα αρχείου κεφαλίδας συγχώνευσης αλληλογραφίας κουμπί για να σας Συγχώνευση αλληλογραφίας γραμμή εργαλείων. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα βήματα, ανάλογα με την έκδοση του Word που εκτελείτε.
Το Word 2002 ή το Word 2003
  1. Σχετικά με το Προβολή μενού, σημείο Γραμμές εργαλείων, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Συγχώνευση αλληλογραφίας. Το Συγχώνευση αλληλογραφίας εμφανίζεται η γραμμή εργαλείων.
  2. Σχετικά με το Εργαλεία μενού, κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή.
  3. Σχετικά με το Εντολές καρτέλα, επιλέξτε Όλες οι εντολές με το Κατηγορία λίστα.
  4. Με το Εντολές λίστα, επιλέξτε και σύρετε MailMergeOpenHeaderSource Για να σας Συγχώνευση αλληλογραφίας γραμμή εργαλείων.
  5. Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο Για να κλείσετε το Προσαρμογή παράθυρο διαλόγου.
Το Word 2007
Για να χρησιμοποιήσετε ένα αρχείο προέλευσης κεφαλίδων σε μια συγχώνευση αλληλογραφίας του Word στο Word 2007, πρέπει να προσθέσετε το Άνοιγμα αρχείου κεφαλίδας συγχώνευσης αλληλογραφίας κουμπί στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
  1. Στο Word, κάντε κλικ στην επιλογή του Το κουμπί του Microsoft Office.
  2. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές του Word.
  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή.
  4. Με το Επιλογή εντολών από παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο κουμπί Όλες οι εντολές.
  5. Κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα αρχείου κεφαλίδας συγχώνευσης αλληλογραφίας, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.
  6. Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.
Το Word 2010


Για να χρησιμοποιήσετε ένα αρχείο προέλευσης κεφαλίδων σε μια λέξη συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word 2007, προσθέστε το κουμπί Άνοιγμα αρχείου κεφαλίδας συγχώνευσης αλληλογραφίας στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

  1. Ορίστε Επιλογές από την καρτέλα " αρχείο ".
  2. Επιλέξτε Προσαρμογή της κορδέλας.
  3. Στην περιοχή επιλογή εντολών από, αντικαταστήστε Δημοφιλείς εντολές με Όλες τις εντολές.
  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα αρχείου κεφαλίδας συγχώνευσης αλληλογραφίαςκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.
    Σημείωση: ίσως χρειαστεί να προσθέσετε μια νέα καρτέλα πριν να προσθέσετε την εντολή στην κορδέλα.
  5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.


Σχεδιάζετε ένα αρχείο προέλευσης κεφαλίδων

Όταν καθορίζετε ένα αρχείο προέλευσης κεφαλίδων, να θυμάστε τους παρακάτω κανόνες:
  • Πρέπει να ισούται προς τον αριθμό των ονομάτων πεδίων στο αρχείο προέλευσης κεφαλίδων ο αριθμός των πεδίων δεδομένων στη λίστα διευθύνσεων.
  • Τα ονόματα πεδίων στο αρχείο προέλευσης κεφαλίδων πρέπει να περιλαμβάνεται στο ίδιο σειρά με τις αντίστοιχες πληροφορίες στη λίστα διευθύνσεων.
  • Χρησιμοποιήστε το ίδιο οριοθέτης πεδίου (είτε ένα χαρακτήρα tab ή ένα κόμμα) για το αρχείο προέλευσης κεφαλίδων και η λίστα διευθύνσεων.
  • Εάν το κύριο έγγραφο περιέχει ήδη τα πεδία συγχώνευσης, χρήση τα ίδια πεδία συγχώνευσης του αρχείου προέλευσης κεφαλίδας. Εάν δεν το κάνετε αυτό, θα πρέπει να αντικαθιστά τα πεδία συγχώνευσης στο κύριο έγγραφο ώστε να ταιριάζουν με τα ονόματα πεδίων του αρχείο προέλευσης κεφαλίδων. Αφού καθορίσετε ένα αρχείο προέλευσης κεφαλίδων, μπορείτε να τις επεξεργαστείτε όπως Επεξεργασία της λίστας διευθύνσεων.

Χρησιμοποιώντας μια εγγραφή κεφαλίδας από μια άλλη λίστα διευθύνσεων

Εάν έχετε μια λίστα διευθύνσεων που περιέχει μια εγγραφή κεφαλίδας, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ως αρχείο προέλευσης κεφαλίδων. Για παράδειγμα, εάν διακόψατε τη λίστα διευθύνσεών σας προς τα επάνω σε πολλά έγγραφα, μπορείτε να καθορίσετε τα ονόματα των πεδίων στην εγγραφή κεφαλίδας του η πρώτη λίστα διευθύνσεων. Όταν κάνετε συγχώνευση από άλλες λίστες διευθύνσεων που δεν έχετε μια εγγραφή κεφαλίδας, καθορίστε την πρώτη λίστα διευθύνσεων ως αρχείο προέλευσης κεφαλίδων. Στη συνέχεια Καθορίστε κάθε μία από τις υπόλοιπες λίστες διευθύνσεων με τη σειρά.

Το Word παραβλέπει το τα δεδομένα καταγράφει από την πρώτη λίστα διευθύνσεων και χρησιμοποιεί μόνο την κεφαλίδα η εγγραφή.

Τύποι δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε με τη συγχώνευση αλληλογραφίας

Μπορείτε να συγχωνεύσετε σχεδόν οποιονδήποτε τύπο πληροφοριών από μια συγχώνευση αλληλογραφίας αρχείο προέλευσης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των παρακάτω:
  • Οποιοδήποτε κείμενο ή αριθμούς
  • Γραφικά για τον οποίο διαθέτετε φίλτρο γραφικών εγκατάσταση


    Σημείωση Εάν τα γραφικά που περιέχονται σε μια λίστα διευθύνσεων από ένα πρόγραμμα εκτός από το Word, πρέπει να μετατρέψετε το αρχείο, χρησιμοποιώντας μια μορφή αρχείου ο μετατροπέας.
  • Αντικείμενα που έχουν δημιουργηθεί σε προγράμματα που υποστηρίζουν σύνδεση αντικειμένου και ενσωμάτωση (OLE), όπως το Equation Editor
  • Τα πεδία του Word που εμφανίζουν ένα αποτέλεσμα, όπως ένα πεδίο (Formula) {=}
Για να προσθέσετε στοιχεία εκτός από κείμενο ή αριθμούς σε μια διεύθυνση λίστα που δημιουργήσατε στο Word, πρέπει να εμφανίσετε τη λίστα διευθύνσεων σε ένα έγγραφο το παράθυρο χρησιμοποιώντας το Άνοιγμα εντολή του Αρχείο μενού. Ή, ανοίξτε τη λίστα διευθύνσεων στο πρωτότυπο πρόγραμμα που δημιουργήθηκε το έγγραφο. Στη συνέχεια, εισαγάγετε τις πληροφορίες στην κατάλληλη στήλη και γραμμή του πίνακα λίστα διευθύνσεων.

Τύποι δεδομένων που δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε

Δεν μπορείτε να συγχωνεύσετε κείμενο ή γραφικά που περιέχονται σε ένα πλαίσιο στη λίστα διευθύνσεων. Ωστόσο, μπορείτε να τοποθετήσετε πεδία συγχώνευσης μέσα σε πλαίσια. Όταν Μπορείτε να συγχωνεύσετε τα έγγραφα, το κείμενο και τα γραφικά από τη λίστα διευθύνσεων τοποθετείται στο πλαίσιο.

Ιδιότητες

Αναγν. άρθρου: 294688 - Τελευταία αναθεώρηση: Δευτέρα, 7 Ιανουαρίου 2013 - Αναθεώρηση: 4.0
Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για:
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
Λέξεις-κλειδιά: 
kbhowtomaster kbmerge kbmt KB294688 KbMtel
Μηχανικά μεταφρασμένο
ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο είναι προϊόν λογισμικού μηχανικής μετάφρασης της Microsoft και όχι ανθρώπινης μετάφρασης. Η Microsoft σάς προσφέρει άρθρα που είναι προϊόντα ανθρώπινης αλλά και μηχανικής μετάφρασης έτσι ώστε να έχετε πρόσβαση σε όλα τα άρθρα της Γνωσιακής Βάσης μας στη δική σας γλώσσα. Ωστόσο, ένα άρθρο που έχει προκύψει από μηχανική μετάφραση δεν είναι πάντα άριστης ποιότητας. Ενδέχεται να περιέχει λεξιλογικά, συντακτικά ή γραμματικά λάθη, όπως ακριβώς τα λάθη που θα έκανε ένας μη φυσικός ομιλητής επιχειρώντας να μιλήσει τη γλώσσα σας. Η Microsoft δεν φέρει καμία ευθύνη για τυχόν ανακρίβειες, σφάλματα ή ζημίες που προκύψουν λόγω τυχόν παρερμηνειών στη μετάφραση του περιεχομένου ή χρήσης του από τους πελάτες της. Επίσης, η Microsoft πραγματοποιεί συχνά ενημερώσεις στο λογισμικό μηχανικής μετάφρασης.
Η αγγλική έκδοση αυτού του άρθρου είναι η ακόλουθη: 294688

Αποστολή σχολίων

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com