Cómo diseñar y configurar una lista de direcciones de combinación de correspondencia en Word

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Resumen

En este artículo se describe los formatos admitidos para un combinación de correspondencia, lista de direcciones e incluye sugerencias y preguntas que resultan de utilidad preguntarse a sí mismo como crear una lista de direcciones.

Diseño de un origen de datos

En Microsoft Word, puede crear una nueva lista de direcciones dentro de la Asistente para combinar correspondencia. Si elige "Paso 3: seleccione los destinatarios" en el asistente, el Escriba una nueva lista opción está disponible. Esta opción basa su dirección lista.

Otra forma de crear una lista de direcciones proviene de una tabla de Word. Usted También puede utilizar cualquier formato tipo base de datos, por ejemplo, un archivo de texto en el que los campos son separados por comas o tabulaciones y los registros están separados por párrafo marcas.

En una lista de direcciones, cada categoría de información, por ejemplo, apellido, se llama a un campo. El conjunto de los campos que componen la información cerca de una persona se denomina un registro.

Lo que debe tener en cuenta al diseñar un origen de datos

Antes de crear una lista de direcciones, decida qué información se quiere incluir y cómo van a utilizar esa información y, a continuación, diseñar la base de datos. Esto le ahorra tiempo y el esfuerzo más adelante.

¿Algunos registros tienen más información que otros?

Algunos de los registros de datos pueden tener más información que otro registros. Por ejemplo, algunas entradas pueden tener un nombre de empresa, un departamento título y un máximo de tres líneas de la dirección. Otras entradas pueden tener sólo un nombre, una dirección de una línea y una tercera línea con la ciudad, estado, y código postal.

En la lista de direcciones, cada registro de datos debe tener el mismo número de campos de datos. Diseñar la lista de direcciones de forma que tiene suficientes datos campos que se correspondan con el registro con más campos. No es necesario Rellene todos los campos del registro de datos; puede dejar algunos de los campos en blanco. Word suprime automáticamente los registros en blanco.

¿Piensa ordenar los datos?

Si tiene previsto ordenar los datos, debe organizar lo que usted Puede ordenar los datos según algunos criterios. Por ejemplo, la ciudad, provincia, y código postal suelen imprimirse en la misma línea de una etiqueta postal, por lo que usted es posible que desee incluir toda esta información en el mismo campo. Si se incluye toda esta información en el mismo campo, no se puede ordenar los registros de base en el estado o el código postal. En este caso, debe separar cada pieza de la información en un campo independiente.

El mismo es cierto si desea ordenar los datos por los apellidos de los destinatarios. En este caso, debe Separe los nombres y los apellidos en distintas campos.

¿Va a utilizar la información en un campo concreto de diferentes maneras?

En una carta modelo, dirección normalmente la primera línea de la parte interior contiene un tratamiento de cortesía y nombre completo del destinatario. El saludo puede contener sólo el tratamiento de cortesía nombre y apellidos o sólo el nombre. Si usted Coloque el título, nombre y apellidos en distintos campos, puede utilizar el mismo campo para imprimir el último nombre de la dirección y el saludo. Como alternativa, puede usar un campo para el título completo y nombre en el dentro de dirección y un segundo campo para el título y el apellido en la saludo.

¿Va a utilizar la lista de direcciones para varios documentos de combinación?

Puede combinar una sola lista de direcciones con cualquier tipo y el número de documentos principales. En la configuración de una lista de direcciones para imprimir cartas modelo, planear la información del destinatario para que puede utilizar el mismo origen de datos para imprimir el direcciones de las etiquetas postales o sobres.

¿Cuántos campos (fragmentos de información) es necesario para cada registro (la colección de los elementos de información)?

Si tiene unos cuantos elementos de información para cada registro, puede Utilice el Asistente para combinar correspondencia (en el Herramientas de menú) en Word. Esto le permite tener acceso a la Destinatarios de combinar correspondencia cuadro de diálogo para configurar la lista de direcciones.

No hay un limitación de 255 campos en la Destinatarios de combinar correspondencia cuadro de diálogo. Si su número de campos supera este valor, no lo hace Utilice el Asistente par combinar correspondencia. En su lugar, utilice uno de estos procedimientos:
  • Utilice Microsoft Excel como origen de datos. El número máximo de campos de datos en un Excel hoja de cálculo es 256.
  • Utilizar una base de datos de Microsoft Access como datos código fuente.
  • Utilizar un archivo de texto delimitado por tabulaciones o un texto delimitado por comas archivo como origen de datos.
Disminuye el rendimiento de combinación de correspondencia como el número de campos en la aumenta la fila de encabezado. La configuración de su equipo y al material disponible memoria también puede limitar el número de campos que puede insertar en los datos documento.

El registro de encabezado (fila) no puede contener ningún espacio. Cada campo de encabezado se limita a 40 caracteres y debe empezar por una letra. Cada carácter posterior debe ser una letra, un número o el carácter de subrayado. Todos los campos de encabezado deben rellenarse. Tenga en cuenta que las restricciones descritas aquí son diferentes en algunas versiones de Word de idioma.

Organizar los datos en tablas o los párrafos

La hora de organizar los datos en una tabla, la tabla debe contener una columna para cada nombre de campo que desea utilizar. La primera fila de la tabla es la fila de encabezado; las filas siguientes contienen la información para datos de un registro.

Aunque es posible que ajustar el texto en cada celda, se va a imprimir correctamente. Ésta es una lista de elementos a tener en cuenta cuando se utiliza un lista de direcciones existente como origen de datos:
  • A menos que se utiliza un origen de registro inicial independiente, asegúrese de que el registro de encabezado es el primer registro (fila de celdas) en la lista de direcciones. Asegúrese de que que no hay espacios, texto ni líneas en blanco antes del registro de encabezado. El registro de encabezado no puede contener ningún espacio. Cada campo de encabezado se limita a 40 caracteres y debe empezar por una letra. Los caracteres siguientes deben ser un letra, un número o el carácter de subrayado. Se deben rellenar todos los campos de encabezado en el.
  • Asegúrese de que el número de datos de campos de datos de cada registro es igual al número de nombres de campo en el registro inicial. Si un registro carecer de información para un campo determinado, deje la celda para ese campo en blanco.
  • Organice la información en los registros de datos en la misma orden, de izquierda a derecha, como los nombres de campo correspondiente en el registro inicial. El orden de las columnas en la lista de direcciones no es importante, debido a que usted se controla la ubicación de los datos en la ventana principal de combinación de correspondencia documento.

Diseño de una lista de direcciones que contiene muchos campos

El Destinatarios de combinar correspondencia cuadro de diálogo crea una lista de direcciones (.mdb) para el archivo de datos. En el Microsoft Word, el número máximo de campos para la Destinatarios de combinar correspondencia cuadro de diálogo está 255. para crear una nueva base de datos de la Destinatarios de combinar correspondencia diálogo cuadro, siga estos pasos:
  1. Microsoft Word 2002

    En el Herramientas de menú, haga clic en Cartas y correspondenciay, a continuación, haga clic en Asistente para combinar correspondencia.

    Microsoft Office Word 2003

    En el Herramientas de menú, haga clic en Cartas y correspondenciay, a continuación, haga clic en Combinación de correspondencia.

    Microsoft Office Word 2007 y Word 2010

    En el Envíos por correo ficha, haga clic en Iniciar combinación de correspondenciay, a continuación, haga clic en Asistente para combinar correspondencia paso a paso.

    Siga los pasos en el Asistente para combinar correspondencia para "paso 3: seleccionar Destinatarios." Aquí es donde configura la lista de direcciones.
  2. Haga clic en Escriba una nueva lista.
  3. Haga clic en Crear. El Nueva lista de direcciones Aparecerá el cuadro de diálogo. En este cuadro de diálogo, escriba la dirección información de cada registro. Si no hay información de un campo específico, Deje el cuadro en blanco. De forma predeterminada, Word omite los campos en blanco, por lo que la combinación no es afectado si hay entradas en blanco en el formulario de datos. El conjunto de información en cada uno formulario constituye un registro de datos.
  4. Después de escribir la información de registro, haga clic en Nueva entrada para desplazarse al siguiente registro. Para eliminar un registro, haga clic en Eliminar entrada. Para buscar un registro específico, haga clic en Buscar entrada. Para filtrar u ordenar los registros, haga clic en Filtrar y ordenar.

    Nota Si desea personalizar la lista de direcciones, haga clic en Personalizar. En el Personalizar lista de direcciones cuadro de diálogo, puede agregar, eliminar, cambiar el nombre y cambiar el orden de la combinación campos.
  5. En el Nueva lista de direcciones cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.
  6. En el Guardar lista de direcciones cuadro de diálogo, en el Nombre de archivo cuadro, escriba el nombre que desea que tenga su origen de datos, y a continuación, haga clic en Guardar.
  7. En el Destinatarios de combinar correspondencia cuadro de diálogo, hacer los cambios que desee y, a continuación, haga clic en ACEPTAR.
Acaba de crear una nueva dirección y está preparado para ir a la siguiente paso en el Asistente para combinar correspondencia. Este paso es escribir su carta.

Para obtener más información acerca de cómo crear una carta modelo, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:
294683Cómo utilizar Combinar correspondencia para crear cartas modelo en Word 2002 y en versiones posteriores de Word
Si necesita más de 255 campos de datos en el lista de direcciones, Word no puede organizar los datos de la Destinatarios de combinar correspondencia cuadro de diálogo. En su lugar, puede configurar la información por separado en los párrafos de una palabra documento. Deben finalizar el registro de encabezado y cada registro de datos con una marca de párrafo, que es el delimitador de registro de datos. Cada nombre de campo en el registro de encabezado y cada campo en el registro de datos deben estar separados por tabuladores carácter o una coma, que es el delimitador de campo de datos. Si alguno de los datos los campos está vacía, debe incluir un delimitador de campo para identificar el vacío campo.

Si está utilizando una lista de direcciones de una base de datos o programa de hoja de cálculo, puede exportar estos datos a un formato de texto ASCII, separados por comas o tabulaciones. O bien, es posible que pueda adjuntar la base de datos con ODBC, DDE o un convertidor. Si exporta los datos a un formato ASCII y Word no reconoce automáticamente el campo y delimitadores de registro, Word le pide que seleccione los delimitadores de cuando se utiliza en primer lugar la lista de direcciones. Cuando configurar una lista de direcciones en este formato en Word, debe utilizar un párrafo Marcar como el delimitador de registro de datos y un carácter de tabulación o una coma como los datos delimitador de campo.

Además de las normas generales para organizar un las siguientes reglas de lista de direcciones, también se aplican a las listas de direcciones que se han configurado como texto normal:
  • Presione ENTRAR para finalizar cada registro de datos con una marca de párrafo. Asegúrese de que no existen otras marcas de párrafo entre o después de los datos registros. Word interpreta los párrafos vacíos (líneas en blanco) como vacío registros.
  • Utilizar el mismo delimitador de campo en el registro de encabezado y el registro de datos. Por ejemplo, no puede utilizar caracteres de tabulación en el encabezado registro y las comas en los registros de datos. Debido a que puede incluir texto en los campos de datos comas, es preferible utilizar caracteres de tabulación.
  • Si un registro de datos no incluye información para un campo de datos específico, introduzca dos caracteres de tabulación o dos comas para indicar el campo vacío. No inserte un segundo delimitador de campo, si el campo de datos es la el último en el registro de datos.
  • Escriba el campo de datos entre comillas si el campo de datos contiene cualquiera de los siguientes caracteres:
    • Un carácter de tabulación o una coma, si está utilizando ese mismo carácter para separar los campos
    • Un salto de línea o una marca de párrafo
    • Un carácter especificado como separador de lista carácter en la sección internacional del Panel de Control de Microsoft Windows
  • Si la información de un campo de datos contiene las comillas (" "), escriba los caracteres de dos veces (" "" "). Cuando es información del campo de datos combinar, se imprimirá sólo un par de comillas.

Decidir cuándo se debe utilizar un registro inicial independiente

En la mayoría de los casos, es conveniente mostrar el nombre del campo para cada uno campo de datos en la primera fila o registro de la lista de direcciones. Sin embargo, puede ¿Quieres poner los nombres de campo en un registro inicial independiente para lo siguiente en motivos:
  • Puede utilizar los mismos nombres de campo y fila de encabezado para combinar datos de varios orígenes sin tener que repetir ni cambiar la fila de encabezado en cada lista de direcciones o cambiar nombres de campo de combinación en la ventana principal documento.
  • A veces, una lista de direcciones desde otro programa no lo hace incluir un registro inicial o nombres de campo en el registro inicial no coinciden con la nombres de campo de combinación en el documento principal. Si no se puede modificar o agregar un encabezado registrar en la lista de direcciones (por ejemplo, debido a que la lista de direcciones es de sólo lectura) se puede usar un origen de registro inicial que contiene el campo nombre que usted especificar.

Agregar el botón de "Combinación de correspondencia Abrir origen de encabezado"

Si utiliza un origen de registro inicial independiente, debe especificar tanto el origen de registro inicial y la lista de direcciones antes de combinar el documento principal con la lista de direcciones.

Para utilizar un origen de registro en una combinación de correspondencia de Word, debe agregar el Combinación de correspondencia Abrir origen de encabezado botón que está a su Combinación de correspondencia barra de herramientas. Para ello, siga los pasos, según corresponda a la versión de Word que esté ejecutando.
Word 2002 o Word 2003
  1. En el Vista en el menú, señale a Barras de herramientasy, a continuación, haga clic en Combinación de correspondencia. El Combinación de correspondencia aparece la barra de herramientas.
  2. En el Herramientas de menú, haga clic en Personalizar.
  3. En el Comandos ficha, seleccione Todos los comandos en el Categoría lista.
  4. En el Comandos lista, seleccionar y arrastrar MailMergeOpenHeaderSource a su Combinación de correspondencia barra de herramientas.
  5. Haga clic en Cerrar para cerrar el Personalizar cuadro de diálogo.
Word 2007
Para utilizar un origen de registro inicial en una combinación de correspondencia de Word en Word 2007, debe agregar el Combinación de correspondencia Abrir origen de encabezado botón de la barra de herramientas de acceso rápido.
  1. En Word, haga clic en el Botón de Microsoft Office.
  2. Haga clic en Opciones de Word.
  3. Haga clic en Personalización.
  4. En el Comandos disponibles en cuadro de diálogo, haga clic en Todos los comandos.
  5. Haga clic en Combinación de correspondencia Abrir origen de encabezadoy, a continuación, haga clic en Agregar.
  6. Haga clic en ACEPTAR.
Word 2010


Para utilizar un origen de encabezado de una palabra combinación de correspondencia en Word 2007, agregar el botón de combinación de correspondencia Abrir origen de encabezado a la barra de herramientas de acceso rápido.

  1. Elija Opciones en la pestaña archivo .
  2. Elija Personalizar cinta de opciones.
  3. En los comandos disponibles en, reemplace el Comandos más utilizados por Todos los comandos.
  4. Haga clic en Abrir origen de encabezado de combinación de correspondenciay, a continuación, haga clic en Agregar.
    Nota: es posible que deba agregar una ficha nueva antes de agregar el comando a la cinta de opciones.
  5. Haga clic en Aceptar.


Diseño de un origen de registro inicial

Cuando se especifica un origen de encabezado, recuerde las siguientes reglas:
  • Debe coincidir con el número de nombres de campo en el origen del encabezado el número de campos de datos en la lista de direcciones.
  • Nombres de campo en el origen del encabezado deben aparecer en la misma orden que la información correspondiente en la lista de direcciones.
  • Utilizar el mismo delimitador de campo (un carácter de tabulación o una coma) para el origen del encabezado y la lista de direcciones.
  • Si el documento principal ya contiene campos de combinación, utilice los mismos campos de combinación en el origen de registro inicial. Si no lo hace, debe reemplazar los campos de combinación en el documento principal para que coincida con los nombres de campo en el origen de registro inicial. Después de especificar un origen de encabezado, puede editar cuando se editar la lista de direcciones.

Con un registro de encabezado de otra lista de direcciones

Si tiene una lista de direcciones que contiene un registro de encabezado, Puede utilizar como un origen de registro inicial. Por ejemplo, si hizo quebrar la lista de direcciones en varios documentos, puede especificar los nombres de campo en el registro inicial de la primera lista de direcciones. Se combinaron las otras listas de direcciones que no lo hacen tiene un registro de encabezado, especifique la primera lista de direcciones como el origen del encabezado. A continuación Especifique cada una de las listas de direcciones restantes a su vez.

Word pasa por alto la datos de los registros de la primera lista de direcciones y utiliza sólo el encabezado registro.

Tipos de datos que puede utilizar con combinación de correspondencia

Puede combinar prácticamente cualquier tipo de información de una combinación de correspondencia origen de datos, incluidas las siguientes:
  • Cualquier texto o números
  • Gráficos para el que tiene un filtro de gráficos instalado


    Nota Si los gráficos están incluidos en una lista de direcciones desde un programa Además de Word, debe convertir el archivo mediante el uso de un formato de archivo convertidor.
  • Objetos creados en programas que admiten la vinculación de objetos y incrustación de objetos (OLE), por ejemplo, el Editor de ecuaciones
  • Campos de Word que muestran un resultado, por ejemplo, un campo {=} (fórmula)
Para agregar información que no sea texto o números a una dirección la lista que ha creado en Word, debe mostrar la lista de direcciones en un documento ventana utilizando la Abrir comando en el Archivo menú. O bien, abrir la lista de direcciones en el original del programa que ha creado el documento. A continuación, inserte la información en la columna adecuada y fila de la tabla de lista de direcciones.

Tipos de datos que no se puede utilizar

No se puede combinar texto o gráficos que están contenidos en un marco en la lista de direcciones. Sin embargo, puede colocar campos de combinación dentro de marcos. Cuando combinar los documentos, el texto y los gráficos de la lista de direcciones son situado en el marco.

Propiedades

Id. de artículo: 294688 - Última revisión: miércoles, 16 de enero de 2013 - Versión: 4.0
La información de este artículo se refiere a:
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
Palabras clave: 
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Haga clic aquí para ver el artículo original (en inglés): 294688

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