Cara merancang dan menyiapkan daftar alamat gabungan surat pada Word

Artikel ini menjelaskan format dapat diterima untuk gabungan surat alamat daftar dan termasuk saran dan pertanyaan yang membantu untuk meminta sendiri sewaktu Anda membuat daftar alamat.

Merancang sumber data

Di Microsoft Word, Anda dapat membuat daftar alamat baru dalam Gabungan surat Wizard. Ketika Anda memilih "Langkah 3: Pilih penerima" di wizard, The Ketik daftar baru pilihan tersedia. Pilihan ini membangun alamat Anda daftar.

Cara lain untuk membuat daftar alamat adalah dari tabel kata. Anda juga dapat menggunakan format seperti database, seperti file teks di mana bidang yang dipisahkan dengan koma maupun tab, dan catatan dipisahkan oleh ayat menandai.

Dalam alamat daftar, setiap kategori informasi, seperti nama terakhir, disebut lapangan. Sekumpulan bidang yang membuat informasi sekitar satu orang disebut catatan.

Apa yang harus dipertimbangkan ketika Anda merancang sumber data

Sebelum Anda membuat daftar alamat, memutuskan apa informasi Anda ingin menyertakan dan bagaimana Anda ingin menggunakan informasi tersebut, dan kemudian merancang database. Ini akan menghemat waktu dan kerja yang kemudian.

Beberapa catatan memiliki lebih banyak informasi daripada yang lain?

Beberapa catatan data Anda mungkin memiliki lebih banyak informasi daripada lain Catatan. Sebagai contoh, entri beberapa mungkin memiliki nama bisnis, Departemen judul, dan hingga tiga baris alamat. Entri lain mungkin memiliki hanya nama, alamat jalan satu baris, dan baris ketiga dengan kota, negara, dan kode pos.

Dalam daftar alamat, setiap dokumen data harus sama jumlah kolom data. Desain daftar alamat Anda sehingga ia memiliki cukup data bidang sesuai dengan catatan dengan bidang yang paling. Anda tidak perlu mengisi setiap bidang dalam catatan data; Anda dapat meninggalkan beberapa bidang kosong. Word secara otomatis menekan blank records.

Apakah Anda berencana untuk menyortir data?

Jika Anda berencana untuk menyortir data Anda, Anda harus mengatur jadi bahwa Anda dapat menyortir data berdasarkan beberapa kriteria. Sebagai contoh, kota, negara, dan kodepos yang biasanya tercetak pada baris yang sama label surat, jadi Anda mungkin ingin menyertakan semua informasi ini di bidang yang sama. Jika Anda menyertakan semua informasi ini di bidang yang sama, Anda tidak dapat menyortir data berbasis di negara atau kode pos. Dalam kasus ini, Anda harus memisahkan masing-masing bagian informasi ke dalam bidang yang terpisah.

Hal yang sama jika Anda ingin menyortir data Anda dengan nama terakhir halaman65. Dalam kasus ini, Anda harus memisahkan nama pertama dan nama terakhir dalam terpisah bidang.

Akan Anda menggunakan informasi dalam bidang tertentu dalam cara yang berbeda?

Dalam surat formulir, baris pertama dalam alamat biasanya berisi judul kesopanan dan nama lengkap penerima. Salam mungkin berisi hanya kesopanan gelar dan nama terakhir atau hanya nama pertama. Jika Anda tempat judul, nama pertama dan nama terakhir di bidang yang terpisah, Anda dapat menggunakan bidang yang sama untuk mencetak nama terakhir di alamat dan salam. Atau, Anda dapat menggunakan salah satu bidang untuk judul lengkap dan nama dalam alamat, dan lapangan kedua untuk gelar dan nama terakhir di Salam.

Anda akan menggunakan daftar alamat untuk menggabungkan beberapa dokumen?

Anda dapat menggabungkan daftar alamat satu dengan jenis dan jumlah dokumen utama. Dalam menyiapkan daftar alamat untuk mencetak surat formulir, rencana penerima informasi sehingga Anda dapat menggunakan sumber data yang sama untuk mencetak alamat surat label atau amplop.

Berapa banyak bidang (potongan-potongan informasi) yang Anda miliki untuk setiap record (kumpulan potongan-potongan informasi)?

Jika Anda memiliki beberapa potongan-potongan informasi untuk setiap record, Anda dapat menggunakan Wisaya Mail Merge (pada Alat menu) di Word. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengakses Penerima gabungan surat kotak dialog untuk mengatur daftar alamat Anda.

Ada pembatasan bidang 255 Penerima gabungan surat kotak dialog. Jika Anda jumlah bidang melebihi nilai ini, tidak menggunakan penolong gabungan surat. Sebaliknya, gunakan salah satu dari berikut ini:

• Menggunakan Microsoft Excel sebagai sumber data Anda. Jumlah maksimum Kolom data dalam Excel worksheet adalah 256.
• Menggunakan Microsoft Access database sebagai data Anda sumber.
• Menggunakan file teks tab-delimited atau teks berpembatas koma file sebagai sumber data Anda.

Gabungan surat kinerja mendegradasi sebagai jumlah kolom dalam baris header meningkat. Konfigurasi komputer Anda dan tersedia memori juga dapat membatasi jumlah kolom yang Anda dapat menyisipkan dalam data Anda dokumen.

Record header (baris) tidak boleh berisi spasi. Setiap header lapangan terbatas 40 karakter dan harus memulai dengan sebuah surat. Setiap karakter berikutnya harus huruf, angka, atau karakter garis bawah. Semua field header harus diisi. Perhatikan bahwa pembatasan yang dijelaskan di sini berbeda pada beberapa versi kata bahasa.

Pengorganisasian data dalam tabel atau paragraf

Ketika Anda mengatur data Anda dalam tabel, tabel harus berisi sebuah kolom untuk setiap nama field yang ingin Anda gunakan. Baris pertama dari tabel adalah baris header Anda; baris berikutnya masing-masing berisi informasi untuk satu data Catatan.

Walaupun teks mungkin bungkus dalam setiap sel, itu akan dicetak dengan benar. Berikut adalah daftar item untuk mempertimbangkan ketika Anda menggunakan ada daftar alamat sebagai sumber data:

• Kecuali Anda menggunakan sumber header terpisah, pastikan header record adalah catatan pertama (baris sel) di daftar alamat. Pastikan bahwa ada tidak ada spasi, teks, atau baris kosong sebelum header record. The header record tidak boleh berisi spasi. Masing-masing bidang header terbatas pada 40 karakter dan harus mulai dengan sebuah surat. Setiap karakter berikutnya harus huruf, angka, atau karakter garis bawah. Semua header kolom yang harus diisi dalam.
• Pastikan bahwa jumlah data bidang dalam setiap data Catatan sama dengan jumlah nama kolom dalam catatan header. Jika catatan tidak memiliki informasi untuk kolom tertentu, meninggalkan sel untuk bidang kosong.
• Mengatur informasi dalam catatan data yang sama urutan, kiri ke kanan, sebagai nama kolom yang sesuai dalam catatan header. Urutan kolom di daftar alamat ini tidak penting, karena Anda akan mengontrol penempatan data Anda dalam utama gabungan surat dokumen.

Merancang sebuah daftar alamat yang berisi berbagai bidang

The Penerima gabungan surat kotak dialog menciptakan daftar alamat (.mdb) untuk data file. Dalam Microsoft Word, jumlah maksimum bidang untuk Penerima gabungan surat kotak dialog adalah 255. untuk membuat database baru dari Penerima gabungan surat kotak dialog, ikuti langkah berikut:

1. Microsoft Word 2002
   
   Pada Alat menu, klik Surat-surat dan surat, lalu klik Gabungan surat Wizard.
   
   Microsoft Office Word 2003
   
   Pada Alat menu, klik Surat-surat dan surat, lalu klik Gabungan Surat.
   
   Microsoft Office Word 2007 dan kata 2010
   
   Pada Surat tab, klik Mulai gabungan surat, lalu klik Langkah demi langkah Wizard gabungan surat.
   
   Ikuti langkah-langkah di Wizard gabungan surat ke "langkah 3: Pilih Penerima." Ini adalah di mana Anda mengatur daftar alamat Anda.
2. Klik Ketik daftar baru.
3. Klik Buat. The Daftar alamat baru kotak dialog akan muncul. Di kotak dialog ini, ketik alamat informasi untuk setiap record. Jika tidak terdapat informasi untuk kolom tertentu, Biarkan kotak kosong. Secara default, Word dapat meloncati kolom yang kosong, sehingga gabungan tidak terpengaruh jika entri yang kosong berada di formulir data. Pengaturan informasi di setiap bentuk membuat satu dokumen data.
4. Setelah Anda mengetik informasi untuk dokumen, klik Entri baru untuk memindahkan ke dokumen selanjutnya. Untuk menghapus record, klik Menghapus catatan. Untuk mencari catatan tertentu, klik Menemukan entri. Untuk menyaring atau semacam catatan Anda, klik Filter dan Sort.
   
   Catatan Jika Anda ingin menyesuaikan daftar alamat, klik Menyesuaikan. Dalam Menyesuaikan daftar alamat dialog kotak, Anda dapat menambah, menghapus, mengubah nama, dan menyusun ulang penggabungan bidang.
5. Dalam Daftar alamat baru kotak dialog, klik Tutup.
6. Dalam Menyimpan daftar alamat dialog kotak, di Nama file Ketik jenis nama yang ingin Anda memberikan sumber data Anda, dan kemudian klik Simpan.
7. Dalam Penerima gabungan surat kotak dialog, membuat perubahan yang Anda inginkan, dan kemudian klik Oke.

Anda sekarang telah membuat alamat baru dan siap untuk pindah ke langkah berikutnya dalam Wizard gabungan surat. Langkah ini adalah untuk menulis Anda surat.

Untuk informasi lebih lanjut tentang cara membuat surat formulir, klik nomor artikel di bawah ini untuk melihat artikel di dalam Basis Pengetahuan Microsoft: Jika Anda memerlukan lebih dari 255 bidang data Anda daftar alamat, kata tidak dapat mengatur data dari Penerima gabungan surat kotak dialog. Sebaliknya, Anda dapat mengatur informasi Anda secara terpisah paragraf dalam kata dokumen. Header record dan setiap dokumen data harus diakhiri dengan tanda paragraf, yang merupakan pembatas catatan data. Setiap nama field di header record dan masing-masing bidang dalam catatan data harus dipisahkan oleh tab karakter atau koma, yang merupakan pembatas lapangan data. Jika ada data bidang kosong, Anda harus menyertakan pembatas lapangan untuk mengidentifikasi kosong lapangan.

Jika Anda menggunakan daftar alamat dari database atau spreadsheet program, Anda dapat mengekspor data ini ke format teks ASCII, dipisahkan dengan koma maupun tab. Atau, Anda dapat melampirkan database oleh menggunakan ODBC, DDE, atau converter. Jika Anda mengekspor data ke ASCII format dan Word tidak secara otomatis mengenali bidang dan catatan delimiters, kata meminta Anda untuk memilih delimiters ketika Anda pertama kali menggunakan daftar alamat. Kapan Anda mengatur daftar alamat dalam format ini di Word, Anda harus menggunakan paragraf Tandai sebagai pembatas rekaman data dan karakter tab atau koma sebagai data bidang pembatas.

Selain untuk aturan umum untuk mengatur daftar alamat, aturan berikut juga berlaku untuk daftar alamat yang ditetapkan sebagai teks biasa:

• Tekan ENTER untuk mengakhiri setiap dokumen data dengan tanda paragraf. Pastikan bahwa ada tidak ada tanda paragraf tambahan antara atau mengikuti data Catatan. Kata menafsirkan setiap paragraf kosong (baris kosong) sebagai kosong Catatan.
• Menggunakan sama pembatas lapangan di header record dan dokumen data. Misalnya, Anda tidak dapat menggunakan karakter tab di header Catatan dan koma dalam catatan data. Karena teks dalam kolom data dapat mencakup koma, lebih disukai untuk menggunakan karakter tab.
• Jika catatan data yang tidak memuat informasi untuk Kolom data tertentu, masukkan dua karakter tab atau koma dua untuk menunjukkan bidang kosong. Jangan pembatas lapangan kedua, jika kolom data yang terakhir dalam dokumen data.
• Sertakan kolom data dalam tanda kutip jika kolom data berisi salah satu karakter berikut:
  • Karakter tab atau koma, jika Anda menggunakan yang sama karakter untuk memisahkan bidang
  • Satu baris atau tanda paragraf
  • Karakter yang Anda tentukan sebagai pemisah daftar karakter di Internasional bagian dari Control Panel di Microsoft Windows
• Jika informasi dalam kolom data berisi tanda kutip (" "), ketik karakter yang dua kali (" "" "). Ketika informasi dari kolom data adalah bergabung, hanya satu sepasang tanda kutip akan dicetak.

Memutuskan ketika menggunakan header terpisah sumber

Dalam kebanyakan kasus, lebih mudah untuk daftar nama field untuk masing-masing Kolom data di baris pertama, atau catatan, daftar alamat. Namun, Anda mungkin ingin daftar nama kolom dalam sumber header terpisah untuk berikut alasan:

• Anda dapat menggunakan nama yang sama header baris dan lapangan untuk menggabungkan data dari berbagai sumber tanpa harus mengulangi atau mengubah baris header di setiap daftar alamat atau mengubah nama-nama kolom gabungan di utama dokumen.
• Kadang-kadang daftar alamat dari program lain tidak termasuk header record, atau nama kolom dalam catatan header tidak cocok nama kolom gabungan di dokumen utama Anda. Jika Anda tidak dapat mengubah atau menambahkan judul merekam di daftar alamat (misalnya, karena daftar alamat read-only) Anda dapat menggunakan terpisah sumber header yang berisi bidang nama Anda menentukan.

Menambahkan tombol "Gabungan surat terbuka Header sumber"

Jika Anda menggunakan sumber header terpisah, Anda harus menentukan kedua sumber awal dan daftar alamat sebelum Anda dapat menggabungkan dokumen utama dengan daftar alamat.

Menggunakan sumber awal di gabungan surat Word, Anda harus menambahkan Gabungan surat terbuka Header sumber tombol untuk Anda Gabungan Surat Toolbar. Untuk melakukannya, ikuti langkah berikut, yang sesuai untuk versi Word yang sedang Anda jalankan.

Word 2003 atau Word 2002

1. Pada Lihat menu, titik Toolbar, lalu klik Gabungan Surat. The Gabungan Surat toolbar muncul.
2. Pada Alat menu, klik Menyesuaikan.
3. Pada Perintah tab, pilih Semua perintah dalam Kategori daftar.
4. Dalam Perintah Daftar, pilih dan seret MailMergeOpenHeaderSource untuk Anda Gabungan Surat Toolbar.
5. Klik Tutup untuk menutup Menyesuaikan kotak dialog.

Word 2007

Untuk menggunakan sumber header di Word gabungan surat pada Word 2007, Anda harus menambahkan Gabungan surat terbuka Header sumber tombol ke Toolbar akses cepat.

1. Di Word, klik Microsoft Office tombol.
2. Klik Opsi Word.
3. Klik Kustomisasi.
4. Dalam Pilih perintah dari kotak dialog, klik Semua perintah.
5. Klik Gabungan surat terbuka Header sumber, lalu klik Tambahkan.
6. Klik Oke.

Kata 2010


Menggunakan sumber awal itu dalam kata gabungan surat pada Word 2007, menambahkan tombol gabungan surat Open Source Header ke Toolbar akses cepat.

1. Memilih Opsi dari Berkas tab.
2. Memilih Menyesuaikan pita.
3. Di bawah Pilih perintah dari, menggantikan Perintah populer dengan Semua perintah.
4. Klik Gabungan surat terbuka Header sumber, lalu klik Tambahkan.
   Catatan: Anda mungkin perlu menambahkan tab baru sebelum menambahkan perintah untuk pita.
5. Klik Oke.
   
   

Merancang sumber header

Bila Anda menetapkan sumber header, ingat aturan berikut:

• Jumlah nama field di sumber awal harus sama jumlah kolom data dalam daftar alamat.
• Nama bidang dalam sumber awal harus tercantum dalam sama urutan seperti informasi yang sesuai di daftar alamat.
• Menggunakan pembatas lapangan sama (baik karakter tab atau koma) untuk daftar alamat dan sumber awal.
• Jika dokumen utama Anda sudah berisi kolom gabungan, menggunakan kolom gabungan yang sama dalam sumber header Anda. Jika Anda tidak melakukannya, Anda harus mengganti kolom gabungan di dokumen utama untuk mencocokkan nama field di sumber awal. Setelah Anda menentukan sumber awal, Anda dapat mengedit seperti Anda mengedit daftar alamat.

Menggunakan record header dari daftar alamat lain

Jika Anda memiliki daftar alamat yang berisi header record, Anda dapat digunakan sebagai sumber awal. Sebagai contoh, jika Anda putus daftar alamat Anda ke beberapa dokumen, Anda dapat menentukan nama kolom dalam catatan header daftar alamat yang pertama. Ketika Anda menggabungkan dari daftar alamat lain yang tidak memiliki record header, menentukan daftar alamat yang pertama sebagai sumber awal. Kemudian menentukan masing-masing daftar alamat yang tersisa pada gilirannya.

Kata mengabaikan data catatan dari daftar alamat yang pertama dan menggunakan hanya header Catatan.

Jenis data yang dapat Anda gunakan dengan gabungan surat

Anda dapat menggabungkan hampir semua jenis informasi dari gabungan surat sumber data, termasuk berikut:

• Teks atau nomor
• Grafis yang memiliki penyaring grafis diinstal
  
  
  Catatan Jika grafis yang terkandung dalam daftar alamat dari program Selain Word, Anda harus mengkonversi file dengan menggunakan file format Konverter.
• Objek dibuat dalam program-program yang mendukung object linking dan embedding (OLE), seperti Editor persamaan
• Kata bidang yang menampilkan hasil, seperti {=} (Formula) lapangan

Untuk menambahkan informasi selain teks atau angka ke alamat daftar yang Anda dibuat di Word, Anda harus menampilkan daftar alamat dalam sebuah dokumen menggunakan jendela Terbuka perintah pada Berkas menu. Atau, buka daftar alamat di asli program yang menciptakan dokumen. Kemudian masukkan informasi dalam kolom yang sesuai dan baris dari tabel daftar alamat.

Jenis data yang Anda tidak dapat menggunakan

Anda tidak dapat menggabungkan teks atau grafis yang terkandung dalam bingkai dalam daftar alamat. Namun, Anda dapat posisi kolom gabungan di dalam frame. Kapan Anda menggabungkan dokumen, teks dan grafis dari daftar alamat diposisikan dalam bingkai.