Bagaimana merancang dan mengatur daftar alamat penyuratan penggabungan e-mail di Word

Terjemahan Artikel Terjemahan Artikel
ID Artikel: 294688 - Melihat produk di mana artikel ini berlaku.
Untuk versi Microsoft Word 2000 artikel ini, Lihat 212322.
Perbesar semua | Perkecil semua

Pada Halaman ini

Ringkasan

Artikel ini menjelaskan format yang dapat diterima untuk penggabungan e-mail alamat penyuratan daftar dan termasuk saran dan pertanyaan yang membantu untuk meminta sendiri sewaktu Anda membuat daftar alamat penyuratan.

Merancang data sumber

Di Microsoft Word, Anda dapat membuat daftar alamat penyuratan baru dalam Penggabungan e-mail Wizard. Ketika Anda memilih "Langkah 3: pilih Penerima" di wizard, The Ketik daftar baru pilihan tersedia. Opsi ini membangun alamat penyuratan Anda Daftar.

Cara lain untuk membuat daftar alamat penyuratan adalah dari Daftar Tabel kata. Anda juga dapat menggunakan format database-seperti apapun, seperti file teks di mana bidang yang dipisahkan oleh koma atau tab, dan catatan dipisahkan oleh ayat menandai.

Dalam daftar alamat penyuratan, masing-masing kategori informasi, seperti nama, disebut lapangan. Sekumpulan bidang yang membuat informasi satu orang disebut catatan.

Apa yang harus dipertimbangkan ketika Anda merancang data sumber

Sebelum membuat daftar alamat penyuratan, memutuskan apakah informasi Anda ingin termasuk dan bagaimana Anda ingin menggunakan informasi tersebut, dan kemudian merancang database. Ini akan menghemat waktu dan kerja yang kemudian.

Beberapa catatan punya lebih banyak informasi dari orang lain?

Beberapa catatan data Anda mungkin memiliki lebih banyak informasi daripada lain Catatan. Sebagai contoh, entri beberapa mungkin memiliki nama bisnis, Departemen judul, dan sampai dengan tiga baris untuk alamat penyuratan. Entri lain mungkin memiliki hanya nama, alamat penyuratan jalan satu baris dan baris ketiga dengan kota, negara, dan kode ZIP.

Dalam daftar alamat penyuratan, setiap record data harus sama jumlah bidang data. Desain daftar alamat penyuratan Anda sehingga memiliki cukup data bidang untuk sesuai dengan catatan dengan bidang yang paling. Anda tidak perlu mengisi setiap kolom dalam catatan data; Anda dapat meninggalkan beberapa bidang kosong. Kata secara otomatis menekan nama blank records.

Apakah Anda berencana untuk menyortir data?

Jika Anda berencana untuk menyortir data Anda, Anda harus mengatur jadi bahwa Anda dapat menyortir data didasarkan pada beberapa kriteria. Sebagai contoh, kota, negara, dan kode ZIP biasanya dicetak pada baris yang sama dari label pengeposan, jadi Anda mungkin ingin menyertakan semua informasi ini dalam bidang yang sama. Jika Anda menyertakan Semua informasi ini dalam bidang yang sama, Anda tidak dapat mengurutkan data berbasis negara atau kode ZIP. Dalam kasus ini, Anda harus memisahkan masing-masing bagian informasi ke dalam bidang yang terpisah.

Hal yang sama berlaku jika Anda ingin menyortir data Anda dengan nama-nama terakhir halaman65. Dalam kasus ini, Anda harus nama-nama pertama dan nama terakhir terpisah menjadi terpisah bidang.

Anda akan menggunakan informasi dalam bidang tertentu dalam cara yang berbeda?

Dalam bentuk surat, baris pertama dalam alamat penyuratan biasanya berisi judul kesopanan dan nama lengkap Penerima. Panggilan mungkin mengandung hanya kesopanan judul dan nama terakhir atau hanya nama pertama. Jika Anda tempat judul, nama pertama dan nama terakhir di bidang yang terpisah, Anda dapat menggunakan bidang yang sama untuk mencetak nama terakhir di alamat penyuratan dan salam. Selain itu, Anda dapat menggunakan salah satu bidang untuk judul lengkap dan nama dalam alamat penyuratan, dan kedua lapangan untuk judul dan nama terakhir di Salam.

Akan Anda menggunakan daftar alamat penyuratan untuk menggabungkan beberapa dokumen-dokumen?

Anda dapat menggabungkan daftar alamat penyuratan tunggal dengan setiap jenis dan jumlah kumpulan dokumen utama. Dalam pengaturan daftar alamat penyuratan untuk mencetak Surat formulir, rencana Penerima informasi sehingga Anda dapat menggunakan data sumber yang sama untuk mencetak alamat penyuratan mailing label atau amplop.

Berapa banyak bidang (potongan informasi) yang Anda miliki untuk setiap record (kumpulan potongan-potongan informasi)?

Jika Anda memiliki beberapa potong informasi untuk setiap record, Anda dapat menggunakan penggabungan e-mail Wizard (pada Alat Menu) di Word. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengakses Penggabungan e-mail Penerima kotak dialog untuk set up daftar alamat penyuratan Anda.

Ada pembatasan bidang 255 Penggabungan e-mail Penerima kotak dialog. Jika Anda beberapa bidang melebihi nilai ini, tidak menggunakan penggabungan e-mail penolong. Sebaliknya, gunakan salah satu langkah berikut:
  • Menggunakan Microsoft Excel sebagai data sumber Anda. Jumlah maksimum bidang data dalam Excel worksheet adalah 256.
  • Menggunakan database Microsoft Access sebagai data Anda sumber.
  • Menggunakan file teks berbatas-tab atau koma comma-delimited teks file sebagai data sumber Anda.
Penggabungan e-mail kinerja mendegradasi sebagai nomor bidang meningkatkan baris kop. Konfigurasi komputer Anda dan yang tersedia kehabisan memori juga bisa membatasi jumlah kolom yang Anda dapat memasukkan data Anda kumpulan dokumen.

Header record (baris) tidak boleh berisi spasi. Masing-masing bidang header terbatas 40 karakter dan harus mulai dengan huruf. Masing-masing karakter berikutnya harus huruf, angka, atau karakter garis jatuh bawah. Semua bidang header harus diisi. Perhatikan bahwa pembatasan yang dijelaskan di sini berbeda pada versi beberapa kata bahasa.

Pengorganisasian data dalam Daftar Tabel atau paragraf

Ketika Anda mengatur data dalam Daftar Tabel, Daftar Tabel harus berisi kolom untuk setiap nama bidang isian yang ingin Anda gunakan. Baris pertama dari Daftar Tabel adalah baris kop Anda; baris berikutnya masing-masing berisi informasi untuk satu data Catatan.

Walaupun teks mungkin bungkus dalam setiap sel, itu akan dicetak dengan benar. Berikut adalah daftar item yang perlu dipertimbangkan ketika Anda menggunakan daftar alamat penyuratan yang ada sebagai sumber data:
  • Kecuali Anda menggunakan sumber terpisah header, pastikan bahwa header catatan adalah catatan pertama (baris sel) dalam daftar alamat penyuratan. Pastikan bahwa ada tidak ada ruang, teks, atau garis jatuh kosong sebelum catatan header. The Catatan header tidak boleh berisi spasi. Masing-masing bidang header terbatas pada 40 karakter dan harus mulai dengan huruf. Masing-masing karakter berikutnya harus huruf, angka, atau karakter garis jatuh bawah. Semua bidang header yang harus diisi dalam.
  • Memastikan bahwa jumlah data bidang dalam setiap data Catatan sama dengan nama-nama bidang dalam catatan header. Jika catatan tidak tidak memiliki informasi untuk bidang tertentu, meninggalkan sel Field kosong.
  • Mengatur informasi dalam catatan data yang sama urutan menurun, kiri ke kanan-atas, sebagai nama bidang yang sesuai dalam catatan header. Jumlah kolom di daftar alamat penyuratan ini tidak penting, karena Anda akan mengontrol penempatan data Anda dalam penggabungan e-mail utama kumpulan dokumen.

Merancang sebuah daftar alamat penyuratan yang berisi berbagai bidang

The Penggabungan e-mail Penerima kotak dialog menciptakan daftar alamat penyuratan (MDB) untuk berkas data. Dalam Microsoft Word, jumlah maksimum bidang untuk Penggabungan e-mail Penerima kotak dialog adalah 255. untuk membuat database baru dari Penggabungan e-mail Penerima kotak dialog, ikuti langkah berikut:
  1. Microsoft Word 2002

    Pada Alat Menu, klik Huruf dan Surat, lalu klik Penggabungan e-mail Wizard.

    Microsoft Office Word 2003

    Pada Alat Menu, klik Huruf dan Surat, lalu klik Mail Merge.

    Microsoft Office Word 2007 dan Word 2010

    Pada Surat tab, klik Mulai penggabungan e-mail, lalu klik Wizard langkah demi langkah Mail Merge.

    Ikuti langkah-langkah di Wisaya penggabungan e-mail ke "langkah 3: Pilih Penerima." Ini adalah tempat Anda mendirikan daftar alamat penyuratan Anda.
  2. Klik Ketik daftar baru.
  3. Klik Membuat. The daftar alamat penyuratan baru kotak dialog akan muncul. Di kotak dialog, ketik alamat penyuratan informasi untuk setiap record. Jika tidak ada informasi untuk bidang tertentu, Biarkan kotak kosong. secara asali, kata melompat bidang kosong, sehingga penggabungan tidak terpengaruh jika kosong entri dalam data bentuk. Kumpulan informasi setiap bentuk membuat data satu catatan.
  4. Setelah Anda mengetik informasi untuk catatan, klik Entri baru untuk pindah ke catatan berikutnya. Untuk menghapus catatan, klik Menghapus entri. Untuk Telisik catatan tertentu, klik Menemukan entri. Untuk menyaring atau semacam catatan Anda, klik Filter dan Urut.

    Catatan Jika Anda ingin menyesuaikan daftar alamat penyuratan Anda, klik Menyesuaikan. Dalam Menyesuaikan daftar alamat penyuratan kotak dialog, Anda dapat menambah, menghapus, mengubah nama, dan menyusun ulang penggabungan bidang.
  5. Dalam daftar alamat penyuratan baru kotak dialog, klik Dekat.
  6. Dalam Menyimpan daftar alamat penyuratan dialog kotak, di Nama file kotak, ketik nama yang Anda ingin memberikan data sumber Anda, dan kemudian klik Simpan.
  7. Dalam Penggabungan e-mail Penerima kotak dialog, membuat perubahan yang Anda inginkan, dan kemudian klik Oke.
Anda sekarang telah menciptakan alamat penyuratan baru dan siap untuk pindah ke langkah berikutnya dalam penggabungan e-mail Wizard. Langkah ini adalah menulis Anda Surat.

Untuk informasi lebih lanjut tentang cara membuat surat formulir, klik nomor artikel berikut ini untuk melihat artikel di dalam Pangkalan Pengetahuan Microsoft:
294683Bagaimana menggunakan penggabungan e-mail untuk membuat bentuk huruf dalam Word 2002 dan versi yang lebih baru Word
Jika Anda memerlukan lebih dari 255 bidang data Anda daftar alamat penyuratan, kata tidak dapat mengatur data dari Penggabungan e-mail Penerima kotak dialog. Sebaliknya, Anda dapat mengatur informasi Anda sebagai terpisah paragraf dalam kata kumpulan dokumen. Catatan header dan setiap record data harus diakhiri dengan tanda ayat, yang merupakan pembatas catatan data. Setiap nama bidang isian di Catatan header dan masing-masing bidang dalam catatan data harus dipisahkan oleh tab karakter atau koma, yang merupakan data lapangan pembatas. Jika salah satu data bidang kosong, Anda harus mencakup bidang pembatas untuk mengidentifikasi kosong bidang.

Jika Anda menggunakan daftar alamat penyuratan dari database atau program lembarbentang, Anda dapat mengekspor data ini ke pemformatan teks ASCII, dipisahkan oleh koma atau tab. Atau, Anda dapat melampirkan database oleh menggunakan ODBC, DDE atau konverter. Jika Anda mengekspor data ke ASCII format dan Kata tidak secara otomatis mengenali lapangan dan merekam pembatas, kata meminta Anda untuk memilih pembatas ketika Anda pertama kali menggunakan daftar alamat penyuratan. Kapan Anda mengatur daftar alamat penyuratan dalam format ini di Word, Anda harus menggunakan sebuah paragraf Tandai sebagai pembatas catatan data dan karakter tab atau koma sebagai data bidang pembatas.

Selain aturan umum untuk mengatur daftar alamat penyuratan, aturan berikut juga berlaku untuk daftar alamat penyuratan yang ditetapkan sebagai teks biasa:
  • Tekan ENTER untuk mengakhiri setiap record data dengan tanda ayat. Pastikan bahwa ada tidak ada tambahan ayat tanda antara atau mengikuti data Catatan. Kata menafsirkan setiap paragraf kosong (baris kosong) sebagai kosong Catatan.
  • Menggunakan pembatas bidang sama dalam kedua catatan header dan Catatan data. Misalnya, Anda tidak dapat menggunakan karakter tab di header Catatan dan koma dalam catatan data. Karena teks dalam bidang data mungkin termasuk koma, ianya lebih baik untuk menggunakan karakter tab.
  • Jika catatan data tidak mencakup informasi untuk bidang data tertentu, memasukkan dua tab karakter atau dua koma untuk menunjukkan bidang kosong. Tidak memasukkan kedua bidang pembatas, jika bidang data Terakhir satu catatan data.
  • Sertakan bidang data dalam tanda kutip jika bidang data berisi salah satu dari karakter berikut:
    • karakter tab atau koma, jika Anda menggunakan yang sama karakter untuk memisahkan bidang
    • Satu baris atau tanda ayat
    • Karakter yang Anda tentukan sebagai pemisah daftar karakter di bagian internasionalControl Panel di Microsoft Windows
  • Jika informasi dalam bidang data berisi tanda kutip (" "), ketik karakter yang dua kali (" "" "). Ketika informasi dari bidang data adalah digabung, hanya satu sepasang tanda kutip akan dicetak.

Memutuskan ketika menggunakan sumber terpisah header

Dalam kebanyakan kasus, lebih mudah untuk daftar nama bidang isian untuk masing-masing bidang data di baris pertama, atau catatan, daftar alamat penyuratan. Namun, Anda mungkin ingin daftar nama bidang isian di sumber header terpisah untuk berikut alasan:
  • Anda dapat menggunakan nama yang sama header baris dan bidang penggabungan data dari berbagai sumber tanpa harus mengulangi atau mengubah baris kop di daftar alamat penyuratan atau mengubah setiap bidang penggabungan nama utama kumpulan dokumen.
  • Kadang-kadang daftar alamat penyuratan dari program lain tidak termasuk rekor header, atau nama bidang isian dalam catatan header tidak cocok menggabungkan nama bidang isian dalam kumpulan dokumen utama Anda. Jika Anda tidak dapat mengubah atau menambahkan sebuah header merekam dalam daftar alamat penyuratan (misalnya, karena daftar alamat penyuratan read-only) Anda dapat menggunakan terpisah sumber header yang berisi bidang nama Anda Tentukan.

Menambahkan tombol tekan "Mail Merge Open Source Header"

Jika Anda menggunakan sumber header terpisah, Anda harus menentukan kedua sumber header dan daftar alamat penyuratan sebelum Anda dapat menggabungkan kumpulan dokumen utama dengan daftar alamat penyuratan.

Menggunakan sumber header dalam penggabungan e-mail Word, Anda harus menambahkan Sumber terbuka Header Mail Merge tombol tekan untuk Anda Mail Merge Toolbar. Untuk melakukannya, ikuti langkah-langkah, yang sesuai untuk versi kata yang sedang Anda jalankan.
Word 2002 atau Word 2003
  1. Pada Pemandangan Menu, titik untuk Toolbar, lalu klik Mail Merge. The Mail Merge toolbar muncul.
  2. Pada Alat Menu, klik Menyesuaikan.
  3. Pada Perintah tab, pilih Semua perintah dalam Kategori Daftar.
  4. Dalam Perintah Daftar, pilih dan tarik MailMergeOpenHeaderSource untuk Anda Mail Merge Toolbar.
  5. Klik Dekat untuk menutup Menyesuaikan kotak dialog.
Word 2007
Untuk menggunakan sumber header dalam penggabungan e-mail Word di Word 2007, Anda harus menambahkan Sumber terbuka Header Mail Merge tombol tekan ke Bilah wara Alat Akses Cepat.
  1. Dalam kata, klik tombol tekan Microsoft Office.
  2. Klik Opsi Word.
  3. Klik Kustomisasi.
  4. Dalam Pilih perintah dari kotak dialog, klik Semua perintah.
  5. Klik Sumber terbuka Header Mail Merge, lalu klik Tambahkan.
  6. Klik Oke.
Word 2010


Menggunakan sumber header dalam kata penggabungan e-mail di Word 2007, menambahkan tombol tekan Header Mail Merge Open Source ke Bilah wara Alat Akses Cepat.

  1. Pilih Options dari File tab.
  2. Memilih menyesuaikan pita.
  3. Di bawah perintah pilih dari, menggantikan Perintah populer dengan Semua perintah.
  4. Klik Header Mail Merge Open Source, dan kemudian klik Tambah.
    Catatan: Anda mungkin perlu untuk menambahkan sebuah tab baru sebelum menambahkan perintah ke pita.
  5. Klik OK.


Merancang sumber header

Bila Anda menetapkan sumber header, ingat aturan berikut:
  • Nama-nama bidang dalam sumber header harus sama dengan jumlah data Field dalam daftar alamat penyuratan.
  • nama bidang isian dalam header sumber harus tercantum dalam sama urutan menurun seperti informasi yang sesuai dalam daftar alamat penyuratan.
  • Menggunakan pembatas bidang sama (baik karakter tab atau koma) untuk sumber header dan daftar alamat penyuratan.
  • Jika kumpulan dokumen utama Anda sudah berisi bidang penggabungan, menggunakan bidang penggabungan yang sama dalam sumber header Anda. Jika Anda tidak melakukan ini, Anda harus menggantikan bidang penggabungan dalam kumpulan dokumen utama untuk mencocokkan nama bidang isian di sumber header. Setelah Anda menetapkan sumber header, Anda dapat mengeditnya sama seperti Anda mengedit daftar alamat penyuratan.

Menggunakan catatan header dari daftar alamat penyuratan lain

Jika Anda memiliki daftar alamat penyuratan yang berisi catatan header, Anda dapat digunakan sebagai sumber header. Misalnya, jika Anda putus daftar alamat penyuratan Anda ke beberapa artikel, Anda dapat menentukan nama bidang dalam catatan header daftar alamat penyuratan yang pertama. Ketika Anda menggabungkan dari daftar alamat penyuratan lain yang tidak memiliki catatan header, menentukan daftar alamat penyuratan yang pertama sebagai sumber header. Kemudian menentukan masing-masing dari daftar alamat penyuratan tersisa pada gilirannya.

Kata mengabaikan data catatan dari daftar alamat penyuratan yang pertama dan menggunakan hanya header Catatan.

Jenis data yang dapat Anda gunakan dengan penggabungan e-mail

Anda dapat menggabungkan hampir semua jenis informasi dari penggabungan e-mail data sumber, termasuk berikut:
  • Teks atau nomor
  • Grafis yang Anda memiliki filter grafis diinstal


    Catatan Jika grafis yang terkandung dalam daftar alamat penyuratan dari program Selain kata, Anda harus mengkonversi file dengan menggunakan format berkas Converter.
  • Benda-benda diciptakan dalam program-program yang mendukung tautan langsung objek dan embedding (OLE), seperti Editor persamaan
  • Bidang kata yang menampilkan hasil, seperti lapangan {=} (Formula)
Untuk menambahkan informasi selain teks atau angka ke alamat penyuratan Daftar yang Anda buat di Word, Anda harus menampilkan daftar alamat penyuratan dalam kumpulan dokumen menggunakan jendela Buka perintah pada File menu. Atau, buka daftar alamat penyuratan dalam asli program yang menciptakan kumpulan dokumen. Kemudian masukkan informasi dalam kolom dan baris dari Daftar Tabel daftar alamat penyuratan.

Jenis data yang Anda tidak dapat menggunakan

Anda tidak dapat menggabungkan teks atau grafis yang terkandung dalam bingkai dalam daftar alamat penyuratan. Namun, Anda dapat posisi bidang penggabungan dalam bingkai. Kapan Anda menggabungkan kumpulan dokumen, teks dan grafis dari daftar alamat penyuratan diposisikan dalam bingkai.

Properti

ID Artikel: 294688 - Kajian Terakhir: 21 April 2013 - Revisi: 5.0
Berlaku bagi:
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002
Kata kunci: 
kbhowtomaster kbmerge kbmt KB294688 KbMtid
Penerjemahan Mesin
PENTING: Artikel ini diterjemahkan oleh perangkat lunak penerjemahan mesin Microsoft, dan mungkin telah diedit oleh Masyarakat Microsoft melalui teknologi CTF dan bukan oleh seorang penerjemah profesional. Microsoft menawarkan baik artikel yang diterjemahkan oleh manusia maupun artikel hasil editan terjemahan oleh mesin/komunitas, sehingga Anda dapat mengakses semua artikel di Sentra Pengetahuan yang kami miliki dalam berbagai bahasa. Namun artikel hasil editan mesin atau bahkan komunitas tidak selalu sempurna. Artikel ini dapat mengandung kesalahan dalam hal kosa kata, sintaksis atau tatabahasa, sangat mirip dengan penutur asing yang membuat kekeliruan ketika berbicara dalam bahasa Anda. Microsoft tidak bertanggung jawab atas ketidakakuratan, kesalahan atau kerugian apa pun akibat dari kekeliruan dalam penerjemahan isi atau penggunaannya oleh pelanggan kami. Microsoft juga akan senantiasa memperbarui perangkat lunak penerjemahan mesin dan alat untuk menyempurnakan Editan Hasil Penerjemahan Mesin.
Klik disini untuk melihat versi Inggris dari artikel ini: 294688

Berikan Masukan

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com