Progettazione e impostazione di un elenco indirizzi di Stampa unione in Word

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Sommario

In questo articolo vengono descritti i formati accettabili per un elenco indirizzi di Stampa unione e vengono forniti suggerimenti e domande che possono risultare utili durante la creazione di un elenco indirizzi.

Progettazione di un'origine dati

In Microsoft Word č possibile creare un nuovo elenco indirizzi all'interno della Creazione guidata Stampa unione. Quando si sceglie il Passaggio 3: "Selezione dei destinatari" della procedura guidata č disponibile l'opzione Crea un nuovo elenco. Questa opzione consente di creare l'elenco indirizzi.

Un altro modo per creare un elenco indirizzi consiste nell'utilizzare una tabella di Word. Č anche possibile utilizzare un qualsiasi formato di database, ad esempio un file di testo in cui i campi sono separati da virgole o da tabulazioni e i record sono separati da segni di paragrafo.

In un elenco indirizzi ogni categoria di informazioni, ad esempio cognome, č denominata campo. L'insieme di campi che costituisce le informazioni su una persona č denominato record.

Cosa considerare quando si progetta un'origine dati

Prima di creare un elenco indirizzi, č necessario decidere quali informazioni si desidera includere e come devono essere utilizzate, per passare quindi alla progettazione del database. In questo modo si risparmieranno tempo e lavoro successivamente.

Alcuni record includono pių informazioni di altri?

Alcuni dei record di dati possono avere pių informazioni di altri. Alcune voci potrebbero, ad esempio, includere un nome societā, un titolo di reparto e fino a tre righe per l'indirizzo. Altre voci potrebbero avere solo un nome, un indirizzo costituito da una sola riga e una terza riga con la cittā, lo stato e il codice postale.

Nell'elenco indirizzi ogni record di dati deve avere lo stesso numero di campi dati. Progettare l'elenco indirizzi in modo da includere un numero sufficiente di campi, considerando il record con il maggior numero di campi come riferimento. Non č necessario completare tutti i campi del record di dati. Alcuni di essi posso essere lasciati vuoti. In Word i record vuoti vengono automaticamente soppressi.

Si prevede di ordinare i dati?

Se si prevede di ordinare i dati, č necessario disporli in modo che possano essere ordinati in base ad alcuni criteri. Ad esempio, la cittā, lo stato e il codice postale sono in genere stampati sulla stessa riga di un'etichetta indirizzo, pertanto si potrebbero includere tutte queste informazioni nello stesso campo. In questo caso perō non sarā possibile ordinare i record in base allo stato o al codice postale pertanto, per ordinare i record separatamente, sarā necessario inserire ogni informazione in un campo distinto.

Lo stesso vale se si desidera ordinare i dati in base ai cognomi dei destinatari. In questo caso č necessario separare i cognomi dai nomi in campi diversi.

Le informazioni di un campo particolare verranno utilizzate in modi diversi?

In una lettera tipo la prima riga dell'indirizzo interno contiene in genere una forma di cortesia e il nome completo del destinatario. La formula di apertura potrebbe contenere solo la forma di cortesia e il cognome o solo il nome. Se si inserisce la forma di cortesia, il nome e il cognome in campi separati, sarā possibile utilizzare lo stesso campo per stampare il cognome nell'indirizzo e nella formula di apertura. In alternativa č possibile utilizzare un campo per la forma di cortesia completa e il nome dell'indirizzo interno e un secondo campo per la forma di cortesia e il cognome nella formula di apertura.

L'elenco indirizzi verrā utilizzato per numerose unioni di documenti?

Č possibile unire un singolo elenco indirizzi con qualsiasi tipo e numero di documenti principali. Nell'impostazione di un elenco indirizzi per stampare lettere tipo, č necessario pianificare le informazioni del destinatario in modo da poter utilizzare la stessa origine dati per stampare gli indirizzi sulle buste o sulle etichette indirizzo.

Quanti campi (informazioni) sono disponibili per ogni record (la raccolta di informazioni)?

Se si dispone di alcune informazioni per ogni record, č possibile utilizzare la Creazione guidata Stampa unione di Word, scegliendo la relativa opzione dal menu Strumenti. In questo modo č possibile accedere alla finestra di dialogo Destinatari Stampa unione per impostare l'elenco indirizzi.

Esiste un limite di 255 campi nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione. Se il numero di campi supera questo valore, non utilizzare la finestra di dialogo Prepara stampa unione, ma utilizzare invece uno dei seguenti metodi:
  • Utilizzare Microsoft Excel come origine dati. Il numero massimo di campi dati in un foglio di lavoro di Excel č 256.
  • Utilizzare un database Microsoft Access come origine dati.
  • Utilizzare un file di testo delimitato da tabulazioni o da virgole come origine dati.
Le prestazioni di Stampa unione si riducono quando il numero di campi della riga di intestazione aumenta. Anche la configurazione del computer e la memoria disponibile possono limitare il numero di campi che č possibile inserire nel documento di dati.

Il record dell'intestazione (riga) non puō contenere spazi. Ogni campo di intestazione ha un limite di 40 caratteri e deve iniziare con una lettera. Ogni carattere successivo deve essere una lettera, un numero o un carattere di sottolineatura. Tutti i campi di intestazione devono essere completati.

Organizzazione dei dati in tabelle o paragrafi

Quando si organizzano i dati in una tabella, quest'ultima deve contenere una colonna per ogni nome di campo che si desidera utilizzare. La prima riga della tabella č la riga di intestazione, mentre ogni riga successiva contiene le informazioni relative a un record di dati.

Anche se č possibile che il testo vada a capo in ogni cella, verrā stampato correttamente. Quello riportato di seguito č un elenco di elementi da considerare quando si utilizza un elenco indirizzi esistente come origine dati:
  • Se non viene utilizzata un'origine intestazione separata, assicurarsi che il record di intestazione sia il primo record (riga di celle) dell'elenco indirizzi. Accertarsi che non siano presenti spazi, testo o righe vuote prima del record di intestazione, che non puō contenere alcuno spazio. Ogni campo di intestazione ha un limite di 40 caratteri e deve iniziare con una lettera. Ogni carattere successivo deve essere una lettera, un numero o un carattere di sottolineatura. Tutti i campi di intestazione devono essere completati.
  • Assicurarsi che il numero di campi dati di ogni record di dati sia uguale al numero di nomi di campo nel record di intestazione. Se in un record non sono presenti informazioni per un determinato campo, lasciare vuota la cella corrispondente a tale campo.
  • Disporre le informazioni dei record di dati nello stesso ordine, da sinistra a destra, dei nomi di campo corrispondenti nel record di intestazione. L'ordine delle colonne nell'elenco indirizzi non č importante, perché la posizione dei dati viene controllata dall'utente nel documento principale di Stampa unione.

Progettazione di un elenco indirizzi contenente molti campi

La finestra di dialogo Destinatari Stampa unione consente di creare un elenco indirizzi (file con estensione mdb) per il file di dati. In Microsoft Word il numero massimo di campi per la finestra di dialogo Destinatari Stampa unione č 255. Per creare un nuovo database tramite la finestra di dialogo Destinatari Stampa unione, attenersi alla seguente procedura:
  1. Microsoft Word 2002

    Scegliere Lettere e indirizzi dal menu Strumenti, quindi Creazione guidata Stampa unione.

    Microsoft Office Word 2003

    Scegliere Lettere e indirizzi dal menu Strumenti, quindi Stampa unione.

    Microsoft Office Word 2007

    Nella scheda Lettere fare clic su Inizia stampa unione, quindi su Creazione guidata Stampa unione.

    Attenersi alla procedura della Creazione guidata Stampa unione fino al Passaggio 3 "Selezione dei destinatari", dove viene impostato l'elenco indirizzi.
  2. Fare clic su Crea un nuovo elenco.
  3. Scegliere Crea. Verrā visualizzata la finestra di dialogo Nuovo elenco indirizzi. In questa finestra di dialogo digitare le informazioni relative agli indirizzi per ciascun record. Se per alcuni campi non sono disponibili informazioni da immettere, lasciarli vuoti. Per impostazione predefinita, in Word i campi vuoti vengono ignorati e, per questo motivo, le voci vuote eventualmente presenti nel modulo dati non incidono sull'operazione di unione. L'insieme delle informazioni contenute in ciascun modulo costituisce un record di dati.
  4. Dopo avere digitato le informazioni relative a un record, scegliere Nuova voce per passare al record successivo. Per eliminare un record, scegliere Elimina voce. Per cercare un record specifico, scegliere Trova voce. Per filtrare oppure ordinare i record, scegliere Filtra e ordina.

    Nota Se si desidera personalizzare l'elenco indirizzi, scegliere Personalizza. Nella finestra di dialogo Personalizza elenco indirizzi č possibile aggiungere, eliminare, rinominare e riordinare i campi unione.
  5. Nella finestra di dialogo Nuovo elenco indirizzi scegliere Chiudi.
  6. Nella finestra di dialogo Salva elenco indirizzi digitare il nome che si desidera assegnare all'origine dati nella casella Nome file, quindi scegliere Salva.
  7. Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione apportare le modifiche desiderate, quindi scegliere OK.
Č stato creato un nuovo indirizzo ed č possibile passare al punto successivo della Creazione guidata Stampa unione, vale a dire la stesura della lettera.

Per ulteriori informazioni sulla creazione di una lettera tipo, fare clic sul numero dell'articolo della Microsoft Knowledge Base riportato di seguito:
294683 Utilizzo della funzionalitā Stampa unione per creare lettere tipo in Word
Se sono necessari pių di 255 campi di dati nell'elenco indirizzi, in Word non sarā possibile organizzare i dati tramite la finestra di dialogo Destinatari Stampa unione, ma si potranno impostare le informazioni come paragrafi separati di un documento di Word. Il record di intestazione e ogni record di dati devono terminare con un segno di paragrafo, vale a dire il delimitatore del record di dati. Ogni nome di campo del record di intestazione e ogni campo del record di dati devono essere separati da un carattere di tabulazione o da una virgola, vale a dire il delimitatore del campo dati. Se uno qualsiasi dei campi dati risulta vuoto, č necessario includere un delimitatore di campo per identificarlo.

Se si utilizza un elenco indirizzi proveniente da un database o da un foglio di calcolo, i dati in esso contenuti possono essere esportati in un formato di testo ASCII, separato da virgole o da tabulazioni. In alternativa č possibile collegare il database mediante ODBC, DDE o un convertitore. Se si esportano i dati in formato ASCII e in Word non vengono automaticamente riconosciuti i delimitatori di campo e di record, verrā chiesto di selezionare i delimitatori al primo utilizzo dell'elenco indirizzi. Quando si imposta un elenco indirizzi in questo formato in Word, č necessario utilizzare un segno di paragrafo come delimitatore del record di dati e un carattere di tabulazione o una virgola come delimitatore del campo dati.

Oltre alle regole generali per l'organizzazione di un elenco indirizzi, le regole riportate di seguito si applicano anche agli elenchi indirizzi impostati come testo normale:
  • Premere INVIO per terminare ogni record di dati con un segno di paragrafo. Assicurarsi che non siano presenti ulteriori segni di paragrafo tra i record di dati o subito dopo. In Word i paragrafi vuoti (righe vuote) vengono interpretati come record vuoti.
  • Utilizzare lo stesso delimitatore di campo nel record di intestazione e nel record di dati. Non č possibile, ad esempio, utilizzare caratteri di tabulazione nel record di intestazione e virgole nei record di dati. Dato che il testo dei campi dati potrebbe includere delle virgole, č preferibile utilizzare i caratteri di tabulazione.
  • Se un record di dati non include informazioni per un campo dati specifico, inserire due caratteri di tabulazione o due virgole per indicare il campo vuoto. Non inserire un secondo delimitatore di campo se il campo dati č l'ultimo del record di dati.
  • Racchiudere il campo dati tra virgolette se contiene uno qualsiasi dei caratteri riportati di seguito:
    • Un carattere di tabulazione o una virgola, se si utilizza lo stesso carattere per separare i campi.
    • Un'interruzione di riga o un segno di paragrafo.
    • Un carattere specificato come separatore di elenco nella sezione Opzioni internazionali del Pannello di controllo in Microsoft Windows.
  • Se nelle informazioni in un campo dati sono incluse le virgolette (" "), digitare i caratteri due volte ("" ""). Quando le informazioni del campo dati vengono unite, verrā visualizzata solo una coppia di virgolette.

Scelta dell'utilizzo di un'origine intestazione separata

Nella maggior parte dei casi č utile elencare il nome del campo per ogni campo dati nella prima riga, o record, dell'elenco indirizzi. Potrebbe tuttavia essere necessario elencare i nomi dei campi in un'origine intestazione separata per i seguenti motivi:
  • Č possibile utilizzare la stessa riga di intestazione e gli stessi nomi di campo per unire i dati da varie origini senza dover ripetere o modificare la riga di intestazione in ogni elenco indirizzi o modificare i nomi dei campi unione nel documento principale.
  • Talvolta un elenco indirizzi di un altro programma non include un record di intestazione oppure i nomi dei campi nel record di intestazione non corrispondono ai nomi dei campi unione del documento principale. Se non č possibile modificare o aggiungere un record di intestazione nell'elenco indirizzi, ad esempio perché l'elenco indirizzi č in sola lettura, č possibile utilizzare un'origine intestazione separata che contenga nomi di campi specificati dall'utente.

Aggiunta del pulsante "Stampa unione Apri origine intestazione"

Se si utilizza un'origine intestazione separata, č necessario specificare l'origine intestazione e l'elenco indirizzi prima di unire il documento principale con l'elenco indirizzi.

Per utilizzare un'origine intestazione in una stampa unione di Word, č necessario aggiungere il pulsante Stampa unione Apri origine intestazione sulla barra degli strumenti Stampa unione. Per effettuare questa operazione utilizzare una delle seguenti procedure, a seconda della versione di Word in uso.
Word 2002 o Word 2003
  1. Scegliere Barre degli strumenti dal menu Visualizza, quindi fare clic su Stampa unione. Verrā visualizzata la barra degli strumenti Stampa unione.
  2. Scegliere Personalizza dal menu Strumenti.
  3. Nella scheda Comandi selezionare l'opzione Tutti i comandi nell'elenco Categorie.
  4. Nella casella Comandi selezionare e trascinare StampaUnioneApriOrigineIntestaz sulla barra degli strumenti Stampa unione.
  5. Scegliere Chiudi per chiudere la finestra di dialogo Personalizza.
Word 2007
Per utilizzare un'origine intestazione in una stampa unione di Word, č necessario aggiungere il pulsante Stampa unione Apri origine intestazione alla barra di accesso rapido.
  1. In Word fare clic sul pulsante Microsoft Office.
  2. Fare clic su Opzioni di Word.
  3. Fare clic su Personalizza.
  4. Nella finestra di dialogo Scegli comandi da fare clic su Tutti i comandi.
  5. Fare clic su Stampa unione Apri origine intestazione, quindi scegliere Aggiungi.
  6. Scegliere OK.

Progettazione di un'origine intestazione

Quando si specifica un'origine intestazione, č importante ricordare le seguenti regole:
  • Il numero di nomi dei campi nell'origine intestazione deve essere uguale al numero di campi dati nell'elenco indirizzi.
  • I nomi dei campi dell'origine intestazione devono essere elencati nello stesso ordine delle informazioni corrispondenti nell'elenco indirizzi.
  • Utilizzare lo stesso delimitatore di campo (carattere di tabulazione o virgola) per l'origine intestazione e l'elenco indirizzi.
  • Se il documento principale contiene giā campi unione, utilizzare gli stessi campi unione nell'origine intestazione. Se non si effettua questa operazione, sarā necessario sostituire i campi unione nel documento principale perché corrispondano ai nomi dei campi dell'origine intestazione. Dopo avere specificato un'origine intestazione, č possibile modificarla proprio come si modifica l'elenco indirizzi.

Utilizzo di un record di intestazione di un altro elenco indirizzi

Se si dispone di un elenco indirizzi che contiene un record di intestazione, č possibile utilizzarlo come origine intestazione. Se, ad esempio, si suddivide l'elenco indirizzi in numerosi documenti, č possibile specificare i nomi dei campi nel record di intestazione del primo elenco indirizzi. Quando si effettua l'unione da altri elenchi indirizzi che non hanno un record di intestazione, specificare il primo elenco indirizzi come origine intestazione. Specificare quindi ciascuno degli elenchi indirizzi rimanenti.

In Word i record di dati del primo elenco indirizzi vengono ignorati e viene utilizzato solo il record di intestazione.

Tipi di dati che possono essere utilizzati con la Stampa unione

Č possibile unire praticamente qualsiasi tipo di informazioni da un'origine dati di stampa unione, compresi quelli riportati di seguito:
  • Testo o numeri.
  • Immagini per cui č installato un filtro grafico.


    Nota Se le immagini sono contenute in un elenco indirizzi di un programma diverso da Word, č necessario convertire il file mediante un apposito convertitore di formato.
  • Gli oggetti creati in programmi che supportano OLE (Object Linking and Embedding), come Equation Editor.
  • I campi di Word in cui sono presenti risultati, come un campo {=} (Formula).
Per aggiungere informazioni diverse da testo o numeri a un elenco indirizzi creato in Word, č necessario visualizzare l'elenco indirizzi in un finestra del documento scegliendo Apri dal menu File oppure aprire l'elenco indirizzi nel programma originale con cui č stato creato il documento. Inserire quindi le informazioni nella colonna e nella riga appropriate della tabella dell'elenco indirizzi.

Tipi di dati che non possono essere utilizzati

Non č possibile unire testo o immagini contenuti in un frame nell'elenco indirizzi, ma č possibile posizionare i campi unione all'interno dei frame. Quando si uniscono i documenti, il testo e le immagini dell'elenco indirizzi verranno inseriti nel frame.

Proprietā

Identificativo articolo: 294688 - Ultima modifica: mercoledė 5 gennaio 2011 - Revisione: 2.0
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  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
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