Como criar e configurar uma lista de endereços de impressão em série no Word

Este artigo descreve os formatos suportados por uma lista de endereços de impressão em série e inclui sugestões e questões que poderão ser úteis para o utilizador durante o processo de criação de uma lista de endereços.

Criar uma origem de dados

No Microsoft Word, é possível criar uma nova lista de endereços no Assistente de impressão em série. Quando escolhe "Passo 3: Seleccionar destinatários" no assistente, a opção Escrever uma nova lista está disponível. Esta opção cria a lista de endereços.

Outro método consiste em criar uma lista de endereços a partir de uma tabela do Word. Também é possível utilizar qualquer formato semelhante ao de uma base de dados, tal como um ficheiro de texto com campos separados por vírgulas ou tabulações e registos separados por marcas de parágrafo.

Numa lista de endereços, cada categoria de informações, como apelido, constitui um campo. O conjunto de campos que compõe as informações sobre um utilizador designa-se por registo.

Questões a considerar quando criar uma origem de dados

Antes de criar uma lista de endereços, decida quais as informações que pretende incluir e o modo como pretende utilizar essas informações e, em seguida, crie a base de dados. Deste modo, poupa tempo e evita trabalho desnecessário.

Existem registos com mais informações do que outros?

Alguns registos de dados poderão ter mais informações do que outros. Por exemplo, algumas entradas poderão ter um nome de empresa, um título de departamento e até três linhas para a morada. Outras entradas poderão ter apenas um nome, uma morada numa linha e uma terceira linha com a localidade, distrito e código postal.

Na lista de endereços, cada registo de dados tem de conter o mesmo número de campos de dados. Crie a lista de endereços com campos de dados suficientes de forma a corresponder ao registo com o maior número de campos. Não é necessário preencher todos os campos do registo de dados; pode deixar alguns campos em branco. O Word suprime automaticamente registos em branco.

Pretende ordenar os dados?

Se pretender ordenar os dados, terá de os organizar de modo a que seja possível ordená-los com base em determinados critérios. Por exemplo, a localidade, o distrito e o código postal são normalmente impressos na mesma linha de uma etiqueta de endereço, de modo que poderá pretender incluir todas estas informações no mesmo campo. Se incluir todas estas informações no mesmo campo, não poderá ordenar os registos com base no distrito ou no código postal. Para isso, deverá separar os tipos de informações em campos distintos.

O mesmo se aplica se pretender ordenar os dados com base nos apelidos dos destinatários. Neste caso, terá de separar os apelidos dos nomes em campos distintos.

As informações de um determinado campo serão utilizadas de diferentes modos?

Numa carta de formulário, a primeira linha do endereço interior contém normalmente um título e o nome completo do destinatário. O início da carta pode conter apenas o título e o apelido ou apenas o nome. Se introduzir o título, o nome e o apelido em campos distintos, poderá utilizar o mesmo campo para imprimir o apelido no endereço, bem como no início da carta. Como alternativa, poderá utilizar um campo para o título e o nome completo no endereço interior e um segundo campo para o título e o apelido no início da carta.

A lista de endereços será utilizada para intercalar documentos?

É possível intercalar uma única lista de endereços com qualquer tipo e quantidade de documentos principais. Ao configurar uma lista de endereços para imprimir cartas de formulário, organize as informações do destinatário de forma a conseguir utilizar a mesma origem de dados para imprimir os endereços em etiquetas de endereço ou envelopes.

Quantos campos (tipos de informações) existem para cada registo (conjunto de tipos de informações)?

Se tiver apenas alguns tipos de informações para cada registo, poderá utilizar o Assistente de impressão em série (no menu Ferramentas) do Word. Este procedimento permite aceder à caixa de diálogo Destinatários da impressão em série para configurar a lista de endereços.

Existe um limite de 255 campos especificado na caixa de diálogo Destinatários da impressão em série. Se o número de campos exceder este valor, não utilize o Gestor da impressão em série. Em vez disso, utilize uma das seguintes opções:

• Utilize o Microsoft Excel como origem de dados. O número máximo de campos de dados numa folha de cálculo do Excel é de 256.
• Utilize uma base de dados do Microsoft Access como origem de dados.
• Utilize um ficheiro de texto delimitado por tabulações ou um ficheiro de texto delimitado por vírgulas como origem de dados.

O desempenho da impressão em série diminui à medida que aumenta o número de campos na linha de cabeçalho. A configuração do computador e a memória disponível também poderão limitar o número de campos a inserir no documento de dados.

O registo de cabeçalho (linha) não pode conter espaços. Cada campo de cabeçalho tem um limite de 40 caracteres e deve começar por uma letra. Cada carácter subsequente deve corresponder a uma letra, número ou carácter de sublinhado. Todos os campos de cabeçalho têm de ser preenchidos.

Organizar dados em tabelas ou parágrafos

Quando organizar dados numa tabela, a tabela deverá conter uma coluna para cada nome de campo que pretenda utilizar. A primeira linha da tabela constitui a linha de cabeçalho; cada linha subsequente conterá as informações de um registo de dados.

Apesar de ser possível moldar o texto em cada célula, este será correctamente impresso. Segue-se uma lista dos itens que deverá ter em consideração quando utilizar uma lista de endereços existente como uma origem de dados:

• A menos que utilize uma origem de cabeçalhos diferente, certifique-se de que o registo de cabeçalho corresponde ao primeiro registo (linha de células) na lista de endereços. Certifique-se de que não existem espaços, texto ou linhas em branco antes do registo de cabeçalho. O registo de cabeçalho não pode conter espaços. Cada campo de cabeçalho tem um limite de 40 caracteres e deve começar por uma letra. Cada carácter subsequente deve corresponder a uma letra, número ou carácter de sublinhado. Todos os campos de cabeçalho têm de ser preenchidos.
• Certifique-se de que o número de campos de dados em cada registo de dados é equivalente ao número de nomes de campos no registo de cabeçalho. Se um registo não tiver informações para um determinado campo, deixe a célula desse campo em branco.
• Organize as informações nos registos de dados pela mesma ordem, da esquerda para a direita, dos nomes de campos correspondentes existentes no registo de cabeçalho. A ordem das colunas na lista de endereços não é importante, uma vez que o utilizador controlará a introdução dos dados no documento principal de impressão em série.

Criar uma lista de endereços com muitos campos

A caixa de diálogo Destinatários da impressão em série cria uma lista de endereços (.mdb) para o ficheiro de dados. No Microsoft Word, o número máximo de campos na caixa de diálogo Destinatários da impressão em série é de 255. Para criar uma nova base de dados a partir da caixa de diálogo Destinatários da impressão em série, siga estes passos:

1. Microsoft Word 2002
   
   No menu Ferramentas, clique em Cartas e mailings e, em seguida, clique em Assistente de impressão em série.
   
   Microsoft Office Word 2003
   
   No menu Ferramentas, clique em Cartas e mailings e clique em Assistente de impressão em série.
   
   Microsoft Office Word 2007
   
   No separador Mailings, clique em Iniciar Impressão em Série e clique em Assistente de Impressão em Série Passo a Passo.
   
   Siga os passos do Assistente de impressão em série até ao "Passo 3: Seleccionar destinatários". É neste passo que configurará a lista de endereços.
2. Clique em Escrever uma nova lista.
3. Clique em Criar. É apresentada a caixa de diálogo Nova lista de endereços. Nesta caixa de diálogo, escreva as informações de endereço para cada registo. Se não existirem informações para um campo específico, deixe a caixa em branco. Por predefinição, o Word ignora os campos em branco e, deste modo, a impressão em série não será afectada se existirem entradas em branco no formulário de dados. O conjunto de informações existente em cada formulário constitui um registo de dados.
4. Depois de escrever as informações de um registo, clique em Nova entrada para avançar para o registo seguinte. Para eliminar um registo, clique em Eliminar entrada. Para procurar um registo específico, clique em Localizar entrada. Para filtrar ou ordenar os registos, clique em Filtrar e ordenar.
   
   Nota: se pretender personalizar a lista de endereços, clique em Personalizar. Na caixa de diálogo Personalizar lista de endereços, pode adicionar, eliminar, mudar o nome e reordenar os campos de impressão em série.
5. Na caixa de diálogo Nova lista de endereços, clique em Fechar.
6. Na caixa de diálogo Guardar lista de endereços, na caixa Nome do ficheiro, escreva o nome que pretende atribuir à origem de dados e, em seguida, clique em Guardar.
7. Na caixa de diálogo Destinatários da impressão em série, efectue as alterações pretendidas e clique em OK.

O processo de criação de um novo endereço está concluído e o utilizador está pronto para avançar para o passo seguinte do Assistente de impressão em série. Este passo consiste em escrever a carta.

Para obter mais informações sobre como criar uma carta de formulário, clique no número de artigo que se segue para visualizar o artigo na base de dados de conhecimento da Microsoft (KB, Microsoft Knowledge Base): Se necessitar de mais de 255 campos de dados na lista de endereços, o Word não conseguirá organizar os dados a partir da caixa de diálogo Destinatários da impressão em série. Em vez disso, é possível configurar as informações como parágrafos separados num documento do Word. O registo de cabeçalho e cada registo de dados tem de terminar com uma marca de parágrafo, que representa o delimitador do registo de dados. Cada nome de campo presente no registo de cabeçalho e cada campo existente no registo de dados deverão estar separados por um carácter de tabulação ou por uma vírgula, que representa o delimitador de campos de dados. Se algum dos campos de dados estiver vazio, deverá incluir um delimitador de campos para identificar o campo vazio.

Se estiver a utilizar uma lista de endereços de um programa de base de dados ou folhas de cálculo, poderá exportar estes dados para uma formato de texto ASCII, separado por vírgulas ou tabulações. Ou poderá conseguir anexar a base de dados através da utilização de ODBC, DDE ou de um conversor. Se exportar os dados para um formato ASCII e o Word não reconhecer automaticamente os delimitadores de campos e de registos, o Word pedir-lhe-á para seleccionar os delimitadores quando utilizar a lista de endereços pela primeira vez. Quando configurar uma lista de endereços neste formato no Word, deverá utilizar uma marca de parágrafo como o delimitador de registos de dados e um carácter de tabulação ou uma vírgula como o delimitador de campos de dados.

Além das regras gerais de organização de uma lista de endereços, são também aplicadas as regras que se seguem a listas de endereços configuradas como texto normal:

• Prima ENTER para terminar cada registo de dados com uma marca de parágrafo. Certifique-se de que não existem marcas de parágrafo adicionais entre ou a seguir aos registos de dados. O Word interpreta todos os parágrafos vazios (linhas em branco) como registos vazios.
• Utilize o mesmo delimitador de campos no registo de cabeçalho e no registo de dados. Por exemplo, não poderá utilizar caracteres de tabulação no registo de cabeçalho e vírgulas nos registos de dados. Uma vez que o texto presente nos campos de dados poderá incluir vírgulas, é preferível utilizar caracteres de tabulação.
• Se um registo de dados não incluir informações para um campo de dados específico, insira dois caracteres de tabulação ou duas vírgulas para indicar o campo vazio. Não insira um segundo delimitador de campos se o campo de dados for o último do registo de dados.
• Escreva o campo de dados entre aspas se o campo de dados contiver um dos seguintes caracteres:
  • Um carácter de tabulação ou uma vírgula, se estiver a utilizar esse carácter para separar os campos
  • Uma quebra de linha ou uma marca de parágrafo
  • Um carácter que tenha especificado como carácter separador de listas na secção Internacional do Painel de controlo no Microsoft Windows
• Se as informações existentes num campo de dados contiverem aspas (" "), escreva os caracteres duas vezes ("" ""). Quando as informações do campo de dados forem intercaladas, só será impresso um par de aspas.

Decidir quando utilizar uma origem de cabeçalhos diferente

Na maioria dos casos, é conveniente listar o nome do campo para cada campo de dados na primeira linha, ou registo, da lista de endereços. No entanto, poderá pretender listar os nomes dos campos numa origem de cabeçalhos diferente, pelos seguintes motivos:

• É possível utilizar a mesma linha de cabeçalho e nomes de campos para intercalar dados de várias origens sem que seja necessário repetir ou alterar a linha de cabeçalho em cada lista de endereços ou alterar os nomes de campos de impressão em série no documento principal.
• Por vezes, uma lista de endereços de outro programa não inclui um registo de cabeçalho ou os nomes de campos incluídos no registo de cabeçalho não correspondem aos nomes de campos de impressão em série do documento principal. Se não for possível modificar ou adicionar um registo de cabeçalhos à lista de endereços (porque, por exemplo, a lista de endereços é só de leitura), poderá utilizar uma origem de cabeçalhos diferente que contenha os nomes de campos especificados.

Adicionar o botão 'Impressão em série: abrir origem de cabeçalhos'

Se utilizar uma origem de cabeçalhos diferente, terá de a especificar, bem como a lista de endereços antes de intercalar o documento principal com a lista de endereços.

Para utilizar uma origem de cabeçalhos numa impressão em série no Word, terá de adicionar o botão Impressão em série: abrir origem de cabeçalhos à barra de ferramentas Impressão em série. Para o fazer, siga os passos adequados à versão do Word em utilização.

Word 2002 ou Word 2003

1. No menu Ver, aponte para Barras de ferramentas e clique em Impressão em série. A barra de ferramentas Impressão em série é apresentada.
2. No menu Ferramentas, clique em Personalizar.
3. No separador Comandos, seleccione Todos os comandos na lista Categorias.
4. Na lista Comandos, seleccione e arraste Impressão em série: abrir origem de cabeçalhos para a barra de ferramentas Impressão em série.
5. Clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo Personalizar.

Word 2007

Para utilizar uma origem de cabeçalhos numa impressão em série do Word no Word 2007, tem de adicionar o botão Impressão em série: abrir origem de cabeçalhos à barra de ferramentas de acesso rápido.

1. No Word, clique no Botão do Office.
2. Clique em Opções do Word.
3. Clique em Personalizar.
4. Na caixa de diálogo Escolher comandos de, clique em Todos os Comandos.
5. Clique em Impressão em série: abrir origem de cabeçalhos e clique em Adicionar.
6. Clique em OK.

Criar uma origem de cabeçalhos

Quando especificar uma origem de cabeçalhos, lembre-se das seguintes regras:

• O número de nomes de campos na origem de cabeçalhos tem de ser equivalente ao número de campos de dados na lista de endereços.
• Os nomes de campos presentes na origem de cabeçalhos devem estar listados pela mesma ordem que as informações correspondentes na lista de endereços.
• Utilize o mesmo delimitador de campos (um carácter de tabulação ou uma vírgula) para a origem de cabeçalhos e para a lista de endereços.
• Se o documento principal já contiver campos de impressão em série, utilize os mesmos campos de impressão em série na origem de cabeçalhos. Se não o fizer, terá de substituir os campos de impressão em série no documento principal de modo a corresponderem aos nomes de campos existentes na origem de cabeçalhos. Depois de especificar uma origem de cabeçalhos, poderá editá-la seguindo o mesmo procedimento de edição da lista de endereços.

Utilizar um registo de cabeçalho de outra lista de endereços

Se tiver uma lista de endereços que contenha um registo de cabeçalho, poderá utilizá-la como uma origem de cabeçalhos. Por exemplo, se tiver dividido a lista de endereços em vários documentos, poderá especificar os nomes dos campos no registo de cabeçalho da primeira lista de endereços. Quando intercalar a partir de outras listas de endereços que não contêm um registo de cabeçalho, especifique a primeira lista de endereços como a origem de cabeçalhos. Em seguida, especifique uma das restantes listas de endereços de cada vez.

O Word ignora os registos de dados da primeira lista de endereços e só utiliza o registo de cabeçalho.

Tipos de dados que poderá utilizar na impressão em série

É possível intercalar praticamente qualquer tipo de informações de uma origem de dados de impressão em série, incluindo os seguintes:

• Qualquer texto ou números
• Gráficos para os quais tem um filtro de gráficos instalado
  
  
  Nota: se os gráficos estiverem incluídos numa lista de endereços de um programa que não seja o Word, terá de converter o ficheiro através de um conversor de formatos de ficheiro.
• Objectos criados em programas que suportam a ligação e incorporação de objectos (OLE), como o Editor de equações
• Campos do Word que apresentam um resultado, como um campo {=} (Fórmula)

Para adicionar informações que não correspondam a texto ou números a uma lista de endereços criada no Word, terá de visualizar a lista de endereços numa janela de documento utilizando o comando Abrir do menu Ficheiro. Ou abra a lista de endereços no programa original em que foi criado o documento. Em seguida, introduza as informações na coluna e linha adequadas da tabela da lista de endereços.

Tipos de dados que não poderá utilizar

Não poderá intercalar texto ou gráficos incluídos numa moldura na lista de endereços. No entanto, é possível posicionar campos de impressão em série dentro de molduras. Quando intercalar os documentos, o texto e os gráficos da lista de endereços serão posicionados na moldura.