Como criar e configurar uma lista de endereços de mala direta no Word

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Sumário

Este artigo descreve os formatos aceitáveis para um mala direta-lista de endereços e inclui perguntas que são úteis e sugestões Faça a mesmo que você crie uma lista de endereços.

Criação de uma fonte de dados

No Microsoft Word, você pode criar uma nova lista de endereços dentro do Assistente de mala direta. Quando você escolhe "Etapa 3: selecionar destinatários" no assistente, o Digite uma nova lista opção está disponível. Essa opção cria o seu endereço lista.

Outra maneira de criar uma lista de endereços é de uma tabela do Word. Você também pode usar qualquer formato de banco de dados, como um arquivo de texto nos quais campos são separados por vírgulas ou tabulações e registros são separados por parágrafo marca.

Em uma lista de endereços, cada categoria de informação, como Sobrenome, é chamada de um campo. O conjunto de campos que compõem as informações uma pessoa é chamada de registro.

O que considerar ao criar uma fonte de dados

Antes de criar uma lista de endereços, decida quais informações você deseja incluir e como você deseja usar essas informações e criar o banco de dados. Isso economiza tempo e trabalho mais tarde.

Alguns registros que têm mais informações do que outras pessoas?

Alguns de seus registros de dados podem ter mais informações do que outros registros. Por exemplo, algumas entradas podem ter um nome de empresa, um departamento título e até três linhas de endereço. Outras entradas possuem apenas um nome, um endereço de uma linha e uma terceira linha com a cidade, estado, e código postal.

Na lista de endereços, cada registro de dados deve ter o mesmo número de campos de dados. Criar sua lista de endereços de modo que ele tem dados suficientes campos para corresponder ao registro com a maioria dos campos. Você não precisará Preencha cada campo no registro de dados; Você pode deixar alguns campos em branco. Word Suprime automaticamente registros em branco.

Você planeja classificar os dados?

Se você planeja classificar os dados, você deve organizá-lo assim que você pode classificar os dados com base em alguns critérios. Por exemplo, a cidade, estado, e código postal são normalmente impressos na mesma linha de uma etiqueta de endereçamento, portanto, você talvez queira incluir todas essas informações no mesmo campo. Se você incluir todas essas informações no mesmo campo, você não pode classificar os registros com base em o estado ou o código postal. Nesse caso, você deve separar cada parte de informações em um campo separado.

O mesmo é verdadeiro se você desejar classificar seus dados, os sobrenomes dos destinatários. Nesse caso, você deve Separe os nomes e sobrenomes em separado campos.

Você usará as informações em um campo específico de maneiras diferentes?

Em uma carta modelo, a primeira linha da parte interna endereço geralmente contém um Título Honorífico e nome completo do destinatário. Talvez a saudação conter apenas o título honorário e sobrenome ou somente o primeiro nome. Se você Coloque o título, nome e sobrenome em campos separados, você pode usar o mesmo campo para imprimir o último nome o endereço e a saudação. Como alternativa, você pode usar um campo para o título completo e nome na dentro de um segundo campo para o título e o último nome e endereço de saudação.

Você usará a lista de endereços para vários documentos de mala direta?

Você pode mesclar uma lista de endereços único com qualquer tipo e número de documentos principais. Como configurar uma lista de endereços para imprimir cartas modelo, planejar a informações de destinatário para que você possa usar a mesma fonte de dados para imprimir o endereços em etiquetas de endereçamento ou envelopes.

Quantos campos (partes de informação) que você tem para cada registro (a coleção de partes de informação)?

Se você tiver algumas partes de informação para cada registro, você pode Use o Assistente de mala direta (sobre o Ferramentas menu) no Word. Isso permite que você acesse o Destinatários de mala direta caixa de diálogo para configurar sua lista de endereços.

Há um limitação de 255 campos na Destinatários de mala direta caixa de diálogo. Se seu número de campos exceder esse valor, não o fazem Use o auxiliar de mala direta. Em vez disso, use um destes procedimentos:
  • Use o Microsoft Excel como sua fonte de dados. O número máximo campos de dados no Excel planilha é 256.
  • Usar um banco de dados do Microsoft Access como seus dados código-fonte.
  • Usar um arquivo de texto delimitado por tabulação ou um texto delimitado por vírgula arquivo como sua fonte de dados.
Degrada o desempenho de mala direta como o número de campos na aumenta a linha de cabeçalho. A configuração do seu computador e as disponíveis memória também pode limitar o número de campos que você pode inserir em seus dados documento.

O registro de cabeçalho (linha) não pode conter espaços. Cada campo de cabeçalho é limitado a 40 caracteres e deve começar com uma letra. Cada caractere subseqüente deve ser uma letra, um número ou o caractere de sublinhado. Todos os campos de cabeçalho devem ser preenchidos. Observe que as restrições descritas aqui são diferentes em algumas versões do Word de idioma.

Organizar dados em tabelas ou parágrafos

Quando você organiza os dados em uma tabela, a tabela deve conter uma coluna para cada nome de campo que você deseja usar. A primeira linha da tabela é sua linha de cabeçalho; cada linha subseqüente contém as informações para um data Registro.

Embora possa ser quebrado em cada célula, ele será impresso corretamente. A seguir está uma lista de itens a serem considerados quando você usa um lista de endereços existente como uma fonte de dados:
  • A menos que você use uma fonte de cabeçalho separado, certifique-se de que o registro de cabeçalho é o primeiro registro (linha de células) na lista de endereços. Certifique-se que há sem espaços, texto ou linhas em branco antes do registro de cabeçalho. O registro de cabeçalho não pode conter espaços. Cada campo de cabeçalho está limitado a 40 caracteres e deve começar com uma letra. Cada caractere subseqüente deve ser um Letra, um número ou o caractere de sublinhado. Todos os campos de cabeçalho devem ser preenchidos no.
  • Certifique-se de que o número de dados de campos em cada dados registro é igual ao número de nomes de campo no registro de cabeçalho. Se um registro não têm informações para um determinado campo, deixe a célula para esse campo em branco.
  • Organize as informações nos registros de dados na mesma ordem, da esquerda para a direita, como os nomes de campo correspondente no registro de cabeçalho. A ordem das colunas na lista de endereços não é importante, porque você irão controlar o posicionamento de seus dados no principal de mala direta documento.

Criando uma lista de endereços que contém muitos campos

O Destinatário da mala direta caixa de diálogo cria uma lista de endereços (. mdb) para o arquivo de dados. Em Microsoft Word, o número máximo de campos para o Destinatário da mala direta caixa de diálogo é 255. para criar um novo banco de dados da Destinatário da mala direta caixa de diálogo caixa, execute estas etapas:
  1. Microsoft Word 2002

    Sobre o Ferramentas menu, clique em Cartas e correspondênciase, em seguida, clique em Assistente de mala direta.

    Microsoft Office Word 2003

    Sobre o Ferramentas menu, clique em Cartas e correspondênciase, em seguida, clique em Mala direta.

    Microsoft Office Word 2007 e Word 2010

    Sobre o Correspondências Clique em Iniciar Mala diretae, em seguida, clique em Assistente de mala direta passo a passo.

    Siga as etapas no Assistente de mala direta "etapa 3: selecionar Destinatários". Isso é onde você configura sua lista de endereços.
  2. Clique em Digite uma nova lista.
  3. Clique em Criar. O Nova lista de endereços caixa de diálogo é exibida. Na caixa de diálogo, digite o endereço informações para cada registro. Se não houver nenhuma informação para um campo específico, Deixe a caixa em branco. Por padrão, o Word ignora campos em branco, portanto, a mesclagem não é afetada se entradas em branco estiverem no formulário de dados. O conjunto de informações em cada formulário forma o registro de dados de um.
  4. Depois de digitar as informações para um registro, clique em Nova entrada Para mover para o próximo registro. Para excluir um registro, clique em Excluir entrada. Para procurar um registro específico, clique em Localizar entrada. Para filtrar ou classificar os registros, clique em Filtrar e classificar.

    Observação Se você desejar personalizar sua lista de endereços, clique em Personalizar. No Personalizar lista de endereços caixa de diálogo, você pode adicionar, excluir, renomear e reordenar a mesclagem campos.
  5. No Nova lista de endereços caixa de diálogo, clique em Fechar.
  6. No Salvar lista de endereços Na caixa de Nome do arquivo Digite o nome que você deseja dar a sua fonte de dados, e em seguida, clique em Salvar.
  7. No Destinatários de mala direta caixa de diálogo, faz qualquer alteração que você deseja e depois clique em OK.
Você criou um novo endereço e está pronto para mover para o próxima etapa do Assistente de mala direta. Esta etapa é escrever sua Letra.

Para obter mais informações sobre como criar uma carta modelo, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de dados de Conhecimento da Microsoft:
294683Como usar mala direta para criar cartas modelo no Word 2002 e em versões posteriores do Word
Se você precisar de mais de 255 campos de dados em seu lista de endereços, o Word não é possível organizar os dados a partir do Destinatário da mala direta caixa de diálogo. Em vez disso, você pode configurar suas informações como separado os parágrafos de uma palavra documento. O registro de cabeçalho e cada registro de dados devem terminar com uma marca de parágrafo, que é o delimitador de registro de dados. Cada nome de campo em o registro de cabeçalho e cada campo no registro de dados devem ser separados por uma guia caractere ou vírgula, que é o delimitador de campo de dados. Se qualquer um dos dados campos estiver vazia, você deve incluir um delimitador de campo para identificar o vazio campo.

Se você estiver usando uma lista de endereços de um banco de dados ou programa de planilha, você pode exportar esses dados para um formato de texto ASCII, separados por vírgulas ou tabulações. Ou, talvez você possa anexar o banco de dados por usando ODBC, DDE ou um conversor. Se você exportar os dados para um formato ASCII e O Word não reconhece automaticamente o campo e delimitadores de registro, o Word solicita que você selecione os delimitadores ao usar a lista de endereços primeiro. Quando você configurar uma lista de endereços neste formato no Word, você deve usar um parágrafo Marcar como o delimitador de registro de dados e um caractere de tabulação ou vírgula como os dados delimitador de campo.

Além das regras gerais para a organização de um lista de endereços, as seguintes regras também se aplicam a listas de endereços que estão configuradas como texto regular:
  • Pressione ENTER para finalizar a cada registro de dados com uma marca de parágrafo. Certifique-se de que não há nenhum marcas de parágrafo extras entre ou após os dados registros. O Word interpreta quaisquer parágrafos vazios (linhas em branco) como vazia registros.
  • Use o mesmo delimitador de campo no registro de cabeçalho e o registro de dados. Por exemplo, você não pode usar caracteres de tabulação no cabeçalho Registro e vírgulas nos registros de dados. Como pode incluir texto em campos de dados vírgulas, é preferível usar caracteres de tabulação.
  • Se um registro de dados não inclui informações para um campo de dados específicos, inserir dois caracteres de tabulação ou duas vírgulas para indicar o campo vazio. Não insira um segundo delimitador de campo, se o campo de dados é o o último no registro de dados.
  • Coloque o campo de dados entre aspas se o campo de dados contém qualquer um dos seguintes caracteres:
    • Um caractere de tabulação ou vírgula, se você estiver usando esse mesmo caractere para separar os campos
    • Uma quebra de linha ou uma marca de parágrafo
    • Um caractere que você especificou como o separador de lista caractere na seção International do Painel de controle do Microsoft Windows
  • Se as informações em um campo de dados contém as aspas (" "), digite os caracteres duas vezes (" "" "). Quando as informações do campo de dados é mesclado, apenas um par de aspas será impresso.

Decidir quando usar uma fonte de cabeçalho separado

Na maioria dos casos, é conveniente listar o nome do campo para cada campo de dados na primeira linha ou registro, da lista de endereços. No entanto, você pode Para listar os nomes de campo em uma fonte de cabeçalho separado para o seguinte motivos:
  • Você pode usar os mesmos nomes de campo e linha de cabeçalho para mesclar dados de várias fontes sem ter que repetir ou alterar a linha de cabeçalho no cada lista de endereços ou alterar nomes de campo de mesclagem na principal documento.
  • Às vezes, uma lista de endereços de outro programa não funcionar incluir um registro de cabeçalho ou nomes de campo no registro de cabeçalho não coincidem com o nomes de campos de mesclagem no documento principal. Se você não pode modificar ou adicionar um cabeçalho registrar na lista de endereços (por exemplo, porque a lista de endereços é somente leitura) Você pode usar um separado nomes de fonte de cabeçalho que contém o campo que você Especifica.

Adicionando o botão "Mala direta Abrir fonte de cabeçalho"

Se você usar uma fonte de cabeçalho separado, você deve especificar ambas as fonte de cabeçalho e a lista de endereços antes de mesclar o documento principal com a lista de endereços.

Para usar uma fonte de cabeçalho em uma mala direta Word, você deve adicionar o Mala direta Abrir fonte de cabeçalho botão para seu Mala direta barra de ferramentas. Para fazer isso, siga as etapas, conforme apropriado para a versão do Word que você está executando.
Word 2002 ou Word 2003
  1. Sobre o Modo de exibição aponte para Barras de ferramentase, em seguida, clique em Mala direta. O Mala direta barra de ferramentas é exibida.
  2. Sobre o Ferramentas menu, clique em Personalizar.
  3. Sobre o Comandos guia, selecione Todos os comandos no Categoria lista.
  4. No Comandos lista, selecione e arraste MailMergeOpenHeaderSource para sua Mala direta barra de ferramentas.
  5. Clique em Fechar para fechar o Personalizar caixa de diálogo.
Word 2007
Para usar uma fonte de cabeçalho em uma mala direta do Word no Word 2007, você deve adicionar o Mala direta Abrir fonte de cabeçalho botão para sua barra de ferramentas de acesso rápido.
  1. No Word, clique no Botão Microsoft Office.
  2. Clique em Opções do Word.
  3. Clique em Personalização.
  4. No Escolher comandos em caixa de diálogo, clique em Todos os comandos.
  5. Clique em Mala direta Abrir fonte de cabeçalhoe, em seguida, clique em Adicionar.
  6. Clique em OK.
Word 2010


Para usar uma fonte de cabeçalho em uma palavra mala direta no Word 2007, adicione o botão de mala direta Abrir fonte de cabeçalho para sua barra de ferramentas de acesso rápido.

  1. Escolha Opções na guia arquivo .
  2. Escolha Personalizar Faixa de opções.
  3. Em escolher comandos em, substitua Comandos mais usados por Todos os comandos.
  4. Clique em Mala direta Abrir fonte de cabeçalhoe, em seguida, clique em Adicionar.
    Observação: talvez você precise adicionar uma nova guia antes de adicionar o comando à faixa de opções.
  5. Clique em OK.


Criação de uma fonte de cabeçalho

Quando você especifica uma fonte de cabeçalho, lembre-se as seguintes regras:
  • O número de nomes de campo na fonte de cabeçalho deve ser igual o número de campos de dados na lista de endereços.
  • Nomes de campo na fonte de cabeçalho devem estar listados na mesma ordem como as informações correspondentes na lista de endereços.
  • Use o mesmo delimitador de campo (um caractere de tabulação ou um vírgula) para a fonte de cabeçalho e a lista de endereços.
  • Se o documento principal já contiver campos de mesclagem, use os mesmos campos de mesclagem da fonte de cabeçalho. Se você não fizer isso, você deve Substituir os campos de mesclagem no documento principal para coincidir com os nomes de campo na fonte de cabeçalho. Depois de especificar uma fonte de cabeçalho, você pode editá-lo exatamente como você Edite a lista de endereços.

Usando um registro de cabeçalho de outra lista de endereços

Se você tiver uma lista de endereços que contém um registro de cabeçalho, você pode usá-lo como uma fonte de cabeçalho. Por exemplo, se você dividiu sua lista de endereços em vários documentos, você pode especificar os nomes de campo no registro de cabeçalho de a lista de endereços primeira. Quando você mescla a partir de outras listas de endereços que não ter um registro de cabeçalho, especifique a primeira lista de endereços como fonte de cabeçalho. Em seguida Especifica cada uma das listas de endereços restantes por sua vez.

O Word ignora o dados de registros da primeira lista de endereços e usa somente o cabeçalho Registro.

Tipos de dados que você pode usar com mala direta

Você pode mesclar praticamente qualquer tipo de informação de uma mala direta fonte de dados, incluindo o seguinte:
  • Qualquer texto ou números
  • Elementos gráficos para os quais você tem um filtro gráfico instalado


    Observação Se os elementos gráficos estão contidos em uma lista de endereços a partir de um programa Além do Word, você deve converter o arquivo usando um formato de arquivo conversor.
  • Objetos criados em programas que suportam vinculação de objeto e incorporação de objetos (OLE), como o Equation Editor
  • Campos do Word que exibem um resultado, como um campo {=} (Formula)
Para adicionar informações diferente de texto ou números a um endereço lista que você criou no Word, você deve exibir a lista de endereços em um documento janela usando o Abrir comando sobre o Arquivo menu. Ou, abra a lista de endereços no original do programa que criou o documento. Em seguida, inserir as informações na coluna apropriada e linha da tabela de lista de endereços.

Tipos de dados que você não pode usar

Você não pode mesclar textos ou elementos gráficos que estão contidos em um quadro na lista de endereços. No entanto, você pode posicionar campos de mesclagem dentro de quadros. Quando mesclar documentos, o texto e elementos gráficos da lista de endereços são posicionada no quadro.

Propriedades

Artigo: 294688 - Última revisão: 7 de janeiro de 2013 - Revisão: 1.0
A informação contida neste artigo aplica-se a:
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
Palavras-chave: 
kbhowtomaster kbmerge kbmt KB294688 KbMtpt
Tradução automática
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