Cum de a proiecta și a înființat o listă de adrese de îmbinare corespondență din Word

Traduceri articole Traduceri articole
ID articol: 294688 - View products that this article applies to.
Pentru o versiune de Microsoft Word 2000 a acestui articol, a se vedea 212322.
Măriți totul | Reduceți totul

În această pagină

Rezumat

Acest articol descrie formate acceptabilă pentru o îmbinare corespondență adresa Listă tabel și include sugestii și întrebări care sunt utile să te întrebi, când se creează o listă de adrese.

O sursă acoperire de date de proiectare

În Microsoft Word, creați o nouă listă de adrese în termen de Expertul îmbinare corespondență. Când alegeți "Pasul 3: selectare destinatari" în Expertul, The Tastați o listă nouă opțiunea este disponibilă. Această opțiune se bazează adresa dvs. Listă tabel.

Un alt mod de a crea o listă de adrese este dintr-un tabel Word. Tu Puteți utiliza, de asemenea, orice format de bază acoperire de date, cum ar fi, cum ar fi un fișier text în care câmpurile sunt separate prin virgule sau tabulatori, și înregistrările sunt separate de paragraf marchează.

Într-o listă de adrese, fiecare categorie de informații, cum ar fi nume de sign-in de familie, este numit un câmp. Setul de câmpuri care alcătuiesc informații despre o persoană se numește un record.

Ce să ia în considerare atunci când proiectați o sursă acoperire de date

Înainte de a crea o listă de adrese, decide ce informații să doriți să includă și modul în care doriți să utilizați aceste informații, și apoi de design baza acoperire de date. Acest lucru vă economisește marcă de timp și de lucru mai târziu.

Unele înregistrări au mai multe informații decât altele?

Unele din înregistrările acoperire de date poate avea mai multe informații decât alte înregistrări. De exemplu, unele intrări pot avea un nume de afacere, un departament de titlu, și până la trei linii pentru adresa. Alte intrări pot avea doar un nume, o adresă de stradă de o linia Către, și o a treia linia Către cu city, de stat, și Cod po?tal.

În listă de adrese, fiecare înregistrare acoperire de date trebuie să aibă aceleași număr de câmpuri acoperire de date. listă de adrese de design, astfel încât acesta are suficiente date câmpuri pentru a corespunde înregistrării cu cele mai multe câmpuri. Nu trebuie să Completați fiecare câmp din înregistrarea de date; puteți lăsa unele câmpuri necompletate. Word elimină automat înregistrările necompletate.

Aveți de gând să sortați datele?

Dacă aveți de gând pentru a sorta datele, trebuie să aranja?i l Deci care le puteți sorta datele bazate pe unele criterii. De exemplu, oraș, stat, și cod ZIP sunt, de obicei, imprimate pe aceeași linia Către de o etichetă poștală, Deci tu ar putea să doriți să includă toate aceste informații în același domeniu. Dacă includeți toate aceste informații în același domeniu, nu poate sorta înregistrările bazate pe pe de stat sau cod postal. În acest caz, ar trebui să separați fiecare bucată de informații într-un câmp separat.

Același lucru este adevărat dacă doriți să sortați datele după ultima nume de destinatari. În acest caz, trebuie să vă separați nume de sign-in de familie și prenumele în separate câmpuri.

Veți folosi informațiile într-un anumit domeniu în mod diferit?

Într-o scrisoare de formular, prima linia Către de interior, de obicei, adresa conține un titlu de politețe și ale destinatarului nume de sign-in complet. Formula de adresare poate conține numai titlul și nume de sign-in de familie sau doar primul nume. Dacă vă locul titlul, prenumele și nume de sign-in de familie în câmpuri separate, utilizați același câmp pentru a imprima nume de sign-in de familie în adresa și formula de adresare. Alternativ, puteți utiliza un singur câmp pentru titlul complet și nume de sign-in în în interiorul adresa, și un al doilea câmp pentru titlu și nume în Formula de adresare.

Va utiliza listă de adrese pentru mai multe documente de îmbinare?

Se pot îmbina o singură adresă listă cu orice tip și număr de Principalele documente. În stabilirea unei liste de adrese pentru a imprima scrisorile tip, planul destinatarul informații astfel încât să puteți utiliza aceeași sursă acoperire de date pentru a imprima adrese pe etichete poștale sau plicuri.

Cât de multe domenii (piese de informații) ai pentru fiecare înregistrare (colecție de piese de informații)?

Dacă aveți câteva bucăți de informații pentru fiecare înregistrare, se poate utilizați expertul îmbinare corespondență (pe Instrumente de meniu) în Word. Acest lucru vă permite să accesați Destinatarii pentru îmbinare corespondență casetă de dialog pentru a configura listă de adrese.

Este o limita de 255 de câmpuri în Destinatarii pentru îmbinare corespondență casetă de dialog. Dacă dumneavoastră numărul câmpurilor depășește această valoare, nu utilizați ajutorul pentru îmbinare corespondență. În schimb, utilizați una dintre următoarele:
  • Utilizați Microsoft Excel ca sursa acoperire de date. Numărul maxim de câmpuri acoperire de date în Excel o foaie de lucru este 256.
  • Utilizați o bază acoperire de date Microsoft Access ca datele sursa.
  • Utilizați un fișier text delimitat de tabulatori sau un text separat prin virgulă fișier ca sursa acoperire de date.
îmbinare corespondență performanță degradează ca număr de câmpuri în rând antet crește. De configurare a computerului și disponibile de memorie, de asemenea, pot limita numărul de câmpuri pe care aveți posibilitatea să inserați datele documentul.

Înregistrarea antet (rând) nu pot conține spații. Fiecare câmp de antet este limitat la 40 caractere ?i trebuie să înceapă cu o literă de unitate. Fiecare caractere ulterioare trebuie să fie o literă de unitate, un număr sau caracterul linia Către de subliniere. Toate câmpurile de antet trebuie completate. Observați că restric?iile descrise aici sunt diferite unele versiuni de Word limba.

Organizarea datelor în tabele sau paragrafe

Atunci când vă organizați datele într-un tabel, tabelul ar trebui să conțină o coloană pentru fiecare nume de câmp pe care doriți să utilizați. Primul rând al tabelului este ta rândul antet; fiecare rând ulterioare conține informații pentru o date înregistrare.

Deși textul s-ar putea încadra în fiecare celulă, imprimare corect. Următoarele este o listă de elemente să ia în considerare atunci când utilizați un listă de adrese existent ca sursă de date:
  • Dacă nu utilizați o sursă antet separată, asigurați-vă că înregistrarea antet este prima înregistrare (rând de celule) în listă de adrese. asigură-te că nu există spații, text, sau linii necompletate, înainte de înregistrarea antet. The înregistrarea antet nu pot conține spații. Fiecare câmp de antet este limitat la 40 caractere ?i trebuie să înceapă cu o literă de unitate. Fiecare caracter ulterioare trebuie să fie o literă de unitate, un număr sau caracterul linia Către de subliniere. Trebuie completate toate câmpurile de antet în.
  • Asigurați-vă că numărul acoperire de date câmpurile din fiecare date înregistrarea este egal cu numărul de nume de sign-in câmpurilor din înregistrarea antet. Dacă Înregistrare A are nu au informații pentru un anumit domeniu, lăsați celula pentru acest câmp gol.
  • Aranjați informațiile din înregistrările acoperire de date în același ordine, de la stânga la dreapta, ca nume de câmpuri corespondente din înregistrarea antet. Ordinea coloanelor din listă de adrese nu este important, deoarece vă va controla plasarea datelor în principal de îmbinare corespondență documentul.

O listă de adrese, care conține multe domenii de proiectare

The îmbinare corespondență destinatar casetă de dialog creează o listă de adrese (.mdb) pentru fișierul acoperire de date. În Microsoft Word, numărul maxim de câmpuri pentru îmbinare corespondență destinatar casetă de dialog este 255. pentru a crea o bază acoperire de date de la îmbinare corespondență destinatar casetă de dialog, urmați acești pași:
  1. Microsoft Word 2002

    Pe Instrumente de meniu, faceți clic pe Scrisori și corespondență, apoi faceți clic pe Expertul îmbinare coresponden?ă.

    Microsoft Office Word 2003

    Pe Instrumente de meniu, faceți clic pe Scrisori și corespondență, apoi faceți clic pe îmbinare corespondență.

    Microsoft Office Word 2007 și Word 2010

    Pe Corespondență tab-ul, faceți clic pe Pornire Îmbinare coresponden?ă, apoi faceți clic pe Pas cu pas expertul Îmbinare coresponden?ă.

    Urmați pașii din expertul îmbinare corespondență să "Pasul 3: selectare Destinatarii." Acest lucru este în cazul în care configurați listă de adrese.
  2. Faceți clic pe Tastați o listă nouă.
  3. Faceți clic pe Creați. The Noua listă de adrese apare casetă de dialog. În această casetă de dialog, introduceți adresa informații pentru fiecare înregistrare. Dacă nu există informații pentru un anumit domeniu, lăsați caseta necompletată. implicit, Word sare peste câmpuri necompletate, astfel îmbinarea nu este afectat dacă intrările necompletate sunt sub formă acoperire de date. Setul de informa?ii în fiecare forma face date o singură înregistrare.
  4. După ce introduceți informațiile pentru Înregistrare A, faceți clic pe Intrare nouă pentru a trece la următoarea înregistrare. Pentru a șterge Înregistrare A, faceți clic pe Ștergeți intrarea. Pentru a căuta o anumită înregistrare, faceți clic pe Găsire intrare. Pentru a filtra sau sorta înregistrările, faceți clic pe Filtrare ?i sortare.

    Notă Dacă doriți să particularizați listă de adrese, faceți clic pe Personaliza. În Particularizare listă de adrese casetă de dialog adăuga, șterge, redenumi ?i reordona îmbinare câmpuri.
  5. În Noua listă de adrese casetă de dialog, faceți clic pe închide.
  6. În Salva listă de adrese casetă de dialog în Nume de fi?ier casetă, tastați nume de sign-in care doriți să dea sursa acoperire de date, și apoi faceți clic pe Salvați.
  7. În Destinatarii pentru îmbinare corespondență casetă de dialog, de a face orice modificări pe care doriți, și apoi faceți clic pe ok.
Acum ați creat o nouă adresă și sunt gata pentru a trece la Următorul pas în expertul îmbinare corespondență. Acest pas este de a scrie al tău scrisoare.

Pentru mai multe informații despre cum să creați o scrisoare de formular, faceți clic pe următorul număr de articol pentru a vedea articolul în bază de cunoștințe Microsoft:
294683Cum să utilizați îmbinarea corespondenței pentru a crea scrisori în Word 2002 și în versiunile ulterioare de Word
Dacă aveți nevoie de mai mult de 255 de câmpuri acoperire de date din ta listă de adrese, Word nu poate organiza datele din îmbinare corespondență destinatar casetă de dialog. În schimb, să parametrizați informațiile dumneavoastră ca separate punctele într-un cuvânt documente. Înregistrarea antet și fiecare înregistrare acoperire de date trebuie să se termine cu un paragraf, care este separator de înregistrare acoperire de date. Fiecare nume de câmp în înregistrarea antet și fiecare câmp din înregistrarea acoperire de date trebuie să fie separate de o filă caracterul sau virgulă, care este Delimitatorul de câmp acoperire de date. Dacă oricare din datele câmpuri este gol, trebuie să includeți un delimitator de câmp pentru a identifica goale câmp.

Dacă utilizați o listă de adrese de la o bază acoperire de date sau program de calcul tabelar, puteți exporta aceste date într-un format de text ASCII, separate prin virgule sau tabulatori. Sau, ați putea fi capabil de a atașați baze acoperire de date de utilizând ODBC, DDE sau un convertor. Dacă exportați datele într-un format ASCII și Word nu recunoaște automat câmpul și delimitatori de înregistrare, cuvântul vă solicită să selectați separatorii când utilizați mai întâi în listă de adrese. când ați creat o listă de adrese în acest format din Word, utilizați un paragraf Marcare ca separator de înregistrare acoperire de date și un caracter tabulator sau virgulă ca date delimitator de câmp.

Pe lângă regulile generale pentru organizarea unei listă de adrese, următoarele reguli se aplică la listele de adrese, care sunt parametrizate ca text obișnuit:
  • Apăsați ENTER pentru a termina fiecare înregistrare acoperire de date cu un marcaj de selectare de paragraf. Asigurați-vă că nu există nici o marcaje de paragraf suplimentare între sau în urma datelor înregistrări. Word interpretează orice paragrafe goale (linii necompletate) ca gol înregistrări.
  • Utilizați același delimitator de câmp din înregistrarea antet ambele și înregistrare acoperire de date. De exemplu, se poate folosi caracterele tabulator în antet înregistrare și virgule în înregistrările acoperire de date. Pentru că textul din câmpurile acoperire de date poate include virgule, este preferabil să utilizați caractere tab.
  • Dacă Înregistrare A acoperire de date nu include informații pentru o câmp acoperire de date specifice, introduceți două caractere tab sau două virgule pentru a indica câmp gol. Nu inserați un al doilea delimitator de câmp, în cazul în care câmpul acoperire de date este unul ultimul în înregistrarea acoperire de date.
  • Includeți câmpul acoperire de date ghilimele dacă câmpul acoperire de date conține oricare dintre următoarele caractere:
    • Un caracter tabulator sau virgulă, dacă utilizați acest fel de caractere pentru a separa câmpurile
    • Un sfârșit de linia Către sau un marcaj de selectare de paragraf
    • Un caracter specificat ca separator de listă caractere în secțiunea internațional din Panou de control din Microsoft Windows
  • Dacă informațiile într-un câmp acoperire de date conține ghilimele (" "), tastați caracterele de două ori (" "" "). Când informațiile din câmpul acoperire de date este a fuzionat, va fi imprimat doar o pereche de semne ale citării.

Când se utilizează o sursă antet separată de a decide

În majoritatea cazurilor, este convenabil pentru a Listă tabel pentru fiecare nume de câmp câmp acoperire de date în primul rând, sau de înregistrare, din listă de adrese. Cu toate acestea, este posibil să Vrei pentru a Listă tabel numelor de câmp într-o sursă antet separată pentru următoarele motive:
  • Utilizați aceeași header row și câmpul Nume îmbinare date din surse diferite fără a repeta sau modifica rândul antet în fiecare listă de adrese sau schimbare nume de câmp de îmbinare în principal documentul.
  • Uneori, o listă de adrese din alt program nu include Înregistrare A antet sau nume de sign-in câmpurilor din înregistrarea antet nu se potrivesc nume de câmpuri pentru îmbinare, în documentul principal. Dacă nu se poate modifica sau Adauga un antet înregistra în listă de adrese (de exemplu, deoarece listă de adrese este doar-în-citire) se poate utiliza o separată sursă antet care conține câmpul Nume care le Specifica?i.

Adăugarea butonului "Îmbinare coresponden?ă deschidere sursă antet"

Dacă utilizați o sursă antet separată, trebuie să specificați atât sursă antet și în listă de adrese înainte aveți posibilitatea să îmbinați documentul principal cu listă de adrese.

Se utilizează o sursă antet într-o îmbinare de coresponden?ă Word, vă trebuie să adăugați Îmbinare coresponden?ă deschidere sursă antet buton pentru a vă îmbinare corespondență bara de instrumente. Pentru aceasta, urmați pașii corespunzători pentru versiunea de cuvântul pe care se execută.
Word 2002 sau Word 2003
  1. Pe Vezi meniu, punct la Bare de instrumente, apoi faceți clic pe îmbinare corespondență. The îmbinare corespondență apare bara de instrumente.
  2. Pe Instrumente de meniu, faceți clic pe Personaliza.
  3. Pe Comenzi filă, selectați Toate comenzile în Categorie Listă tabel.
  4. În Comenzi listă, selectați și glisați MailMergeOpenHeaderSource pentru a vă îmbinare corespondență bara de instrumente.
  5. Faceți clic pe închide pentru a închide Personaliza casetă de dialog.
Word 2007
Pentru a utiliza o sursă de antet într-o îmbinare de coresponden?ă Word în Word 2007, trebuie să adăugați Îmbinare coresponden?ă deschidere sursă antet pentru a vă bara de instrumente acces rapid.
  1. În Word, faceți clic pe Butonul Microsoft Office.
  2. Faceți clic pe Opțiuni de Word.
  3. Faceți clic pe Personalizare.
  4. În Alege comenzi de la casetă de dialog, faceți clic pe Toate comenzile.
  5. Faceți clic pe Îmbinare coresponden?ă deschidere sursă antet, apoi faceți clic pe Adauga.
  6. Faceți clic pe ok.
Word 2010


Pentru a utiliza o sursă antet într-un cuvânt îmbinare de corespondență în Word 2007, adăugați butonul îmbinare coresponden?ă deschidere sursă antet vă bara de instrumente acces rapid.

  1. Selectați Opțiuni din fila fi?ier .
  2. Alege Particularizare Panglică.
  3. Sub alegere comenzi de la, înlocui Popular comenzile cu Toate comenzile.
  4. Faceți clic pe Îmbinare coresponden?ă deschidere sursă antetși apoi faceți clic pe Adăugare.
    Notă: trebuie să adăugați o nouă filă înainte de a adăuga comanda la panglică.
  5. Faceți clic pe OK.


Proiectarea o sursă antet

Când specificați o sursă antet, rețineți următoarele reguli:
  • Numărul de nume de câmpuri în sursa de antet trebuie egal numărul de câmpuri acoperire de date din listă de adrese.
  • Nume de câmp în sursa de antet trebuie să fie enumerate în același pentru ca informațiile corespunzătoare din listă de adrese.
  • Utilizați același delimitator de câmp (fie un tabulator sau o virgulă) pentru sursa de antet și în listă de adrese.
  • Dacă documentul principal conține deja câmpuri de îmbinare, utilizați aceleași câmpuri de îmbinare în sursa de antet. Dacă nu faceți acest lucru, trebuie să Înlocuiți câmpuri de îmbinare din documentul principal pentru a corespunde numelor de câmp în sursă de antet. După ce specificați o sursă de antet, puteți edita doar ca tine editați listă de adrese.

Folosind Înregistrare A antet din altă adresă listă

Dacă aveți o listă de adrese, care conține Înregistrare A antet, vă Puteți folosi ca o sursă de antet. De exemplu, dacă ai rupt-o listă de adrese în mai multe documente, specifica?i nume de sign-in câmpurilor din înregistrarea antet a prima listă de adrese. Când îmbinați la alte liste de adrese care nu au Înregistrare A antet, specifica prima listă de adrese ca sursă de antet. Apoi specificați fiecare din listele de adrese rămase la rândul său.

Word ignoră date înregistrări din prima listă de adrese și utilizează numai antetul înregistrare.

Tipuri acoperire de date care se pot utiliza cu îmbinare de corespondență

Aveți posibilitatea să îmbinați practic orice tip de informații de la o îmbinare de corespondență sursa acoperire de date, inclusiv următoarele:
  • Orice text sau numere
  • Grafica pentru care aveți un filtru de grafică instalat


    Notă Dacă grafica sunt conținute într-o listă de adrese dintr-un program decât cele din Word, trebuie să convertiți fișierul utilizând un format de fișier Convertor.
  • Obiectele create în programe care acceptă legarea obiect și încorporarea (OLE), cum ar fi editorul de ecuații
  • Word domeniile care afișează un rezultat, ca un câmp = {} (Formulă)
Pentru a adăuga informații decât text sau numere de la o adresă Listă tabel care ați creat în Word, trebuie să afișați listă de adrese într-un document fereastra utilizând Deschis comanda pe Fișier meniu. Sau, deschideți listă de adrese în original program care creat documentul. Apoi, introduceți informațiile în coloana corespunzătoare și rând al tabelului de listă de adrese.

Tipurile acoperire de date care nu se poate utiliza

Aveți posibilitatea să îmbinați text sau reprezentări grafice care sunt conținute într-un cadru în listă de adrese. Cu toate acestea, puteți poziționa câmpuri pentru îmbinare în interiorul cadrelor. când Când îmbinați documente, text și grafică din listă de adrese sunt poziționate în cadru.

Proprietă?i

ID articol: 294688 - Ultima examinare: 7 ianuarie 2013 - Revizie: 1.0
Se aplică la:
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
Cuvinte cheie: 
kbhowtomaster kbmerge kbmt KB294688 KbMtro
Traducere automată
IMPORTANT: Acest articol a fost tradus de software-ul de traducere automată Microsoft, si nu de un traducător. Microsoft vă oferă atât articole traduse de persoane, cât și articole traduse automat, astfel incat aveti access la toate articolele din Baza noastră de informatii în limba dvs. materna. Totuși, un articol tradus automat nu este întotdeauna perfect. Acesta poate conține greșeli de vocabular, sintaxă sau gramatică, la fel cum un vorbitor străin poate face greșeli vorbind limba dvs. materna. Compania Microsoft nu este responsabilă pentru nici o inexactitate, eroare sau daună cauzată de traducerea necorespunzătoare a conținutului sau de utilizarea traducerii necorespunzătoare de către clienții nostri. De asemenea, Microsoft actualizează frecvent software-ul de traducere automată.
Face?i clic aici pentru a vizualiza versiunea în limba engleză a acestui articol: 294688

Trimite?i feedback

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com