如何使用邮件合并功能在 Word 中创建目录

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本文内容

概要

本文介绍了如何创建在 Microsoft Word 中的目录并介绍了如何将您的数据源的连接。

更多信息

您可以使用 Word 中的目录功能来创建姓名、 地址和其他信息的目录。您可以将您的数据合并源到单个文档,如成员目录、 目录或部件列表。

入门 》

在 Word 中打开该文档,然后启动邮件合并。

Word 2002

在上 工具 菜单上,单击 信函和邮件然后再单击邮件合并向导。

Word 2003

在上 工具 菜单上,单击 信函和邮件然后单击 邮件合并.

Word 2007 或 Word 2010

在上 邮件 选项卡上单击 开始邮件合并然后单击 邮件合并分步向导.

" 邮件合并 任务窗格将显示在屏幕的右侧。

6 的第 1 步: 选择文档类型

  1. 在任务窗格中,在下 选择文档类型单击 目录.
  2. 若要继续,请单击 下一步: 正在启动文档.
这将您转到邮件合并向导的下一步,可以帮助您设置您的目录。

6 的第 2 步: 选择开始文档

  1. 在下 选择开始文档将会显示以下选项:
    • 使用当前文档: 使用当前文档在屏幕上为您的主文档。
    • 从模板开始: 选择一个随时可用邮件合并模板。
    • 从现有文档开始: 打开一个现有文档,使用与您的邮件合并主文档。
    单击所需的选项。
  2. 若要继续,请单击 下一步: 选择收件人.

6 的第 3 步: 选择收件人

当您打开或使用邮件合并创建数据源向导中,您在告诉 Word 要使用特定的一组变量信息在合并。使用下列方法之一来将附加到主文档数据源。

方法 1: 如果您使用的现有的数据源

若要使用现有的数据源,请按照下列步骤操作:
  1. 在中 邮件合并 任务窗格中单击 使用现有列表 在下 选择收件人.
  2. 在下 使用现有列表单击 浏览.
  3. 在中 选择数据源 对话框框中,选择包含该变量的文件若要使用,然后单击所需的信息 打开.

    注意Word 显示 邮件合并收件人 对话框,以便您可以进行排序和编辑您数据。
  4. 单击 确定 若要返回到主文档。

方法 2: 如果您正在使用 Outlook 联系人列表中的姓名

若要使用 Outlook 联系人列表,请按照下列步骤操作:
  1. 在中 邮件合并 任务窗格中单击 从 Outlook 联系人中选择在下 选择收件人.
  2. 在下 从 Outlook 联系人中选择单击 选择联系人文件夹.
  3. 选择 Outlook 联系人文件夹中的所需 选择联系人列表文件夹 对话框。单击 确定.

    注意Word 显示 邮件合并收件人 对话框,以便您可以进行排序和编辑您数据。
  4. 单击 确定 若要返回到主文档。

方法 3: 如果您第一次键入的姓名和地址

若要创建新的数据源,请按照下列步骤操作:
  1. 在下 选择收件人单击 键入一个新列表.
  2. 在下 键入一个新列表单击 创建.
有关如何设置数据的详细信息源,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
294688如何设计和设置邮件合并地址列表在 Word 2002 和更高版本的 Word 中

6 的第 4 步: 选取目录

若要设置您的目录,请执行以下步骤:
  1. 键入的任何文本或添加重复所需的图形在目录中的每一项。例如,加入以下标签:
    名称:
    地址:
    电话号码:
  2. 添加与每个标签,或添加的数据字段您的目录中所需的数据字段。
  3. 完成目录整理后,单击 下一步: 预览目录 若要预览结果。

6 的第 5 步: 预览目录

在您预览目录并进行必要的更改,单击 下一步: 完成合并 若要继续。

6 的第 6 步: 完成合并

若要合并目录,请执行以下步骤:
  1. 单击 到新文档.
  2. 合并到新文档 出现对话框,请指定到所需的记录合并。
  3. 单击 确定 若要合并的记录。

参考

相关的文章

有关在 Word 中邮件合并的详细信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
294684如何使用邮件合并功能在 Word 2002 和更高版本的 Word 中创建邮件标签
294685 如何使用邮件合并功能创建信封,在 Word 2002 和更高版本的 Word 中
294686 如何使用邮件合并功能创建按类别在 Word 2002 和更高版本的 Word 中排序的列表
294683 如何使用邮件合并功能创建套用信函,Word 2002 和更高版本的 Word 中
294695 如何使用邮件合并功能在 Word 2002 和更高版本的 Word 中创建传真
294697 如何在 Word 2002 和更高版本的 Word 邮件合并中使用 Outlook 联系人列表

属性

文章编号: 294693 - 最后修改: 2013年1月9日 - 修订: 1.0
这篇文章中的信息适用于:
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 标准版
关键字:?
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