如何使用合併列印功能在 Word 中建立目錄

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結論

本文將告訴您如何建立Microsoft Word 中的目錄,並說明如何將附加您的資料來源。

其他相關資訊

您可以在 Word 中使用的目錄功能,來建立目錄名稱、 地址及其他資訊。您可以將您的資料合併來源至單一文件,例如會員目錄、 目錄或組件清單。

使用者入門

在 Word 中開啟的文件,然後再啟動 [合併列印。

Word 2002

在上 工具 功能表中,按一下 信件與郵件]然後按一下 [合併列印精靈。

Word 2003

在上 工具 功能表中,按一下 信件與郵件]然後按一下 [合併列印.

Word 2007 或 Word 2010

在上 郵件 索引標籤上按一下 啟動 [合併列印然後按一下 逐步解說 [合併列印精靈.

[合併列印 工作窗格會出現在螢幕的右邊。

步驟 6 之 1: 選取文件類型

  1. 在工作窗格中,在 選取文件類型按一下 目錄.
  2. 若要繼續,請按一下 下一步: 開始文件.
這讓您前進到合併列印精靈的下一個步驟,可協助您設定目錄。

步驟 6 之 2: 選取起始文件

  1. 在下 選取開始文件您會看到下列選項:
    • 使用目前的文件: 使用目前的文件在螢幕上為您的主要文件。
    • 從範本開始: 請選擇其中一個現成的合併列印範本的項目。
    • 從現有文件: 開啟現有的文件?做為您的合併 main文件。
    按一下您想要的選項。
  2. 若要繼續,請按一下 下一步: 選擇收件者.

步驟 6 之 3: 選擇收件者

當您開啟或使用 [合併列印建立資料來源精靈] 中,您正在告知 Word 使用一組特定的變數資訊合併。使用下列方法之一來附加至主文件資料來源。

方法 1: 如果您正在使用現有的資料來源

若要使用現有的資料來源,請依照下列步驟執行:
  1. [合併列印 工作窗格按一下 使用現有清單 在下 選取收件者.
  2. 在下 使用現有清單按一下 瀏覽.
  3. 選取資料來源 對話方塊方塊中,選取包含變數的檔案您要使用,然後按一下所要的資訊 開啟.

    附註Word 會顯示 [合併列印收件者 對話方塊,讓您排序及編輯程式資料。
  4. 按一下 [確定] 若要回到主文件。

方法 2: 如果您要使用從 Outlook 連絡人清單的名稱

若要使用的 Outlook 連絡人清單,請依照下列步驟執行:
  1. [合併列印 工作窗格按一下 從 Outlook 連絡人選取在下 選取收件者.
  2. 在下 從 Outlook 連絡人選取按一下 選擇連絡人資料夾.
  3. 選取想要的 Outlook 連絡人資料夾 選取連絡人清單資料夾 對話方塊。按一下 [確定].

    附註Word 會顯示 [合併列印收件者 對話方塊,讓您排序及編輯程式資料。
  4. 按一下 [確定] 若要回到主文件。

方法 3: 若要在第一次鍵入的名稱和地址

若要建立新的資料來源,請依照下列步驟執行:
  1. 在下 選取收件者按一下 鍵入新的清單.
  2. 在下 鍵入新的清單按一下 建立.
如需有關如何設定資料來源,請按一下下面的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的文件:
294688如何設計及設定在 Word 2002 和更新版本的 Word 中 [合併列印通訊清單

步驟 6 之 4: 編排目錄

若要設定您的目錄,請依照下列步驟執行:
  1. 鍵入文字或新增您想要重複的圖形影像每個項目目錄中。比方說,包括如下的標籤:
    名稱:
    地址:
    電話號碼:
  2. 新增對應每一個標籤中,或新增的資料欄位在您的目錄所需的資料欄位。
  3. 當您完成目錄的排列方式中時,按一下 下一步: 預覽目錄 若要預覽結果。

步驟 6 之 5: 預覽目錄

在預覽目錄並進行任何必要的變更按一下 下一步: 完成合併 若要繼續執行。

步驟 6 之 6: 完成合併

合併目錄,請依照下列步驟執行:
  1. 按一下 到新文件.
  2. 合併到新文件 出現對話方塊,請指定您想要的記錄合併。
  3. 按一下 [確定] 若要合併的記錄。

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相關文件

如需有關在 Word 中的 [合併列印的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的文件:
294684如何使用合併列印建立郵寄標籤,在 Word 2002 和更新版本的 Word 中
294685 如何使用合併列印功能在 Word 2002 和更新版本的 Word 中建立信封
294686 如何使用 [合併列印建立依類別在 Word 2002 和更新版本的 Word 中排序的清單
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294697 如何在 Word 2002 和更新版本的 Word 中的 [合併列印中使用 Outlook 連絡人清單

屬性

文章編號: 294693 - 上次校閱: 2013年1月9日 - 版次: 1.0
這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
關鍵字:?
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