Comment faire pour créer des télécopies à l'aide de la fonctionnalité Fusion et publipostage dans Word 2002 et les versions ultérieures de Word

Cet article explique comment utiliser la fonctionnalité Fusion et publipostage pour créer des télécopies dans Microsoft Word 2002 et les versions ultérieures de Word. Utilisez cette fonctionnalité pour envoyer la même télécopie à plusieurs destinataires.

Si votre programme de télécopie ne prend pas en charge l'utilisation de l'option Fusionner avec une télécopie dans Word, le bouton Fusionner avec une télécopie n'est pas disponible dans la barre d'outils Fusion et publipostage (il apparaît en grisé). De plus, Télécopies ne s'affiche pas en tant que type de document de fusion et publipostage dans le volet Fusion et publipostage ou dans la boîte de dialogue Type de document principal.

Dans les versions antérieures de Word, cette commande utilise Microsoft Fax (également appelé « At Work Fax »), qui est installé avec Microsoft Windows 95 et en tant qu'installation distincte avec les versions commerciales de Microsoft Windows 98 et Microsoft Windows 98 Second Edition. Toutefois, Microsoft Outlook, le programme de messagerie de Microsoft Office XP, ne prend pas en charge Microsoft Fax.

Si vous utilisez Microsoft Windows 2000, reportez-vous à la section Fusion avec le service de télécopie de Windows 2000 (http://support.microsoft.com/?scid=3) .

Utilisation de l'option « Fusionner avec une télécopie »

Si votre programme de télécopie prend en charge l'utilisation de l'option Fusionner avec une télécopie, suivez ces étapes afin d'effectuer une opération de fusion et de publipostage vers une télécopie à partir de Word.

1. Démarrez la fonctionnalité de fusion et publipostage dans Word. Pour cela, procédez de l'une des façons suivantes, en fonction de la version de Word que vous exécutez :
   • Microsoft Office Word 2007
     
     Cliquez sur l'onglet Publipostage, sur Démarrer la fusion et le publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, puis sur Assistant Fusion et publipostage pas à pas.
   • Microsoft Office Word 2003
     
     Dans le menu Outils, cliquez sur Lettres et publipostage, puis sur Publipostage.
   • Microsoft Word 2002
     
     Dans le menu Outils, cliquez sur Lettres et publipostage, puis sur Assistant Fusion et publipostage.
2. Dans le volet Office Fusion et publipostage, sélectionnez Télécopies sous Sélection du type de document.
3. Cliquez sur Suivante : Document de base.
4. Sous Sélection du document de base, sélectionnez l'une des options suivantes :
   • Sélectionnez Utiliser le document actuel si vous voulez que le corps de la télécopie soit le document actuellement ouvert.
   • Sélectionnez Utiliser un modèle, puis cliquez sur Sélection du modèle si vous voulez que le corps de la télécopie soit créé à partir d'un modèle existant.
   • Sélectionnez Utiliser un document existant, puis effectuez votre sélection dans la liste de noms de fichiers, ou cliquez sur Ouvrir si vous voulez que le corps de la télécopie soit un document existant.
5. Cliquez sur Suivante : Sélection des destinataires.
6. Sous Sélection des destinataires, sélectionnez l'une des options suivantes :
   • Sélectionnez Utilisation d'une liste existante, puis cliquez sur Parcourir si vous voulez que les informations relatives au destinataire soient issues d'un fichier de données existant.
   • Sélectionnez Sélection à partir des contacts Outlook, puis cliquez sur Choisir le dossier Contacts si vous voulez que les informations relatives au destinataire soient issues des noms figurant dans un dossier de contacts Outlook.
   • Sélectionnez Saisie d'une nouvelle liste, puis cliquez sur Créer afin de taper les noms de destinataire dans la boîte de dialogue Créer une liste d'adresses.
7. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, apportez les modifications nécessaires à la liste de destinataires, puis cliquez sur OK.
8. Cliquez sur Suivante : Préparation de votre télécopie.
9. Cliquez sur les éléments listés afin de les insérer dans le corps de la télécopie, ou cliquez sur Autres éléments afin d'insérer des éléments à partir de la liste complète des champs de fusion dans la boîte de dialogue Insérer un champ de fusion.
10. Cliquez sur Suivante : Aperçu de vos télécopies.
11. Pour afficher un aperçu des télécopies, cliquez sur les boutons de direction droite et gauche, puis apportez d'éventuelles modifications finales à la liste de destinataires.
12. Cliquez sur Suivante : Fin de la fusion.
13. Cliquez sur Télécopie.
14. Dans la boîte de dialogue Fusionner avec une télécopie, sélectionnez le champ de fusion qui contient le numéro de télécopie à partir de la liste Numéro de télécopie.
15. Sélectionnez les enregistrements à fusionner, puis cliquez sur OK afin de terminer l'opération de fusion et publipostage.

Fusion avec le service de télécopie de Windows 2000

Bien que le service de télécopie Windows 2000 Fax Service n'active pas de manière explicite l'option Fusionner avec une télécopie dans Word, il prend en charge une fonction de fusion et publipostage à partir de Word à l'aide de Microsoft Outlook.

Pour que cette procédure fonctionne, vous devez installer le service de télécopie Windows 2000 et configurer Outlook pour l'envoi et la réception de télécopies.

Pour plus d'informations, cliquez sur le numéro ci-dessous pour afficher l'article correspondant dans la Base de connaissances Microsoft. Si vous avez correctement installé et configuré le service de télécopie Windows 2000, vous pouvez effectuer une fusion avec ce service de télécopie à partir de Word. Pour cela, procédez comme suit :

1. Démarrez la fonctionnalité de fusion et publipostage dans Word. Pour cela, procédez de l'une des façons suivantes, en fonction de la version de Word que vous exécutez :
   • Word 2007
     
     Cliquez sur l'onglet Publipostage, sur Démarrer la fusion et le publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, puis sur Assistant Fusion et publipostage pas à pas.
   • Word 2003
     
     Dans le menu Outils, cliquez sur Lettres et publipostage, puis sur Publipostage.
   • Word 2002
     
     Dans le menu Outils, cliquez sur Lettres et publipostage, puis sur Assistant Fusion et publipostage.
2. Dans le volet Office Fusion et publipostage, sélectionnez Messages électroniques sous Sélection du type de document.
3. Cliquez sur Suivante : Document de base.
4. Sous Sélection du document de base, sélectionnez l'une des options suivantes :
   • Sélectionnez Utiliser le document actuel si vous voulez que le corps du message soit le document actuellement ouvert.
   • Sélectionnez Utiliser un modèle, puis cliquez sur Sélection du modèle si vous voulez que le corps du message soit créé à partir d'un modèle existant.
   • Sélectionnez Utiliser un document existant, puis effectuez votre sélection dans la liste de noms de fichiers, ou cliquez sur Ouvrir si vous voulez que le corps du message soit un document existant.
5. Cliquez sur Suivante : Sélection des destinataires.
6. Sous Sélection des destinataires, sélectionnez l'une des deux options suivantes :
   • Sélectionnez Utilisation d'une liste existante, puis cliquez sur Parcourir si vous voulez que les informations relatives au destinataire soient issues d'un fichier de données existant.
   • Sélectionnez Saisie d'une nouvelle liste, puis cliquez sur Créer afin de taper les noms de destinataire dans la boîte de dialogue Créer une liste d'adresses.
   Dans votre source de données, assurez-vous que les numéros de télécopie sont au format suivant :
   [Fax:xxx]
   Dans ce format, xxx est le numéro de télécopie du destinataire. N'utilisez en aucun cas de parenthèses ou de traits d'union pour séparer l'indicatif ou le préfixe.
7. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, apportez les modifications nécessaires à la liste de destinataires, puis cliquez sur OK.
8. Cliquez sur Suivante : Rédigez votre message électronique.
9. Cliquez sur les éléments listés afin de les insérer dans le corps du message, ou cliquez sur Autres éléments afin d'insérer des éléments à partir de la liste complète des champs de fusion dans la boîte de dialogue Insérer un champ de fusion.
10. Cliquez sur Suivante : Aperçu de votre message électronique.
11. Pour afficher un aperçu du message, cliquez sur les boutons de direction droite et gauche, puis apportez d'éventuelles modifications finales à la liste de destinataires.
12. Cliquez sur Suivante : Fin de la fusion.
13. Cliquez sur Messagerie électronique.
14. Dans la boîte de dialogue Fusionner avec un message électronique, sélectionnez le champ de fusion qui contient le numéro de télécopie dans la liste À.
15. Tapez un sujet et sélectionnez un format de courrier.
16. Choisissez les enregistrements à fusionner, puis cliquez sur OK afin de terminer l'opération de fusion et publipostage.

Remarque L'utilisation de noms à partir des contacts Outlook dans une opération de fusion et publipostage avec le service de télécopie Windows 2000 requiert des étapes supplémentaires, car les champs de télécopie intégrés dans Outlook n'utilisent pas le format spécialisé indiqué à l'étape 6.

Pour plus d'informations sur les problèmes concernant l'utilisation de l'option Fusionner avec une télécopie dans Microsoft Word 2002, cliquez sur le numéro ci-dessous pour afficher l'article correspondant dans la Base de connaissances Microsoft. Pour plus d'informations sur l'utilisation des contacts Outlook dans une opération de fusion et publipostage avec le service de télécopie Windows 2000, cliquez sur le numéro ci-dessous pour afficher l'article correspondant dans la Base de connaissances Microsoft : Pour plus d'informations sur l'opération de fusion et publipostage dans Word, cliquez sur les numéros ci-dessous pour afficher les articles correspondants dans la Base de connaissances Microsoft. Pour plus d'informations sur la procédure de télécopie dans Microsoft Windows XP, cliquez sur le numéro ci-dessous pour afficher l'article correspondant dans la Base de connaissances Microsoft.