Como utilizar a impressão em série para criar faxes no Word 2002 e nas versões posteriores do Word

Este artigo descreve como utilizar a impressão em série para criar faxes no Microsoft Word 2002 e nas versões posteriores do Word. Utilize esta funcionalidade no Word para enviar a mesma mensagem de fax a vários destinatários.

Se o programa de fax não suportar a utilização da opção Intercalar para fax no Word, o botão Intercalar para fax da barra de ferramentas Impressão em série não está disponível (aparece desactivado). Além disso, Faxes não aparece como um dos tipos de documento de impressão em série disponíveis no painel de tarefas Impressão em série ou na caixa de diálogo Tipo de documento principal.

Em versões anteriores do Word, este comando utiliza o Microsoft Fax (igualmente conhecido como "At Work Fax"), instalado com o Microsoft Windows 95 e como uma instalação separada nas versões de revenda do Microsoft Windows 98 e Microsoft Windows 98 Segunda Edição. No entanto, o Microsoft Outlook, o programa de mensagens do Microsoft Office, não suporta o Microsoft Fax.

Se estiver a utilizar o Microsoft Windows 2000, consulte a secção Enviar impressão em série para o serviço defax do Windows 2000.

Utilizar a Opção "Intercalar para fax"

Se o programa de fax suportar a utilização da opção Intercalar para fax, siga estes passos para efectuar uma impressão em série por fax a partir do Word:

1. Inicie a impressão em série no Word. Para o fazer, utilize um dos seguintes procedimentos, conforme a versão do Word que está a utilizar:
   • Microsoft Office Word 2007
     
     Clique no separador Mailings, clique em Iniciar impressão em série no grupo Iniciar impressão em série e, em seguida, clique em Assistente de impressão em série passo a passo.
   • Microsoft Office Word 2003
     
     No menu Ferramentas, clique em Cartas e mailings e, em seguida, clique em Impressão em série.
   • Microsoft Word 2002
     
     No menu Ferramentas, clique em Cartas e mailings e, em seguida, clique em Assistente de impressão em série.
2. No painel de tarefas Impressão em série, clique para seleccionar Faxes em Seleccionar o tipo de documento.
3. Clique em Seguinte: Iniciar o documento.
4. Em Seleccionar o documento inicial, seleccione uma das opções que se seguem:
   • Escolha Utilizar o documento actual se pretender que o corpo da mensagem de fax corresponda ao documento actualmente aberto.
   • Escolha A partir de um modelo e, em seguida, clique em Seleccionar modelo se pretender que o corpo da mensagem de fax seja criado a partir de um modelo existente.
   • Seleccione A partir de documento existente e, em seguida, seleccione a partir da lista de nomes de ficheiros ou clique em Abrir se pretender que o corpo da mensagem de fax corresponda a um documento existente.
5. Clique em Seguinte: Seleccionar destinatários.
6. Em Seleccionar destinatários, seleccione uma das opções que se seguem:
   • Seleccione Utilizar uma lista existente e, em seguida, clique em Procurar se pretender que as informações sobre os destinatários provenham de um ficheiro de dados existente.
   • Escolha Seleccionar contactos do Outlook e, em seguida, clique em Escolher a pasta de contactos se pretender que as informações sobre os destinatários provenham de nomes de uma pasta de contactos do Outlook.
   • Seleccione Escrever uma nova lista e, em seguida, clique em Criar para escrever nomes de destinatários na caixa de diálogo Nova lista de endereços.
7. Na caixa de diálogo Destinatários de impressão em série, faça os ajustes necessários à lista de destinatários e, em seguida, clique em OK.
8. Clique em Seguinte: Preparar o fax.
9. Clique para inserir qualquer um dos itens listados no corpo da mensagem de fax ou clique em Mais itens para inserir itens a partir da lista completa de campos de impressão em série contidos na caixa de diálogo Inserir campo de impressão em série.
10. Clique em Seguinte: Pré-visualizar os faxes.
11. Pré-visualize a mensagem de fax clicando nos botões de seta para a esquerda e para a direita e, em seguida, efectue as alterações finais necessárias à lista de destinatários.
12. Clique em Seguinte: Concluir a intercalação.
13. Clique em Fax.
14. Na caixa de diálogo Intercalar para fax, seleccione o campo de impressão em série que contém o número de fax da lista Número de fax.
15. Seleccione os registos que pretende intercalar e, em seguida, clique em OK para concluir a impressão em série.

Enviar impressão em série para o Serviço de Fax do Windows 2000

Apesar de o Serviço de Fax do Windows 2000 não permitir explicitamente a opção Intercalar para fax no Word, suporta uma impressão em série a partir do Word através do Microsoft Outlook.

Para que este procedimento funcione, terá de instalar o serviço de fax do Windows 2000 e configurar o Outlook para enviar e receber faxes.

Para obter mais informações, clique no número de artigo que se segue para ver o artigo na Base de Dados de Conhecimento Microsoft: Se tiver instalado e configurado correctamente o Serviço de Fax do Windows 2000, pode enviar a impressão em série para o serviço de fax a partir do Word. Para tal, siga estes passos:

1. Inicie a impressão em série no Word. Para o fazer, utilize um dos seguintes procedimentos, conforme a versão do Word que está a utilizar:
   • Word 2007
     
     Clique no separador Mailings, clique em Iniciar impressão em série no grupo Iniciar impressão em série e, em seguida, clique em Assistente de impressão em série passo a passo.
   • Word 2003
     
     No menu Ferramentas, clique em Cartas e mailings e, em seguida, clique em Impressão em série.
   • Word 2002
     
     No menu Ferramentas, clique em Cartas e mailings e, em seguida, clique em Assistente de impressão em série.
2. No painel de tarefas Impressão em série, clique para seleccionar Mensagens de correio electrónico em Seleccionar o tipo de documento.
3. Clique em Seguinte: Iniciar o documento.
4. Em Seleccionar o documento inicial, seleccione uma das opções que se seguem:
   • Escolha Utilizar o documento actual se pretender que o corpo da mensagem corresponda ao documento actualmente aberto.
   • Escolha A partir de um modelo e, em seguida, clique em Seleccionar modelo se pretender que o corpo da mensagem seja criado a partir de um modelo existente.
   • Seleccione A partir de documento existente e, em seguida, seleccione a partir da lista de nomes de ficheiros ou clique em Abrir se pretender que o corpo da mensagem corresponda a um documento existente.
5. Clique em Seguinte: Seleccionar destinatários.
6. Em Seleccionar destinatários, seleccione uma das duas opções que se seguem:
   • Seleccione Utilizar uma lista existente e, em seguida, clique em Procurar se pretender que as informações sobre os destinatários provenham de um ficheiro de dados existente.
   • Seleccione Escrever uma nova lista e, em seguida, clique em Criar para escrever nomes de destinatários na caixa de diálogo Nova lista de endereços.
   Na origem de dados, certifique-se de que os números de fax têm o seguinte formato:
   [Fax:xxx-xxx-xxxx]
7. Na caixa de diálogo Destinatários de impressão em série, faça os ajustes necessários à lista de destinatários e, em seguida, clique em OK.
8. Clique em Seguinte: Escrever a mensagem de correio electrónico.
9. Clique para inserir qualquer um dos itens listados no corpo da mensagem ou clique em Mais itens para inserir itens a partir da lista completa de campos de impressão em série contidos na caixa de diálogo Inserir campo de impressão em série.
10. Clique em Seguinte: Pré-visualizar as mensagens de correio electrónico.
11. Pré-visualize a mensagem clicando nos botões de seta para a esquerda e para a direita e, em seguida, efectue as alterações finais necessárias à lista de destinatários.
12. Clique em Seguinte: Concluir a intercalação.
13. Clique em Correio electrónico.
14. Na caixa de diálogo Intercalar para correio electrónico, seleccione o campo de impressão em série que contém o número de fax na lista Para.
15. Escreva um assunto e seleccione um formato de correio.
16. Escolha os registos a intercalar e, em seguida, clique em OK para concluir a intercalação.

Nota: a utilização de nomes com base em contactos do Outlook numa impressão em série com o Serviço de Fax do Windows 2000 requer passos adicionais, uma vez que os campos de fax incorporados no Outlook não utilizam o formato especializado apresentado no passo 6.

Para mais informações sobre os problemas de acesso à opção Intercalar para Fax no Microsoft Word 2002, clique no número de artigo que se segue para visualizar o artigo na Base de Dados de Conhecimento Microsoft: Para mais informações sobre como utilizar contactos do Outlook numa impressão em série para o Serviço de Fax do Windows 2000, clique no número de artigo que se segue para visualizar o artigo na Base de Dados de Conhecimento Microsoft: Para mais informações sobre a impressão em série no Word, clique nos números de artigo que se seguem para visualizar os artigos na Base de Dados de Conhecimento Microsoft: Para obter informações adicionais sobre como utilizar o fax com o Microsoft Windows XP, clique no número de artigo que se segue para visualizar o artigo na Base de Dados de Conhecimento Microsoft: