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如何在 Word 2002 和更高版本的 Word 中使用邮件合并功能创建传真

本文介绍了如何在 Word 2002 和更高版本的 Word 中使用邮件合并功能创建传真。在 Word 中使用此项功能可向多个收件人发送同一传真邮件。

如果您的传真程序不支持在 Word 中使用“合并到传真”选项，则“邮件合并”工具栏上的“合并到传真”按钮不可用（显示为灰色）。此外，在“邮件合并”任务窗格或“主文档类型”对话框中，可用的邮件合并文档类型中将不会包括“传真”。

在较早版本的 Word 中，此命令使用的是 Microsoft Fax（也称为“At Work Fax”），它会随 Microsoft Windows 95 一起安装，但独立于 Microsoft Windows 98 和 Microsoft Windows 98 Second Edition 的零售版本进行单独安装。然而，Microsoft Outlook（Microsoft Office 中的邮件程序）不支持 Microsoft Fax。

如果您使用的是 Microsoft Windows 2000，请参阅Windows 2000 传真服务的邮件合并

(http://support.microsoft.com/?scid=3)

一节。

使用“合并到传真”

如果您的传真程序支持使用“合并到传真”选项，请按照下列步骤进行操作，以在 Word 中将邮件合并到传真：

在 Word 中启动邮件合并。为此，请针对所运行的 Word 版本执行下列过程之一：
- Microsoft Office Word 2007
  
  单击“邮件”选项卡，单击“开始邮件合并”组中的“开始邮件合并”，然后单击“邮件合并分步向导”。
- Microsoft Office Word 2003
  
  在“工具”菜单上，单击“信函与邮件”，然后单击“邮件合并”。
- Microsoft Word 2002
  
  在“工具”菜单上，单击“信函与邮件”，然后单击“邮件合并向导”。
在“邮件合并”任务窗格中，单击以选中“选择文档类型”下的“传真”。
单击“下一步: 正在启动文档”。
在“选择开始文档”下，选择下列选项之一：
- 如果您希望传真邮件的正文是当前打开的文档，请选择“使用当前文档”。
- 如果您希望从现有模板中创建传真邮件的正文，请选择“从模板开始”，然后单击“选择模板”。
- 如果您希望传真邮件的正文是一个现有文档，请选择“从现有文档开始”，然后从文件名列表中进行选择，或者单击“打开”。
单击“下一步: 选择收件人”。
在“选择收件人”下，选择下列选项之一：
- 如果您希望从现有数据文件中获得收件人信息，请选择“使用现有列表”，然后单击“浏览”。
- 如果您希望从 Outlook 联系人文件夹中的姓名中获得收件人信息，请选择“从 Outlook 联系人中选择”，然后单击“选择‘联系人’文件夹”。
- 选择“键入新列表”，然后单击“创建”以在“新建地址列表”对话框中键入收件人姓名。
在“邮件合并收件人”对话框中，对收件人列表进行所需调整，然后单击“确定”。
单击“下一步: 准备发送传真”。
单击以将任一列出项插入到传真邮件的正文中，或者单击“其他项目”以在“插入合并域”对话框中插入合并域完整列表中的项目。
单击“下一步: 预览传真”。
通过单击向左和向右箭按钮预览传真邮件，然后对收件人列表进行最后的更改。
单击“下一步: 完成合并”。
单击“传真”。
在“合并到传真”对话框中，从“传真号码”列表中选择包含所需传真号码的合并域。
选择要合并的记录，然后单击“确定”以完成邮件合并。

Windows 2000 传真服务的邮件合并

虽然 Windows 2000 传真服务并没有在 Word 中显式启用“合并到传真”选项，但是它支持使用 Microsoft Outlook 从 Word 中进行邮件合并。

要使此过程正常运行，您必须安装 Windows 2000 传真服务并对 Outlook 进行配置才能发送和接收传真。

有关更多信息，请单击下面的文章编号，以查看 Microsoft 知识库中相应的文章：

227194

(http://support.microsoft.com/kb/227194/ )

如何配置 Windows 2000 以发送和接收传真

如果您已正确地安装和配置了 Windows 2000 传真服务，则可以从 Word 中合并到此传真服务。为此，请按照下列步骤操作：

在 Word 中启动邮件合并。为此，请针对所运行的 Word 版本执行下列过程之一：
- Word 2007
  
  单击“邮件”选项卡，单击“开始邮件合并”组中的“开始邮件合并”，然后单击“邮件合并分步向导”。
- Word 2003
  
  在“工具”菜单上，单击“信函与邮件”，然后单击“邮件合并”。
- Word 2002
  
  在“工具”菜单上，单击“信函与邮件”，然后单击“邮件合并向导”。
在“邮件合并”任务窗格中，单击以选中“选择文档类型”下的“电子邮件”。
单击“下一步: 正在启动文档”。
在“选择开始文档”下，选择下列选项之一：
- 如果您希望传真邮件的正文是当前打开的文档，请选择“使用当前文档”。
- 如果您希望从现有模板中创建传真邮件的正文，请选择“从模板开始”，然后单击“选择模板”。
- 如果您希望传真邮件的正文是一个现有文档，请选择“从现有文档开始”然后从文件名列表中进行选择，或者单击“打开”。
单击“下一步: 选择收件人”。
在“选择收件人”下，选择下面两个选项之一：
- 如果您希望从现有数据文件中获得收件人信息，请选择“使用现有列表”，然后单击“浏览”。
- 选择“键入新列表”，然后单击“创建”以在“新建地址列表”对话框中键入收件人姓名。
在您的数据源中，请确保传真号码为以下格式：
[Fax:xxx]
在此格式中，xxx 是收件人的传真号码。请不要使用括号或连字符来分隔区号或前缀。
在“邮件合并收件人”对话框中，对收件人列表进行所需调整，然后单击“确定”。
单击“下一步: 撰写电子邮件”。
单击以将任一列出项插入到邮件的正文中，或者单击“其他项目”以在“插入合并域”对话框中插入合并域完整列表中的项目。
单击“下一步: 预览电子邮件”。
通过单击向左和向右箭按钮预览邮件，然后对收件人列表进行最后的更改。
单击“下一步: 完成合并”。
单击“电子邮件”。
在“合并到电子邮件”对话框中的“收件人”列表中，选择包含所需传真号码的合并域。
键入一个主题并选择一种邮件格式。
选择要合并的记录，然后单击“确定”以完成合并。

注意：如果在通过 Windows 2000 传真服务进行邮件合并时使用 Outlook 联系人中的姓名，则需执行额外的步骤，这是因为 Outlook 中的内置传真域不使用步骤 6 中显示的专用格式。

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参考

有关在 Microsoft Word 2002 中访问“合并到传真”选项所遇到的问题的更多信息，请单击下面的文章编号，以查看 Microsoft 知识库中相应的文章：

282550

(http://support.microsoft.com/kb/282550/ )

“邮件合并”工具栏上“合并到传真”命令不可用

有关在 Windows 2000 传真服务的邮件合并中使用 Outlook 联系人的更多信息，请单击下面的文章编号，以查看 Microsoft 知识库中相应的文章：

289532

(http://support.microsoft.com/kb/289532/ )

如何使用 Windows 2000 传真服务来启动 Outlook 2002 中邮件合并

有关 Word 中邮件合并的更多信息，请单击下面的文章编号，以查看 Microsoft 知识库中相应的文章：

294684

(http://support.microsoft.com/kb/294684/ )

如何在 Word 中用邮件合并功能创建邮件标签

294686

(http://support.microsoft.com/kb/294686/ )

如何在 Word 中使用邮件合并功能创建按类别排序的列表

294683

(http://support.microsoft.com/kb/294683/ )

如何在 Word 中使用邮件合并功能创建套用信函

294697

(http://support.microsoft.com/kb/294697/ )

如何在 Word 中用 Outlook“联系人”列表进行邮件合并

294685

(http://support.microsoft.com/kb/294685/ )

如何在 Word 中使用邮件合并功能创建信封

294688

(http://support.microsoft.com/kb/294688/ )

如何在 Word 中设计和设置邮件合并地址列表

294693

(http://support.microsoft.com/kb/294693/ )

如何在 Word 中使用邮件合并功能创建目录

294694

(http://support.microsoft.com/kb/294694/ )

如何在 Word 中使用邮件合并功能创建电子邮件

有关使用 Microsoft Windows XP 发送传真的其他信息，请单击下面的文章编号，以查看 Microsoft 知识库中相应的文章：

306661

(http://support.microsoft.com/kb/306661/ )

如何在 Windows XP 中从 Windows 程序以传真形式发送文档

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属性

文章编号: 294695 - 最后修改: 2007年2月26日 - 修订: 4.0

这篇文章中的信息适用于:

Microsoft Office Word 2007
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002 标准版

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