如何在 Word 2002 和更高版本的 Word 中使用邮件合并功能创建传真

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概要

本文介绍了如何在 Word 2002 和更高版本的 Word 中使用邮件合并功能创建传真。在 Word 中使用此项功能可向多个收件人发送同一传真邮件。

如果您的传真程序不支持在 Word 中使用“合并到传真”选项,则“邮件合并”工具栏上的“合并到传真”按钮不可用(显示为灰色)。此外,在“邮件合并”任务窗格或“主文档类型”对话框中,可用的邮件合并文档类型中将不会包括“传真”。

在较早版本的 Word 中,此命令使用的是 Microsoft Fax(也称为“At Work Fax”),它会随 Microsoft Windows 95 一起安装,但独立于 Microsoft Windows 98 和 Microsoft Windows 98 Second Edition 的零售版本进行单独安装。然而,Microsoft Outlook(Microsoft Office 中的邮件程序)不支持 Microsoft Fax。

如果您使用的是 Microsoft Windows 2000,请参阅Windows 2000 传真服务的邮件合并 一节。

使用“合并到传真”

如果您的传真程序支持使用“合并到传真”选项,请按照下列步骤进行操作,以在 Word 中将邮件合并到传真:
  1. 在 Word 中启动邮件合并。为此,请针对所运行的 Word 版本执行下列过程之一:
    • Microsoft Office Word 2007

      单击“邮件”选项卡,单击“开始邮件合并”组中的“开始邮件合并”,然后单击“邮件合并分步向导”。
    • Microsoft Office Word 2003

      在“工具”菜单上,单击“信函与邮件”,然后单击“邮件合并”。
    • Microsoft Word 2002

      在“工具”菜单上,单击“信函与邮件”,然后单击“邮件合并向导”。
  2. 在“邮件合并”任务窗格中,单击以选中“选择文档类型”下的“传真”。
  3. 单击“下一步: 正在启动文档”。
  4. 在“选择开始文档”下,选择下列选项之一:
    • 如果您希望传真邮件的正文是当前打开的文档,请选择“使用当前文档”。
    • 如果您希望从现有模板中创建传真邮件的正文,请选择“从模板开始”,然后单击“选择模板”。
    • 如果您希望传真邮件的正文是一个现有文档,请选择“从现有文档开始”,然后从文件名列表中进行选择,或者单击“打开”。
  5. 单击“下一步: 选择收件人”。
  6. 在“选择收件人”下,选择下列选项之一:
    • 如果您希望从现有数据文件中获得收件人信息,请选择“使用现有列表”,然后单击“浏览”。
    • 如果您希望从 Outlook 联系人文件夹中的姓名中获得收件人信息,请选择“从 Outlook 联系人中选择”,然后单击“选择‘联系人’文件夹”。
    • 选择“键入新列表”,然后单击“创建”以在“新建地址列表”对话框中键入收件人姓名。
  7. 在“邮件合并收件人”对话框中,对收件人列表进行所需调整,然后单击“确定”。
  8. 单击“下一步: 准备发送传真”。
  9. 单击以将任一列出项插入到传真邮件的正文中,或者单击“其他项目”以在“插入合并域”对话框中插入合并域完整列表中的项目。
  10. 单击“下一步: 预览传真”。
  11. 通过单击向左和向右箭按钮预览传真邮件,然后对收件人列表进行最后的更改。
  12. 单击“下一步: 完成合并”。
  13. 单击“传真”。
  14. 在“合并到传真”对话框中,从“传真号码”列表中选择包含所需传真号码的合并域。
  15. 选择要合并的记录,然后单击“确定”以完成邮件合并。

Windows 2000 传真服务的邮件合并

虽然 Windows 2000 传真服务并没有在 Word 中显式启用“合并到传真”选项,但是它支持使用 Microsoft Outlook 从 Word 中进行邮件合并。

要使此过程正常运行,您必须安装 Windows 2000 传真服务并对 Outlook 进行配置才能发送和接收传真。

有关更多信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
227194 如何配置 Windows 2000 以发送和接收传真
如果您已正确地安装和配置了 Windows 2000 传真服务,则可以从 Word 中合并到此传真服务。为此,请按照下列步骤操作:
  1. 在 Word 中启动邮件合并。为此,请针对所运行的 Word 版本执行下列过程之一:
    • Word 2007

      单击“邮件”选项卡,单击“开始邮件合并”组中的“开始邮件合并”,然后单击“邮件合并分步向导”。
    • Word 2003

      在“工具”菜单上,单击“信函与邮件”,然后单击“邮件合并”。
    • Word 2002

      在“工具”菜单上,单击“信函与邮件”,然后单击“邮件合并向导”。
  2. 在“邮件合并”任务窗格中,单击以选中“选择文档类型”下的“电子邮件”。
  3. 单击“下一步: 正在启动文档”。
  4. 在“选择开始文档”下,选择下列选项之一:
    • 如果您希望传真邮件的正文是当前打开的文档,请选择“使用当前文档”。
    • 如果您希望从现有模板中创建传真邮件的正文,请选择“从模板开始”,然后单击“选择模板”。
    • 如果您希望传真邮件的正文是一个现有文档,请选择“从现有文档开始”然后从文件名列表中进行选择,或者单击“打开”。
  5. 单击“下一步: 选择收件人”。
  6. 在“选择收件人”下,选择下面两个选项之一:
    • 如果您希望从现有数据文件中获得收件人信息,请选择“使用现有列表”,然后单击“浏览”。
    • 选择“键入新列表”,然后单击“创建”以在“新建地址列表”对话框中键入收件人姓名。
    在您的数据源中,请确保传真号码为以下格式:
    [Fax:xxx]
    在此格式中,xxx 是收件人的传真号码。请不要使用括号或连字符来分隔区号或前缀。
  7. 在“邮件合并收件人”对话框中,对收件人列表进行所需调整,然后单击“确定”。
  8. 单击“下一步: 撰写电子邮件”。
  9. 单击以将任一列出项插入到邮件的正文中,或者单击“其他项目”以在“插入合并域”对话框中插入合并域完整列表中的项目。
  10. 单击“下一步: 预览电子邮件”。
  11. 通过单击向左和向右箭按钮预览邮件,然后对收件人列表进行最后的更改。
  12. 单击“下一步: 完成合并”。
  13. 单击“电子邮件”。
  14. 在“合并到电子邮件”对话框中的“收件人”列表中,选择包含所需传真号码的合并域。
  15. 键入一个主题并选择一种邮件格式。
  16. 选择要合并的记录,然后单击“确定”以完成合并。
注意:如果在通过 Windows 2000 传真服务进行邮件合并时使用 Outlook 联系人中的姓名,则需执行额外的步骤,这是因为 Outlook 中的内置传真域不使用步骤 6 中显示的专用格式。

参考

有关在 Microsoft Word 2002 中访问“合并到传真”选项所遇到的问题的更多信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
282550 “邮件合并”工具栏上“合并到传真”命令不可用
有关在 Windows 2000 传真服务的邮件合并中使用 Outlook 联系人的更多信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
289532 如何使用 Windows 2000 传真服务来启动 Outlook 2002 中邮件合并
有关 Word 中邮件合并的更多信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
294684 如何在 Word 中用邮件合并功能创建邮件标签
294686 如何在 Word 中使用邮件合并功能创建按类别排序的列表
294683 如何在 Word 中使用邮件合并功能创建套用信函
294697 如何在 Word 中用 Outlook“联系人”列表进行邮件合并
294685 如何在 Word 中使用邮件合并功能创建信封
294688 如何在 Word 中设计和设置邮件合并地址列表
294693 如何在 Word 中使用邮件合并功能创建目录
294694 如何在 Word 中使用邮件合并功能创建电子邮件
有关使用 Microsoft Windows XP 发送传真的其他信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
306661 如何在 Windows XP 中从 Windows 程序以传真形式发送文档

属性

文章编号: 294695 - 最后修改: 2007年2月26日 - 修订: 4.0
这篇文章中的信息适用于:
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 标准版
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