文章編號: 294695 - 上次校閱: 2007年4月27日 - 版次: 4.1

如何使用合併列印功能，在 Word 2002 和更新版的 Word 中建立傳真

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結論

本文將告訴您，如何使用合併列印功能，在 Microsoft Word 2002 和更新版的 Word 中建立傳真。在 Word 中使用這項功能，即可將同一份傳真訊息傳送給多位收件者。

如果您的傳真程式不支援使用 Word 中的 [合併到傳真] 選項，[合併列印] 工具列上的 [合併到傳真] 按鈕將無法使用 (會灰暗顯示)。此外，[合併列印] 工作窗格或 [主文件類型] 對話方塊內的可用合併列印文件類型當中，也不會有 [傳真]。

在舊版的 Word 中，這個命令會使用 Microsoft Fax (也稱為「At Work Fax」)，Microsoft Fax 會隨 Microsoft Windows 95 一併安裝，而零售版的 Microsoft Windows 98 和 Microsoft Windows 98 Second Edition 則是可單獨安裝。不過，Microsoft Office 中的郵件傳送程式 (Microsoft Outlook) 並不支援 Microsoft Fax。

如果您使用的是 Microsoft Windows 2000，請參閱＜合併列印到 Windows 2000 傳真服務＞一節。
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使用「合併到傳真」

如果您的傳真程式支援使用 [合併到傳真] 選項，請依照下列步驟，執行從 Word 合併列印到傳真：
  1. 在 Word 中啟動合併列印。如果要執行這項操作，請根據您執行的 Word 版本，使用下列其中一項程序：
    • Microsoft Office Word 2007

      按一下 [郵件] 索引標籤，再按一下 [啟動合併列印] 群組中的 [啟動合併列印]，然後按一下 [逐步合併列印精靈]。
    • Microsoft Office Word 2003

      按一下 [工具] 功能表上的 [信件與郵件]，然後按一下 [合併列印]。
    • Microsoft Word 2002

      按一下 [工具] 功能表上的 [信件與郵件]，然後按一下 [合併列印精靈]。
  2. 在 [合併列印] 工作窗格中，按一下以選取 [選取文件類型] 底下的 [傳真]。
  3. 按一下 [下一步: 開始文件]。
  4. 在 [選取開始文件] 底下，選取下列選項之一：
    • 如果您想要以目前開啟的文件做為傳真訊息的本文，請選取 [使用目前文件]。
    • 如果您想要利用現有的範本來建立傳真訊息的本文，請選取 [從範本開始]，然後按一下 [選取範本]。
    • 如果您想要使用現有的文件做為傳真訊息的本文，請選取 [從現有的文件開始]，然後再從檔案名稱清單中選取，或者按一下 [開啟]。
  5. 按一下 [下一步: 選取收件者]。
  6. 在 [選擇收件者] 底下，選取下列選項之一：
    • 如果您想要從現有的資料檔案取得收件者資訊，請選取 [使用現有清單]，然後按一下 [瀏覽]。
    • 如果您想要從 Outlook 連絡人資料夾中的名稱取得收件者資訊，請選取 [從 Outlook 連絡人選取]，然後按一下 [選擇連絡人資料夾]。
    • 選取 [鍵入新清單]，然後按一下 [建立]，即可將收件者名稱輸入 [新增通訊清單] 對話方塊中。
  7. 在 [合併列印收件者] 對話方塊中，對收件者清單做適當的調整，然後按一下 [確定]。
  8. 按一下 [下一步: 準備傳真]。
  9. 按一下以便將任何列出的項目插入傳真訊息的本文，或者按一下 [其他項目]，從 [插入合併欄位] 對話方塊中的完整合併欄位清單插入項目。
  10. 按一下 [下一步: 預覽傳真]。
  11. 按一下左箭號和右箭號按鈕以預覽傳真訊息，然後對收件者清單做最後的變更。
  12. 按一下 [下一步: 完成合併]。
  13. 按一下 [傳真]。
  14. 在 [合併到傳真] 對話方塊中，選取包含 [傳真號碼] 清單中之傳真號碼的合併欄位。
  15. 選取要合併的記錄，然後按一下 [確定] 以完成合併列印。
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合併列印至 Windows 2000 傳真服務

雖然 Windows 2000 傳真服務並未明確在 Word 中啟用 [合併到傳真] 選項，不過它可以使用 Microsoft Outlook 來支援 Word 的合併列印。

您必須安裝 Windows 2000 傳真服務，並且設定 Outlook 傳送及接收傳真，這個程序才能正常運作。

如需詳細資訊，請按一下下面的文件編號，檢視「Microsoft 知識庫」中的文件：
227194? (http://support.microsoft.com/kb/227194/ ) How to configure Windows 2000 to send and receive faxes
如果您正確地安裝及設定了 Windows 2000 傳真服務，就可以從 Word 合併列印至這項傳真服務。如果要執行這項操作，請依照下列步驟執行：
  1. 在 Word 中啟動合併列印。如果要執行這項操作，請根據您執行的 Word 版本，使用下列其中一項程序：
    • Word 2007

      按一下 [郵件] 索引標籤，再按一下 [啟動合併列印] 群組中的 [啟動合併列印]，然後按一下 [逐步合併列印精靈]。
    • Word 2003

      按一下 [工具] 功能表上的 [信件與郵件]，然後按一下 [合併列印]。
    • Word 2002

      按一下 [工具] 功能表上的 [信件與郵件]，然後按一下 [合併列印精靈]。
  2. 在 [合併列印] 工作窗格中，按一下以選取 [選取文件類型] 底下的 [電子郵件訊息]。
  3. 按一下 [下一步: 開始文件]。
  4. 在 [選取開始文件] 底下，選取下列選項之一：
    • 如果您想要以目前開啟的文件做為訊息的本文，請選取 [使用目前文件]。
    • 如果您想要利用現有的範本來建立訊息的本文，請選取 [從範本開始]，然後按一下 [選取範本]。
    • 如果您想要使用現有的文件做為訊息的本文，請選取 [從現有的文件開始]，然後再從檔案名稱清單中選取，或者按一下 [開啟]。
  5. 按一下 [下一步: 選取收件者]。
  6. 在 [選取收件者] 底下，選取下列兩個選項之一：
    • 如果您想要從現有的資料檔案取得收件者資訊，請選取 [使用現有清單]，然後按一下 [瀏覽]。
    • 選取 [鍵入新清單]，然後按一下 [建立]，即可將收件者名稱輸入 [新增通訊清單] 對話方塊中。
    確定您的資料來源的傳真號碼格式如下：
    [Fax:xxx]
    這個格式中的 xxx 是收件者的傳真號碼。請勿使用括弧或連字號分開區碼或首碼。
  7. 在 [合併列印收件者] 對話方塊中，對收件者清單做適當的調整，然後按一下 [確定]。
  8. 按一下 [下一步: 寫電子郵件訊息]。
  9. 按一下以便將任何列出的項目插入訊息的本文，或者按一下 [其他項目]，從 [插入合併欄位] 對話方塊中的完整合併欄位清單插入項目。
  10. 按一下 [下一步: 預覽電子郵件]。
  11. 按一下左箭號和右箭號按鈕以預覽訊息，然後對收件者清單做最後的變更。
  12. 按一下 [下一步: 完成合併]。
  13. 按一下 [電子郵件]。
  14. 在 [合併到電子郵件] 對話方塊中，選取包含 [收件者] 清單中之傳真號碼的合併欄位。
  15. 輸入主旨，並選取一種郵件格式。
  16. 選擇要合併的記錄，然後按一下 [確定] 以完成合併。
注意 如果要在 Windows 2000 傳真服務的合併列印中使用 Outlook 連絡人的名稱，就還要執行其他的步驟，因為 Outlook 中的內建傳真欄位並不是使用步驟 6 所示的特殊格式。
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?考

如需有關在 Microsoft Word 2002 中存取 [合併到傳真] 選項之問題的詳細資訊，請按一下下面的文件編號，檢視「Microsoft 知識庫」中的文件：
282550? (http://support.microsoft.com/kb/282550/ ) WD2002：合併列印工具列上沒有合併到傳真指令
如需有關如何在合併列印到 Windows 2000 傳真服務中使用 Outlook 連絡人的詳細資訊，請按一下下面的文件編號，檢視「Microsoft 知識庫」中的文件：
289532? (http://support.microsoft.com/kb/289532/ ) How to use Windows 2000 Fax Service to initiate a mail merge in Outlook 2002
如需有關 Word 的合併列印功能的詳細資訊，請按一下下面的文件編號，檢視「Microsoft 知識庫」中的文件：
294684? (http://support.microsoft.com/kb/294684/ ) 如何使用合併列印功能在 Word 中建立郵件標籤
294686? (http://support.microsoft.com/kb/294686/ ) 如何使用合併列印，在 Word 中建立依類別排序的清單
294683? (http://support.microsoft.com/kb/294683/ ) 如何使用合併列印功能在 Word 中建立套印信件
294697? (http://support.microsoft.com/kb/294697/ ) WD2002：如何在 Word 合併列印中使用 Outlook 連絡人
294685? (http://support.microsoft.com/kb/294685/ ) 如何使用合併列印功能在 Word 中建立信封
294688? (http://support.microsoft.com/kb/294688/ ) 如何在 Word 中設計及設定合併列印通訊清單
294693? (http://support.microsoft.com/kb/294693/ ) 如何使用合併列印功能在 Word 中建立目錄
294694? (http://support.microsoft.com/kb/294694/ ) WD2002：如何使用合併列印來建立電子郵件
如需有關如何在 Microsoft Windows XP 中使用傳真的詳細資訊，請按一下下面的文件編號，檢視「Microsoft 知識庫」中的文件：
306661? (http://support.microsoft.com/kb/306661/ ) How to fax a document from a Windows program in Windows XP
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這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
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