如何使用合併列印功能,在 Word 2002 和更新版的 Word 中建立傳真

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結論

本文將告訴您,如何使用合併列印功能,在 Microsoft Word 2002 和更新版的 Word 中建立傳真。在 Word 中使用這項功能,即可將同一份傳真訊息傳送給多位收件者。

如果您的傳真程式不支援使用 Word 中的 [合併到傳真] 選項,[合併列印] 工具列上的 [合併到傳真] 按鈕將無法使用 (會灰暗顯示)。此外,[合併列印] 工作窗格或 [主文件類型] 對話方塊內的可用合併列印文件類型當中,也不會有 [傳真]

在舊版的 Word 中,這個命令會使用 Microsoft Fax (也稱為「At Work Fax」),Microsoft Fax 會隨 Microsoft Windows 95 一併安裝,而零售版的 Microsoft Windows 98 和 Microsoft Windows 98 Second Edition 則是可單獨安裝。不過,Microsoft Office 中的郵件傳送程式 (Microsoft Outlook) 並不支援 Microsoft Fax。

如果您使用的是 Microsoft Windows 2000,請參閱<合併列印到 Windows 2000 傳真服務>一節。

使用「合併到傳真」

如果您的傳真程式支援使用 [合併到傳真] 選項,請依照下列步驟,執行從 Word 合併列印到傳真:
  1. 在 Word 中啟動合併列印。如果要執行這項操作,請根據您執行的 Word 版本,使用下列其中一項程序:
    • Microsoft Office Word 2007

      按一下 [郵件] 索引標籤,再按一下 [啟動合併列印] 群組中的 [啟動合併列印],然後按一下 [逐步合併列印精靈]
    • Microsoft Office Word 2003

      按一下 [工具] 功能表上的 [信件與郵件],然後按一下 [合併列印]
    • Microsoft Word 2002

      按一下 [工具] 功能表上的 [信件與郵件],然後按一下 [合併列印精靈]
  2. [合併列印] 工作窗格中,按一下以選取 [選取文件類型] 底下的 [傳真]
  3. 按一下 [下一步: 開始文件]
  4. [選取開始文件] 底下,選取下列選項之一:
    • 如果您想要以目前開啟的文件做為傳真訊息的本文,請選取 [使用目前文件]
    • 如果您想要利用現有的範本來建立傳真訊息的本文,請選取 [從範本開始],然後按一下 [選取範本]
    • 如果您想要使用現有的文件做為傳真訊息的本文,請選取 [從現有的文件開始],然後再從檔案名稱清單中選取,或者按一下 [開啟]
  5. 按一下 [下一步: 選取收件者]
  6. [選擇收件者] 底下,選取下列選項之一:
    • 如果您想要從現有的資料檔案取得收件者資訊,請選取 [使用現有清單],然後按一下 [瀏覽]
    • 如果您想要從 Outlook 連絡人資料夾中的名稱取得收件者資訊,請選取 [從 Outlook 連絡人選取],然後按一下 [選擇連絡人資料夾]
    • 選取 [鍵入新清單],然後按一下 [建立],即可將收件者名稱輸入 [新增通訊清單] 對話方塊中。
  7. [合併列印收件者] 對話方塊中,對收件者清單做適當的調整,然後按一下 [確定]
  8. 按一下 [下一步: 準備傳真]
  9. 按一下以便將任何列出的項目插入傳真訊息的本文,或者按一下 [其他項目],從 [插入合併欄位] 對話方塊中的完整合併欄位清單插入項目。
  10. 按一下 [下一步: 預覽傳真]
  11. 按一下左箭號和右箭號按鈕以預覽傳真訊息,然後對收件者清單做最後的變更。
  12. 按一下 [下一步: 完成合併]
  13. 按一下 [傳真]
  14. [合併到傳真] 對話方塊中,選取包含 [傳真號碼] 清單中之傳真號碼的合併欄位。
  15. 選取要合併的記錄,然後按一下 [確定] 以完成合併列印。

合併列印至 Windows 2000 傳真服務

雖然 Windows 2000 傳真服務並未明確在 Word 中啟用 [合併到傳真] 選項,不過它可以使用 Microsoft Outlook 來支援 Word 的合併列印。

您必須安裝 Windows 2000 傳真服務,並且設定 Outlook 傳送及接收傳真,這個程序才能正常運作。

如需詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視「Microsoft 知識庫」中的文件:
227194 How to configure Windows 2000 to send and receive faxes
如果您正確地安裝及設定了 Windows 2000 傳真服務,就可以從 Word 合併列印至這項傳真服務。如果要執行這項操作,請依照下列步驟執行:
  1. 在 Word 中啟動合併列印。如果要執行這項操作,請根據您執行的 Word 版本,使用下列其中一項程序:
    • Word 2007

      按一下 [郵件] 索引標籤,再按一下 [啟動合併列印] 群組中的 [啟動合併列印],然後按一下 [逐步合併列印精靈]
    • Word 2003

      按一下 [工具] 功能表上的 [信件與郵件],然後按一下 [合併列印]
    • Word 2002

      按一下 [工具] 功能表上的 [信件與郵件],然後按一下 [合併列印精靈]
  2. [合併列印] 工作窗格中,按一下以選取 [選取文件類型] 底下的 [電子郵件訊息]
  3. 按一下 [下一步: 開始文件]
  4. [選取開始文件] 底下,選取下列選項之一:
    • 如果您想要以目前開啟的文件做為訊息的本文,請選取 [使用目前文件]
    • 如果您想要利用現有的範本來建立訊息的本文,請選取 [從範本開始],然後按一下 [選取範本]
    • 如果您想要使用現有的文件做為訊息的本文,請選取 [從現有的文件開始],然後再從檔案名稱清單中選取,或者按一下 [開啟]
  5. 按一下 [下一步: 選取收件者]
  6. [選取收件者] 底下,選取下列兩個選項之一:
    • 如果您想要從現有的資料檔案取得收件者資訊,請選取 [使用現有清單],然後按一下 [瀏覽]
    • 選取 [鍵入新清單],然後按一下 [建立],即可將收件者名稱輸入 [新增通訊清單] 對話方塊中。
    確定您的資料來源的傳真號碼格式如下:
    [Fax:xxx]
    這個格式中的 xxx 是收件者的傳真號碼。請勿使用括弧或連字號分開區碼或首碼。
  7. [合併列印收件者] 對話方塊中,對收件者清單做適當的調整,然後按一下 [確定]
  8. 按一下 [下一步: 寫電子郵件訊息]
  9. 按一下以便將任何列出的項目插入訊息的本文,或者按一下 [其他項目],從 [插入合併欄位] 對話方塊中的完整合併欄位清單插入項目。
  10. 按一下 [下一步: 預覽電子郵件]
  11. 按一下左箭號和右箭號按鈕以預覽訊息,然後對收件者清單做最後的變更。
  12. 按一下 [下一步: 完成合併]
  13. 按一下 [電子郵件]
  14. [合併到電子郵件] 對話方塊中,選取包含 [收件者] 清單中之傳真號碼的合併欄位。
  15. 輸入主旨,並選取一種郵件格式。
  16. 選擇要合併的記錄,然後按一下 [確定] 以完成合併。
注意 如果要在 Windows 2000 傳真服務的合併列印中使用 Outlook 連絡人的名稱,就還要執行其他的步驟,因為 Outlook 中的內建傳真欄位並不是使用步驟 6 所示的特殊格式。

?考

如需有關在 Microsoft Word 2002 中存取 [合併到傳真] 選項之問題的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視「Microsoft 知識庫」中的文件:
282550 WD2002:合併列印工具列上沒有合併到傳真指令
如需有關如何在合併列印到 Windows 2000 傳真服務中使用 Outlook 連絡人的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視「Microsoft 知識庫」中的文件:
289532 How to use Windows 2000 Fax Service to initiate a mail merge in Outlook 2002
如需有關 Word 的合併列印功能的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視「Microsoft 知識庫」中的文件:
294684 如何使用合併列印功能在 Word 中建立郵件標籤
294686 如何使用合併列印,在 Word 中建立依類別排序的清單
294683 如何使用合併列印功能在 Word 中建立套印信件
294697 WD2002:如何在 Word 合併列印中使用 Outlook 連絡人
294685 如何使用合併列印功能在 Word 中建立信封
294688如何在 Word 中設計及設定合併列印通訊清單
294693 如何使用合併列印功能在 Word 中建立目錄
294694 WD2002:如何使用合併列印來建立電子郵件
如需有關如何在 Microsoft Windows XP 中使用傳真的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視「Microsoft 知識庫」中的文件:
306661 How to fax a document from a Windows program in Windows XP

屬性

文章編號: 294695 - 上次校閱: 2007年4月27日 - 版次: 4.1
這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
關鍵字:?
kbexpertisebeginner kbhowtomaster kbhowto kbmerge KB294695
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