Erstellen von Diagrammen mit flexiblen organization in Visio

In diesem Schritt-für-Schritt-Artikel werden Methoden erläutert, mit denen Sie flexible organization Diagramme in Microsoft Visio erstellen können. Dieser Artikel enthält Informationen zu folgenden Vorgehensweisen:

• Einfache Überarbeitung des organization-Diagramms
• Überarbeiten der Berichtsstruktur, des Positionstyps und der Position von Shapes
• Vergleichen sie zwei Versionen desselben organization Diagramms, und erstellen Sie einen Bericht über die Änderungen.
• Speichern von Daten in Ihrem organization-Diagramm und Generieren von Berichten

Einfache Überarbeitung des organization-Diagramms

Verwenden Sie eine oder beide der folgenden Methoden, damit Ihr organization Diagramm in Zukunft einfach überarbeitet werden kann:

• Erstellen Sie das organization Diagramm mithilfe der Organigrammlösung. Die Organigrammlösung besteht aus einer Reihe speziell entworfener Formen, Assistenten und anderer Tools.

  Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, wählen Sie Organigramm aus, wählen Sie Metrikeinheiten oder US-Einheiten aus, und wählen Sie dann Erstellen aus.

• Lassen Sie die Vorlage Organigramm automatisch die Connectors zeichnen, die die Berichtsbeziehungen in Ihrem organization Diagramm einrichten.

  Um automatisch eine Berichtsbeziehung herzustellen, ziehen Sie ein Shape aus der Schablone Organigramm-Shapes , und legen Sie das Shape dann direkt über dem Shape ab, das die Position darstellt, an der es berichte.

Überarbeiten der Berichtsstruktur, des Positionstyps und der Position von Shapes

Verwenden Sie die folgenden Methoden, um die Berichtsstruktur, den Positionstyp und die Position von Shapes in Ihrem organization Diagramm zu überarbeiten:

• Um schnell Berichtsbeziehungen zwischen einem Vorgesetzten und mehreren Untergeordneten zu erstellen, ziehen Sie entweder das Shape Mehrere Formen oder das Shape Drei Positionen über das Supervisor-Shape.

• Um den Positionstyp einer Form in einen anderen Positionstyp zu konvertieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Shape, wählen Positionstyp ändern aus, wählen Sie den gewünschten Positionstyp aus, und wählen Sie dann OK aus.

• Um eine Position und ihre Untergeordneten einem neuen Vorgesetzten zuzuweisen, ziehen Sie das Shape, das die untergeordnete Position darstellt, über das Shape, das die Supervisorposition darstellt, zu der die untergeordnete Position gemeldet werden soll.

• Um eine Position zu verschieben und die gleiche Berichtsstruktur beizubehalten, wählen Sie die Form aus, die die Position darstellt, zeigen Sie im Menü Organigramm auf Untergeordnete Elemente verschieben, und wählen Sie dann links/nach oben oder Rechts/Nach unten aus.

  Hinweis

  In Visio 2010 ist "Untergeordnete Elemente verschieben" jetzt die Schaltflächen Nach links/oben und Nach rechts/nach unten in der Gruppe Anordnen der Registerkarte Organigramm im Menüband.

• Um das Layout von Positionen in einer Berichtsstruktur zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Shape, das die oberste Ebene der Berichtsstruktur darstellt, und wählen Sie dann Untergeordnete Elemente anordnen aus. Klicken Sie auf das gewünschte Layoutformat, und wählen Sie dann OK aus.

Vergleichen sie zwei Versionen desselben organization Diagramms, und erstellen Sie einen Bericht über die Änderungen.

Sie können zwei verschiedene Versionen desselben organization Diagramms vergleichen und dann einen Bericht über die Unterschiede zwischen der älteren Version und der neueren Version generieren. Sie können die Informationen im Bericht verwenden, um Informationen in einer älteren Version eines organization Diagramms zu aktualisieren. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um zwei verschiedene Versionen desselben organization Diagramms zu vergleichen:

1. Öffnen Sie entweder die neuere Version des organization-Diagramms oder die ältere Version des organization Diagramms.

2. Wählen Sie im Menü Organigramm die Option Organisationsdaten vergleichen aus.

   Hinweis

   Wählen Sie in Visio 2010 die Registerkarte Organigramm und dann in der Gruppe Organisationsdatendie Option Vergleichen aus.

3. Wählen Sie im Feld Zeichnung zum Vergleichen mit die Option Durchsuchen aus, suchen Sie die Version des organization Diagramms, die Sie vergleichen möchten, und wählen Sie dann Öffnen aus.

4. Führen Sie unter Vergleichstyp je nach Situation einen der folgenden Schritte aus:

   • Wählen Sie Meine Zeichnung ist älter aus. Zeigt einen Bericht über die Änderungen an der anderen Zeichnung an.
   • Wählen Sie Meine Zeichnung ist neuer aus. Zeigen Sie einen Bericht über die Änderungen an, die ich an meiner Zeichnung vorgenommen habe.

5. Geben Sie unter Berichtstyp die gewünschte Option an.

6. Wählen Sie OK aus. Im Folgenden finden Sie Beispiele für Situationen, in denen Sie möglicherweise zwei Versionen eines organization Diagramms vergleichen möchten:

   • Sie verfügen über zwei Versionen eines Abteilungs-organization-Diagramms. Eine Version ist für die Verteilung vorgesehen, und die andere Version ist für Ihre private Verwendung vorgesehen. Die Version, die Sie für den privaten Gebrauch behalten, enthält vertrauliche Daten, z. B. Mitarbeiterdaten der Einstellung, Gehälter und Besoldungsstufen. Wenn sich die Abteilungs-organization ändert, müssen Sie nur die öffentliche Version aktualisieren. Durch den Vergleich der öffentlichen Version mit der privaten Version können Sie die strukturellen Änderungen manuell aktualisieren, ohne die vertraulichen Daten zu beeinträchtigen.

   • Sie haben ein Abteilungs-organization-Diagramm aktualisiert, um aktuelle Personaländerungen widerzuspiegeln. Das aktualisierte Diagramm für abteilungsspezifische organization enthält neue Informationen und wird nicht mit dem gesamt organization Diagramm für Ihr Unternehmen synchronisiert. Indem Sie das Abteilungsdiagramm mit dem gesamt organization Diagramm für Ihr Unternehmen vergleichen, können Sie einen Bericht über die Unterschiede generieren und den Bericht an Ihre Personalabteilung übermitteln, damit das organization-Diagramm für Ihr gesamtes Unternehmen aktualisiert werden kann.

   • Sie haben viel Zeit damit verbracht, eine spezielle Version eines organization Diagramms für eine Präsentation zu formatieren und zu gestalten. Dann erfahren Sie kurz vor der Präsentation, dass sich die organization geändert hat. Durch den Vergleich des formatierten Diagramms mit einem Diagramm, das die neue organization darstellt, können Sie das formatierte Diagramm einfacher aktualisieren, ohne die Formatierung zu verlieren.

Speichern von Daten in Ihrem organization-Diagramm und Generieren von Berichten

Sie können In Ihrem organization Diagramm Daten wie E-Mail-Adressen und Telefonnummern zu Shapes hinzufügen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie im organization Diagramms mit der rechten Maustaste auf die Form, der Sie Daten hinzufügen möchten, und wählen Sie dann Eigenschaften aus.

2. Geben Sie im Dialogfeld Benutzerdefinierte Eigenschaften die Daten ein, die Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie dann OK aus. Beachten Sie, dass Sie auch benutzerdefinierte Eigenschaftenfelder für Daten erstellen können, die Sie Shapes in Ihrem organization Diagramm hinzufügen möchten. Im Folgenden werden zwei Beispiele für Situationen aufgeführt, in denen Sie Daten in Shapes in Ihrem organization Diagramm speichern möchten:

   • Das organization Diagramms soll als öffentliche Datenquelle dienen und die Organisationsstruktur darstellen. Wenn Sie beispielsweise Telefonnummern und E-Mail-Adressen von Mitarbeitern in organization Diagrammformen speichern, können Sie Ihr organization Diagramm in ein Kommunikationsverzeichnis umwandeln.

   • Das organization Diagramm soll als zentrales Repository für öffentliche oder private Mitarbeiterdaten dienen. Beispielsweise möchten Sie Telefonnummern, Einstellungstermine, Gehälter und Notenstufen in Ihrem organization-Diagramm speichern. Darüber hinaus möchten Sie einen Bericht aus dem organization Diagramm generieren. Sie können den Bericht als Microsoft Office Excel-Arbeitsblatt, als HTML-Datei, als XML-Datei oder als Excel-Arbeitsblatt speichern, das in eine Form in Ihrer Zeichnung eingebettet ist.