Creación de gráficos de organización flexibles en Visio

En este artículo paso a paso se describen los métodos que puede usar para crear gráficos de organización flexibles en Microsoft Visio. Este artículo contiene información sobre cómo:

• Facilitar la revisión del organigrama
• Revisar la estructura de informes, el tipo de posición y la ubicación de las formas
• Comparar dos versiones del mismo organigrama y crear un informe de los cambios
• Almacenar datos en el organigrama y generar informes

Facilitar la revisión del organigrama

Para que el organigrama sea fácil de revisar en el futuro, use uno o ambos de los métodos siguientes:

• Cree el organigrama mediante la solución Organigrama. La solución Organigrama es un conjunto de formas, asistentes y otras herramientas especialmente diseñados.

  En el menú Archivo , seleccione Nuevo, Organigrama, Unidades métricas o Unidades de EE. UU. y, después, Crear.

• Deje que la plantilla Organigrama dibuje automáticamente los conectores que establecen las relaciones de informes en el organigrama.

  Para establecer automáticamente una relación de informes, arrastre una forma desde la galería de símbolos Formas del organigrama y, a continuación, coloque la forma directamente encima de la forma que representa la posición a la que informa.

Revisar la estructura de informes, el tipo de posición y la ubicación de las formas

Para revisar la estructura de informes, el tipo de posición y la ubicación de las formas del organigrama, use o más de los métodos siguientes:

• Para crear rápidamente relaciones de informes entre un supervisor y varios subordinados, arrastre la forma Varias formas o la forma Tres posiciones sobre la forma del supervisor.

• Para convertir el tipo de posición de una forma en un tipo de posición diferente, haga clic con el botón derecho en la forma, seleccione Cambiar tipo de posición, seleccione el tipo de posición que desee y, a continuación, seleccione Aceptar.

• Para asignar una posición y sus subordinados a un nuevo supervisor, arrastre la forma que representa la posición subordinada encima de la forma que representa la posición del supervisor a la que desea que informe la posición subordinada.

• Para mover una posición y mantener la misma estructura de informes, seleccione la forma que representa la posición, seleccione Mover subordinados en el menú Organigrama y, a continuación, seleccione Izquierda/Arriba o Derecha/Abajo.

  Nota:

  En Visio 2010, "Mover subordinados" es ahora los botones Mover a la izquierda,Arriba y Mover a la derecha/Abajo en el grupo Organizar de la pestaña Organigrama de la cinta de opciones.

• Para cambiar el diseño de las posiciones en una estructura de informes, haga clic con el botón derecho en la forma que representa el nivel superior de la estructura de informes y, a continuación, seleccione Organizar subordinados. Haga clic en el estilo de diseño que desee y, a continuación, seleccione Aceptar.

Comparar dos versiones del mismo organigrama y crear un informe de los cambios

Puede comparar dos versiones diferentes del mismo organigrama y, a continuación, generar un informe de las diferencias entre la versión anterior y la versión más reciente. Puede usar la información del informe para actualizar la información de una versión anterior de un organigrama. Para comparar dos versiones diferentes del mismo organigrama, siga estos pasos:

1. Abra la versión más reciente del organigrama o la versión anterior del organigrama.

2. En el menú Organigrama , seleccione Comparar datos de la organización.

   Nota:

   En Visio 2010, seleccione la pestaña Organigrama y, a continuación, seleccione Comparar en el grupo Datos de la organización .

3. En el cuadro Dibujo para compararlo con , seleccione Examinar, busque la versión del organigrama que desea comparar y, a continuación, seleccione Abrir.

4. En Comparar tipo, use uno de los pasos siguientes, en función de su situación:

   • Seleccione Mi dibujo es anterior. Mostrar un informe de los cambios realizados en el otro dibujo.
   • Seleccione Mi dibujo es más reciente. Muestra un informe de los cambios realizados en mi dibujo.

5. En Tipo de informe, especifique la opción que desee.

6. Seleccione Aceptar. A continuación se muestran ejemplos de situaciones en las que es posible que desee comparar dos versiones de un organigrama:

   • Tiene dos versiones de un organigrama departamental. Una versión es para distribución y la otra es para su uso privado. La versión que mantiene para uso privado contiene datos confidenciales, como las fechas de contratación, los salarios y los niveles de grado de los empleados. Cuando cambia la organización departamental, solo tiene que actualizar la versión pública. Al comparar la versión pública con la versión privada, puede actualizar manualmente los cambios estructurales sin afectar a los datos confidenciales.

   • Ha actualizado un organigrama departamental para reflejar los cambios recientes de personal. El organigrama departamental actualizado contiene nueva información y no está sincronizado con el organigrama general de su empresa. Al comparar el gráfico departamental con el organigrama general de su empresa, puede generar un informe de las diferencias y enviar el informe al departamento de recursos humanos para que se pueda actualizar el organigrama de toda la empresa.

   • Ha dedicado mucho tiempo a dar formato y a diseñar una versión especial de un organigrama para una presentación. A continuación, justo antes de la presentación, aprenderá que la organización ha cambiado. Al comparar el gráfico con formato con un gráfico que representa la nueva organización, puede actualizar más fácilmente el gráfico con formato sin perder ningún formato.

Almacenar datos en el organigrama y generar informes

Puede agregar datos como direcciones de correo electrónico y números de teléfono a las formas del organigrama. Para ello, siga estos pasos:

1. En el organigrama, haga clic con el botón derecho en la forma a la que desea agregar datos y, a continuación, seleccione Propiedades.

2. En el cuadro de diálogo Propiedades personalizadas , escriba los datos que desea agregar y, a continuación, seleccione Aceptar. Tenga en cuenta que también puede crear campos de propiedad personalizados para los datos que desea agregar a las formas del organigrama. A continuación se muestran dos ejemplos de situaciones en las que es posible que desee almacenar datos en formas en el organigrama:

   • Quiere que el organigrama actúe como origen de datos público y represente la estructura organizativa. Por ejemplo, si almacena números de teléfono y direcciones de correo electrónico de los empleados en formas de organigrama, puede convertir el organigrama en un directorio de comunicación.

   • Quiere que el organigrama actúe como repositorio central para los datos de empleados públicos o privados. Por ejemplo, quiere almacenar números de teléfono, fechas de contratación, salarios y niveles de calificaciones en el organigrama. Además, quiere generar un informe a partir del organigrama. Puede guardar el informe como una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, como un archivo HTML, como un archivo XML o como una hoja de cálculo de Excel incrustada en una forma del dibujo.