Creare organigrammi flessibili in Visio

Questo articolo dettagliato illustra i metodi che è possibile usare per creare organigrammi flessibili in Microsoft Visio. Questo articolo contiene informazioni su come:

• Semplificare la revisione dell'organigramma
• Rivedere la struttura dei report, il tipo di posizione e la posizione delle forme
• Confrontare due versioni dello stesso organigramma e creare un report delle modifiche
• Archiviare i dati nell'organigramma e generare report

Semplificare la revisione dell'organigramma

Per semplificare la revisione futura dell'organigramma, usare uno o entrambi i metodi seguenti:

• Creare l'organigramma usando la soluzione Organigramma. La soluzione Organigramma è un set di forme, procedure guidate e altri strumenti appositamente progettati.

  Nel menu File scegliere Nuovo, selezionare Organigramma, selezionare Unità metriche o Unità USA e quindi selezionare Crea.

• Consentire al modello organigramma di disegnare automaticamente i connettori che stabiliscono le relazioni di report nell'organigramma.

  Per stabilire automaticamente una relazione di report, trascinare una forma dallo stencil Forme organigramma e quindi rilasciarla direttamente sopra la forma che rappresenta la posizione in cui viene segnalata.

Rivedere la struttura dei report, il tipo di posizione e la posizione delle forme

Per rivedere la struttura dei report, il tipo di posizione e la posizione delle forme nell'organigramma, usare o più dei metodi seguenti:

• Per creare rapidamente relazioni di report tra un supervisore e diversi subordinati, trascinare la forma Più forme o la forma Tre posizioni sopra la forma supervisore.

• Per convertire il tipo di posizione di una forma in un tipo di posizione diverso, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla forma, selezionare Cambia tipo di posizione, selezionare il tipo di posizione desiderato e quindi selezionare OK.

• Per assegnare una posizione e i relativi subordinati a un nuovo supervisore, trascinare la forma che rappresenta la posizione subordinata sopra la forma che rappresenta la posizione del supervisore a cui si vuole che la posizione subordinata venga segnalata.

• Per spostare una posizione e mantenere la stessa struttura di report, selezionare la forma che rappresenta la posizione, scegliere Sposta subordinati dal menu Organigramma e quindi selezionare Sinistra/Su o Destra/Giù.

  Nota

  In Visio 2010 "Sposta subordinati" sono ora disponibili i pulsanti Sposta a sinistra/Su e Sposta a destra/giù nel gruppo Disponi della scheda Organigramma della barra multifunzione.

• Per modificare il layout delle posizioni in una struttura di report, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla forma che rappresenta il livello superiore della struttura di report e quindi selezionare Disponi subordinati. Fare clic sullo stile di layout desiderato e quindi selezionare OK.

Confrontare due versioni dello stesso organigramma e creare un report delle modifiche

È possibile confrontare due versioni diverse dello stesso organigramma e quindi generare un report delle differenze tra la versione precedente e la versione più recente. È possibile usare le informazioni nel report per aggiornare le informazioni in una versione precedente di un organigramma. Per confrontare due versioni diverse dello stesso organigramma, seguire questa procedura:

1. Aprire la versione più recente dell'organigramma o la versione precedente dell'organigramma.

2. Nel menu Organigramma selezionare Confronta dati organizzazione.

   Nota

   In Visio 2010 selezionare la scheda Organigramma e quindi selezionare Confronta nel gruppo Dati organizzazione .

3. Nella casella Disegno da confrontare selezionareSfoglia, individuare la versione dell'organigramma da confrontare e quindi selezionare Apri.

4. In Tipo di confronto usare uno dei passaggi seguenti, a seconda della situazione:

   • Selezionare Il mio disegno è meno recente. Mostra un report delle modifiche apportate all'altro disegno.
   • Selezionare Il mio disegno è più nuovo. Mostra un report delle modifiche apportate al disegno.

5. In Tipo di report specificare l'opzione desiderata.

6. Selezionare OK. Di seguito sono riportati esempi di situazioni in cui è possibile confrontare due versioni di un organigramma:

   • Sono disponibili due versioni di un organigramma di reparto. Una versione è destinata alla distribuzione e l'altra è per uso privato. La versione che si conserva per uso privato contiene dati riservati, ad esempio le date di assunzione, gli stipendi e i livelli di grado dei dipendenti. Quando l'organizzazione di reparto cambia, è sufficiente aggiornare la versione pubblica. Confrontando la versione pubblica con la versione privata, è possibile aggiornare manualmente le modifiche strutturali senza influire sui dati riservati.

   • È stato aggiornato un organigramma di reparto per riflettere le recenti modifiche al personale. L'organigramma di reparto aggiornato contiene nuove informazioni e non è sincronizzato con l'organigramma complessivo dell'azienda. Confrontando il grafico di reparto con l'organigramma complessivo dell'azienda, è possibile generare un report delle differenze e inviare il report al reparto risorse umane in modo che l'organigramma per l'intera società possa essere aggiornato.

   • Si è dedicato molto tempo alla formattazione e al layout di una versione speciale di un organigramma per una presentazione. Quindi, poco prima della presentazione, si apprende che l'organizzazione è cambiata. Confrontando il grafico formattato con un grafico che rappresenta la nuova organizzazione, è possibile aggiornare più facilmente il grafico formattato senza perdere alcuna formattazione.

Archiviare i dati nell'organigramma e generare report

È possibile aggiungere dati, ad esempio indirizzi di posta elettronica e numeri di telefono, alle forme nell'organigramma. A tal fine, attenersi alla seguente procedura:

1. Nell'organigramma fare clic con il pulsante destro del mouse sulla forma a cui si desidera aggiungere dati e quindi scegliere Proprietà.

2. Nella finestra di dialogo Proprietà personalizzate digitare i dati da aggiungere e quindi selezionare OK. Si noti che è anche possibile creare campi di proprietà personalizzati per i dati che si desidera aggiungere alle forme nell'organigramma. Di seguito sono riportati due esempi di situazioni in cui è possibile archiviare i dati nelle forme dell'organigramma:

   • Si vuole che l'organigramma sia usato come origine dati pubblica e rappresenti la struttura organizzativa. Ad esempio, se si archivia i numeri di telefono e gli indirizzi di posta elettronica dei dipendenti nelle forme dell'organigramma, è possibile trasformare l'organigramma in una directory di comunicazione.

   • Si vuole che l'organigramma venga usato come repository centrale per i dati dei dipendenti pubblici o privati. Ad esempio, si desidera archiviare i numeri di telefono, le date di assunzione, gli stipendi e i livelli di voto nell'organigramma. Si vuole anche generare un report dall'organigramma. È possibile salvare il report come foglio di calcolo di Microsoft Office Excel, come file HTML, come file XML o come foglio di calcolo di Excel incorporato in una forma nel disegno.