Visio'da esnek kuruluş şemaları oluşturma

Bu adım adım makalede, Microsoft Visio'da esnek kuruluş şemaları oluşturmak için kullanabileceğiniz yöntemler ele alınmaktadır. Bu makale şunların nasıl yapılacağını içerir:

• Kuruluş şemanızın gözden geçirilmesini kolaylaştırma
• Raporlama yapısını, konum türünü ve şekillerin konumunu düzeltin
• Aynı kuruluş şemasının iki sürümünü karşılaştırın ve değişikliklerin raporunu oluşturun
• Verileri kuruluş şemanızda depolama ve rapor oluşturma

Kuruluş şemanızın gözden geçirilmesini kolaylaştırma

Kuruluş şemanızın gelecekte gözden geçirilmesini kolaylaştırmak için aşağıdaki yöntemlerden birini veya her ikisini kullanın:

• Kuruluş Şeması çözümünü kullanarak kuruluş şemasını oluşturun. Kuruluş Şeması çözümü, özel olarak tasarlanmış şekiller, sihirbazlar ve diğer araçlardan oluşan bir kümedir.

  Dosya menüsünde Yeni'nin üzerine gelin, Kuruluş Şeması'nı seçin, Ölçüm Birimleri'ni veya ABD Birimleri'ni ve ardından Oluştur'u seçin.

• Kuruluş Şeması şablonunun, kuruluş şemanızda raporlama ilişkilerini oluşturan bağlayıcıları otomatik olarak çizmesine izin verin.

  Raporlama ilişkisini otomatik olarak oluşturmak için, Kuruluş Şeması Şekilleri kalıbından bir şekil sürükleyin ve ardından şekli doğrudan raporladığı konumu temsil eden şeklin üzerine bırakın.

Raporlama yapısını, konum türünü ve şekillerin konumunu düzeltin

Raporlama yapısını, konum türünü ve şekillerin kuruluş şemanızdaki konumunu düzenlemek için aşağıdaki yöntemleri kullanın veya daha fazlasını kullanın:

• Bir gözetmen ve birkaç ast arasında hızla raporlama ilişkileri oluşturmak için , Birden çok şekil şeklini veya gözetmen şeklinin üstündeki Üç Konum şeklini sürükleyin.

• Bir şeklin konum türünü farklı bir konum türüne dönüştürmek için şekle sağ tıklayın, Konum Türünü Değiştir'i seçin, istediğiniz konum türünü seçin ve ardından Tamam'ı seçin.

• Bir konumu ve onun astlarını yeni bir gözetmene atamak için, alt konumun raporlamasını istediğiniz yönetici konumunu temsil eden şeklin en üstündeki alt konumu temsil eden şekli sürükleyin.

• Bir konumu taşımak ve aynı raporlama yapısını korumak için konumu temsil eden şekli seçin, Kuruluş Şeması menüsünde Astları Taşı'nın üzerine gelin ve ardından Sol/Yukarı veya Sağ/Aşağı'yı seçin.

  Not

  Visio 2010'da, "Alt Öğeleri Taşı" artık Şeritteki Kuruluş Şeması sekmesinin Düzenle grubundaki Sola/Yukarı Taşı ve Sağa/Aşağı Taşı düğmeleridir.

• Raporlama yapısındaki konumların düzenini değiştirmek için, raporlama yapısının en üst düzeyini temsil eden şekle sağ tıklayın ve ardından Alt Öğeleri Düzenle'yi seçin. İstediğiniz düzen stiline tıklayın ve tamam'ı seçin.

Aynı kuruluş şemasının iki sürümünü karşılaştırın ve değişikliklerin raporunu oluşturun

Aynı kuruluş şemasının iki farklı sürümünü karşılaştırabilir ve ardından eski sürümle daha yeni sürüm arasındaki farkları içeren bir rapor oluşturabilirsiniz. Kuruluş şemasının eski bir sürümündeki bilgileri güncelleştirmek için rapordaki bilgileri kullanabilirsiniz. Aynı kuruluş şemasının iki farklı sürümünü karşılaştırmak için şu adımları izleyin:

1. Kuruluş şemasının daha yeni sürümünü veya kuruluş şemasının eski sürümünü açın.

2. Kuruluş Şeması menüsünde Kuruluş Verilerini Karşılaştır'ı seçin.

   Not

   Visio 2010'da Kuruluş Şeması sekmesini ve ardından Kuruluş Verileri grubunda Karşılaştır'ı seçin.

3. Karşılaştıracak çizim kutusunda Gözat'ı seçin, karşılaştırmak istediğiniz kuruluş şemasının sürümünü bulun ve aç'ı seçin.

4. Karşılaştırma türü altında, durumunuzla bağlı olarak aşağıdaki adımlardan birini kullanın:

   • Çizimim eski'yi seçin. Diğer çizimde yapılan değişikliklerin raporunu gösterin.
   • Çizimim daha yeni'yi seçin. Çizimimde yaptığım değişikliklerin raporunu göster.

5. Rapor türü altında, istediğiniz seçeneği belirtin.

6. Tamam'ı seçin. Aşağıda, bir kuruluş şemasının iki sürümünü karşılaştırmak isteyebileceğiniz durumlara örnekler verilmiştir:

   • Departman kuruluş şemasının iki sürümüne sahipsiniz. Sürümlerden biri dağıtım, diğeri ise özel kullanımınız içindir. Özel kullanım için tuttuğunuz sürüm, çalışanların işe alım tarihleri, maaşlar ve not düzeyleri gibi gizli verileri içerir. Departman kuruluşu değiştiğinde yalnızca genel sürümü güncelleştirmeniz gerekir. Genel sürümü özel sürümle karşılaştırarak, gizli verileri etkilemeden yapısal değişiklikleri el ile güncelleştirebilirsiniz.

   • Departman kuruluş şemasını son personel değişikliklerini yansıtacak şekilde güncelleştirmişsiniz. Güncelleştirilmiş departman kuruluş şeması yeni bilgiler içerir ve şirketinizin genel kuruluş şemasıyla eşitlenmez. Departman grafiğini şirketinizin genel kuruluş şemasıyla karşılaştırarak, farklılıkların bir raporunu oluşturabilir ve raporu insan kaynakları departmanınıza göndererek tüm şirketinizin kuruluş şemasının güncelleştirilebilmesini sağlayabilirsiniz.

   • Sunu için kuruluş şemasının özel bir sürümünü biçimlendirmek ve oluşturmak için çok zaman harcadınız. Ardından, sunudan hemen önce kuruluşun değiştiğini öğrenirsiniz. Biçimlendirilmiş grafiği yeni kuruluşu temsil eden bir grafikle karşılaştırarak, biçimlendirme kaybetmeden biçimlendirilmiş grafiği daha kolay güncelleştirebilirsiniz.

Verileri kuruluş şemanızda depolama ve rapor oluşturma

Kuruluş şemanızdaki şekillere e-posta adresleri ve telefon numaraları gibi veriler ekleyebilirsiniz. Bunu yapmak için şu adımları uygulayın:

1. Kuruluş şemanızda, veri eklemek istediğiniz şekle sağ tıklayın ve özellikler'i seçin.

2. Özel Özellikler iletişim kutusunda, eklemek istediğiniz verileri yazın ve tamam'ı seçin. Ayrıca, kuruluş şemanızdaki şekillere eklemek istediğiniz veriler için özel özellik alanları da oluşturabileceğinizi unutmayın. Aşağıda, verileri kuruluş şemanızdaki şekillerde depolamak isteyebileceğiniz iki durum örneği verilmiştir:

   • Kuruluş şemasının genel veri kaynağı olarak hizmet vermesini ve kuruluş yapısını temsil etmelerini istiyorsunuz. Örneğin, çalışan telefon numaralarını ve e-posta adreslerini kuruluş şeması şekillerinde depolarsanız, kuruluş şemanızı iletişim dizinine dönüştürebilirsiniz.

   • Kuruluş şemasının genel veya özel çalışan verileri için merkezi depo görevi üstlenmesini istiyorsunuz. Örneğin, kuruluş şemanızda telefon numaralarını, işe alma tarihlerini, maaşları ve not düzeylerini depolamak istiyorsunuz. Ayrıca, kuruluş şemasından bir rapor oluşturmak istiyorsunuz. Raporu Microsoft Office Excel elektronik tablosu, HTML dosyası, XML dosyası veya çiziminizdeki bir şekle eklenmiş bir Excel elektronik tablosu olarak kaydedebilirsiniz.