如何在 Visio 2003 或 Visio 2002 中创建灵活的组织结构图

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本文内容

简介

本文分步讨论了可用于在 Microsoft Office Visio 2003 或 Microsoft Visio 2002 中创建灵活的组织结构图的方法。本文包含有关如何执行以下操作的信息:
  • 使组织结构图易于修改
  • 修改报告结构、职位类型和形状的位置
  • 比较同一组织结构图的两个版本并创建一个更改报告
  • 在组织结构图中存储数据并生成报告

更多信息

使组织结构图易于修改

要使组织结构图易于在将来进行修改,请使用以下方法之一或同时使用以下两种方法:
  • 使用组织结构图解决方案创建组织结构图。组织结构图解决方案是一组专门设计的形状、向导和其他工具。

    要打开组织结构图模板,请在“文件”菜单上指向“新建”,指向“组织结构图”,然后单击“组织结构图”。
  • 使组织结构图模板在组织结构图中自动绘制可建立报告关系的连接符。

    要自动建立报告关系,请拖动“组织结构图形状”模具中的形状,然后将形状直接拖到代表其报告的职位的形状上面。

修改报告结构、职位类型和形状的位置

要修改组织结构图中的报告结构、职位类型和形状的位置,请使用一个或多个以下方法:
  • 要快速创建一个主管和多个下属之间的报告关系,请将“多个形状”形状或“三个职位”形状拖动到主管形状上面。
  • 要将某个形状的职位类型转换为其他职位类型,请右键单击该形状,单击“更改职位类型”,单击所需的职位类型,然后单击“确定”。
  • 要将某个职位及其下属分配给新主管,请将代表下属职位的形状拖动到代表想要下属职位向其报告的主管职位的形状上面。
  • 要移动职位并保留相同的报告结构,请单击代表该职位的形状,在“组织结构图”菜单上指向“移动下属形状”,然后单击“向左/向上”或“向右/向下”。
  • 要更改报告结构中的职位布局,请右键单击代表报告结构顶层的形状,然后单击“排列下属形状”。选择所需的布局样式,然后单击“确定”。

比较同一组织结构图的两个版本并创建一个更改报告

可以比较同一组织结构图的两个不同版本,然后生成新旧版本之间差异的报告。可以使用报告中的信息来更新旧版组织结构图中的信息。要比较同一组织结构图的两个不同版本,请按照下列步骤操作:
  1. 打开组织结构图的较新版本或较旧版本。
  2. 在“组织结构图”菜单上,单击“比较组织结构数据”。
  3. 在“要与之比较的绘图”框中,单击“浏览”,找到想要比较的组织结构图版本,然后单击“打开”。
  4. 在“比较类型”下,根据情况使用以下步骤之一:
    • 单击“绘图较旧。请显示一个报告,说明对另一个绘图所作的更改”。
    • 单击“绘图较新。显示一个报告,说明我对绘图作了哪些更改”。
  5. 在“报告类型”下,指定所需的选项。
  6. 单击“确定”。
以下是可能想要比较组织结构图的两个版本的情况示例:
  • 您有部门组织结构图的两个版本。一个版本用于分发,另一个版本留作专用。为专用而保留的版本包含保密数据,如员工的雇用天数、薪水和级别。部门组织结构更改时,只需更新公用版本。通过比较公用版本与专用版本,可以在不影响保密数据的情况下手动更新结构更改。
  • 更新部门组织结构图以反映最近的人员变动。更新后的部门组织结构图包含新信息,且未与公司的整体组织结构图同步。通过比较部门结构图和公司的整体组织结构图,可以生成差异报告,并将报告提交到人力资源部门,这样整个公司的组织结构图就可以更新了。
  • 您花费了大量的时间来设计演示文稿的组织结构图专用版本的格式并对其进行布局。然后就在演示开始之前,却发现组织结构已更改。通过比较带格式的图表和代表新组织的图表,可以更容易地更新带格式的图表,而不会丢失任何格式。

在组织结构图中存储数据并生成报告

可以将诸如电子邮件地址和电话号码之类的数据添加到组织结构图的形状中。为此,请按照下列步骤操作:
  1. 在组织结构图中,右键单击要添加数据的形状,然后单击“属性”。
  2. 在“自定义属性”对话框中,键入要添加的数据,然后单击“确定”。
请注意,还可以为要添加到组织结构图的形状中的数据创建自定义属性字段。以下是可能想要在组织结构图的形状中存储数据的两种情况的示例:
  • 想要将组织结构图作为公用数据源并代表组织结构。例如,如果在组织结构图的形状中存储员工的电话号码和电子邮件地址,则可以将组织结构图转换成通信目录。
  • 想要将组织结构图作为公用或专用的员工数据的中心知识库。例如,您想要在组织结构图中存储电话号码、雇用天数、薪水和级别。此外,您还想要根据组织结构图生成报告。可以将报告保存为嵌入到绘图的形状中的 Microsoft Office Excel 电子表格、HTML 文件、XML 文件或 Excel 电子表格。

参考

有关如何在 Visio 2003 中使用组织结构图的更多信息,请访问以下 Microsoft 网站:
快速了解组织结构图
使用 Visio 创建更智能化的组织结构图
组织结构图的疑难解答
根据个人文件创建 Visio 组织结构图
Visio 2003 Service Pack 1 中的“组织结构图”有什么不同

属性

文章编号: 301576 - 最后修改: 2005年12月6日 - 修订: 2.1
这篇文章中的信息适用于:
  • Microsoft Office Visio Standard 2003
  • Microsoft Office Visio Professional 2003
  • Microsoft Visio 2002 简体中文标准版
  • Microsoft Visio 2002 简体中文专业版
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