WD2000: 如何解决邮件合并数据中重复名称

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本文内容

概要

在某些情况下, 用于邮件合并数据源重复几行上每个联系人名称。

例如, 数据源可能重复每医生名称是该医生每病人的医生病人医疗和列表。 因此, 如果医生具有 20 病人, 医生的姓名出现 20 次。

如果只需要一个字母为每个联系人设置 Microsoft Word 2000, 中邮件合并时排序, 这样数据源带来问题。 这是因为 Word 中邮件合并生成新信函为每个实例的每个联系人名字 (如果医生有 20 病人, 采取上例, 合并生成 20 个字母以该同一医生)。

作为解决办法, 本文介绍如何使用邮件合并来创建信函, 按类别, 您定义, 代替排序数据文件中使用排序。

建议您通过使用本文中示例在尝试这与自己的数据源和邮件合并文档之前, 练习。 此过程可以混乱, 并且必须了解在现实世界环境应用它之前原理。

更多信息

设置数据文件

将组合在一起联系人同名 (DOCTOR 字段是本例中联系人名称), 所有记录所示如下示例数据文件:
DOCTOR          PATIENT
Dr. John        Jim
Dr. John        Caroline
Dr. John        Michael
Dr. Hook        Valerie
Dr. Hook        Reggie
Dr. Hook        Warren
Dr. Jekyl       Laura
Dr. Jekyl       Tom
Dr. Jekyl       Isabelle
				
有关设置邮件合并数据, 请单击文章编号以查看 Microsoft 知识库中相应:
212322 WD2000: 如何设计和设置邮件合并数据

设置主文档

设置主文档时为此过程能够, 您必须选择 编录 文档类型。 要设置主文档与目录, 请按照下列步骤操作:
  1. 在新空白文档, 单击 工具 菜单上的 邮件合并 。
  2. 在邮件合并帮助器, Create , 依次 目录 。
  3. 单击当提示 新建主文档 。
  4. 在邮件合并帮助器, 单击 获取数据 , 然后单击 打开数据源 以附加数据文件 (使用示例文件以前在本文设置 " 安装数据文件 " 部分中创建)。 出现对话框时, 选择 编辑主文档 。
  5. 作为一个指南, 使用下例插入字段要比较每行中 DOCTOR 字段与以前行, 中 DOCTOR 字段和要插入相应文本基于的比较结果。

    注意 : 明确表示域代码: 括号字符 { 示例中。 无法使用键盘上键入括号字符。 要插入域代码, 按 Ctrl+F 9。

    ╢ 字符代表段落标记 (也称为回车或硬盘返回)。 ◎ 键入段落标记, Enter。

    按 CTRL+ENTER 可插入分页符。
    { IF { MERGESEQ } = { MERGEFIELD Scripto }, " 1 " " Dear ╢
    ?
    下面是您病人的列表: ╢
    " { IF { Doctor2 } <> { Doctor1 } ╢ " " " } { SET Doctor1 } " { MERGEFIELD Scripto } "
    ?
    真诚, ╢
    名字 ╢
    ---------------------------- 分页符 --------------------------------
    { MERGEFIELD Scripto }, dear ╢
    ?
    下面是您病人的列表: ╢
    ?
    { MERGEFIELD Patient } " ╢ "
    { MERGEFIELD Patient } { SET Doctor2 } " { MERGEFIELD Scripto } " } "
    如下字段布局本例中产生单独页面, 上字母:
    亲爱的 Dr.Watson John,

    这里是您病人的列表:

    Jim
    Caroline
    Michael

    真诚,
    您的姓名
    ---------------------------- 分页符 --------------------------------
    亲爱的 Dr.Watson 挂钩,

    这里是您病人的列表:

    Valerie
    Reggie
    Warren

    真诚,
    您的姓名
    ---------------------------- 分页符 --------------------------------
    亲爱的 Dr.Watson jekyl,

    这里是您病人的列表:

    Laura
    Tom
    Isabelle
    注意 : 您可能注意最后字母不包含签名。 有关的解释是此限制, 请参阅 " The 示例解释 " 本文中稍后部分。

了解 IF 域

要了解此过程如何, 您必须了解一个 IF 域的结构。

一个 IF 域包含下列五个成分:
  • 值进行比较,
  • 运算符如等于 (=), 不等于 (< >), 是否小于 (<), 或者是大于号 (>)
  • 要进行比较 (在引号中) 值
  • 要插入如果比较解析为文本 (引号) 中如此
  • 要如果比较解析为 false (引号) 中插入文本
基本 IF 域与以下类似:
{ true } " IF 比较值如果比较解析为插入此文本如果比较解析为 false " 插入此文本 " = " 比较为值 " "
除了的运算符, 每一部分 IF 可包含其他字段, 如 MERGEFIELD 或 MERGESEQ 域。 这称为 " 嵌套 " 字段。

只要引号内包含所有的文本和图形此外, true 和 false 文本可包含格式化文本、 回车、 制表符、 分页、 图形、 表和等。 本文通过方法, 因此会产生非常详细的字母。

本示例说明

数据文件中第一个 IF 域示例从设置 " Up 主文档 " 中插入称呼和信函正文仅为第一个记录。 此后, IF 域插入任何 (" ")。 通过比较 MERGESEQ 域 (返回为当前记录序列号) 识别第一个记录到数字 " 1 "。

如果当前记录中医生名称是与以前记录中医生名称相同二个 IF 域插入仅下患者名称。

通过插入签名, 分页符和新称呼如果当前记录中医生名称是 不同 于以前记录, 中医生名称第二个 IF 域启动新信函。

这是为什么合并本例中最后一个字母不包括签名: Word 添加签名和页符医生名称更改时要启动新信函。 这不会发生不足之后上次记录, 没有医生姓名。

通过比较两个 SET 域值第二个 IF 域识别新医生名称。 " Doctor1 " 是始终等于当前记录的医生姓名, " Doctor2 " 是等于以前记录的医生姓名。

当您使用此解决方案, 引号内 IF 字段中必须是字母, 您将生成所有文本。 只有数据符合条件, 医生名称更改) 时 (例如, 定义这样, 文本显示。

对于每个数据源, 中记录一次而不是为每个新联系人名称一次如果您在主文档, 放置外 IF 域文本该文本出现在合并文档。 采取示例本文, 因此, 文本对于每病人, 而不是一个用于每医生时间显示一次。

参考

请有关 IF 域, 在帮助菜单上, 单击 Word 帮助键入域代码: IF Office 助手或 AnswerWizard, 然后单击中字段搜索以查看相关主题 IF Office 助手或应答向导, 然后单击中字段搜索以查看相关主题:。

详细有关 MERGESEQ 域, 请在帮助菜单上, 单击 MicrosoftWord 帮助键入域代码: Office 助手或 AnswerWizard 和然后单击中 MERGESEQ 字段搜索以查看相关主题中 MERGESEQ 字段 Office 助手或应答向导, 以及然后单击搜索以查看相关主题:。

详细有关 SET 域, 请在帮助菜单上, 单击 MicrosoftWord 帮助键入域代码: 在 Office 助手或应答向导, SET 字段, 然后单击搜索以查看主题在 Office 助手或应答向导, SET 域, 然后单击搜索以查看主题:。

有关 Word 邮件合并, 请单击文章编号以查看 Microsoft 知识库中文章:
211303 WD2000: 如何使用邮件合并来创建按类别排序列表
212329 WD2000: 如何使用邮件合并来创建套用信函

属性

文章编号: 302665 - 最后修改: 2001年8月2日 - 修订: 1.0
这篇文章中的信息适用于:
  • Microsoft Word 2000 Standard Edition
关键字:?
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