Cómo modificar los registros en tablas relacionadas en una base de datos de Microsoft Access

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En este artículo se aplica a un Microsoft Access (.mdb o .accdb) archivo de base de datos.
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Resumen

En este artículo se muestra cómo editar registros en tablas relacionadas. Incluye los temas siguientes:
  • Cómo agregar o modificar datos en una hoja de datos (tabla o consulta) o en un formulario
  • Cómo guardar un registro en una hoja de datos o en un formulario
  • Cómo eliminar un registro en una hoja de datos o en un formulario
  • Cómo deshacer los cambios, agregar o editar en una hoja de datos o en un formulario
  • Integridad referencial
  • Actualizaciones en cascada y eliminaciones en cascada
  • Acerca de cómo restringir o validar datos
  • Hojas secundarias de datos
  • Cuando puede actualizar datos de una consulta

Más información

Cómo agregar o modificar datos en una hoja de datos (tabla o consulta) o en un formulario

  1. Abra una tabla o una consulta en la vista Hoja de datos o un formulario en formulario de vista.
  2. Siga uno de los siguientes:
    • En Microsoft Office Access 2003 o en versiones anteriores de Access, para agregar un nuevo registro, elija Ir a en el menú Edición y, a continuación, haga clic en Nuevo registro . Escriba los datos y, a continuación, presione TAB para ir al campo siguiente. Al final del registro, presione TAB para ir al siguiente registro.

      En Microsoft Office Access 2007, para agregar un nuevo registro, haga clic en la ficha y, a continuación, haga clic en nuevo en el grupo registros .
    • Para modificar datos dentro de un campo, haga clic en el campo que desee modificar y, a continuación, escriba los datos.
    • Para reemplazar el valor completo, mueva el puntero de mouse (ratón) a la parte izquierda del campo hasta que el puntero cambie en el puntero más y, a continuación, haga clic en. Escriba los datos.
    Nota: Para corregir un error tipográfico, presione RETROCESO. Para cancelar los cambios realizados en el campo actual, presione ESC. Para cancelar los cambios en todo el registro, vuelva a presionar ESC antes de mover fuera del campo. Cuando se mueve a otro registro, Microsoft Access guarda los cambios.

Cómo guardar un registro en una hoja de datos o en un formulario

Microsoft Access guarda automáticamente el registro que está agregando o modificando en cuanto se desplace el punto de inserción a un registro diferente o cierre el formulario o la tabla que está trabajando en.

En Access 2003 o en versiones anteriores de Access, para guardar explícitamente los datos en un registro mientras lo está modificando, haga clic en Guardar registro en el menú registros .

En Access 2007, para guardar explícitamente los datos en un registro mientras lo está modificando, haga clic en la ficha y, a continuación, haga clic en Guardar en el grupo de registros .

Cómo eliminar un registro en una hoja de datos o en un formulario

  1. Abra una tabla o una consulta en la vista Hoja de datos o abra un formulario en la vista formulario.
  2. Haga clic en el registro que desea eliminar.
  3. En Access 2003 o en versiones anteriores de Access, haga clic en Eliminar registro en el menú Edición .

    En Access 2007, haga clic en la ficha y, a continuación, haga clic en Eliminar registro en la lista Eliminar los registros de grupo.

    Nota: Cuando elimina datos, quizás desee eliminar datos relacionados en otras tablas. Por ejemplo, si elimina un proveedor, probablemente desea eliminar los productos que suministra el proveedor. En algunos casos, puede asegurarse de que se eliminan los datos correctos, forzando la integridad referencial y activando las eliminaciones en cascada. La integridad referencial y las actualizaciones en cascada y eliminaciones se explican con más detalle más adelante en este artículo.

Cómo deshacer los cambios, agregar o editar en una hoja de datos o en un formulario

Siga uno de los siguientes:
  • En Access 2003 o en versiones anteriores de Access, para volver a tomar el cambio más reciente, haga clic en Deshacer en el menú Edición .

    En Access 2007, para volver a tomar el cambio más reciente, haga clic en Deshacer en la barra de herramientas acceso rápido.
  • Si ya ha guardado los cambios en el registro actual o ha movido a otro registro, presione CTRL+Z.

    Nota Tan pronto como comience a modificar otro registro, aplicar o quitar un filtro o cambiar a otra ventana, no se puede utilizar estos métodos para corregir los cambios.

Integridad referencial

La integridad referencial es un sistema de reglas que Microsoft Access utiliza para garantizar que las relaciones entre los registros en tablas relacionadas son válidas y que desea no accidentalmente elimina o cambian datos relacionados. Las reglas siguientes se aplican cuando se utiliza la integridad referencial:
  • Puede especificar un valor en el campo de clave externo de la tabla relacionada que no existe en la clave principal de la tabla principal. Sin embargo, puede especificar un valor nulo en la clave externa, que indica que los registros no están relacionados. Por ejemplo, no puede tener un pedido que está asignado a un cliente que no existe, pero puede tener un orden que está asignado a nadie escribiendo un valor NULL en el campo IdCliente.
  • No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar un registro de empleado de la tabla empleados si hay pedidos asignados al empleado en la tabla Pedidos.
  • No se puede cambiar un valor de clave principal de la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados. Por ejemplo, no puede cambiar ID de un empleado en la tabla empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos.

Actualizaciones en cascada y eliminaciones en cascada

Para las relaciones en las que se exige la integridad referencial, puede especificar si desea que Microsoft Access actualice en cascada automáticamente y eliminación en cascada los registros relacionados. Si establece estas opciones, eliminar y actualizar las operaciones que normalmente se impedirían por integridad referencial se permiten reglas. Al eliminar registros o cambiar los valores de claves principales de una tabla principal, Microsoft Access realiza los cambios necesarios a las tablas relacionadas para conservar la integridad referencial.

Si hace clic en la casilla de verificación En cascada los campos relacionados de actualización cuando se definen una relación, siempre que cambie la clave principal de un registro de la tabla principal, Microsoft Access actualiza automáticamente la clave principal con el nuevo valor en todos los registros relacionados. Por ejemplo, si cambia el identificador de un cliente de la tabla clientes, el campo CustomerID de la tabla de pedidos se actualiza automáticamente para cada uno de los pedidos de ese cliente para que la relación no esté rota. Microsoft Access actualiza en cascada sin mostrar ningún mensaje.

Nota: Si la clave principal de la tabla principal es un campo Autonumérico, la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados , no afectará, porque no se puede cambiar el valor de un campo Autonumérico.

Si activa la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados cuando se definen una relación, siempre que elimine registros de la tabla principal, Microsoft Access eliminará automáticamente los registros relacionados en la tabla relacionada. Por ejemplo, si elimina un registro de cliente de la tabla Customers, todos los pedidos del cliente se eliminan automáticamente de la tabla pedidos (Esto incluye los registros de la tabla Detalles de pedidos relacionada con los registros de pedidos). Al eliminar registros de un formulario u hoja de datos con la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados activada, Microsoft Access avisa de que también es posible que se eliminen registros relacionados. Sin embargo, al eliminar registros mediante una consulta de eliminación, Microsoft Access elimina automáticamente los registros en tablas relacionadas sin mostrar una advertencia.

Para obtener más información acerca de las relaciones, haga clic en los números de artículo siguientes para verlos en Microsoft Knowledge Base:
304466Definir relaciones entre tablas en una base de datos de Microsoft Access
304469Cómo ver y modificar relaciones en una base de datos de Microsoft Access

Acerca de cómo restringir o validar datos

Microsoft Access proporciona una variedad de formas de controlar cómo un usuario escribe datos en una base de datos. Por ejemplo, puede limitar los datos que un usuario puede introducir en un campo definiendo una regla de validación para ese campo. Si los datos que un usuario introduce en el campo rompen la regla, Access mostrará un mensaje indicando al usuario qué tipo de movimientos permitidos. Otro método de controlar la entrada de datos es crear una máscara de entrada para restringir el tipo de valores que se puede escribir en las posiciones en el campo. Puede realizar estas sencillas formas de validación y restricción estableciendo propiedades para los campos en tablas, o estableciendo las propiedades de controles en formularios.

En la mayoría de los casos, es preferible definir la validación de datos y restricción mediante la configuración de las propiedades del campo en la vista Diseño de la tabla. De esta forma, siempre que utilice ese campo en un formulario, regla de validación del campo y otras propiedades se aplicarán a realizar mediante el formulario de entrada de datos.

Sin embargo, si los datos introducidos en un control en un formulario no está enlazados a un campo de una tabla y necesita restringir o validar la entrada de datos, debe definir las propiedades en el formulario. Además, hay situaciones en que debe utilizarse macros o Microsoft Visual Basic para aplicaciones el código de junto con un formulario para realizar validaciones más complejas. Por ejemplo, podría desea poder reemplazar la regla de validación o comparar valores de diferentes tablas.

Acerca de hojas secundarias de datos

En una hoja secundaria de datos, puede ver y editar relacionados o combinados datos en una tabla, una consulta o una hoja de datos de formulario o en un subformulario. Por ejemplo, en la base de datos de ejemplo Neptuno, la tabla Proveedores tiene una relación de uno a varios con la tabla productos; por lo tanto, para cada fila de la tabla proveedores en hoja de datos ver, puede ver y modificar las filas relacionadas de la tabla productos en una hoja secundaria de datos. Haga clic en el indicador de expansión para expandir o contraer una hoja secundaria de datos.

Para obtener más información acerca de hojas secundarias de datos en Microsoft Access, visite el siguiente sitio Web de Microsoft:
Access 2002 Online Help: About Subdatasheets

Cuando puede actualizar datos de una consulta

En algunos casos, puede modificar datos en la vista Hoja de datos para cambiar los datos en la tabla subyacente de la consulta. En otros casos, no puede. La información siguiente se muestra si pueden actualizarse los resultados de la consulta y, si no, si hay una alternativa.

No es actualizable:

Puede actualizar una consulta o campo de consulta en los casos siguientes:
  • Una consulta basada en una tabla
  • Una consulta basada en tablas con una relación uno a uno
  • Los resultados de la consulta contienen un Memo, hipervínculo o OLE Object

No es actualizable bajo ciertas condiciones:

Si una consulta está basada en tablas con una relación uno a varios, es posible que no pueda modificar los datos de algunos campos de consulta o puede recibir el siguiente mensaje de error:
No puede agregar clave de registro de combinación de tabla tablename no está en el recordset.
En la tabla siguiente se muestran los campos de consulta que es posible que no pueda actualizar en este escenario.

Contraer esta tablaAmpliar esta tabla
Campo de consultaSolución
Campo combinado del lado "uno"Habilitar las actualizaciones en cascada entre las dos tablas.
Nuevos registros, si el campo de combinación del lado "varios" no aparece en la hoja de datosAgregue el campo combinado del lado "varios" a la consulta para poder agregar nuevos registros.
Unirse a campo desde el lado "varios" después de actualizar datos en el lado "uno"Guardar el registro; a continuación, podrá podrá efectuar cambios en el campo de combinación del lado "varios".
Campo en blanco de la tabla en el lado "uno" de una relación uno a varios donde existe una combinación externaEscriba valores en campos de la tabla en el lado "varios", pero sólo si el campo combinado del lado "uno" contiene un valor para ese registro.
Nuevos registros, si clave única completa de la tabla ODBC no se obtienen resultadosSeleccione todos los campos de claves principales de las tablas ODBC para permitir inserciones en ellos.


Se pueden eliminar datos pero no actualizados:

Contraer esta tablaAmpliar esta tabla
Consulta o campo de consultaSolución
Consulta (o tabla subyacente) tiene que asignado actualizar datos permiso noPara modificar datos, deben asignar permisos.
Consulta (o tabla subyacente) que eliminar datos no tiene asignado el permisoPara eliminar los datos, deben asignar permisos.


No se actualizarán los datos:

Contraer esta tablaAmpliar esta tabla
Consulta o campo de consultaSolución
Consulta basada en tres o más tablas en las que existe es una relación varios a uno a variosAunque no se puede actualizar directamente los datos en la consulta, puede actualizar los datos en una página de acceso de datos o formulario basado en la consulta si la propiedad del formulario TipoRecordset está establecida a Dynaset (actualizaciones incoherentes).
Consulta de referencias cruzadasNinguno
Consulta de paso a través de SQLNinguno
Consulta que calcula una suma, promedio, recuento u otro tipo de total de los valores de un campo o una consulta de actualización que hace referencia a un campo de la fila Actualizar A de una consulta de referencias cruzadas, una consulta de selección o un subconsulta que contenga totales o funciones de agregadoUtilizando una función agregado de dominio en la fila Actualizar A de una consulta de actualización, puede puede referencia a campos de una consulta de referencias cruzadas, consulta de selección o subconsulta que contenga totales o funciones de agregado.
Consulta de uniónNinguno
Consulta cuya propiedad ValoresÚnicos está establecida a síNinguno
Consulta que incluye una tabla ODBC vinculada sin índice único o una tabla de Paradox sin una clave principalNinguno
Consulta que incluya más de una tabla o consulta y las tablas o consultas no están unidas por una línea de combinación en la vista DiseñoDebe combinar las tablas correctamente a fin de actualizarlas.
Campo calculadoNinguno
El campo es de sólo lectura; la base de datos se abrió como de sólo lectura o está ubicado en una unidad de sólo lecturaNinguno
Campo de registro que se ha eliminado o bloqueado por otro usuarioUn registro bloqueado debe ser actualizable en cuanto se desbloquea.

Referencias

Para obtener más información sobre las relaciones en Access una base de datos, visite el siguiente sitio Web de Microsoft:
Access 2002 Online Help: About relationships in an Access database

Propiedades

Id. de artículo: 304473 - Última revisión: jueves, 29 de marzo de 2007 - Versión: 8.1
La información de este artículo se refiere a:
  • Microsoft Office Access 2007
  • Microsoft Office Access 2003
  • Microsoft Access 2002 Standard Edition
Palabras clave: 
kbmt kbdownload kbhowto KB304473 KbMtes
Traducción automática
IMPORTANTE: Este artículo ha sido traducido por un software de traducción automática de Microsoft (http://support.microsoft.com/gp/mtdetails) en lugar de un traductor humano. Microsoft le ofrece artículos traducidos por un traductor humano y artículos traducidos automáticamente para que tenga acceso en su propio idioma a todos los artículos de nuestra base de conocimientos (Knowledge Base). Sin embargo, los artículos traducidos automáticamente pueden contener errores en el vocabulario, la sintaxis o la gramática, como los que un extranjero podría cometer al hablar el idioma. Microsoft no se hace responsable de cualquier imprecisión, error o daño ocasionado por una mala traducción del contenido o como consecuencia de su utilización por nuestros clientes. Microsoft suele actualizar el software de traducción frecuentemente.
Haga clic aquí para ver el artículo original (en inglés): 304473

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