วิธีการเพิ่ม แก้ไข และลบระเบียน

ในบทความนี้

• การอัปเดตข้อมูลโดยใช้ฟอร์มหรือแผ่นข้อมูล

• การทำความเข้าใจสัญลักษณ์การใส่ข้อมูล

• เพิ่มระเบียนไปยังตารางหรือฟอร์ม

• ค้นหาระเบียน

• ลบระเบียน

• แก้ไขข้อมูลในกล่องข้อความหรือเขตข้อมูล

• เพิ่มวันที่โดยใช้ตัวเลือกวันที่

• นำการจัดรูปแบบ Rich Text ไปใช้กับข้อมูลในเขตข้อมูลข้อความยาว

• ใส่ข้อความในตัวควบคุมที่มีรูปแบบการป้อนข้อมูล

• ใส่ข้อมูลโดยใช้รายการ

• ใส่สตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์

• เลิกทำการเปลี่ยนแปลง

การอัปเดตข้อมูลโดยใช้ฟอร์มหรือแผ่นข้อมูล

คุณสามารถใช้ฟอร์มเพื่ออัปเดตข้อมูลด้วยตนเอง ฟอร์มการใส่ข้อมูลให้วิธีการใส่ข้อมูลที่ง่ายขึ้น รวดเร็วขึ้น และแม่นยำมากขึ้น ฟอร์มสามารถประกอบด้วยตัวควบคุมหลายตัว เช่น รายการ กล่องข้อความ และปุ่ม ในทำนองเดียวกัน ตัวควบคุมแต่ละตัวบนฟอร์มจะอ่านข้อมูลจากหรือเขียนข้อมูลไปยังเขตข้อมูลตารางพื้นฐานได้

แผ่นข้อมูลเป็นเส้นตารางของข้อมูลที่มีลักษณะเหมือนเวิร์กชีตใน Excel คุณสามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลโดยการทำงานโดยตรงในมุมมองแผ่นข้อมูล ถ้าคุณคุ้นเคยกับ Excel คุณจะเข้าใจการทำงานกับแผ่นข้อมูลได้ง่าย คุณสามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตาราง ชุดผลลัพธ์ของคิวรี และฟอร์มที่แสดงแผ่นข้อมูล โดยทั่วไปแล้ว คุณใช้แผ่นข้อมูลเมื่อคุณต้องการดูระเบียนหลายระเบียนในครั้งเดียวกัน

ด้านบนของหน้า

การทำความเข้าใจสัญลักษณ์การใส่ข้อมูล

ตารางต่อไปนี้แสดงสัญลักษณ์ตัวเลือกระเบียนบางรายการที่คุณอาจพบเมื่อทำการอัปเดตข้อมูลรวมถึงความหมายของสัญลักษณ์เหล่านั้น

ด้านบนของหน้า

เพิ่มระเบียนไปยังตารางหรือฟอร์ม

1. เปิดตารางใน มุมมองแผ่นข้อมูล หรือฟอร์มใน มุมมองฟอร์ม

2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ใหม่ หรือคลิก สร้างระเบียน (เปล่า) หรือกด Ctrl พร้อมกับเครื่องหมายบวก (+)

3. ค้นหาระเบียนที่มีเครื่องหมายดอกจันในตัวเลือกระเบียน แล้วใส่ข้อมูลใหม่ของคุณ

4. คลิกหรือวางโฟกัสไปบนเขตข้อมูลแรกที่คุณต้องการใช้ จากนั้น ใส่ข้อมูลของคุณ

5. เมื่อต้องการย้ายไปยังเขตข้อมูลถัดไปในแถวเดียวกัน ให้กดแป้น TAB ใช้แป้นลูกศรขวาหรือซ้าย หรือคลิกเซลล์ในเขตข้อมูลถัดไป

   ในตาราง เมื่อต้องการย้ายไปยังเซลล์ถัดไปในคอลัมน์ ให้ใช้แป้นลูกศรขึ้นหรือลง หรือคลิกบนเซลล์ที่คุณต้องการ

6. เมื่อคุณดูระเบียนอื่นหรือปิดตารางหรือฟอร์ม Access จะบันทึกระเบียนใหม่ที่คุณได้เพิ่ม เมื่อต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงกับระเบียนปัจจุบัน ให้กด Shift + Enter

ด้านบนของหน้า

ค้นหาระเบียน

คุณจะต้องค้นหาระเบียนก่อนที่จะแก้ไขหรือลบระเบียนออก ในฟอร์มหรือแผ่นข้อมูลที่ประกอบด้วยระเบียนจำนวนน้อย คุณสามารถใช้ปุ่มการนำทางระเบียนเพื่อนำทางไปตามระเบียนต่างๆ จนกว่าจะพบระเบียนที่คุณต้องการ เมื่อมีหลายระเบียน คุณสามารถใช้กล่องโต้ตอบ ค้นหา และแทนที่ และกรองหาระเบียนนั้น

ใช้ปุ่มการนำทางระเบียน

คุณสามารถนำทางไปมาระหว่างระเบียนโดยใช้ปุ่มการนำทางระเบียน

ปุ่มลูกศร    คลิกเพื่อนำทางไปยังระเบียนแรกสุด ระเบียนถัดไป หรือระเบียนสุดท้ายได้อย่างสะดวก

สร้างระเบียน (เปล่า)     คลิกเพื่อเพิ่มระเบียน

ระเบียนปัจจุบัน    พิมพ์หมายเลขระเบียน จากนั้นกด ENTER เพื่อนำทางไปยังระเบียนนั้น หมายเลขระเบียนถูกนับเป็นลำดับต่อเนื่องจากจุดเริ่มต้นของฟอร์มหรือแผ่นข้อมูล ซึ่งจะไม่สอดคล้องกับค่าของเขตข้อมูลใดๆ

ตัวกรอง     ตัวบ่งชี้ตัวกรองเป็นตัวแสดงว่าตัวกรองถูกนำไปใช้หรือไม่ คลิกเพื่อนำออกหรือนำตัวกรองไปใช้ใหม่

ค้นหา     ใส่ข้อความในกล่อง ค้นหา ค่าตัวแรกที่ตรงกันจะถูกเน้นในแบบเรียลไทม์เมื่อคุณใส่อักขระแต่ละตัว

ลบระเบียน

ขั้นตอนการลบจะค่อนข้างง่าย ยกเว้นเมื่อระเบียนถูกเชื่อมโยงกับข้อมูลอื่นๆ และอยู่บนด้าน "หนึ่ง" ของความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม เพื่อรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูล ตามค่าเริ่มต้น Access ไม่อนุญาตให้คุณสามารถลบข้อมูลที่เกี่ยวข้อง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูที่ คำแนะนำสู่ความสัมพันธ์ของตาราง

1. เปิดตารางใน มุมมองแผ่นข้อมูล หรือฟอร์มใน มุมมองฟอร์ม

2. เลือกระเบียนหนึ่งรายการหรือรายการที่คุณต้องการลบ

   เมื่อต้องการเลือกระเบียน ให้คลิกตัวเลือกระเบียนติดกับจากระเบียน ถ้ามีตัวเลือกระเบียนพร้อมใช้งาน

   เมื่อต้องการขยายหรือลดจำนวนการเลือก ให้ลากตัวเลือกระเบียน (ถ้ามี) หรือกด SHIFT + ลูกศรลง หรือ SHIFT + ลูกศรขึ้น

3. กด DELETE เลือกหน้าแรก >ระเบียน> ลบ หรือกด Ctrl พร้อมกับเครื่องหมายลบ (-)

เคล็ดลับ    ถ้าคุณต้องการลบข้อมูลบางอย่างเท่านั้นไม่ใช่ทั้งระเบียน ให้เลือกเฉพาะข้อมูลในแต่ละเขตข้อมูลที่คุณต้องการลบ จากนั้น กด DELETE

ด้านบนของหน้า

แก้ไขข้อมูลในกล่องข้อความหรือเขตข้อมูล

Access มีตัวควบคุมข้อความหนึ่งตัวเพื่อใช้กับเขตข้อมูลข้อความสั้นและเขตข้อมูลข้อความยาว (หรือที่เรียกว่า Memo) โดยทั่วไป แล้ว คุณจะทราบได้ว่าเขตข้อมูลต้นแบบมีข้อความสั้นหรือยาวตามขนาดของตัวควบคุม ซึ่งมักจะแสดงขนาดที่จําเป็นสําหรับเขตข้อมูลตารางพื้นฐาน เขตข้อมูลข้อความสั้นสามารถจัดเก็บตัวอักขระได้สูงสุด 255 ตัวและเขตข้อมูลข้อความยาวจัดเก็บตัวอักขระได้สูงสุด 64,000 ตัว

ตามการออกแบบ คุณไม่สามารถแก้ไขข้อมูลจากคิวรีบางชนิดได้  เช่น คุณไม่สามารถแก้ไขข้อมูลที่ให้ผลลัพธ์โดยคิวรีข้ามแท็บ และคุณไม่สามารถแก้ไขหรือนำเขตข้อมูลที่คำนวณออกได้ นั่นคือค่าที่สูตรคำนวณตามที่คุณใช้ฐานข้อมูลของคุณ แต่ไม่ได้อยู่ในตาราง

1. เปิดตารางหรือคิวรีใน มุมมองแผ่นข้อมูล หรือฟอร์มใน มุมมองฟอร์ม

2. คลิกเขตข้อมูลหรือนำทางไปยังเขตข้อมูล โดยใช้แป้น TAB หรือแป้นลูกศร จากนั้นกด F2

   ในมุมมองฟอร์ม คุณสามารถคลิกป้ายชื่อของเขตข้อมูลเพื่อเลือกเขตข้อมูลได้ ในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลโดยการคลิกใกล้กับเส้นขอบทางซ้ายของเขตข้อมูลเมื่อตัวชี้เมาส์เปลี่ยนเป็นเครื่องหมายบวก (+)

3. วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการใส่ข้อมูล

4. ใส่หรืออัปเดตงข้อความที่คุณต้องการแทรก ถ้าคุณพิมพ์ผิด ให้กดแป้น BACKSPACE

5.  ถ้าเขตข้อมูลมีรูปแบบการป้อนข้อมูล ให้ใส่ข้อมูลตามรูปแบบ

6. เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โปรดเรียนรู้แป้นพิมพ์ลัดต่อไปนี้:

   • เมื่อต้องการแทรกบรรทัดใหม่ในเขตข้อมูลข้อความ ให้กด Ctrl + Enter

   • เมื่อต้องการแทรกค่าเริ่มต้นสำหรับเขตข้อมูล ให้กด Ctrl + Alt + SPACEBAR

   • เมื่อต้องการแทรกวันที่ปัจจุบันในเขตข้อมูล ให้กด CTRL +; ( เครื่องหมายอัฒภาค)

   • เมื่อต้องการแทรกเวลาปัจจุบัน ให้กด Ctrl+Shift+: (เครื่องหมายจุดคู่)

   • เมื่อต้องการตรวจสอบการสะกด ให้กด F7

   • เมื่อต้องการนำค่าที่คล้ายคลึงกันของระเบียนก่อนหน้ามาใช้ใหม่ ให้ย้ายไปยังเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในระเบียนก่อนหน้า จากนั้น กด CTRL +' (เครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว)

   • เมื่อต้องบันทึกการเปลี่ยนแปลง ให้กด Shift + Enter

   สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ แป้นพิมพ์ลัดสำหรับ Access

7.  เมื่อต้องการบันทึกข้อมูล บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก บันทึก หรือกด Shift+Enter

   คุณไม่จำเป็นต้องบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ Access จะบันทึกไปยังในตารางนั้นเมื่อคุณย้ายเคอร์เซอร์ไปยังเขตข้อมูลใหม่ในแถวเดียวกัน เมื่อคุณย้ายตัวชี้ไปยังแถวอื่น หรือ เมื่อคุณปิดฟอร์มหรือแผ่นข้อมูล

ด้านบนของหน้า

เพิ่มวันที่โดยใช้ตัวเลือกวันที่

มีหลายวิธีในการเพิ่มวันที่ลงในตาราง และใช้ตัวควบคุมตัวเลือกวันที่เป็นตัวเลือกด่วน

1. คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มวันที่ ไอคอนปฏิทินปรากฏขึ้น
   
   หมายเหตุ: ตัวควบคุมตัวใช้เลือกวันที่จะไม่พร้อมใช้งานถ้าใช้รูปแบบการป้อนข้อมูลกับเขตข้อมูลวันที่/เวลา

2. คลิกไอคอนปฏิทิน ตัวควบคุมปฏิทินปรากฏขึ้น

   

3. ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • เมื่อต้องการใส่วันที่ปัจจุบัน ให้คลิก วันนี้

   • เมื่อต้องเลือกวันในเดือนปัจจุบัน ให้คลิกวันที่

   • เมื่อต้องการเลือกเดือนและวันอื่นๆ ให้ใช้ปุ่มไปข้างหน้าหรือย้อนกลับ

ด้านบนของหน้า

ใส่ข้อความในตัวควบคุมที่มีรูปแบบการป้อนข้อมูล

เขตข้อมูลอาจมีการนำรูปแบบการป้อนข้อมูลมาใช้ รูปแบบการป้อนข้อมูลเป็นชุดของอักขระสัญพจน์และอักขระตัวยึดที่บังคับให้คุณใส่ข้อมูลในรูปแบบที่ระบุ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรูปแบบการป้อนข้อมูล ให้ดูที่ การควบคุมรูปแบบการใส่ข้อมูลด้วยรูปแบบการป้อนข้อมูล

• เมื่อต้องการใส่ข้อมูล ทำตามรูปแบบการป้อนข้อมูล:

  

  คำจำกัดความของรูปแบบการป้อนข้อมูลหมายเลขโทรศัพท์เริ่มต้นและรูปแบบของผลลัพธ์

ด้านบนของหน้า

นำการจัดรูปแบบ Rich Text ไปใช้กับข้อมูลในเขตข้อมูลข้อความยาว

ถ้าเขตข้อมูลข้อความยาว (หรือเรียกว่าเขตข้อมูล Memo) สนับสนุนการจัดรูปแบบ Rich Text คุณสามารถใช้ฟอนต์ ขนาด สไตล์ และสีแบบอื่นๆ กับข้อความของคุณได้

1. เปิดตารางใน มุมมองแผ่นข้อมูล หรือฟอร์มใน มุมมองแผ่นข้อมูล

2. เลือกเขตข้อมูลข้อความยาว โดยทั่วไปแล้ว คุณสามารถค้นหาเขตข้อมูลที่ชื่อ "ข้อคิดเห็น", "บันทึกย่อ" หรือ "คำอธิบาย"

3. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม การจัดรูปแบบข้อความ ให้ใช้ปุ่มและเมนูเพื่อจัดรูปแบบข้อความ
   
   
   
   คุณสามารถนําฟอนต์และขนาดต่างๆ ไปใช้ ทําให้ข้อความเป็นตัวหนาหรือตัวเอียง เปลี่ยนสี และอื่นๆ
   
   ถ้าคุณต้องการเพิ่มพื้นที่ว่างที่ต้องการแก้ไข ให้เปิด กล่องย่อ/ขยาย

ด้านบนของหน้า

ใส่ข้อมูลโดยใช้รายการ

รายการช่วยรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลและทำให้ใช้งานได้ง่าย คุณสามารถใช้รายการในฟอร์ม รวมถึงในตารางและคิวรี Access มีรายการสามชนิด ได้แก่ รายการค่า เขตข้อมูลการค้นหา และรายการแบบหลายค่า รายการค่าจะแสดงชุดรายการที่คุณใส่ด้วยตนเอง รายการการค้นหาใช้คิวรีเพื่อดึงข้อมูลจากชุดผลลัพธ์ตารางอย่างน้อยหนึ่งชุดที่เปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล รายการที่มีหลายค่าจะแก้ไขความต้องการทางธุรกิจทั่วไป ซึ่งเป็นความสัมพันธ์แบบกลุ่ม-ต่อ-กลุ่ม ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการติดตามปัญหาการสนับสนุนลูกค้าและมอบหมายปัญหาเดียวกันให้กับบุคคลหลายคนในเขตข้อมูลเดียว

มีตัวควบคุมรายการสามชนิด:

กล่องคำสั่งผสม

กล่องรายการ

กล่องคําสั่งผสมเลือกหลายรายการ

ใส่สตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์

Access ช่วยคุณแยกความแตกต่างระหว่างค่าว่างสองชนิดได้: ค่า Null หรือสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ ค่า Null จะระบุถึงค่าที่ไม่รู้จัก และสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์จะระบุถึงเขตข้อมูลที่ประกอบด้วยช่องว่าง ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีตารางข้อมูลลูกค้า และตารางนั้นประกอบด้วยเขตข้อมูลหมายเลขโทรสาร คุณสามารถปล่อยให้เขตข้อมูลว่างไว้ ถ้าคุณไม่แน่ใจในหมายเลขโทรสารของลูกค้า ในกรณีดังกล่าว การปล่อยให้เขตข้อมูลว่างคือการใส่เป็นค่า Null ซึ่งหมายความว่าคุณไม่ทราบค่าของเขตข้อมูลนั้น ถ้าคุณทราบในภายหลังว่าลูกค้าไม่มีเครื่องโทรสาร คุณสามารถใส่สตริงข้อความยาวเป็นศูนย์ในเขตข้อมูลเพื่อระบุว่า คุณทราบว่าไม่มีค่าสำหรับเขตข้อมูลนั้น

1. เปิดตารางหรือคิวรีใน มุมมองแผ่นข้อมูล หรือฟอร์มใน มุมมองฟอร์ม

2. เลือกเขตข้อมูลคุณต้องการ จากนั้นพิมพ์เครื่องหมายอัญประกาศคู่โดยไม่มีช่องว่างระหว่างเครื่องหมายนั้น ("")

3. ย้ายเคอร์เซอร์ไปยังระเบียนอื่นเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณไปยังฐานข้อมูล หรือกด Shift + Enter ตามค่าเริ่มต้น เครื่องหมายอัญประกาศจะหายไป

ด้านบนของหน้า

เลิกทำการเปลี่ยนแปลง

ถ้าคุณพิมพ์ข้อมูลไม่ถูกต้อง คุณสามารถเลิกทำการเปลี่ยนแปลงได้หลายครั้ง ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• เมื่อต้องการเลิกทำการเปลี่ยนแปลงล่าสุดของคุณ ให้เลือก เลิกทำ บน แถบเครื่องมือด่วน หรือกด ESC

• เมื่อต้องการเลิกทำการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดกับระเบียน ให้กด ESC อีกครั้ง

• เมื่อต้องการเลิกทำการเปลี่ยนแปลงหลังจากที่คุณบันทึกการเปลี่ยนแปลงหรือย้ายไปยังระเบียนอื่น ให้เลือก เลิกทำ บน แถบเครื่องมือด่วน

  สำคัญ    เมื่อคุณเริ่มต้นการแก้ไขระเบียนอื่น นำตัวกรองไปใช้หรือนำตัวกรองออก หรือสลับไปยังหน้าต่างหรือแท็บเอกสารอื่น การเปลี่ยนแปลงของคุณจะเป็นการเปลี่ยนแปลงถาวร

ด้านบนของหน้า