Kontakty s e-mailovou adresou i faxovým číslem jsou uvedené dvakrát, když v Outlooku vyberete příjemce e-mailu.

  • Článek
  • Platí pro:
    Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365

Původní číslo KB: 305361

Příznaky

Když otevřete adresář v aplikaci Microsoft Outlook a pak vyberete Kontakty, budou některé adresy příjemců uvedené dvakrát. V jednom výpisu je k adrese připojený e-mail a v druhém výpisu je k adrese připojený fax.

Příčina

Toto chování je v adresáři aplikace Outlook záměrně. Příjemci, kteří mají e-mailovou adresu i faxové číslo, jsou uvedeni dvakrát; jednou pro e-mailovou adresu a jednou pro číslo faxu.

Řešení

Pokud k odesílání faxů nepoužíváte Outlook, můžete se tomuto chování vyhnout uložením faxových čísel do pole, které není specifické pro faxování. Faxová čísla můžete například uložit do pole Jiné v části telefonní čísla dialogového okna jméno-kontakt. Tímto způsobem je faxové číslo stále k dispozici, ale není považováno za alternativní způsob doručení aplikací Outlook nebo funkcí Kontrola jmen.

Pokud jste již faxová telefonní čísla uložili do pole faxového telefonního čísla, můžete toto chování obejít tak, že globálně přesunete faxová čísla z aktuálního pole do jiného pole, které nesouvisí s faxováním.

Před provedením jakýchkoli změn zálohujte složku Kontakty nebo vytvořte kopii exportovaného souboru nebo je importujte zpátky do Outlooku, abyste se vyhnuli náhodné ztrátě kontaktů v procesu.

K globálnímu přesunu faxových čísel z jednoho pole do druhého použijte následující metody:

  • Export aktuální složky Kontakty do souboru .CSV (hodnoty oddělené čárkami)
  • Upravte exportovaný datový soubor v Microsoft Excelu.
  • Importujte změněná data zpět do Outlooku.

Export aktuální složky Kontakty

  1. Otevřete Průvodce importem a exportem v Outlooku. Postupujte podle pokynů pro vaši verzi Outlooku.

    • Outlook 2013 nebo novější verze: Na kartě Soubor vyberte Otevřít & Exportovat a pak vyberte Importovat nebo exportovat.
    • Outlook 2010: Na kartě Soubor vyberte Otevřít a pak vyberte Importovat.
    • Outlook 2007 nebo starší verze: V nabídce Soubor vyberte Importovat a exportovat.

  2. V dialogovém okně Průvodce importem a exportem vyberte Exportovat do souboru a pak vyberte Další.

  3. V dialogovém okně Exportovat do souboru vyberte Hodnoty oddělené čárkami (Windows) a pak vyberte Další.

  4. Vyberte Kontakty a pak vyberte Další.

  5. Do pole Uložit exportovaný soubor jako zadejte umístění a název exportovaného souboru a pak vyberte Další.

  6. Vyberte Dokončit.

Úprava exportovaného datového souboru

  1. Otevřete exportovaný soubor v Excelu.

  2. Změňte název sloupce faxového čísla na OtherPhone (bez uvozovek) a odstraňte původní prázdný sloupec OtherPhone.

  3. Pokud původní sloupec OtherPhone obsahuje informace, vyberte jiný sloupec, který je prázdný, změňte název sloupce faxového čísla na název tohoto sloupce a odstraňte původní sloupec.

  4. Uložte změny v Excelu.

    Poznámka

    Pokud se při ukládání změn v datovém souboru v Excelu zobrazí výzva k zachování tohoto formátu, vyberte Ano.

  5. Ukončete Excel.

Jak importovat změněná data zpět do Outlooku

  1. Otevřete Průvodce importem a exportem v Outlooku. Postupujte podle pokynů pro vaši verzi Outlooku.

    • Outlook 2013 nebo novější verze: Na kartě Soubor vyberte Otevřít & Exportovat a pak vyberte Importovat nebo exportovat.
    • Outlook 2010: Na kartě Soubor vyberte Otevřít a pak vyberte Importovat.
    • Outlook 2007 nebo starší verze: V nabídce Soubor vyberte Importovat a exportovat.

  2. V dialogovém okně Průvodce importem a exportem vyberte Importovat z jiného programu nebo souboru a pak vyberte Další.

  3. V dialogovém okně Importovat soubor vyberte Hodnoty oddělené čárkami (Windows) a pak vyberte Další.

  4. Do pole Soubor k importu zadejte umístění a název souboru, který jste právě změnili, vyberte Nahradit duplicity importovanými položkami a pak vyberte Další.

  5. Vyberte Kontakty a pak vyberte Další.

  6. Vyberte Dokončit.

Příjemci by měli být v dialogovém okně Vybrat jména uvedeni pouze jednou.

Další informace

Duplicitní položky zdvojnásobují velikost seznamu, který potřebujete vyhledat, aby bylo možné zprávu adresovat. Pokud navíc při adresování e-mailové zprávy použijete funkci Kontrola jmen, budete muset zvolit mezi faxovým číslem a výpisem e-mailových adres, a to i v případě, že odesíláte e-mailovou zprávu.