Kontakte mit einer E-Mail-Adresse und einer Faxnummer werden zweimal aufgelistet, wenn Sie einen E-Mail-Empfänger in Outlook auswählen.

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    Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365

Ursprüngliche KB-Nummer: 305361

Symptome

Wenn Sie das Adressbuch in Microsoft Outlook öffnen und dann Kontakte auswählen, werden einige Empfängeradressen zweimal aufgelistet. Bei einem Eintrag wird eine E-Mail an die Adresse angefügt, und beim zweiten Eintrag ist ein Fax an die Adresse angefügt.

Ursache

Dieses Verhalten ist im Outlook-Adressbuch beabsichtigt. Empfänger, die sowohl über eine E-Mail-Adresse als auch über eine Faxnummer verfügen, werden zweimal aufgeführt; einmal für die E-Mail-Adresse und einmal für die Faxnummer.

Problemumgehung

Wenn Sie Outlook nicht zum Senden von Faxen verwenden, können Sie dieses Verhalten vermeiden, indem Sie Faxnummern in einem Feld speichern, das nicht spezifisch für das Faxen ist. Sie können beispielsweise Faxnummern im Feld Andere im Abschnitt telefonnummern des Dialogfelds name-Contact speichern. Auf diese Weise ist die Faxnummer weiterhin verfügbar, wird aber nicht als alternative Methode für die Übermittlung durch Outlook oder das Feature Namen überprüfen betrachtet.

Wenn Sie bereits Faxtelefonnummern in einem Feld für Faxtelefonnummern gespeichert haben, können Sie dieses Verhalten umgehen, indem Sie die Faxnummern global aus dem aktuellen Feld in ein anderes Feld verschieben, das nicht mit der Faxfunktion zusammenhängt.

Sichern Sie den Ordner Kontakte, oder erstellen Sie eine Kopie der exportierten Datei, bevor Sie Änderungen vornehmen, oder importieren Sie sie wieder in Outlook, um den versehentlichen Verlust von Kontakten zu vermeiden.

Verwenden Sie die folgenden Methoden, um Faxnummern global von einem Feld in ein anderes zu verschieben:

  • Exportieren des aktuellen Kontakteordners in eine .CSV-Datei (durch Trennzeichen getrennte Werte)
  • Bearbeiten Sie die exportierte Datendatei in Microsoft Excel.
  • Importieren Sie die geänderten Daten wieder in Outlook.

Exportieren des aktuellen Kontakteordners

  1. Öffnen Sie den Import/Export-Assistenten in Outlook. Führen Sie dazu die Schritte für Ihre Version von Outlook aus.

    • Outlook 2013 oder höhere Versionen: Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option & Exportieren öffnen und dann Importieren/Exportieren aus.
    • Outlook 2010: Wählen Sie auf der Registerkarte Dateidie Option Öffnen und dann Importieren aus.
    • Outlook 2007 oder frühere Versionen: Wählen Sie im Menü Datei die Option Importieren und Exportieren aus.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Import/Export-Assistent die Option In eine Datei exportieren und dann Weiter aus.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld In eine Datei exportieren die Option Durch Trennzeichen getrennte Werte (Windows) und dann Weiter aus.

  4. Wählen Sie Kontakte und dann Weiter aus.

  5. Geben Sie im Feld Exportierte Datei speichern unter den Speicherort und den Namen der exportierten Datei an, und wählen Sie dann Weiter aus.

  6. Wählen Sie Fertig stellen aus.

Bearbeiten der exportierten Datendatei

  1. Öffnen Sie die exportierte Datei in Excel.

  2. Ändern Sie den Namen der Spalte "Faxnummer" in "OtherPhone" (ohne Anführungszeichen), und löschen Sie dann die ursprüngliche leere Spalte OtherPhone.

  3. Wenn die ursprüngliche OtherPhone-Spalte Informationen enthält, wählen Sie eine andere spalte aus, die leer ist, ändern Sie den Namen der Spalte faxnummer in den Namen dieser Spalte, und löschen Sie dann die ursprüngliche Spalte.

  4. Speichern Sie die Änderungen in Excel.

    Hinweis

    Wenn Sie beim Speichern der Änderungen an Ihrer Datendatei in Excel aufgefordert werden, dieses Format beizubehalten, wählen Sie Ja aus.

  5. Beenden Sie Excel.

So importieren Sie die geänderten Daten wieder in Outlook

  1. Öffnen Sie den Import/Export-Assistenten in Outlook. Führen Sie dazu die Schritte für Ihre Version von Outlook aus.

    • Outlook 2013 oder höhere Versionen: Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option & Exportieren öffnen und dann Importieren/Exportieren aus.
    • Outlook 2010: Wählen Sie auf der Registerkarte Dateidie Option Öffnen und dann Importieren aus.
    • Outlook 2007 oder frühere Versionen: Wählen Sie im Menü Datei die Option Importieren und Exportieren aus.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Import/Export-Assistent die Option Aus einem anderen Programm oder einer anderen Datei importieren und dann Weiter aus.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Datei importieren die Option Durch Trennzeichen getrennte Werte (Windows) und dann Weiter aus.

  4. Geben Sie im Feld Zu importierende Datei den Speicherort und den Namen der soeben geänderten Datei ein, wählen Sie Duplikate durch importierte Elemente ersetzen aus, und wählen Sie dann Weiter aus.

  5. Wählen Sie Kontakte und dann Weiter aus.

  6. Wählen Sie Fertig stellen aus.

Die Empfänger sollten nur einmal im Dialogfeld Namen auswählen aufgeführt werden.

Weitere Informationen

Doppelte Einträge verdoppeln die Größe der Liste, die Sie durchsuchen müssen, um eine Nachricht zu adressieren. Wenn Sie beim Adressieren einer E-Mail-Nachricht das Feature Namen überprüfen verwenden, müssen Sie außerdem zwischen der Faxnummer und den E-Mail-Adressauflistungen wählen, obwohl Sie eine E-Mail-Nachricht senden.