Los contactos con una dirección de correo electrónico y un número de fax aparecen dos veces al seleccionar un destinatario de correo electrónico en Outlook

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Síntomas

Al abrir la Libreta de direcciones en Microsoft Outlook y, a continuación, seleccionar Contactos, algunas direcciones de destinatario se enumeran dos veces. Una lista tiene un correo electrónico anexado a la dirección y el segundo listado tiene un fax anexado a la dirección.

Causa

Este comportamiento es por diseño en la Libreta de direcciones de Outlook. Los destinatarios que tienen una dirección de correo electrónico y un número de fax se enumeran dos veces; una vez para la dirección de correo electrónico y una vez para el número de fax.

Solución alternativa

Si no usa Outlook para enviar faxes, puede evitar este comportamiento almacenando números de fax en un campo que no sea específico para el fax. Por ejemplo, puede almacenar números de fax en el campo Otro de la sección números de teléfono del cuadro de diálogo nombre-Contacto. De este modo, el número de fax sigue estando disponible, pero no se considera un método alternativo para la entrega por Parte de Outlook o por la característica Comprobar nombres.

Si ya ha almacenado números de teléfono de fax en un campo de número de teléfono de fax, puede solucionar este comportamiento moviendo globalmente los números de fax del campo actual a otro campo que no esté relacionado con el fax.

Realice una copia de seguridad de la carpeta Contactos o realice una copia del archivo exportado antes de realizar cambios, o bien impórtelos de nuevo a Outlook, para evitar perder accidentalmente los contactos del proceso.

Use los métodos siguientes para mover globalmente los números de fax de un campo a otro:

• Exportar la carpeta Contactos actual a un archivo .CSV (valores separados por comas)
• Edite el archivo de datos exportado en Microsoft Excel.
• Vuelva a importar los datos modificados a Outlook.

Exportación de la carpeta Contactos actual

1. Abra el Asistente para importación y exportación en Outlook. Para ello, siga los pasos de la versión de Outlook.

   • Outlook 2013 o versiones posteriores: en la pestaña Archivo , seleccione Abrir & Exportar y luego Importar/Exportar.
   • Outlook 2010: en la pestaña Archivo , seleccione Abrir y luego Importar.
   • Outlook 2007 o versiones anteriores: en el menú Archivo , seleccione Importar y exportar.

2. En el cuadro de diálogo Asistente para importación y exportación , seleccione Exportar a un archivo y, a continuación, seleccione Siguiente.

3. En el cuadro de diálogo Exportar a un archivo , seleccione Valores separados por comas (Windows) y, a continuación, seleccione Siguiente.

4. Seleccione Contactos y, a continuación, seleccione Siguiente.

5. En el cuadro Guardar archivo exportado como , especifique la ubicación y el nombre del archivo exportado y, a continuación, seleccione Siguiente.

6. Seleccione Finalizar.

Cómo editar el archivo de datos exportado

1. Abra el archivo exportado en Excel.

2. Cambie el nombre de la columna de número de fax a OtherPhone (sin comillas) y, a continuación, elimine la columna OtherPhone original y en blanco.

3. Si la columna OtherPhone original contiene información, seleccione otra columna en blanco, cambie el nombre de la columna de número de fax por el nombre de esa columna y, a continuación, elimine la columna original.

4. Guarde los cambios en Excel.

   Nota:

   Si recibe un mensaje para mantener este formato al guardar los cambios en el archivo de datos en Excel, seleccione Sí.

5. Salga de Excel.

Cómo volver a importar los datos modificados a Outlook

1. Abra el Asistente para importación y exportación en Outlook. Para ello, siga los pasos de la versión de Outlook.

   • Outlook 2013 o versiones posteriores: en la pestaña Archivo , seleccione Abrir & Exportar y luego Importar/Exportar.
   • Outlook 2010: en la pestaña Archivo , seleccione Abrir y luego Importar.
   • Outlook 2007 o versiones anteriores: en el menú Archivo , seleccione Importar y exportar.

2. En el cuadro de diálogo Asistente para importación y exportación , seleccione Importar desde otro programa o archivo y, a continuación, seleccione Siguiente.

3. En el cuadro de diálogo Importar un archivo , seleccione Valores separados por comas (Windows) y, a continuación, seleccione Siguiente.

4. En el cuadro Archivo que se va a importar , escriba la ubicación y el nombre del archivo que acaba de cambiar, seleccione Reemplazar duplicados con elementos importados y, a continuación, seleccione Siguiente.

5. Seleccione Contactos y, a continuación, seleccione Siguiente.

6. Seleccione Finalizar.

Los destinatarios solo deben aparecer una vez en el cuadro de diálogo Seleccionar nombres .

Más información

Las entradas duplicadas duplican el tamaño de la lista que necesita buscar para abordar un mensaje. Además, si usa la característica Comprobar nombres al dirigir un mensaje de correo electrónico, se le obliga a elegir entre el número de fax y las listas de direcciones de correo electrónico, aunque envíe un mensaje de correo electrónico.