Yhteyshenkilöt, joilla on sekä sähköpostiosoite että faksinumero, näkyvät luettelossa kahdesti, kun valitset sähköpostiviestin vastaanottajan Outlookissa

  • Artikkeli
  • Koskee seuraavia::
    Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365

Alkuperäinen KT-numero: 305361

Oireet

Kun avaat osoitteiston Microsoft Outlookissa ja valitset sitten Yhteystiedot, osa vastaanottajien osoitteista näkyy kaksi kertaa. Yhteen luetteloon on liitetty sähköposti osoitteeseen ja toiseen luetteloon on liitetty faksi osoite.

Syy

Tämä ongelma ilmenee outlook-osoitteistossa oletusarvon mukaan. Vastaanottajat, joilla on sekä sähköpostiosoite että faksinumero, näkyvät luettelossa kaksi kertaa. kerran sähköpostiosoitteen ja faksinumeron kohdalla.

Vaihtoehtoinen menetelmä

Jos et lähetä fakseja Outlookissa, voit välttää tämän tallentamalla faksinumerot kenttään, joka ei liity faksiin. Voit esimerkiksi tallentaa faksinumerot Muut-kenttään Yhteystiedot-valintaikkunan Puhelinnumerot-osioon. Tällä tavalla faksinumero on edelleen käytettävissä, mutta sitä ei pidetä vaihtoehtoisena toimitustapana Outlookissa tai Tarkista nimet -ominaisuudessa.

Jos olet jo tallentanut faksinumerot faksinumerokenttään, voit kiertää ongelman siirtämällä faksinumerot nykyisestä kentästä toiseen kenttään, joka ei liity faksiin.

Varmuuskopioi Yhteystiedot-kansio tai tee viedystä tiedostosta kopio, ennen kuin teet muutoksia, tai tuo ne takaisin Outlookiin, jotta yhteystietoja ei menetetä vahingossa.

Seuraavien menetelmien avulla voit siirtää faksinumeroita yleisesti kentästä toiseen:

  • Vie nykyinen Yhteystiedot-kansio .CSV (pilkuin eroteltuihin arvoihin) -tiedostoon
  • Muokkaa vietyä datatiedostoa Microsoft Excelissä.
  • Tuo muutetut tiedot takaisin Outlookiin.

Nykyisen Yhteystiedot-kansion vieminen

  1. Avaa ohjattu tuonti- ja vientitoiminto Outlookissa. Voit tehdä tämän noudattamalla Outlook-versiosi ohjeita.

    • Outlook 2013 tai uudemmat versiot: Valitse Tiedosto-välilehdessä Avaa & Vie, ja valitse sitten Tuo/Vie.
    • Outlook 2010: Valitse Tiedosto-välilehdestäAvaa ja valitse sitten Tuo.
    • Outlook 2007 tai sitä aiemmat versiot: Valitse Tiedosto-valikostaTuo ja vie.

  2. Valitse Ohjattu tuonti- ja vientitoiminto -valintaikkunassa Vie tiedostoon ja valitse sitten Seuraava.

  3. Valitse Vie tiedostoon -valintaikkunassa Pilkuin erotetut arvot (Windows) ja valitse sitten Seuraava.

  4. Valitse Yhteystiedot ja valitse sitten Seuraava.

  5. Määritä Tallenna viety tiedosto nimellä -ruudussa viedyn tiedoston sijainti ja nimi ja valitse sitten Seuraava.

  6. Valitse Valmis.

Viedyn datatiedoston muokkaaminen

  1. Avaa viety tiedosto Excelissä.

  2. Muuta faksinumerosarakkeen nimeksi OtherPhone (ilman lainausmerkkejä) ja poista sitten alkuperäinen tyhjä MuuPuhelin-sarake.

  3. Jos alkuperäinen OtherPhone-sarake sisältää tietoja, valitse toinen tyhjä sarake, muuta faksinumerosarakkeen nimi kyseisen sarakkeen nimeksi ja poista sitten alkuperäinen sarake.

  4. Tallenna muutokset Excelissä.

    Huomautus

    Jos näyttöön tulee kehote säilyttää tämä muoto, kun tallennat muutokset datatiedostoon Excelissä, valitse Kyllä.

  5. Lopeta Excel.

Muutettujen tietojen tuominen takaisin Outlookiin

  1. Avaa ohjattu tuonti- ja vientitoiminto Outlookissa. Voit tehdä tämän noudattamalla Outlook-versiosi ohjeita.

    • Outlook 2013 tai uudemmat versiot: Valitse Tiedosto-välilehdessä Avaa & Vie, ja valitse sitten Tuo/Vie.
    • Outlook 2010: Valitse Tiedosto-välilehdestäAvaa ja valitse sitten Tuo.
    • Outlook 2007 tai sitä aiemmat versiot: Valitse Tiedosto-valikostaTuo ja vie.

  2. Valitse Ohjattu tuonti- ja vientitoiminto - valintaikkunassa Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta ja valitse sitten Seuraava.

  3. Valitse Tuo tiedosto - valintaikkunassa Pilkuin erotetut arvot (Windows) ja valitse sitten Seuraava.

  4. Kirjoita Tuotava tiedosto - ruutuun juuri muuttamasi tiedoston sijainti ja nimi, valitse Korvaa kaksoiskappaleet tuoduilla kohteilla ja valitse sitten Seuraava.

  5. Valitse Yhteystiedot ja valitse sitten Seuraava.

  6. Valitse Valmis.

Vastaanottajien tulee olla luettelossa vain kerran Valitse nimet -valintaikkunassa.

Lisätietoja

Päällekkäiset merkinnät ovat kaksinkertaiset sen luettelon kokoon nähden, joka on etsittävä viestin käsittelemiseksi. Lisäksi jos käytät Tarkista nimet -toimintoa, kun käsittelet sähköpostiviestiä, sinun on valittava faksinumeron ja sähköpostiosoitteen luetteloiden välillä, vaikka lähetätkin sähköpostiviestin.