Les contacts avec une adresse de messagerie et un numéro de télécopie sont répertoriés deux fois lorsque vous sélectionnez un destinataire de messagerie dans Outlook

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  • S’applique à:
    Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365

Numéro de la base de connaissances d’origine : 305361

Symptômes

Lorsque vous ouvrez le carnet d’adresses dans Microsoft Outlook, puis sélectionnez Contacts, certaines adresses des destinataires sont répertoriées deux fois. Une liste comporte un e-mail ajouté à l’adresse, et la deuxième liste a une télécopie ajoutée à l’adresse.

Cause

Ce comportement est par nature dans le carnet d’adresses Outlook. Les destinataires qui ont à la fois une adresse de messagerie et un numéro de télécopie sont répertoriés deux fois ; une fois pour l’adresse de messagerie et une fois pour le numéro de télécopie.

Solution de contournement

Si vous n’utilisez pas Outlook pour envoyer des télécopies, vous pouvez éviter ce comportement en stockant les numéros de télécopie dans un champ qui n’est pas spécifique à la télécopie. Par exemple, vous pouvez stocker les numéros de télécopie dans le champ Autre de la section numéros de téléphone de la boîte de dialogue nom-Contact. De cette façon, le numéro de télécopie est toujours disponible, mais il n’est pas considéré comme une autre méthode de remise par Outlook ou par la fonctionnalité Vérifier les noms.

Si vous avez déjà stocké des numéros de téléphone de télécopie dans un champ de numéro de téléphone de télécopie, vous pouvez contourner ce comportement en déplaçant globalement les numéros de télécopie du champ actuel vers un autre champ qui n’est pas lié à la télécopie.

Sauvegardez le dossier Contacts ou effectuez une copie du fichier exporté avant d’apporter des modifications, ou réimportez-les dans Outlook pour éviter de perdre accidentellement des contacts dans le processus.

Utilisez les méthodes suivantes pour déplacer globalement des numéros de télécopie d’un champ à un autre :

  • Exporter le dossier Contacts actuel vers un fichier .CSV (valeurs séparées par des virgules)
  • Modifiez le fichier de données exporté dans Microsoft Excel.
  • Réimportez les données modifiées dans Outlook.

Guide pratique pour exporter le dossier Contacts actif

  1. Ouvrez l’Assistant Importation et Exportation dans Outlook. Pour ce faire, suivez les étapes de votre version d’Outlook.

    • Outlook 2013 ou versions ultérieures : sous l’onglet Fichier , sélectionnez Ouvrir & Exporter, puis importer/exporter.
    • Outlook 2010 : sous l’onglet Fichier , sélectionnez Ouvrir, puis Importer.
    • Outlook 2007 ou versions antérieures : dans le menu Fichier , sélectionnez Importer et exporter.

  2. Dans la boîte de dialogue Assistant Importation et exportation , sélectionnez Exporter vers un fichier, puis sélectionnez Suivant.

  3. Dans la boîte de dialogue Exporter vers un fichier , sélectionnez Valeurs séparées par des virgules (Windows), puis sélectionnez Suivant.

  4. Sélectionnez Contacts, puis Suivant.

  5. Dans la zone Enregistrer le fichier exporté sous , spécifiez l’emplacement et le nom du fichier exporté, puis sélectionnez Suivant.

  6. Sélectionnez Terminer.

Comment modifier le fichier de données exporté

  1. Ouvrez le fichier exporté dans Excel.

  2. Remplacez le nom de la colonne numéro de télécopie par AutrePhone (sans guillemets), puis supprimez la colonne AutrePhone vide d’origine.

  3. Si la colonne OtherPhone d’origine contient des informations, sélectionnez une autre colonne vide, remplacez le nom de la colonne numéro de télécopie par le nom de cette colonne, puis supprimez la colonne d’origine.

  4. Enregistrez les modifications dans Excel.

    Remarque

    Si vous recevez une invite pour conserver ce format lorsque vous enregistrez les modifications apportées à votre fichier de données dans Excel, sélectionnez Oui.

  5. Quittez Excel.

Comment réimporter les données modifiées dans Outlook

  1. Ouvrez l’Assistant Importation et Exportation dans Outlook. Pour ce faire, suivez les étapes de votre version d’Outlook.

    • Outlook 2013 ou versions ultérieures : sous l’onglet Fichier , sélectionnez Ouvrir & Exporter, puis importer/exporter.
    • Outlook 2010 : sous l’onglet Fichier , sélectionnez Ouvrir, puis Importer.
    • Outlook 2007 ou versions antérieures : dans le menu Fichier , sélectionnez Importer et exporter.

  2. Dans la boîte de dialogue Assistant Importation et exportation , sélectionnez Importer à partir d’un autre programme ou fichier, puis sélectionnez Suivant.

  3. Dans la boîte de dialogue Importer un fichier , sélectionnez Valeurs séparées par des virgules (Windows), puis sélectionnez Suivant.

  4. Dans la zone Fichier à importer , tapez l’emplacement et le nom du fichier que vous venez de modifier, sélectionnez Remplacer les doublons par des éléments importés, puis sélectionnez Suivant.

  5. Sélectionnez Contacts, puis Suivant.

  6. Sélectionnez Terminer.

Les destinataires ne doivent être répertoriés qu’une seule fois dans la boîte de dialogue Sélectionner des noms .

Informations supplémentaires

Les entrées en double de la taille de la liste que vous devez rechercher pour traiter un message. En outre, si vous utilisez la fonctionnalité Vérifier les noms lorsque vous adressez un message électronique, vous êtes obligé de choisir entre le numéro de télécopie et la liste des adresses de messagerie, même si vous envoyez un message électronique.