I contatti con un indirizzo di posta elettronica e un numero di fax vengono elencati due volte quando si seleziona un destinatario di posta elettronica in Outlook

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Sintomi

Quando si apre la Rubrica in Microsoft Outlook e quindi si seleziona Contatti, alcuni indirizzi dei destinatari vengono elencati due volte. Un elenco contiene un messaggio di posta elettronica aggiunto all'indirizzo e il secondo elenco contiene un fax aggiunto all'indirizzo.

Causa

Questo comportamento è previsto nella Rubrica di Outlook. I destinatari che hanno sia un indirizzo di posta elettronica che un numero di fax sono elencati due volte; una volta per l'indirizzo di posta elettronica e una volta per il numero di fax.

Soluzione alternativa

Se non si utilizza Outlook per inviare fax, è possibile evitare questo comportamento archiviando i numeri di fax in un campo non specifico per il fax. Ad esempio, è possibile archiviare i numeri di fax nel campo Altro nella sezione numeri di telefono della finestra di dialogo nome-Contatto. In questo modo, il numero di fax è ancora disponibile, ma non è considerato un metodo alternativo per il recapito da Outlook o dalla funzionalità Controlla nomi.

Se i numeri di telefono fax sono già stati archiviati in un campo numero di telefono fax, è possibile risolvere questo comportamento spostando globalmente i numeri di fax dal campo corrente a un altro campo non correlato al fax.

Eseguire il backup della cartella Contatti o eseguire una copia del file esportato prima di apportare modifiche o importarle di nuovo in Outlook per evitare di perdere accidentalmente i contatti nel processo.

Utilizzare i metodi seguenti per spostare a livello globale i numeri di fax da un campo a un altro:

• Esportare la cartella Contatti corrente in un file .CSV (valori delimitati da virgole)
• Modificare il file di dati esportato in Microsoft Excel.
• Importare nuovamente i dati modificati in Outlook.

Come esportare la cartella Contatti corrente

1. Aprire l'Importazione/Esportazione guidata in Outlook. A tale scopo, seguire i passaggi per la versione di Outlook.

   • Outlook 2013 o versioni successive: nella scheda File selezionare Apri & Esporta e quindi importa /esporta.
   • Outlook 2010: nella scheda File selezionare Apri e quindi selezionare Importa.
   • Outlook 2007 o versioni precedenti: scegliere Importa ed esporta dal menu File.

2. Nella finestra di dialogo Importazione/Esportazione guidata selezionare Esporta in un file e quindi selezionare Avanti.

3. Nella finestra di dialogo Esporta in un file selezionare Valori delimitati da virgole (Windows) e quindi selezionare Avanti.

4. Selezionare Contatti e quindi Avanti.

5. Nella casella Salva file esportato con nome specificare il percorso e il nome del file esportato e quindi selezionare Avanti.

6. Seleziona Fine.

Come modificare il file di dati esportato

1. Aprire il file esportato in Excel.

2. Modificare il nome della colonna del numero di fax in OtherPhone (senza virgolette) e quindi eliminare la colonna OtherPhone vuota originale.

3. Se la colonna OtherPhone originale contiene informazioni, selezionare un'altra colonna vuota, modificare il nome della colonna numero fax con il nome di tale colonna e quindi eliminare la colonna originale.

4. Salvare le modifiche in Excel.

   Nota

   Se viene richiesto di mantenere questo formato quando si salvano le modifiche apportate al file di dati in Excel, selezionare Sì.

5. Uscire da Excel.

Come importare nuovamente i dati modificati in Outlook

1. Aprire l'Importazione/Esportazione guidata in Outlook. A tale scopo, seguire i passaggi per la versione di Outlook.

   • Outlook 2013 o versioni successive: nella scheda File selezionare Apri & Esporta e quindi importa /esporta.
   • Outlook 2010: nella scheda File selezionare Apri e quindi selezionare Importa.
   • Outlook 2007 o versioni precedenti: scegliere Importa ed esporta dal menu File.

2. Nella finestra di dialogo Importazione/Esportazione guidata selezionare Importa da un altro programma o file e quindi selezionare Avanti.

3. Nella finestra di dialogo Importa un file selezionare Valori delimitati da virgole (Windows) e quindi selezionare Avanti.

4. Nella casella File da importare digitare il percorso e il nome del file appena modificato, selezionare Sostituisci duplicati con gli elementi importati e quindi selezionare Avanti.

5. Selezionare Contatti e quindi Avanti.

6. Seleziona Fine.

I destinatari devono essere elencati una sola volta nella finestra di dialogo Seleziona nomi .

Ulteriori informazioni

Le voci duplicate raddoppiano le dimensioni dell'elenco che è necessario cercare per indirizzare un messaggio. Inoltre, se si utilizza la funzionalità Controlla nomi quando si indirizza un messaggio di posta elettronica, si è costretti a scegliere tra il numero di fax e gli elenchi di indirizzi di posta elettronica, anche se si sta inviando un messaggio di posta elettronica.